Was bisher unmöglich schien, musste kurzerhand, ohne langes Zögern, einfach getan werden.
Home-Office, Mandantenkontakte per Video, neue Mandate durch neue Geschäftsfelder, die sich durch Corona ergeben.
Auch das Anwaltspostfach beA kann dazu beitragen, dass die Kanzlei Schritt für Schritt digitaler wird, wenn auch vielerorts probiert und improvisiert wird.
A) beA Update am 28. März 2020
Nachdem beA auch im März mit technischen Problemen und Nichterreichbarkeit des Servers zu kämpfen hatte, wurde auf die Version 2.3.5 upgedatet.
Die beA Client Security wurde auf die Version 3.34.2 aktualisiert. Auf der Startseite des beA weist die BRAK im blauen Balken darauf hin:
Hinter „hier“ verbirgt sich ein Link zum BRAK-Newsletter 35/2019. Dort wird erklärt, wie man das Problem löst, wenn sich die Client Security immer wieder neu lädt.
Dass beim erstmaligen Laden einer neuen Client Security die Ladezeit von 0 auf 100 % hochgezählt wird, ist normal. Wenn dieses Hochladen jedoch täglich erfolgt, muss nachgebessert werden.
Täglich grüßt das Murmeltier… Leider kommt es nach einem Update immer wieder zu Anmeldeproblemen.
Die BRAK hatte ebenfalls im Newsletter 35/2019 am 12. Dezember 2019 angekündigt, dass die Übernahme durch die neuen DienstleisterWesternacher Solutions und rockenstein AG „voraussichtlich im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden wird“. Hoffen wir, dass das also in den nächsten zwei Monaten erfolgreich passiert :-)
B) Behörden nutzen immer mehr beBPo
Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) nimmt mehr und mehr Fahrt auf. So können Behörden das besondere elektronische Behördenpostfach beBPo für ihre Behörde einrichten und dann über das beA adressiert werden.
Achtung: Bei der Kommunikation mit einem beBPo ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zwingend erforderlich!
Seit 6. April 2020 führt die Bundesagentur für Arbeit (BA) schrittweise den ERV mit der Anwendung E-JUSTIZ-BA deutschlandweit ein und freut sich auf die Kommunikation über diesen Kanal. Die BRAK hat in Ihrem Newsletter Nr. 7/2020 vom 2. April 2020 ausführlich beschrieben, ab wann welche Dienststellen erreichbar sind.
Des Weiteren besteht ab 18. Mai 2020 die Möglichkeit, im Rahmen einer 11-wöchigen Pilotphase die Funktionalität Aktenversand mit 15 Gerichten zu testen.
C) beA Verweigerer zu 3.000 EUR Bußgeld verurteilt
Etwa 10 % aller Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben ihr beA nicht eröffnet und sind daher nicht in der Lage, Nachrichten und Empfangsbekenntnisse zur Kenntnis zu nehmen. Am 6. März 2020 wurde eine Rechtsanwältin vom Anwaltsgericht Nürnberg zu einer Geldbuße von 3.000 EUR verurteilt, weil sie der Erfüllung ihrer passiven Nutzungspflicht nicht nachgekommen war. Martin Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, hat bei LTO die Entscheidung kommentiert. Die Richter sahen einen Berufsrechtsverstoß und begründeten: „Diese fehlende Erstregistrierung führt zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten der Betroffenen, da die Betroffene nicht feststellen kann, ob ihr über das beA etwas zugestellt wird. Derartige Zustellungen können Fristen enthalten, deren Versäumung zu Lasten der Mandanten gehen, so dass ein erhebliches Gefährdungspotential vorliegt.“
D) Digital-Konferenzen
Erstmals wird der 71. Deutsche Anwaltstag 2020 vom 15. bis 19. Juni 2020 als Virtueller Anwaltstag stattfinden.
Bereits vom 25. bis 29. Mai 2020 wird die erste virtuelle Kanzlei-Expo vom FFi-Verlag veranstaltet.
Und auch der Anwaltszukunftskongress wird am 1. Oktober 2020 als Digitalkongress ausgerichtet.
E) Corona-Links
Das Netz ist voll von Informationen. Nachstehend für Anwälte eine Auswahl:
BRAK: Die BRAK stellt auf dieser Seite aktuelle Hinweise für Justiz und Anwaltschaft ein.
Umfrage: Die BRAK hat am 22. April 2020 die Ergebnisse einer Umfrage über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die deutsche Anwaltschaft veröffentlicht.
Ein PDF mit dem Gesamtergebnis findet sich hier. Die Umfrage soll in einigen Wochen erneut durchgeführt werden.
KAV: Der Kölner Anwaltverein bietet mit #JURANOTALONE Hilfe für Kollegen und Referendare an.
Auch andere Anwaltvereine folgen diesem Beispiel und bieten für ihre Mitglieder Unterstützung an.
RAK München: Als bislang einzige RAK bietet die RAK München ihren Mitgliedern eine Soforthilfe an.
LTO: Die Legal Tribune Online bietet eine Vielzahl an Informationen für Anwälte und darüber hinaus zu Corona an.
Bleiben Sie optimistisch und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2020-04-30 20:40:192020-04-30 20:43:25Chancen mit dem Anwaltspostfach beA in der Corona-Krise nutzen
Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?
A) Vertretung
Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:
a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.
Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass keine Fristen verpasst werden.
B) Kanzlei-Quarantäne
Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.
Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.
C) Home-Office
Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.
Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.
D) Notfallkoffer
§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.
Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.
Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.
E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an
beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.
Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.
Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.
beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.
Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2020-03-17 01:41:172020-03-17 01:41:17Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien
Auf der Startseite des beA https://www.bea-brak.de ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob beA funktionsfähig ist.
Sollte sich z.B. beim Klick auf „Anmelden“ das Fenster für den Sicherheitstoken nicht öffnen, so können Sie im blauen Balken unterhalb des Logos der BRAK bei „Weitere Informationen zu beA unter beA.brak.de“ auf beA.brak.de klicken. Dahinter verbirgt sich ein Link auf die Informationsseite der BRAK https://bea.brak.de/
Auf der linken Spalte bei den „Aktuellen Meldungen“ werden die derzeit bekannten Störungen aufgeführt:
B) Ist die beA Client Security aktiv?
Starten Sie die beA Client Security vor dem Einloggen in beA manuell. Es öffnet sich ein weißes Fenster, das nach dem Laden im Hintergrund aktiv bleibt. Die Client Security aktualisiert sich automatisch, ein manuelles Update ist nicht erforderlich. Sollte ein Einloggen nicht möglich sein, beenden Sie die beA Client Security mit einem Rechtsklick auf „Beenden“. Ein erneuter Start hilft dann schon oft weiter.
C) Sicherheitstoken (=beA-Karte) wird nicht erkannt
Es kann vorkommen, dass die im Kartenlesegerät eingesteckte Karte nicht erkannt wird. Das System zeigt dann an, dass kein Sicherheitstoken vorhanden ist, obwohl die Karte im Lesegerät steckt. Manchmal ist es hilfreich, zuerst die Karte ins Lesegerät zu stecken und dann erst die beA Client Security zu starten. Prüfen Sie, ob die Karte richtig (Chip nach unten, Schrift nach oben) und tief genug im Lesegerät (Beispielbild: REINER SCT cyberJack secoder (= der „kleine“ Reiner) steckt.
