BRAK-Präsident RA Ekkehart Schäfer im Interview: beA steht nicht in Frage

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Interview mit Rechtsanwalt Ekkehart Schäfer

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seit 2007 Vizepräsident und seit 18. September 2015 neuer Präsident der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK).

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Ilona Cosack hat den Präsidenten befragt, worauf die Anwaltschaft sich nach der Verzögerung des Starttermins einstellen muss.

Ilona Cosack:

Herr Schäfer, vielen Dank, dass Sie sich zwischen den Jahren Zeit für unser Interview nehmen. Nach 68 Tagen im neuen Amt mussten Sie die Fristverlängerung für das beA verkünden.

In den aktuellen BRAK Mitteilungen haben Sie bereits Akzente gesetzt und erklärt, warum das beA nicht pünktlich an den Start gehen konnte. Viele Skeptiker sehen sich jetzt bestätigt. Was ist zu tun, damit die Anwaltschaft das beA und den Elektronischen Rechtsverkehr akzeptiert und sich nicht verweigert?

Ekkehart Schäfer:

Ich gehe nicht davon aus, dass sich die deutsche Anwaltschaft dem elektronischen Rechtsverkehr verweigert, schließlich basiert er auf einer gesetzlichen Grundlage. Aber es ist vielleicht schwieriger als bei anderen Berufsgruppen, Juristen für technische digitale Konzepte zu begeistern. Die BRAK kann die Kolleginnen und Kollegen nur ermutigen, sich mit dem beA zu beschäftigen, weil die Verzögerung des Starttermins das Projekt als solches nicht in Frage stellt. Sich zu verweigern, bedeutete also, sich der zukünftigen Entwicklung zu verschließen. Das ist sicher nicht vernünftig.

Ilona Cosack:

Viele Kollegen haben Vorbehalte und sicher auch Ängste. Wie können Sie den Kollegen hier Hoffnung und Zuversicht geben, dass das beA – wie in der Öffentlichkeitsarbeit angepriesen – einfach, digital und sicher ist?

Ekkehart Schäfer:

Die BRAK kann immer nur wiederholen, dass das beA digital, einfach und sicher sein wird. Überprüfen wird das der einzelne Kollege erst, wenn es zur Verfügung steht. Gerade weil die Nutzerfreundlichkeit augenblicklich nicht unseren Anforderungen und Erwartungen an das System entspricht, haben wir uns ja entschlossen, den Starttermin zu verschieben. Daraus kann gefolgert werden, dass wir uns nach besten Kräften bemühen, unsere Ansprüche auch zu realisieren. Das gilt insbesondere für die Sicherheit des Systems. Wir setzen ein Konzept um, dass allen bisher zur Verfügung stehenden weit überlegen ist, wobei allen bewusst sein sollte, dass es absolute Sicherheit nicht gibt und auch nicht geben kann. Aber wer heute bedenkenlos ein Telefax versendet – und wer tut das nicht -, der wird mit dem beA ein System zur elektronischen Kommunikation erhalten, dass sicherheitstechnisch dem bisher eingesetzten weit überlegen ist.

Ilona Cosack:

Die BNotK hat den Versand der Karten derzeit eingestellt. Warum sollten die Kollegen trotzdem weiterhin Karten bestellen, obwohl der neue Starttermin des beA noch nicht feststeht?

Ekkehart Schäfer:

Wie gesagt, steht das Projekt beA als solches nicht in Frage. Es verschiebt sich nur nach hinten. Wer jetzt handelt, hat genügend Zeit, um sich und seine Kanzlei auf die Änderungen vorzubereiten.

Ilona Cosack:

Wie lange wird es dauern, bis der Projektplan steht? Die Softwareanbieter monieren, dass noch nicht alle Informationen vollständig vorliegen, um die Schnittstellen zu programmieren. Zum 30. September 2016 ist das EGVP abgekündigt. Worauf müssen sich die Nutzer einstellen?

Ekkehart Schäfer:

Wir haben noch vor Weihnachten Gespräche mit Atos begonnen, um einen konkreten Plan zu entwickeln, der auch alle zeitlichen Risiken, die sich im Rahmen der Realisierung des beA noch verwirklichen können, angemessen berücksichtigt. Sobald er endverhandelt und von uns abschließend geprüft ist, werden wir einen Starttermin nennen können.

