beA-Update auf die Version 4.0
Am 21.5.2025 wurde die neue beA Version 4.0 veröffentlicht. Im Gegensatz zu den beiden letzten Updates gibt es einige Neuigkeiten zu berichten:
Welche Änderungen sind bei der Version 4.0 erfolgt?
Zunächst die technischen Änderungen:
Die Anwendungskomponente muss von der Version 3.31.0.1. auf die Version 4.0.1.0. upgedatet werden. Jeder, der mit beA arbeitet, muss für die beA Webanwendung das Update durchführen.
Zum Unterschied zwischen Anwendungskomponente und Basiskomponente der beA Client Security lesen Sie gerne hier:
https://bea-abc.de/blog/bea-update-auf-die-version-3-29/ und auf dem beA Supportportal finden Sie weitere Erläuterungen:
Die Basiskomponente mit dem Versionsstand Stand 3.5.2. ist ab der Version 4.0.x zwingend erforderlich. Dafür werden Administratorrechte benötigt.
Der beA-Support unterscheidet folgende Komponenten:
- beA Client Security Installer (beA-Basiskomponente, auf dem Arbeitsplatz des Endanwenders, installiert mit Administrator-Rechten: 3.5.2 → seit 06.03.2025 verfügbar, ab beA-Version 4.0.x zwingend erforderlich)
- beA Client Security (beA-Anwendungskomponente, auf dem Arbeitsplatz des Endanwenders, aktualisierbar von jedem Nutzer; ändert sich von 3.31.0.1 auf 4.0.1.0) → zwingend erforderlich
- beA Applikation (Im Rechenzentrum des Betreibers; ändert sich von 3.32.1 auf 4.0.x)
- beA App für mobile Geräte (ändert sich von 3.31.0 (iOS) / 3.31.0 (Android) auf 4.0.1 (iOS / 4.0.1 (Android))
Optisch und inhaltlich wurde die beA Webanwendung geändert:
In der Nachrichtenübersicht:
Oberhalb der blauen Kopfzeile sind jetzt 4 neue Symbole ersichtlich:
Das erste Symbol ersetzt die bisherige Spaltenansicht, die bislang auf der rechten Seite platziert war.
Mit dem zweiten Symbol kann man Nachrichten nach vorgegebenen Kriterien filtern.
Das dritte Symbol führt mit dem „Stift“ weg von den Nachrichten in den Einstellungsbereich zu den Hervorhebungen.
Diese kann man mittels vorgegebener „Wenn dann Funktionen“ mit einer Farbe aus der beA-Farbpalette automatisch von beA markieren.
Alternativ und einfacher ist es jedoch, wenn man mit der am rechten Rand befindlichen Etiketten-Funktion arbeitet.
Mit dem vierten Symbol kann man die Spaltenbreite der Nachrichtenübersicht zurücksetzen.
Eine Bitte an die Programmierer des beA:
Bedienerfreundlicher wäre es, wenn man die einmal eingestellte Spaltenbreite dauerhaft bewahren könnte. Es nervt, wenn man die Spalten nach der Größe des Textes einstellt und dann ohnehin bei der nächsten Nachricht alles wieder verliert!
Neu ist, dass man die Anzahl der anzuzeigenden Nachrichten zwischen 5 und 100 einstellen kann.
Änderung bei der Erstellung neuer Nachrichten:
Wenn ein Anhang hochgeladen wird, ist dieser nun mit einem Link versehen und kann mit Klick auf den Dateinamen direkt angezeigt werden.
Innerhalb der Anhangszeile kann man (zusätzlich zu den unten stehenden Buttons) die Datei signieren oder löschen.
Beim Anhang selbst erfolgte eine Umbenennung von „Anhangstyp“ in „Typ“.
Eine Bitte an die Programmierer des beA:
Bedienerfreundlicher wäre es, wenn die Datei direkt als „Schriftsatz“ hochgeladen würde. Standardmäßig wählt beA immer „Anlage“ aus. Nicht jede Nachricht hat eine oder mehrere Anlagen. Es gibt jedoch immer einen Schriftsatz.
Und Fehler sind vorprogrammiert: Mitarbeiter können Nachrichten, in denen sich Dokumente befinden, die als „Anlage“ gekennzeichnet sind, auch ohne eine qeS senden, damit geht der „Sichere Übermittlungsweg“ verloren.
Nur Anhänge, die als „Schriftsatz“ gekennzeichnet sind, verhindern ein Senden durch Mitarbeiter ohne qeS!