D) Das Display des Lesegeräts zeigt nichts mehr an
Wenn das Display des Lesegeräts nichts mehr anzeigt, ist das Lesegerät in der Regel nicht kaputt, sondern es braucht ein Update.
Am Beispiel des REINER CyberJack Gerätemanagers (für den cyberJack RFID komfort = der „große“ Reiner) können Sie prüfen, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update benötigt. Die derzeit aktuelle Version ist 7.8.1
Sie können auch über die Seite des Herstellers, z.B. https://www.reiner-sct.com/support/support-anfrage/ unter Treiber-Downloads das jeweilige Betriebssystem auswählen und dann den Download (als Administrator) starten:
E) Behalten Sie die Zeit im Blick
beA ist kein E-Mail-Programm, das Sie den ganzen Tag geöffnet halten. Es ist eher mit einem Banking-Programm vergleichbar: Dort ist ein vorgegebenes Zeitfenster zu beachten. Führen Sie innerhalb des Zeitfensters keine Transaktionen aus, meldet sich das Programm (nach Hinweis) automatisch ab. Auch beA bringt nach 27 Minuten einen Warnhinweis und loggt sich nach 29 Minuten und 59 Sekunden automatisch aus, sofern keine aktive Verlängerung durch den Benutzer erfolgt.
Achtung: Wenn Sie in einem Nachrichtenfenster arbeiten (Nachrichtentwurf erstellen), läuft die Zeit trotz Bearbeitung weiterhin ab. Sichern Sie daher immer wieder mit einem Klick oben links auf „Speichern“ die bereits hochgeladenen Anhänge und Eintragungen. Stellen Sie die Zeit mit einem Klick auf den Reiter des Hauptfensters zurück oder legen Sie das Hauptfenster und den Nachrichtentwurf auf zwei verschiedene Monitore, um die Zeit im Blick zu behalten.
Fazit:
Heute ist der 29. Februar 2020, ein besonderer Tag, in 306 Tagen endet das Jahr 2020. Bereits zum 1.1.2021 können weitere Gerichte mit der aktiven Nutzungspflicht vorziehen. Spätestens jedoch in 671 Tagen wird der Elektronische Rechtsverkehr für alle Anwältinnen und Anwälte zum verpflichtenden Alltag gehören. Sind Sie darauf vorbereitet?
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2020-02-29 23:13:372020-02-29 23:34:24Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!
Praxistipps zur rechtssicheren Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA
A) Einbettung von Schriften – PDF/A
Mit Beginn der aktiven Nutzungspflicht zum Jahresbeginn 2020 hat sich herauskristallisiert, dass bei der Einreichung von „normalen“ PDF-Dateien ggf. nicht alle enthaltenen Schriften vom Gericht gelesen werden können. Dies könnte bedeuten, dass dieser Schriftsatz als nicht eingereicht gilt. Nach § 130a IV ZPO besteht jedoch die Möglichkeit, ein geeignetes Dokument nachzureichen. Die BRAK empfiehlt daher, direkt PDF/A zu verwenden. Zum einen ist dies ein Format, das zur Langzeitarchivierung empfohlen wird, zum anderen erspart man sich evt. Nachbesserungen.
Prüfen Sie, auch bei eingescannten Dokumenten und Dokumenten, die Ihnen der Mandant zur Verfügung stellt, dass diese vor der Übersendung in das PDF/A Format umgewandelt sind.
B) Fehler bei der Unterschrift
Die bisher zum beA ergangene Rechtsprechung zeigt, dass die meisten Fehler bei der Erstellung und Versendung von Schriftsätzen im Rahmen der Unterschrift passieren. Daher nachfolgend die wichtigsten Punkte:
Der Schriftsatz muss immer die einfache Signatur enthalten. Dies ist der Namenszug des Rechtsanwalts, z.B. Fritz Müller. Die Berufsbezeichnung kann, wie üblich, hinzugesetzt werden.
Versendet der Anwalt das Dokument selbst aus seinem eigenen beA, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) entbehrlich. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen zwingend eine qeS erforderlich ist. Des Weiteren ist eine Arbeitsteilung zwischen Anwalt und Mitarbeiter dann nicht mehr möglich, da der Anwalt in diesem Fall immer selbst versenden muss. Hinzu kommt, dass die Option, eine Wiedereinsetzung zu erlangen, damit nicht mehr gegeben ist.
Die klare Empfehlung: Verwenden Sie immer die qeS (PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät), dann können Sie den Versand, die Kontrolle und den Export der Nachrichten an Mitarbeiter delegieren. Dies entspricht der bisherigen Übung, eine Unterschriftsmappe vorzulegen, die vom Anwalt geprüft und danach unterzeichnet wird. Das Einpacken (=Versenden) wird sodann vom Mitarbeiter erledigt.
Für den Fall, dass ein Vertreter den Schriftsatz einreicht, ist es zwingend erforderlich, dass der Schriftsatz sowohl die einfache Signaturdes Vertreters (ohne Zusätze wie z.B. i.V., i.A., pro abs., etc.) als auch eine qeS des Vertreters enthält. Erst dann darf der Schriftsatz, im Idealfall durch den Mitarbeiter aus dem Postfach des Sachbearbeiters, eingereicht werden.
Wichtig: Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte. Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten überlassen, sei es Mitarbeiter oder Vertreter (§ 26 RAVPV).
Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.
C) Erledigung von Fristen
Das Phänomen, dass Anwälte zur kreativen Höchstform auflaufen, je näher der Fristablauf droht, ist hinreichend bekannt. Es birgt im elektronischen Rechtsverkehr jedoch vermeidbare Gefahren. Die bisherige Rechtsprechung zur Versendung von Faxen kann auch als Maßstab für das beA gelten.
Danach gilt: Fangen Sie rechtzeitig an!
Wer fristwahrende Schriftsätze über das beA versendet, sollte rechtzeitig beginnen. So hat der BGH (23.10.18, III ZB 54/18,) entschieden, dass bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von 20 Minuten einzuplanen ist, damit ggf. durch Wiederholung ein Zugang bis zum Fristablauf gewährleistet ist. Diese Rechtsprechung wird sicher als Maßstab für zukünftige Rechtsprechung zum beA angelegt.
Wichtig zu wissen:
beA hat bereits vor Mitternacht eine Blockade eingebaut. So konnte ich bei einem Test um 23.54 Uhr die Nachricht nicht mehr versenden, da beA den Hinweis brachte:
„Warnung. Aufgrund der aktuellen Uhrzeit kann die Übertragung vor 24.00 Uhr womöglich nicht sichergestellt werden.“
Ein Klick auf Ok führte leider nicht zum Hochladen der Anlagen. Erst nach 24.00 Uhr konnten die Anhänge hochgeladen werden, die Frist wäre verpasst.
Deshalb: Beginnen Sie rechtzeitig vor Fristablauf!
Auch für diejenigen, die ihr beA derzeit nur passiv nutzen, legt die Rechtsprechung die Latte hoch:
Das OLG Dresden und das LG Krefeld sind der Auffassung, dass Rechtsanwälte, um Fristen zu wahren, schon vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht einen Versand über das beA vornehmen müssen, falls eine Versendung per Telefax nicht möglich ist.
beA-Kenntnisse sind Pflicht für jeden Rechtsanwalt
Dass Anwälte sich nicht darauf berufen können, wegen Problemen in der beA-Bedienung gerichtliche Dokumente nicht zur Kenntnis zu nehmen, hat das LAG Schleswig-Holstein mit seinem Beschluss am 19. September 2019 entschieden:
Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.