Atos Werbung im Squaire am Flughafen Frankfurt

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Ilona Cosack:

Sie selbst sind mit Ihrer Kanzlei in der Form einer PartGmbB organisiert. Diese bekommt nach den bisherigen Planungen kein eigenes Postfach. Wird sich hieran etwas ändern?

Ekkehart Schäfer:

Zur Zeit nicht. Wie Sie wissen, erhält entsprechend der gesetzlichen Vorgabe jeder Rechtsanwalt persönlich ein beA. Das deshalb, weil die Rechtsanwaltskammern nur personenbezogene Einzelverzeichnisse führen, aber keine Kanzleiverzeichnisse. Für sie ist deshalb augenblicklich nicht sicher feststellbar, welche Kollegin oder welcher Kollege mit wem in einer Berufsausübungsgemeinschaft verbunden ist. Es wäre deshalb nicht gesichert, dass über ein Kanzleipostfach tatsächlich jeder Rechtsanwalt auch erreichbar ist, ein Ziel, dass mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auf jeden Fall verwirklicht werden soll.

Ilona Cosack:

Es kursieren immer wieder Gerüchte, dass die sogenannte SAFE-ID-Nummer, die Nummer, die jedem Rechtsanwalt persönlich mitgeteilt wird, auf dem Anwaltsbriefkopf veröffentlicht werden soll?

Ekkehart Schäfer:

Das Gerücht hat keinen realen Hintergrund. Es ist zwar richtig, dass jeder Kollege eine SAFE-ID-Nummer erhält, also seine Postfachnummer. Sie ist aber nur maschinenlesbar, kann also von einem Dritten nirgendwo eingegeben werden, um so Kontakt zu einem Rechtsanwalt aufzubauen. Wozu also eine solche Angabe auf einem Briefkopf?

Ilona Cosack:

Das beA wird also kommen, hier haben Sie alle Zweifel ausgeräumt. Was sind die nächsten Schritte, die Sie Ihren Kollegen bis zum neuen Starttermin empfehlen?

Ekkehart Schäfer:

Bemühen Sie sich um die technische Ausstattung Ihrer Kanzlei. Und überlegen Sie sich ein Konzept, wie Sie die Rechtevergabe in Ihrer Kanzlei gestalten wollen. Beantworten Sie also die Frage, wer außer Ihnen das beA öffnen, seinen Inhalt lesen, Verfügungen erlassen, Texte weiterleiten oder bearbeiten dürfen soll? Orientieren Sie sich dabei daran, wie Sie das bisher in Ihrer Kanzlei gehandhabt haben, und legen Sie die Regeln dafür fest.

Das beA steht nicht in Frage, es ist nicht auf Eis gelegt, es ändert sich nichts am Konzept. Sie haben jetzt ausreichend Zeit, um seinen Einsatz in Ihrer Kanzlei und seine Integration in Ihren Arbeitsalltag vorzubereiten.

Ilona Cosack:

Herr Schäfer, besten Dank für unser Gespräch.

 

 

 

 

 

 

Welches Kartenlesegerät für welchen Einsatz?

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Aktuell bewirbt der Kartenlesegeräte-Hersteller REINERSCT im Anwaltsblatt 12/2015 die beiden Kartenlesegeräte, die im Shop der BNotK  angeboten werden, mit einem Rabatt von 25%. Der Gutscheincode lautet: DAV.

Welches Kartenlesegerät ist für welchen Einsatz geeignet?

Der cyberJack® RFID komfort für 159,90 EUR brutto (Preis BNotK: 154,58 EUR brutto) kostet mit Rabatt (incl. Versandkosten) beim Hersteller 123,67 EUR brutto und ist für die Anwendung in der Kanzlei gut geeignet.  Mit seinen breiten Tasten ermöglicht er eine komfortable PIN-Eingabe.

Der cyberJack® secoder kostet aktuell (22.12.2015) auf der Herstellerseite 84,89 EUR brutto (Preis BNotK: 71,28 EUR brutto). Mit Rabatt (incl. Versandkosten) entstehen beim Hersteller Kosten in Höhe von 67,42 EUR brutto. Wer ein kleines und handliches Gerät für den mobilen Einsatz sucht, ist hier richtig.