Neu: Das Klammersymbol für Dateianhänge wurde entfernt.
Vertrauliche Nachrichten:
Über ein Drop-Down-Menü können jetzt drei verschiedene Vertraulichkeitsstufen ausgewählt werden:
– keine Angabe
– Vertraulich zu behandeln
– VS – nur für den Dienstgebrauch
Diese neue Variante kann aktuell für Anwälte, Berufsausübungsgesellschaften und besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo) verwendet werden. Für die anderen besonderen Postfächer muss diese Funktionalität in der jeweiligen Software noch umgesetzt werden.
Eingehende Nachrichten, die als vertraulich gekennzeichnet sind, werden in der beA-Webanwendung und in der beA-App mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Zusätzlich erscheint dieses Symbol in der geöffneten Nachricht oben rechts.
Nachrichten, die als vertraulich gekennzeichnet sind, können nur von Postfachinhabern oder Nutzern mit dem Recht 11 (Nachricht persönlich/vertraulich öffnen) geöffnet und gelesen werden.
Hintergrund ist die Kommunikation mit den Versorgungswerken, die zukünftig über die EGVP-Infrastruktur erfolgen wird.
Wegfall der zusätzlichen Angabe für die Justizbehörde:
Bislang musste beim Senden an eine Justizbehörde neben der Angabe des Empfängers ein weiteres Pflichtfeld „Justizbehörde“ ausgewählt werden, damit der für die Justiz erforderliche Strukturdatensatz (xjustiz_nachricht.html) automatisiert beigefügt wurde. Nunmehr ist dieses Feld ersatzlos entfallen, die Daten werden jetzt aus dem Adressfeld der Nachricht automatisch ausgelesen und als Strukturdatensatz beigefügt.
Neuigkeiten beim Betreff:
Ohne Betreff kann keine Nachricht im beA versendet werden. Das Pflichtfeld muss gefüllt werden. Damit die Kommunikation mit der Justiz erleichtert wird, werden die im Betreff enthaltenen Angaben nunmehr automatisch ausgelesen, so dass die Zuordnung z.B. von elektronischen Empfangsbekenntnissen fehlerfrei erfolgt und auch in den verschiedenen Fachanwendungen der Justiz ausgelesen werden kann, um die Zuordnung von Nachrichten zu vereinfachen.
Neuigkeiten bei den E-Mail-Benachrichtigungen:
Um SPAM vorzubeugen, hat die BRAK den E-Mail-Benachrichtigungen über neue beA-Eingänge zwei neue Merkmale hinzugefügt:
1. Signaturzertifikat:
2. Schutz mit BIMI:
Zusätzlich werden die E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Brand Indicators for Message Identification (BIMI) versehen.
BIMI ist ein E-Mail-Sicherheitsstandard, der es ermöglicht, das Markenlogo in einem E-Mail-Client neben der Absenderadresse anzuzeigen.
Die BRAK teilt mit: „Für Benachrichtigungen aus dem beA-System wird das beA-Logo neben der E-Mail angezeigt, wenn Ihr E-Mail-Programm und Ihr E-Mail-Anbieter BIMI unterstützen. Allerdings wird diese Funktionalität nur von einigen E-Mail-Anbietern unterstützt. Wenn Ihnen also kein beA-Logo angezeigt wird, ist das grundsätzlich kein Grund zur Sorge. Sie sollten aber wachsam sein, wenn Ihnen das Logo bei einer E-Mail-Benachrichtigung des beA normalerweise angezeigt wird und Sie dann E-Mails ohne das Logo erhalten.“
Bei meinem Test unter Outlook mit Office 365 wird das Logo nicht angezeigt.
Verwendung der neuen D-Trust-Signaturkarten:
Nunmehr können die seit Januar 2025 ausgestellten Signaturkarten der D-Trust GmbH (Reihe D-Trust 5.1) in der beA-Webanwendung genutzt werden.
Neuigkeiten bei der beA-App:
Für die beA-App kann eine neue Version 4.0.1 aus den App-Stores geladen werden. Funktioniert einfach und klappt gut!
Fazit:
Die Vorteile der funktionalen Änderungen halten sich in Grenzen. Wichtiger sind die Änderungen, die „unter der Motorhaube“ des beA erfolgt sind. Ein weiterer Schritt zur maschinenlesbaren Bearbeitung durch die Justiz ist erfolgt. Wenn diese ab 1.1.2026 elektronische Akten führen muss, hoffen wir, dass manches Nadelöhr besser zu bewältigen ist.