Fazit:
Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Anwälte sollten sich mit den Besonderheiten des beA befassen. Auch wenn die aktive Nutzungspflicht noch in vermeintlich weiter Ferne liegt, gibt es gute Gründe, sich jetzt mit dem elektronischen Rechtsverkehr und beA vertraut zu machen.
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2020-01-31 00:00:262020-02-29 23:36:34Praxistipps zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA
Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020
A) Betreiberwechsel
Zum 1.1.2020 übernehmen „Wesroc“ den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA.
Die BRAK hat im Newsletter 35/2019 vom 12.12.2019 angekündigt: „Der Wechsel von der bisherigen Betreiberin des beA-Systems auf die neue Vertragspartnerin der BRAK wird nicht zum Stichtag 1.1.2020 stattfinden. Die BRAK hat mit der Beauftragung der neuen Dienstleisterin eine Übergangsphase vereinbart, in der die alte Betreiberin den Betrieb noch so lange fortführt, bis die neue Betreiberin ihre Systeme soweit aufgebaut hat, dass eine risikofreie Übernahme des Echtbetriebs erfolgen kann. Der genaue Zeitpunkt, wann das geschehen wird, steht derzeit noch nicht fest. Voraussichtlich wird der Übergang im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden. Wir werden darüber und über mögliche temporäre Nichterreichbarkeiten rechtzeitig im beA-Newsletter sowie auf der beA-Website unter „Aktuelle Meldungen“ informieren.“
Es wird daher zum Jahresbeginn 2020 keine gravierenden Änderungen geben.
B) Neue beA-Version 2.3.4
Mitte Januar 2020 wird eine neue beA-Version 2.3.4.xx veröffentlicht. Mit dieser Version wird die aktuelle Version von MacOS unterstützt, darüber hinaus werden bekannte Fehler abgestellt, neue Funktionen sind nicht vorgesehen.
C) Aktive Nutzungspflicht ab 2020
Schleswig-Holstein zieht als erstes Bundesland die aktive Nutzungspflicht für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit vor. Lesen Sie ausführlich hierzu meinen Blogbeitrag aus November 2019.
Für die anderen Bundesländer werden verschiedene Änderungen eintreten. Lesen Sie hierzu meinen Artikel beA – Die Schonzeit ist vorbei, der beim IWW-Institut in AK Anwalt und Kanzlei, Ausgabe 1/2020, veröffentlicht ist.
D) Digitalisierung
Aus unterschiedlichen Gesprächen mit Rechtsanwälten und Mitarbeitern ist mir bekannt, dass in vielen Kanzleien mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei noch nicht begonnen wurde oder diese nur in Teilbereichen stattfindet. Um hier eine praktische Hilfestellung zu geben, ist im Deutschen Anwaltverlag soeben mein neues Buch Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei erschienen. Mit Kanzleien aller Größenordnungen habe ich Interviews geführt und hinterfragt, wie weit dort die Digitalisierung fortgeschritten ist und welche Tipps man Kollegen mit auf den Weg geben kann, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Aus verschiedenen Perspektiven habe ich sehr interessante Antworten erhalten. Eine Leseprobe und einige Statements meiner Interviewpartner finden Sie hier: https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/
Einer meiner Interviewpartner, Rechtsanwalt Professor Stephan Ory, betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“
Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2020.
Denken Sie daran, dass in 731 Tagen in jedem Fall bundesweit die aktive Nutzungspflicht beginnt, es aber durchaus sein kann, dass weitere Bundesländer bereits zum 1.1.2021, also in 366 Tagen, diese Pflicht vorziehen.
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2019-12-31 19:57:402020-06-25 12:15:21Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020
Ab 20. November 2019 werden gewisse Signaturkarten nicht mehr für das beA eingesetzt werden können. Die BRAK berichtet im beA-Newsletter Ausgabe 32/2019 vom 31. Oktober 2019, dass aufgrund der Anpassung von kryptographischen Algorithmen von im beA zum Einsatz kommenden Verschlüsselungsverfahren diese Karten nicht mehr für eine Anmeldung (Authentisierung) am beA verwendet werden können:
D-Trust GmbH (Bundesdruckerei)
DGN Deutsches Gesundheitsnetz GmbH
Nach dem Einloggen im beA mit einer anderen Karte können diese Karten weiterhin für das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) im beA genutzt werden. Mit diesen Karten kann auch außerhalb des beA extern signiert werden, z.B. mit dem Sec Signer oder dem Governikus Signer.
Die Signaturkarte von
T-Systems International GmbH
kann allerdings zukünftig weder für die Anmeldung am beA noch für die Anbringung einer qeS im beA verwendet werden.
2. beA-Karten sehen anders aus
beA-Karten sind ausschließlich bei der BNotK zu bestellen. Allerdings sind dort für die Hardware-Zertifikate die Karten mit dem beA-Logo ausgegangen, so dass jetzt grüne Karten der BNotK als beA-Karten versendet werden. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Abgesehen von der Optik ist die Funktion identisch mit den bisherigen beA-Karten mit dem blauen Logo.
Bisher:
Blaues beA-Logo
Neu:
Grünes Logo der BNotK
(der Aufdruck lautet dann:
besonderes elektronisches
Anwaltspostfach)
3. Verwendung der beA-Karten
Obwohl es bereits Rechtsprechung für die Verwendung und den Einsatz von beA-Karten gibt, erlebe ich in der Praxis immer wieder den allzu sorglosen Umgang mit den beA-Karten. Jeder Rechtsanwalt muss wissen, dass er seine beA-Karte keiner weiteren Person, weder Mitarbeiter noch Kollegen, überlassen darf und die dazugehörige PIN geheim zu halten hat (§ 26 RAVPV).
Im Kanzleialltag verlassen sich viele Anwälte darauf, dass die Mitarbeiter „es schon richten“ werden. Das kann in der Praxis schwerwiegende Folgen haben: Der Mitarbeiter, der sich mit der beA-Anwaltskarte und der PIN des Anwalts einloggt und hierüber Schriftsätze einreicht, macht sich strafbar. Der Rechtsanwalt, der den Mitarbeiter zu dieser Vorgehensweise „nötigt“, macht sich darüber hinaus auch erpressbar und seine Karte wird dadurch kompromitiert. Darüber hinaus gilt der Schriftsatz als nicht wirksam eingereicht.
Daraus folgt, dass der Mandant erfolgreich Regress nehmen kann. Die Berufshaftpflichtversicherung ist für solche Verstöße nicht eintrittspflichtig, so dass die Folgen gravierend sein können. Kein Anwalt sollte dies auf die leichte Schulter nehmen!
Mit etwas gutem Willen ist das beA für jeden Anwalt händelbar. Wer mit Mitarbeitern arbeitet, braucht im beA nur zu signieren und kann alle anderen Aufgaben delegieren. Die gute Nachricht: beA-Signaturkarten sind stapelsignaturfähig, d.h. mit einer einzigen PIN-Eingabe können 50 Dokumente auf einen Schlag signiert werden. So schnell ist die Unterschrift in der Papierwelt nicht möglich! Ein Grund mehr, eine Signaturkarte zu bestellen und die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs zu nutzen.