Die Besonderheit beim secoder ist, dass das USB-Kabel direkt im Kartenlesegerät verbaut ist, so dass es ggf. notwendig ist, das beiliegende Verlängerungskabel zu verwenden. Schwachstelle ist die Verbindung. Der komfort hat zwei verschieden lange USB-Kabel beiliegen, so dass hier die Wahlmöglichkeit besteht, welches Kabel verwendet wird.

 

beA – Rückrufaktion 36 Tage vor dem Start

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Berlin, 26. November 2015: Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verschiebt den zum 1. Januar 2016 vorgesehenen Start der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (beA). Was war geschehen und wie geht es weiter?

In den Tests der letzten Wochen habe sich gezeigt, dass die Qualität des beA noch nicht den Erwartungen der BRAK entspreche.

Daher habe das Präsidium der BRAK beschlossen, den Start des beA zu verschieben und die Postfächer für über 160.000 Anwälte erst dann zur Verfügung zu stellen, wenn sichergestellt sei, dass alle vorgesehenen Funktionen verlässlich zur Verfügung stünden.

Rückrufaktionen – keine Seltenheit

Vergleiche mit dem Automobil zeigen, dass Rückrufaktionen dort an der Tagesordnung sind. Bei diesen Rückrufaktionen sind die Fahrzeuge jedoch schon ausgeliefert und die Sicherheit der Insassen könnte gefährdet werden.

beA: Es verschiebt sich nur der Zeitpunkt der Inbetriebnahme, Kartenbestellungen sind weiterhin möglich

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Am 27. November 2015 teilt die BRAK auf Ihrer beA-Internetseite mit, dass die Bestellung der beA-Karten weiterläuft. Da sich lediglich der Zeitpunkt der Inbetriebnahme, nicht aber das Sicherheitskonzept ändert, wird die beA-Karte nach wie vor für die Erstregistrierung benötigt. Eine Stornierung bereits bestellter Karten ist nicht möglich. Der Versand der bestellten beA-Karten hat in der vergangenen Woche begonnen, vgl. auch unsere Meldung vom 27. November 2015.

Eilmeldung am 26. November 2015: beA verspätet sich!

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Die BRAK hat per Pressemitteilung am 26.11.2015 mitgeteilt, dass das beA später kommt:

„In den Tests der letzten Wochen hat sich gezeigt, dass die Qualität des beA noch nicht den Erwartungen der BRAK entspricht. Das Präsidium der BRAK hat deshalb beschlossen, den Start des beA zu verschieben und die Postfächer erst dann zur Verfügung zu stellen, wenn sichergestellt ist, dass alle vorgesehenen Funktionen verlässlich zur Verfügung stehen.“

Die gewaltige Herausforderung war wohl doch anspruchsvoller als erwartet. Nachdem die Schnittstellen für die Anwaltssoftwarehersteller nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden konnten, können jetzt alle aufatmen und hoffen, dass die Zeit bis zur Bekanntgabe des neuen Starttermins von den Programmierern genutzt wird, um beA so zu gestalten, dass eine einfache Handhabung in den Kanzleien gewährleistet ist. Eine Einbindung der zukünftigen Nutzer wäre sehr zu begrüßen, damit  beA zukünftig die Arbeit in den Kanzleien erleichtert.

Wir halten Sie auf der Seite www.bea-abc.de selbstverständlich auf dem Laufenden und informieren Sie, sobald es Neuigkeiten in Sachen beA gibt.

Start des beA: Aufbruch in eine neue Ära

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Interview mit Dr. Wolfram Viefhues*

Ilona Cosack hat den Fachmann befragt, welche Tipps zum Start
des beA für die Anwaltschaft aus Justizsicht wichtig sind.

151029 beA – Interview mit Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

*Dr. Wolfram Viefhues, von 1976 bis 31. Juli 2015 Richter in Nordrhein-Westfalen,
zuletzt Aufsicht führender Richter am Amtsgericht Oberhausen. Pionier im Bereich
der EDV-Entwicklung, Gründungs- und Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstages,
promovierte 1993 zur „Methodik der vergleichenden Untersuchung von
Justizsoftware“.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, Sie sind im Bereich der Justiz Vorreiter der EDV und des Elektronischen Rechtsverkehrs. Als Pionier mit Insidererfahrung haben Sie selbst programmiert und wurden von Ihren Kollegen als „Richterjournalist“ kritisiert, weil Sie Ihren eigenen Computer mit ins Gericht nahmen.