4. Neue Client Security
Immer noch leidet das beA unter Einschränkungen durch Performance-Probleme, die nach Updates auftreten. So kam es nach dem Update auf die Version 2.3.2 am Samstag, 12. Oktober 2019, am Dienstag, 15.10.2019, zu Performance-Problemen, die erst nach knapp einer Woche behoben wurden. Daraufhin wurde am Mittwoch, 30. Oktober 2019 die beA Client Security erneuert, dies führte wiederum zu Einschränkungen. Aktuell ist jetzt die Version 3.3.3.3
Diese lädt sich automatisch, sobald man sie startet, ein spezielles Updateverfahren ist nicht erforderlich.
5. Störungsdokumentation
Leider ist die Störungsdokumentation der BRAK (per 31.10.2019) nicht auf dem neuesten Stand:
6. Neues BRAK-Präsidium am 25.10.2019 gewählt
Die Rechtsanwaltskammer Berlin teilte am 28.10.2019 in einer Presseinformation mit:
„BRAK kündigt Veröffentlichung der beA-Verträge an“
„Presseinformation der Rechtsanwaltskammer Berlin vom 28.10.2019 zur Hauptversammlung der BRAK in Düsseldorf:
Dr. Christian Lemke neuer Vizepräsident der BRAK
Am 25.10.2019 trat in Düsseldorf die Herbst-Hauptversammlung (HV) der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zusammen. In einem Bericht über die aktuellen Entwicklungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ging Vizepräsident Dr. Abend u.a. auf die Neuvergabe des beA-Projektes ein. Ab 01.01.2020 wird eine Bietergruppe aus Westernacher/Rockenstein für die Entwicklung und den Betrieb des beA verantwortlich sein. Zugleich kündigte das BRAK-Präsidium eine Kehrtwende in der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit an: die mit der Bietergruppe geschlossenen Verträge sollen weitestgehend veröffentlicht werden. Der Präsident der RAK Berlin, Dr.Marcus Mollnau, äußerte sich darüber sehr erfreut: „Berlin fordert seit langem die Offenlegung der Verträge und hat sich nach harten Auseinandersetzungen endlich durchgesetzt; Transparenz ist eine wesentliche Voraussetzung für das Vertrauen in die anwaltliche Selbstverwaltung.“ Positiv bewertete Dr. Mollnau auch die Prognose der weiteren Kosten für das beA, die unter Einrechnung der Ersatzansprüche gegenüber dem früheren Anbieter Atos im Jahr 2020 mit ca. 60,- EUR pro Rechtsanwältin / Rechtsanwalt stabil bleiben sollen.
Turnusmäßig wurde auf der HV das BRAK-Präsidium neu gewählt. Präsident Dr. Ulrich Wessels (Hamm), Vizepräsidentin Ulrike Paul (Stuttgart), die Vizepräsidenten Dr. Thomas Remmers (Celle), André Haug (Karlsruhe) und Schatzmeister Michael Then (München) wurden für weitere vier Jahre wiedergewählt. Für den früheren Vizepräsidenten Dr. Martin Abend, der für eine Wiederwahl nicht zur Verfügung stand, wählte die Hauptversammlung Dr. Christian Lemke zum neuen Vizepräsidenten. Lemke, seit 2018 Jahr Präsident der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer Hamburg, ist beruflich im IT-Recht sowie im gewerblichen Rechtsschutz tätig und wird im BRAK-Präsidium vermutlich vor allem das Aufgabengebiet des beA verantworten. …“
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2019-10-31 00:00:122019-11-04 18:06:33Gute Karten, schlechte Karten? Performance und mehr Transparenz beim beA
Vergabeverfahren, Updates, Lastspitzen und ein Kanzleipostfach
1. Vergabeverfahren
Am 2. September 2019 hat die BRAK bekanntgegeben, dass im Vergabeverfahren über die Übernahme, die Weiterentwicklung, den Betrieb und den Support der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (beA) der Bietergemeinschaft Westernacher/rockenstein der Zuschlag erteilt wurde.
Die Westernacher Solutions mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in Heidelberg und Bad Kreuznach ist vielen Nutzern des „Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses“ (BRAV) in guter Erinnerung, wurde dieses doch vor der Integration des BRAV in das beA von Westernacher verantwortet. Westernacher hat das SAFE Identitätsmanagement der Justiz (jeder zugelassene Rechtsanwalt wird über seine SAFE-ID im beA identifiziert) und für die Notare den Standard XNotar entwickelt. Mit gefa soll das gemeinsame Fachverfahren für die Justiz vereinheitlicht werden. Darüber hinaus arbeitet Westernacher mit der Governikus KG zusammen, die mit dem Governikus Communikator als Nachfolger des EGVP-Clients eine Alternative zum sicheren elektronischen Versenden (Anleitung von Peter @schwindling von kanzleirechner.de) bietet. Und mit dem Governikus Signer wird eine Software zur Verfügung gestellt, mit denen exportierte Nachrichten verifiziert werden können.
Die rockenstein AG ist ein Internet-Service-Provider mit Sitz in Würzburg. Seit 1992 hat sich das Unternehmen auf die Kernkompetenzen Rechenzentren, Globale Netzwerke, Cloud as a Service und IT-Management, die sich aus den Geschäftsfeldern Datenfernübertragung und Datenkommunikation entwickelt haben, spezialisiert. Mit eigenen Netzen, schnellen und sicheren Internetanbindungen sowie dem Ausbau der firmeneigenen TÜViT-zertifizierten Rechenzentren am Standort Deutschland wird größten Wert auf einen umfassenden Service sowie höchste Sicherheit und Verfügbarkeit gelegt. Die Firmen-Broschüre gibt weitere Informationen.
Das sind gute Aussichten, damit beA auch 2020 und in den Folgejahren weiterentwickelt wird.
Wir wünschen gutes Gelingen!
2. Updates
Gleich zwei Mal wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) aktualisiert:
Am 3. August 2019 erfolgte das Update auf die Version 2.2:
Damit ist das beA jetzt – wie lange erwartet – auch in einer Terminalserver-Umgebung einsetzbar.
Des Weiteren wurden Härtungsmaßnahmen hinsichtlich der Hardware Security Module umgesetzt.
Änderungen an der Kanzleisoftware-Schnittstelle bezüglich der Rechteverwaltung wurden realisiert, jedoch noch nicht die dringend erwarteten Änderungen hinsichtlich der Exportfunktion über die Kanzleisoftware-Schnittstelle.
Am 24. August 2019 ist dann das Update auf die Version 2.3 erfolgt:
Erfreulicherweise wurde der Button „Nachrichtenentwurf signieren“, der sich auf die seit 1.1.2018 im ERV verbotene Containersignatur bezieht, entfernt. Damit ist eine große Fehlerquelle beseitigt.
Die Felder „Eigenes Aktenzeichen“ und „Gerichtliches Aktenzeichen“ wurden umbenannt in „Aktenzeichen Sender“ und „Aktenzeichen Empfänger“.
Erfreulich auch, dass damit der seit langem bestehende Fehler, dass die Inhalte dieser beiden Felder beim Senden vertauscht wurden, beseitigt wurde.