Wo sehen Sie die Chancen des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) für die Justiz und auch die Anwaltschaft?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die digitale Welt unterscheidet sich von der analogen Welt und bietet viele Vorteile. Allerdings muss man bereit sein, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen. Das ist lästig. Unsere hergebrachten Arbeitsabläufe orientieren sich noch immer sehr stark am Papier und damit an der Bürotechnik von anno dazumal. Die moderne Technik, die wir ja gerne im privaten Bereich nutzen, bietet aber schon vielfältige neue Möglichkeiten, auch unsere berufliche Arbeit anders zu gestalten. Neue Arbeitsabläufe bieten Chancen zum Umdenken. Justiz und Anwaltschaft sollten den ERV gemeinsam angehen und miteinander reden. Der Blick auf die andere Seite hilft, die Abläufe zu verstehen; Zusammenarbeit hilft, gemeinsam Lösungen zu finden und sich die Arbeit zu erleichtern.

Ilona Cosack:

Sie haben als Herausgeber bereits drei eBroschüren im Deutschen Anwaltverlag veröffentlicht und die Zukunft des ERV skizziert. Jedes Bundesland hat hier ja seinen eigenen Zeitplan. Wie wird der ERV in der Justiz umgesetzt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die intensiven Diskussionen auf dem EDV-Gerichtstag bereits 2003 haben gezeigt, dass der ERV nicht isoliert bei den Gerichten eingeführt werden kann, sondern als eine übergreifende Aufgabe zu begreifen ist, die Gesetzgeber, Justiz und Anwaltschaft nur durch gemeinsame Anstrengungen bewältigen können. Wegen der vielfältigen Auswirkungen nicht nur in technischer Hinsicht, sondern speziell auf Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen wird diese Aufgabe alle Beteiligten noch auf lange Zeit beschäftigen. ERV ist zwar zunächst nur die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten. Die Zielrichtung geht aber weit darüber hinaus und umfasst auch die interne elektronische Sachbehandlung (den sog. Workflow), die elektronische Aktenführung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Ilona Cosack:

In Ausgabe 3 der eBroschüre berichten Sie von Ihrem Besuch bei Rechtsanwalt Carsten R. Hoenig, der als Strafverteidiger in Berlin bereits eine elektronische Aktenführung in seiner Kanzlei eingeführt hat, obwohl ja gerade der ERV in Strafsachen wegen verschiedener Akteneinsichtsrechte und anderer Probleme erst 2024 realisiert werden soll. Welche Erkenntnisse können Sie anderen Anwälten hier mit auf den Weg geben?

Dr. Wolfram Viefhues:

Beeindruckend war, dass Rechtsanwalt Hoenig tatsächlich einen „leeren Schreibtisch“ ohne Papierakten hat.

Schreibtisch RA Carsten R. Hoenig

Foto: Dieter Kesper

Zwei Bildschirme, eine Tastatur, eine Dockingstation für den Laptop, Telefon, Lampe und Kaffeetasse – mehr nicht.

Unsere Erkenntnis war, dass Organisationsänderungen am besten im Team – also gemeinsam von Anwalt und Mitarbeitern – angegangen wird. Die Kreativität und die Ideen der Mitarbeiterinnen sollte man nicht ungenutzt lassen.

Als besonderer „Flaschenhals“ stellt sich offenbar das Einscannen von Papier-dokumenten heraus. Hierbei muss dafür Sorge getragen werden, dass beim Einscannen einheitliche Regeln festgelegt werden, wie das Dokument benannt wird. Andernfalls geht sehr schnell die Übersicht verloren. Klar geregelt werden muss bei der elektronischen Mandantenakte auch, was zur Veröffentlichung, d.h. zur Kenntnis des Mandanten freigegeben wird.

Auch bei diesen Organisationsänderungen ist es wie in der Fahrschule: Man muss üben, um Routine zu bekommen. Daher sollte man so früh wie möglich damit anfangen.