Bleibt zu wünschen, dass die beiden Felder „dringend“ und „zu prüfen“ bei einer nächsten Update-Version auch verschwinden, denn diese internen Felder führen bei den Nutzern zu mehr Verwirrung als Nutzen. Setzt man Häkchen, verschwinden diese beim Versand. Die Felder mit „dringend“ und „zu prüfen“ werden dann ohne Inhalt an den Empfänger übertragen. Als Kommunikationsmittel zwischen Anwalt und Mitarbeiter gedacht, ist diese Funktion in der Praxis wenig hilfreich.
Nun wird dem Nutzer nach der Empfängerauswahl und dem Klick auf das Häkchen „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ ein Auswahlfeld mit der Justizbehörde vorgeschlagen. Dieses ist als Pflichtfeld konzipiert.
Nachfolgend ein Beispiel mit der Auswahl des Arbeitsgerichts in Mainz:
3. Lastspitzen
Sorgen macht den Anwendern die schlechte Performance, die beA derzeit abliefert. Die BRAK meldete am Dienstag, 27. August 2019:
Aber auch an den Folgetagen und heute erneut treten nicht nur Anmeldeprobleme, sondern auch die „Unerwarteten Fehler“ wieder auf:
Diese werden begleitet von den Hinweisen „Der Server bearbeitet Ihre Anforderung, die nicht abgebrochen werden kann.“
Leider weist die aktuelle Störungsdokumentation der BRAK (per 2.9.2019) nicht auf aktuelle Fehler hin:
In der letzten Woche habe ich an zwei Standorten interne beA-Schulungen für Anwälte und Mitarbeiter durchgeführt. Die praktische Arbeit mit dem beA wird durch solche Fehler extrem behindert, eine Begeisterung für beA zu entfachen und die Motivation zur Arbeit und Nutzung mit dem Anwaltspostfach zu fördern, fällt sehr schwer.
Verständlicherweise bekommt man im Alltag von den Mitarbeitern zu hören: „Wir haben nicht die Zeit, die Fehler an die BRAK zu melden“. Damit wird nach außen der Eindruck erweckt, dass alles in bester Ordnung ist. Das ist leider mitnichten der Fall!
4. Kanzleipostfach
Bereits auf dem Anwaltstag in Leipzig wurde das Kanzleipostfach thematisiert. Nun wurde letzte Woche vom Bundesjustizministerium das lang erwartete Programm „Eckpunkte für eine Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen Berufsausübungsgesellschaften“ vorgelegt. Mit den Änderungen der Berufsausübungsgesellschaften soll auch ein optionales Kanzleipostfach für den elektronischen Rechtsverkehr kommen. Die Neuerungen sollen noch in dieser Legislaturperiode umgesetzt werden. Bis zum 9. Oktober 2019 können die Anwaltsverbände Stellung nehmen.
Übergibt der vertretene Rechtsanwalt seinem Vertreter für die Vertretungszeit seine beA-Karte und seine PIN (Geheimzahl), spricht viel dafür, dass die Einreichung eines Schriftsatzes durch den Vertreter über beA mittels beA-Karte und PIN des Vertretenen unwirksam ist.
Der Beklagtenvertreter bereitete, auf die vom Gericht gesetzte Schriftsatzfrist hin, einen Schriftsatz vor. Dieser endete aufgrund der Abwesenheit des Rechtsanwalts mit: „… (in seiner Abwesenheit unterzeichnet von B, Rechtsanwältin)“. Der Schriftsatz wurde sodann über den beA-Zugang des vertretenen Rechtsanwalts mittels dessen PIN– also nicht über eine Mitarbeiter-Karte – ohne qualifizierte Signatur von der vertretenden Rechtsanwältin an das Gericht übersandt.
Eine zulässige elektronische Übermittlung von Schriftsätzen kann gemäß § 46 c Absatz 3 Arbeitsgerichtsgesetz (entspricht § 130 a Absatz 3 Zivilprozessordnung) im Arbeitsgerichts- und Zivilprozess über eine qualifizierte Signatur oder über einen sicheren Übermittlungsweg (unter anderem beA für Rechtsanwälte mit deren beA-Karte) und einfacher Signatur (bloße Namenswiedergabe) erfolgen. Im Fall vor dem Arbeitsgericht krankte die Übersendung schon daran, dass keine Identität zwischen dem Übersender (beA-Account des Vertretenen) und der einfach Signierenden (Vertreterin) bestand. Gravierender ist allerdings die Weitergabe der persönlichen beA-Karte des Rechtsanwalts samt PIN an eine andere Person. Für die Unzulässigkeit dieser Vorgehensweise und damit einhergehend für die Unwirksamkeit des gerichtlichen Eingangs eines auf diese Weise elektronisch übermittelten Schriftsatzes sprechen nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung – Sicherstellung der Identität des Einreichenden -, die Gesetzesentwurfsbegründung und die Pflichten des Rechtsanwalts aus der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer. Danach darf das Recht, nicht qualifiziert elektronisch signierte Dokumente überbeA zu versenden, nicht auf Dritte übertragen werden. Überdies ist die dem Zertifikat zugehörige PIN geheim zu halten.
Die über den einzelnen Schriftsatz hinausgehende Konsequenz eines solchen Vorgehens ist nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck erheblich: Zumindest bis zur Änderung der PIN ist der betroffene Rechtsanwalt wegen Kompromittierung seiner Karte nicht in der Lage, über seinen beA-Zugang auf sicherem Übermittlungsweg wirksam Schriftsätze einzureichen.
Der Hinweis des Gerichts ist nicht rechtsmittelfähig. Der Rechtsstreit ist noch nicht abgeschlossen.
Reicht ein Rechtsanwalt über beA eine (Kündigungsschutz-)Klage bei Gericht ein, muss er bestimmte Formerfordernisse erfüllen. Enthält die Klage den Namenszug eines Rechtsanwalts (einfache Signatur) und übermittelt ein anderer Rechtsanwalt über seinen beA-Zugang die Klage, ohne sie eigens qualifiziert zu signieren, so ist die Klage nicht wirksam bei Gericht eingegangen.
Das beA eröffnet unter anderem einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Abs. 4 Nr.2 ZPO, § 46c Abs. 4 Nr. 2 ArbGG zur Übersendung von Schriftsätzen an Gerichte auf digitalem Wege. Die bei Einreichung auf herkömmlichen Wegen erforderliche eigenhändige Unterschrift und physische Übergabe wird in der digitalen Welt durch zwei Möglichkeiten ersetzt: Zum einen die qualifizierte Signatur der verantwortenden Person, die elektronisch an der Schriftsatzdatei angebracht wird. Zum anderen die Einreichung über einen sicheren Übermittlungsweg (z.B. beA) und die einfache Signatur der verantwortenden Person am Ende der Schriftsatzdatei. Unbenommen bleibt Rechtsanwälten des Weiteren die Kombination beider Möglichkeiten, nämlich (bestimmende) Schriftsätze über beA einzureichen und zusätzlich qualifiziert zu signieren. Eine Besonderheit des beA ist, dass der Übertragungsweg personengebunden ist, das heißt, auch in einer Rechtsanwaltskanzlei mit mehreren Anwälten hat jeder Anwalt sein eigenes beA. Es gibt kein „Kanzlei-beA“.