Ilona Cosack:

Ähnlich wie bei der Justizsoftware sind auch bei Anwaltskanzleien unterschiedliche Softwareprogramme im Einsatz. Die Schnittstelle zum beA wird im Laufe des Jahres 2016 zur Verfügung gestellt. Warum sollte eine Anwaltskanzlei schon zu Beginn des Jahres 2016 anfangen, sich mit dem beA vertraut zu machen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Gegenfrage: Warum nicht? Auch wenn die Anwaltssoftware das beA nicht bereits ab 1.1.2016 unterstützt, kann man mit dem beA der BRAK doch schon mal anfangen, sich mit der Technik vertraut machen und die Abläufe kennenlernen, anpassen und üben.

Man sollte sich nicht mit unnötigen Abwehrkämpfen verzetteln. Wer gegen das beA zu Felde ziehen will, mag den Weg bis zum Bundesverfassungsgericht gehen. Er mag auch das Risiko eingehen, den Blick in sein beA zu verweigern. Mag sein, dass ihm der Haftungssenat des BGH dann in einigen Jahren Recht geben wird. Es kann aber auch sein, dass die Sache anders ausgeht.

Viel einfacher ist es doch, jeden Tag einmal in das beA zu schauen, ob Post eingegangen ist.

Ilona Cosack:

Aufgrund des „Flickenteppichs“ in den einzelnen Bundesländern befürchten viele Anwälte ein erhöhtes Haftungsrisiko. Wie sollte die Anwaltschaft hier vorbeugen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Zunächst muss ja nur empfangen werden, das ist nicht unzumutbar und beinhaltet kein Risiko aufgrund des Flickenteppichs. Beim Senden muss man aufpassen, aber das ist nicht anders als auch beim Fax. Dort muss ja auch gewährleistet sein, dass man die richtige Nummer des Gerichts auswählt. Wichtig ist bei der Organisation des Sendens, dass geklärt wird, wann man qualifiziert elektronisch signieren muss und wann nicht.

Ilona Cosack:

Schon 1994 haben Sie ein Buch „Winword für Juristen“ im Beck-Verlag veröffentlicht. Wie nutzen Sie die EDV für Ihre vielfältigen Aufgaben? Arbeiten Sie vollständig elektronisch oder gibt es auch bei Ihnen noch Papier?

Dr. Wolfram Viefhues:

Es ist auch bei mir ein Gewöhnungsprozess. Am Anfang habe ich auch alles ausgedruckt zum Korrigieren. Dann stellt man fest, dass man nach zwei Seiten Lesen auf Papier doch die Fehler gleich am Bildschirm korriert und dann nur noch auf dem Bildschirm weiter liest. Leider sieht sieht man den Fehler in jedem Fall manchmal erst, wenn das Schreiben schon weg ist.

Ilona Cosack:

Welche Tipps können Sie denjenigen geben, denen der Umstieg vom Papier auf die elektronische Akte schwerfällt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die elektronische Akte bietet viele Vorteile, die das Papier nicht hat. Man kann nach Stichworten suchen und genau wie bei Papier mit Markierungen und Klebezetteln arbeiten. Vor allem für die vergleichende Darstellung von Argumenten der Kläger- und Beklagtenseite ist die elektronische Akte hilfreich.

Auch das muss man lernen und üben; das klappt nicht von Anfang an. Aber das ist wie beim Anfänger, der eine dicke Akte vorgelegt bekommt: Er liest die Akte von vorne bis hinten. Der erfahrene Praktiker schaut erst mal die letzte Seite an: Vielleicht kann dann die Akte schon abgelegt werden!

Ilona Cosack:

Was sind die nächsten Schritte, die Sie Anwälten in den nächsten knapp zwei Monaten bis zum 1.1.2016 empfehlen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Fangen Sie jetzt an. Lösen Sie sich von alten Abläufen und sind Sie aufgeschlossen für Veränderungen. Machen Sie sich mit der neuen Technik vertraut. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein. Legen Sie fest, wer und wie im Vertretungsfall auf Ihr beA zugreifen soll. Die beA-Signatur-Karte wird in Zukunft Ihre Unterschrift ersetzen, denn wer aus dem beA versendet, versendet ab 1.1.2018 rechtsverbindlich. Daher: Geben Sie „Ihre Unterschriftshand“ nicht weg.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, herzlichen Dank für Ihren Input. Wir freuen uns schon auf die nächsten eBroschüren und danken Ihnen für Ihre fachkundige Einschätzung. Gerne greifen wir Ihren Optimismus auf und hoffen, dass viele Anwälte Ihrer Empfehlung folgen.

Es ist 5 vor 12 – beA kommt zum 01.01.2016

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so lautete der Titel der Einladung zum 4. e-Justice Symposium – Fit für den Elektronischen Rechtsverkehr – am 30. September 2015 in Kassel, zu dem das hessische Ministerium der Justiz, die Rechtsanwalts- und Notarkammern Frankfurt a.M. und Kassel sowie der Landesverband Hessen im Deutschen AnwaltVerein e.V. eingeladen hatten.

Dr. Thomas Lapp, Rechtsanwalt und Vorsitzender des Fachausschusses IT-Recht und Mitglied des Ausschusses IT-Recht der BRAK beleuchtete die Aspekte der Datensicherheit im Anwaltsbüro: Smartphone, Tablet und Co. im Anwaltsbüro – Ist Datensicherheit möglich?

Er schreibt in seinem Blog:

Der 01.01.2016 kommt bestimmt und wird einen Umbruch für viele Rechtsanwälte mit sich bringen. Nach aktueller Planung will die Bundesrechtsanwaltskammer entsprechend der gesetzlichen Vorgabe ab diesem Tag das besondere elektronische Anwaltspostfach für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verfügung stellen.

Zunächst nur Web Client

Langfristig soll das Anwaltspostfach in die in vielen Kanzleien bereits vorhandene Anwaltssoftware nahtlos integriert werden, sodass Anwälte nicht mehrere Postfächer überwachen müssen. Zum Start im Januar wird allerdings nur die Benutzung über die Weboberfläche zur Verfügung stehen, da die Bundesrechtsanwaltskammer die Hersteller von Anwaltssoftware noch nicht rechtzeitig mit den für die Integration in die Software erforderlichen Informationen versorgt hat. Es wird wohl ca. neun Monate dauern, bis die Hersteller ihre Software entsprechend angepasst haben.

Keine Schonfrist für den Start des beA

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Noch 93 Tage, dann startet das besondere elektronische Anwaltspostfach, liebevoll beA genannt, für alle zugelassenen Rechtsanwälte. Es gibt keine Übergangsfrist, das bedeutet, dass bereits am ersten Arbeitstag des neuen Jahres 2016, Montag, 4. Januar, die ersten Eingänge im beA eintreffen können. Neben den Anwaltskollegen sind auch die Rechtsanwaltskammern und alle Gerichte, die bereits mit dem EGVP arbeiten, mögliche Absender. Bei den Gerichten beliebt ist vor allem die Übersendung von Gerichtskostenrechnungen auf elektronischem Weg. Interessant ist in diesem Zusammenhang das Urteil des OLG Frankfurt vom 14. Juli 2014 – 23 U 261/13. Die Berufung wurde zurückgewiesen. Streitwert: 145.158,29 Euro. Es besteht eine Erkundigungspflicht des Klägers, der die Gerichtskostenrechnung über sein -von ihm nicht benutztes EGVP-Postfach- erhalten hat. Auch wenn die Geschäftsführerin der BRAK, Friederike Lummel, auf dem 24. EDV-Gerichtstag in Saarbrücken darauf hingewiesen hat, dass man die Justiz gebeten habe, nicht gleich am ersten Arbeitstag über das beA Post zu versenden, gibt es keine Gewähr, dass die Justiz dieser Bitte folgt. Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen für den rechtzeitigen Start von beA notwendig sind.

Kann der Anwalt es sich leisten, auf beA „zu verzichten“?

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Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk*     

150908 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

*Ulrich Volk, Jahrgang 1953, ist ein erfahrener Anwalt. Er leistet es sich, kein Smartphone zu besitzen, ist stolz auf sein Personal. Auf seinem Schreibtisch stehen zwei große Monitore, die braucht er, um optimal zu arbeiten. Ilona Cosack hat den Pionier befragt, welche Tipps zum Start des beA wichtig sind.