Das Arbeitsgericht hat nun darauf hingewiesen, dass einfache Signatur und Übermittlung des Schriftsatzes per beA Personenidentität erfordern, das heißt, im Schriftsatz muss sich am Ende der Namenszug des über beA übermittelnden Anwalts befinden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der übermittelnde Rechtsanwalt nicht zusätzlich qualifiziert signiert. Nur so kann hinreichend sichergestellt werden, dass die verantwortende und absendende Person identisch ist. Konsequenz einer solchermaßen unzulässig eingereichten Kündigungsschutzklage kann, wenn rechtzeitige Korrektur nicht mehr erfolgt, die endgültige Rechtswirksamkeit der mit der beabsichtigten Klage angegriffenen Arbeitgeberkündigung des Arbeitsverhältnisses sein (§ 7 KSchG). Die beabsichtigte Klage wäre dann aufgrund Zeitablaufs ohne Aussicht auf Erfolg.
Wie bestelle ich einen Vertreter?
Zunächst muss die Entscheidung getroffen werden, ob der Vertreter gem. § 53 BRAO bestellt werden soll. Dazu kann nach Absatz 2 Satz 2 der Vertreter für alle Verhinderungsfälle, die während eines Kalenderjahres eintreten können, bestellt werden. Er wird dann von der RAK automatisch im beA des Vertretenen eingetragen. Diese Vertretung ist öffentlich im Bundesweiten Amtlichen Rechtsanwaltsregister ersichtlich:
Dann sieht der Vertreter beim Einloggen in sein beA sein eigenes beA und das beA desjenigen, den er vertritt.
Einzelanwälte sollten sich Gedanken machen, wie die Vertretung im Fall von geplanten (Urlaub) und ungeplanten (Krankheit etc.) Abwesenheiten geregelt werden soll.
Es besteht auch die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum Rechte zu vergeben. Wird der Vertreter dauerhaft im beA eingetragen, sind sämtliche Nachrichten (je nach Rechtevergabe) für den Vertreter ersichtlich, eine Beschränkung auf bestimmte Nachrichten ist nicht möglich.
Rechtsanwälte in Berufsausübungsgemeinschaften regeln meistens die Vertretung intern, es können auch mehrere Vertreter im beA eingetragen werden.
Um einen Vertreter im beA einzutragen, loggt sich der Anwalt mit seiner beA-Karte ein. Danach auf
Einstellungen
Postfachverwaltung
Benutzerverwaltung
gehen. In der Benutzerverwaltung das Feld „Suche“ anklicken und dann auf „Benutzer mit Postfach“. Je nach Häufigkeit des Namens sucht man am einfachsten nach dem Vor- und Nachnamen, ggf. auch Eingrenzung durch die PLZ. beA zeigt dann die entsprechenden Kollegen an und man wählt den richtigen Namen durch Klick auf den Namen aus und geht dann oben auf den Button „Als Mitarbeiter zuordnen“. Das System vergibt automatisch Recht 01. Die weiteren Rechte vergibt man mit dem Button „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“. Achten Sie darauf, dass der Vertreter immer das Recht 04 – Nachricht signieren, das Recht 13 – EBs signieren und 15 – EBs zurückweisen erhält. Legen Sie darüber hinaus Regeln fest, wie mit Nachrichten, die als (persönlich/vertraulich) von der RAK kommen, umgegangen werden soll. Dazu gehören dann Recht 16 EBs signieren (persönlich/vertrauliche Nachrichten) und Recht 17 EBs versenden (persönlich/vertrauliche Nachrichten). Je nachdem, ob mit oder ohne Mitarbeiter gearbeitet wird, sollten dem Vertreter weitere Rechte eingeräumt werden.
Wie kann der Vertreter wirksam einreichen?
Der Vertreter unterzeichnet den Schriftsatz / die Klage in voller Verantwortung, ohne Zusätze wie i.A., i.V., pro abs., oder „in seiner Abwesenheit unterzeichnet von“.
Dazu wird das Dokument mit dem Namenszug des Vertreters (einfache Signatur) versehen.
1. Digitale Unterschrift im beA
Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN). Da die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) im beA als separates Dokument angehängt wird, ist auf dem Schriftsatz nicht ohne weiteres ersichtlich, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist. Es kann daher z.B. der Vermerk „Qualifiziert elektronisch unterzeichnet durch Max Mustermann, Rechtsanwalt“ hinzugefügt werden. Damit ist zum einen das Erfordernis der einfachen Signatur erfüllt und zum anderen deutlich gemacht, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist. Es ist weder sinnvoll noch erforderlich, das Dokument handschriftlich zu unterschreiben und einzuscannen!
Alternative:
2. Digitale Unterschrift extern
Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte oder einer anderweitigen, gültigen, Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN) mit einem externen Signaturprogramm, z.B. secsigner.
Das hat den Vorteil, dass der Vertreter unabhängig vom beA des Vertretenen qualifiziert elektronisch signieren kann.
Der Mitarbeiter kann dann das bereits mit einer qeS signierte Dokument mit seiner beA-Mitarbeiterkarte ins beA das Vertretenen hochladen und versenden.
3. Einreichung
Im Idealfall wird das Dokument über das beA des Vertretenen eingereicht, sinnvollerweise durch einen Mitarbeiter mit dessen beA-Mitarbeiterkarte. Das hat den Vorteil, dass die weitere Korrespondenz vom Gericht auch in das beA des Vertretenen eingeht und die Organisation erleichtert wird.
Bitte beachten:
Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte.
Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten, sei es Mitarbeiter oder Vertreter, überlassen.
Das neue Gebäude des Justizzentrums Bad Kreuznach liegt außerhalb im Gewerbegebiet und ist gut erreichbar. Bei tropischen Temperaturen müssen Richter und Mitarbeiter ohne Klimaanlage ihren Dienst verrichten, Ventilatoren und Verdunklung passen nicht zum modernen, barrierefreien Gebäude.
Wir durften einen Blick hinter die Kulissen werfen:
Die Direktorin des Amtsgerichts Bad Kreuznach, Brigitte Hill, gab uns einen Einblick in ihr Arbeitszimmer:
Der Schreibtisch ist höhenverstellbar, so dass man auch im Stehen arbeiten kann. Es gibt zwei Bildschirme, davon einen Touch-Screen, der sich beliebig in Stellung bringen lässt. In Rheinland-Pfalz arbeitet man mit der Fachsoftware ForumStar. Die Oberfläche ist modern und vergleichbar mit einer Anwaltssoftware. Als Kartenlesegerät ist der Reiner CyberJack Komfort im Einsatz.
Alle Eingänge werden im Posteingangsbereich, der sich beim Landgericht befindet, eingescannt. Dabei gilt das 4-Augen-Prinzip. Die Papiere werden nach sechs Monaten vernichtet, Urkunden an den Absender zurückgegeben. Da in Bad Kreuznach seit 3.12.2018 die elektronische Akte eingeführt wurde, wird jetzt das erste Mal vernichtet, auch dies geschieht im Scanbereich, der ein „Hochsicherheitsbereich“ ist. Der Richter kann die Eingänge elektronisch bearbeiten und verfügen.
Die Geschäftsstelle setzt elektronische Stempel und Bearbeitungsvermerke, so dass die Vermerke wie auf einer Papierakte angebracht werden können und sie haben einen großen Vorteil: Sie sind gut lesbar und sofort erkennbar. Leider muss man das Dokument öffnen, um zu sehen, was es enthält. Das ist bei eiligen Sachen nachteilig, da die Geschäftsstelle in der analogen Welt vorsortieren und Prioritäten setzen konnte. Elektronische Dokumente können zwar auch mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden, dennoch muss das Dokument immer geöffnet werden. Hier ist noch Entwicklungspotential beim Einscannen / Benennen vorhanden.
So sieht die weitere Zeitplanung zum Elektronischen Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz aus:
Von 2019 bis 2023 werden weitere Pilotierungen in anderen Verfahrensbereichen und flächendeckendes Ausrollen der eAkte erfolgen.
1. Januar 2022: Unsere Kommunikation erfolgt überwiegend elektronisch. Behörden, Anwälte und Notare dürfen nicht mehr in Papier einreichen.
1. Januar 2026: Spätestens jetzt wird die eAkte verpflichtend für alle Gerichte und Staatsanwaltschaften.
2. Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle
Die Mitarbeiterinnen haben zwei Bildschirme und ebenfalls das Kartenlesegerät von Reiner CyberJack Komfort. Noch wird parallel analog und digital gearbeitet. Es gibt also immer noch reichlich „liegende Akten“ in den Regalen. Wenn Anwälte direkt über beA einreichen, erhält die Geschäftsstelle – sofern die Sache bereits ein Aktenzeichen hat – die Nachricht direkt auf den Bildschirm.
Es wurde bemängelt, dass viele Kanzleien noch nicht im Umgang mit dem beA geschult sind, denn von Gericht übersandte Empfangsbekenntnisse werden häufig übersehen oder nicht über beA zurückgesandt. (Daher erklären wir hier unter 3. die Handhabung von eEB).
Die Geschäftsstelle bittet darum, darauf zu achten ob ein eEB angefordert wurde. Des Weiteren sollen Dokumente so benannt werden, dass direkt erkennbar ist, welcher Inhalt enthalten ist. Anlagen sollen bitte immer mit K1, K2 etc. oder B1, B2 etc. und einer fortlaufenden Nummer bezeichnet werden.
Die Justiz hat sich intensiv auf die Herausforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Akte vorbereitet:
Information: Ich kann mich rund um die Uhr jederzeit über die aktuellen Entwicklungen informieren.
Schulung: Ich erhalte rechtzeitig vor der Einführung der eAkte in meiner Behörde Angebote, um mich technisch und rechtlich auf die eAkte vorzubereiten.
Begleitung: Bei der Einführung der eAkte werde ich persönlich begleitet.
Wie sieht mein Arbeitsplatz in Zukunft aus:
Ich erhalte eine moderne, sichere und funktionale Arbeitsplatzausstattung.
Vertraute Fachanwendungen bleiben erhalten.
Daten muss man nicht mehr tragen und sie brauchen keinen Platz.
Die eAkte vereinfacht und beschleunigt meine Arbeitsabläufe.
Die Technik unterstützt mich beim strukturierten Arbeiten.
3. Handhabung bei elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB)
Erst beim Öffnen einer Nachricht erkennt man, ob ein Empfangsbekenntnis angefordert wurde:
Wenn man direkt beim Posteingang sehen will, ob ein eEB angefordert wurde, kann man dieses so einstellen, dass das System selbst die Nachrichten markiert: In unserem Beispiel sind die „golden“ markierten Eingänge vom 27. und 23.9.2019 mit eEB:
Um diese Einstellungen vorzunehmen, klickt man im Posteingang auf den Reiter „Sonstige Funktionen, Hervorhebung von Nachrichten“:
Man wählt
aus, vergibt einen Namen, z.B. eEB, wählt eine Farbe, z.B. „Golden“, fügt einen Filter hinzu
wählt als Filterkriterium „Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis erfordern“, Operator „gleich“, Wert „Ja“ und bestätigt mit dem kleinen Haken:
Dann werden alle Nachrichten, die mit eEB eingehen, automatisch farblich markiert, so dass sie nicht zu übersehen sind.
Gleichwohl gilt bei eEB die bisherige Handhabung: Maßgeblich für das Zustellungsdatum ist die Kenntnisnahme des Anwalts.
Nur der Anwalt bestimmt, wann er ein Schriftstück als zugestellt entgegennimmt und wann damit die Frist zu laufen beginnt.
Beim Button „Abgabe erstellen“ kann der Anwalt das Zustelldatum auswählen und das eEB abgeben:
Das System schlägt das Tagesdatum vor. Danach kann das eEB entweder durch den Anwalt versendet werden oder der Anwalt signiert mit qualifizierter elektronischer Signatur und der Mitarbeiter versendet das eEB.
Danach erscheint in den gesendeten Nachricht beim Öffnen der Nachricht der Hinweis:
Beim Klick auf „Anzeigen“ erscheint das Datum, an dem das eEB als zugestellt entgegen genommen wurde:
Achtung:
Schriftsatzfristen ohne eEB gelten mit Eingang im beA als zugegangen, unabhängig davon, wann und von wem sie zur Kenntnis genommen werden! Hier besteht jedoch in der Regel die Möglichkeit, die Frist verlängern zu lassen.
4. Anforderungen ab 1. Juli 2019
Ab Montag sind Dokumente nur noch als durchsuchbare PDF, und falls bildliche Darstellungen als PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, zusätzlich als TIFF, einzureichen.
„Das elektronische Dokument ist in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Bis zum 30. Juni 2019 kann von der Übermittlung des elektronischen Dokuments in durchsuchbarer Form nach Satz 1 abgesehen werden.“
Die Schonfrist, die den Anwälten gewährt wurde, um sich organisatorisch auf diese Anforderungen einzustellen, ist damit vorbei. Hintergrund ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Barrierefreiheit des beA, damit auch Menschen mit Behinderungen in der Lage sind, das beA zu nutzen. Durchsuchbare PDF können dann als Texte vorgelesen werden und sind damit barrierefrei.
Wenn ein Dokument nicht in der geforderten Form erstellt werden kann, ist der Einschub „soweit technisch möglich“ wichtig, da nicht alle Dokumente, beispielsweise handschriftliche Aufzeichnungen oder Zeichnungen, als durchsuchbare PFD oder TIFF dargestellt werden können.
§ 130 a Abs. 6 ZPO enthält den Hinweis:
(6) „Ist ein elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.“
Sofern glaubhaft gemacht wird, dass die Höchstgrenzen der Datenmenge (derzeit maximal 100 Dateien) und der Gesamtgröße der Dateien (derzeit maximal 60 MB) überschritten wird, könnten die Dateien als elektronische Dokumente bis 31. Dezember 2020 auch als DVD oder CD eingereicht werden. So wurde am 24. Juni eine Lastwagenladung mit 650.000 Seiten (geschätzte 3 Tonnen Papier) an die Vertreter von Daimler im Streit um das LKW-Kartell zugestellt. Aus „sachlichen Gründen“ hätten die Klägervertretung auf dem Ausdruck bestanden. Das hätte man in einem solchen Verfahren durchaus elektronisch lösen können, zumal der Aufwand der Digitalisierung im nachhinein deutlich höher ist.