Ilona Cosack:

Herr Volk, Sie sind seit bereits seit 1980 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2010 auch als Notar bestellt. Seit 2013 sind Sie Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr im DAV.

Seit wann nutzen Sie persönlich schon den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und was war der Anlass?

Ulrich Volk:

Zum ERV bin ich gekommen wie die Jungfrau zum Kind. Eine Mandantin von mir, eine große Versicherung, war der Grund. Seit nunmehr fünf Jahren ist der ERV aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken, im Laufe dieser Zeit habe ich mehr als dreitausend Schriftsätze über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) verschickt.

Ilona Cosack:

Welche Vorteile bietet der ERV? Sie sitzen ja in einem sogenannten Leuchtturmland, in Hessen, dort ist der Zugang zum ERV bei fast allen Gerichten eröffnet.

Ulrich Volk:

Der ERV hat große Vorteile. Er bietet eine Entzerrung der Abläufe. Wenn ich nur beispielsweise an eine Streitverkündung in einer komplexen Bausache denke, mit 150 Anlagen, da werden die Vorteile schnell deutlich. Aber auch in allen anderen Bereichen gibt es Einsparpotentiale, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gemeinsam mit den Mitarbeitern überdacht werden und z.B. die Portokosten sich halbieren.

Ilona Cosack:

Herr Volk, welche Tipps und Ratschläge geben Sie Ihren Kollegen für die Umsetzung des ERV in der Praxis?

Ulrich Volk:

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal des derzeitigen EGVP und des neuen besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist die Besonderheit, dass beA kein Archiv ist. Das EGVP ist ein hervorragendes Archiv, man kann nach allen Kriterien selektieren. Das beA ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und wie bei einem Briefkasten „leert“ man das beA und archiviert die Post – je nach Kanzleiorganisation – entweder nach eigenen Kriterien oder in einer Anwaltssoftware. Die Softwarehersteller werden Schnittstellen zum beA anbieten, so dass man in seiner gewohnten Umgebung in der elektronischen Akte weiterarbeiten kann.

Ilona Cosack:

Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei auch die Vorteile einer „elektronischen Akte“?

Ulrich Volk:

Ja, wir nutzen die elektronische Akte und legen in der Historie Unterordner an, damit man schnell die passenden Vorgänge findet: So gibt es Unterordner für die Gerichtskorrespondenz, für die Korrespondenz mit dem Mandanten, für die Abrechnungen und auch einen Unterordner für die EGVP-Protokolle, dort werden die Eingangsbestätigungen gesammelt. Auch die Wiedervorlagen werden hier nur noch elektronisch bearbeitet. Mein Tipp: das digitale Diktat bringt ebenfalls Erleichterung für den Anwalt und die Mitarbeiter.

Ilona Cosack:

Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Ulrich Volk:

Ja, derzeit führen wir die Akten noch parallel. Der Anwalt entscheidet, was eingescannt wird. Dabei gehen wir schon einen Schritt weiter: Eingangspost vom Gericht ohne Nutzen (…zur Kenntnisnahme…) wird vernichtet, die Anlage dann mit einem Verfügungsstempel versehen (scannen + zdA = auch in die Papierakte), (scannen = nur in die elektronische Akte). Zu Gericht gehe ich mit der Papierakte.

Ilona Cosack:

Viele Ihrer Kollegen stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Ulrich Volk:

Neben der deutlichen Kostenersparnis sollten die Kollegen die Chance nutzen, den Teambildungsprozess in der Kanzlei zu fördern. Man rückt enger zusammen. Dabei kommen gute Ideen: Meine 16-jährige Auszubildende hat vorgeschlagen, die zusammengeklammerten Unterlagen, die ja beim Scannen einzeln benötigt werden, einfach an der Ecke abzuschneiden. So sparen wir Zeit und machen uns das Leben etwas leichter.

Ilona Cosack:

Herr Volk, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns gewährt haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude bei der Nutzung des ERV und geben Ihr Versprechen gerne weiter: Ab 1.1.2016 werden Sie die Korrespondenz mit allen Anwaltskollegen nur noch über das beA führen!