Sprechende Dateinamen
2 Absatz 2 der ERVV gibt vor:
(2) „Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.“
Jedes Bundesland formuliert in seiner Landesverordnung die Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr. Prüfen Sie unter https://bea-abc.de/lexikon/landesverordnung/ welche Besonderheiten zu beachten sind.
Einig sind sich die Bundesländer, dass Schriftsatz und jede Anlage als separates Dokument hochgeladen werden sollen. Dabei sollen Schriftsatz und Anlagen fortlaufende Nummerierungen erhalten und die Anlagen, je nachdem, ob man Kläger oder Beklagten vertritt, mit K1, K2, B1, B2, etc. bezeichnet werden. Wichtig ist, dass die Datei nicht als „Schriftsatz an das AG Bad Kreuznach“ sondern als „Klage“ oder „Klageerwiderung“, „Terminsverlegungsantrag“ etc. bezeichnet wird. Dann kann das Gericht sofort erkennen, worum es geht und ggf. die Sache mit höherer Priorität versehen. Bitte keine Umlaute, Sonderzeichen oder ß verwenden, diese können vom System nicht verarbeitet werden und führen zu unlesbaren Dateinamen.
5. Update auf Version 2.2 im Juli 2019
In Kürze wird die Version 2.2 für beA bereitgestellt. Dann können die Anwaltssoftwarehersteller die beA-Schnittstelle so programmieren, dass die bislang noch vorhandenen Fehler beim Exportieren der Dateien beseitigt werden.
Freuen wir uns also auf ein beA, das immer besser wird.
Mein Tipp:
Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Gerichten auf und klären Sie, wie dort der Ablauf vonstatten geht. Im Dialog geht alles besser.
Gutes Gelingen wünscht Ilona Cosack.
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2019-06-29 00:00:212019-06-29 01:04:57Blick hinter die Kulissen: Wie kommen beA-Nachrichten bei Gericht an?
Zum 1. April 2019 beginnt die BRAK mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA
Nein, es ist kein Aprilscherz. Die BRAK bezeichnet es als Frühjahrsputz.
Bislang sind alle Nachrichten, die im beA eingegangen und gesendet wurden, im Anwaltspostfach verblieben, es sei denn, sie wurden vom Nutzer selbst in den Papierkorb geschoben oder gelöscht.
Jetzt aktiviert die BRAK § 27 RAVPV:
„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden. Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“
Das bedeutet, dass alle Nachrichten, dies betrifft sowohl empfangene und gesendete, und auch elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB), die ab 1. Januar 2019 und älter sind, vom System automatisch in den Papierkorb verschoben und zum 1. Mai 2019 automatisch gelöscht werden.
Nachrichten, die sich seit dem 1. März 2019 schon im Papierkorb befinden, werden bereits zum 1. April 2019 endgültig gelöscht.
Nutzer sollen vor dem endgültigen Löschen einer Nachricht per E-Mail informiert werden.
Praxistipp: Um permanente Löschhinweise per E-Mail zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine eigene Löschregel zu definieren und umzusetzen.
Alle Nachrichten sind zu exportieren. Drucken allein genügt nicht! Nur mit dem Export werden alle erforderlichen Nachweise über Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht gesichert.
Nachrichten können nur einzeln exportiert werden. Die Exportfunktion verbirgt sich in einer geöffneten Nachricht unter dem Button „Sonstige Funktionen“. Das System erstellt eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese komplett mit einem sprechenden Dateinamen (was ist Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID auf dem eigenen Rechner. Lassen Sie die ZIP-Datei unversehrt. Kopieren Sie benötigte Informationen, z.B. die export.html, in die elektronische Akte.
Auch die Nachrichten- und Postfachjournale werden nach 90 Tagen gelöscht, beim Postfachjournal werden ohnehin nur die letzten 100 Treffer angezeigt. Es empfiehlt sich, auch diese regelmäßig zu exportieren.
Umstieg auf die elektronische Aktenführung
Auch die BRAK regt an, zu überlegen, ob mit der Nutzung des beA der Umstieg auf eine nur elektronisch geführte Akte realisiert werden kann, um Medienbrüche zu vermeiden.
Nach meiner Erfahrung nutzen immer noch viele Kanzleien „Gürtel und Hosenträger“, führen also eine Papierakte und eine elektronische Akte parallel mit einem entsprechenden Mehraufwand.
2026 will die Justiz die elektronische Akte einführen. In allen Bundesländern haben Pilotgerichte bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt.
Das beA produziert allein für den Empfang eines eEB sieben Dateien, die gesichert werden müssen:
Beim Empfang von Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen erhöht sich diese Zahl noch um die Dokumente und entsprechenden Signaturdateien:
XML-Dateien sind maschinenlesbar und nur in elektronischer Form aufzubewahren. Auch Signatur-Dateien und Prüfprotokolle können nur in elektronischer Form als Nachweis dienen.
Es ist daher an der Zeit, eine Digitalstrategie für die Aktenführung und -bearbeitung zu entwickeln.
Anwaltspostfach noch nicht freigeschaltet?
Das automatisierte Löschen von Nachrichten betrifft auch Postfächer, die noch nicht freigeschaltet sind. Diese erkennt man daran, dass sie als „vorbereitet aktiv“ im beA geführt werden.
Meine Recherche in Mainz ergab, dass ca. 15 % aller Anwälte bislang nicht nicht registriert sind, in Frankfurt sind es 24 %. Die BRAK informiert: „Vom automatischen Löschen sind auch Nachrichten betroffen, die ungelesen in noch nicht aktivierten Postfächern liegen. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Daher nutzen Sie den Schwung des noch jungen Jahres und beginnen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz!“
Erneute Störung bei der Anmeldung am beA und ein weiteres Update
Derzeit ist der digitale Frühjahrsputz nur eingeschränkt möglich.
War schon am 18. Februar 2019 beA von 11.52 bis 12.42 Uhr nicht erreichbar, gab es am 19. Februar 2019 um 17.17 Uhr die Fehlermeldung im EGVP:
Um 19.15 Uhr fand sich bereits die bis 19.30 Uhr datierte Störung als erledigt:
Die „Aktuellen Meldungen“ auf der BRAK-Seite häufen sich:
Die Störungsdokumentation hinkt hinterher:
Neues Update am Mittwoch, 20. Februar 2019 – kurzzeitig Sessionabbrüche
„Am Mittwoch, 20.02.2019, wird eine neue beA-Version (2.1.5) installiert. Aufgrund der Installationsarbeiten kommt es zwischen 0.30 und 1.00 Uhr sowie zwischen 6.00 und 7.00 Uhr zu Sessionabbrüchen. Wir bedauern entstehende Unannehmlichkeiten.
Die neue Version ermöglicht Vertretern und Zustellungsbevollmächtigten die Nachrichtenübersicht auch eines nicht registrierten Postfachs einzusehen. Ferner unterstützt die beA-Webanwendung nun macOS Mojave 10.14. Zudem umfasst die neue Version Aktualisierungen eingesetzter Drittbibliotheken und Fehlerbehebungen insbesondere die KSW-Schnittstelle betreffend.“
Hoffen wir, dass damit dann auch die Störungen dauerhaft beseitigt werden.
https://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.png00Ilona Cosackhttps://bea-abc.de/wp-content/uploads/2015/07/beA-ABC-1_240x88.pngIlona Cosack2019-02-19 19:28:512019-07-12 01:49:05Automatisches Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA
