Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Fragen, die mir in Gesprächen und im Rahmen von Seminaren gestellt wurden. Wenn Ihre Fragen noch nicht dabei sind, senden Sie diese Fragen gerne zu. Wir werden Ihre Fragen dann beantworten und ggf. veröffentlichen.

Was ist das beA?

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist die neue, einfache und sichere Alternative zum Versand anwaltlicher Dokumente.

Was nutzt das beA?

Mit dem ERV-Gesetz wird der beim elektronischen Rechtsverkehr bestehende „Flickenteppich“ zwischen den Ländern beseitigt.

Das beA wird der gesamten Anwaltschaft eine sichere digitale Kommunikation mit allen zugelassenen Kollegen untereinander, der Rechtsanwaltskammer und der Justiz ermöglichen. Langfristig werden sich dadurch die Postlaufzeiten deutlich verkürzen. Auch innerhalb der Kanzlei ermöglicht das beA effektivere und schnellere Arbeitsabläufe und ist damit der Wegbereiter in die digitale Rechtswelt.

Wann kommt das beA?

2016

Am 28.11.2016 wurde das beA-System in Betrieb genommen. Bis 31.12.2017 kann beA freiwillig genutzt werden.

Bis 1.1.2018 wird es möglich sein, in der Übergangszeit beA und EGVP-Client parallel zu nutzen.

2018

Ab 1.1.2018 sind Rechtsanwälte verpflichtet, beA passiv (=empfangen) zu nutzen.

Ab Ende 2018 sollen alle Gerichte der Zivil-, Arbeits-, Finanz-, Verwaltungs- und Sozialgerichtsbarkeit für die elektronische Kommunikation über das beA erreichbar sein. Allerdings besteht für die Länder die Möglichkeit, diesen Zeitpunkt bis zu zwei Jahre nach hinten zu verschieben.

2022

Spätestens ab 1.1.2022 wird die Anwaltschaft verpflichtet sein, elektronisch mit der Justiz zu kommunzieren. Die Länder haben unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die obligatorische Nutzung des beA um ein oder zwei Jahre für jede Gerichtsbarkeit vorzuverlegen.

Ausnahme: Strafgerichtsbarkeit

Dort soll der elektronische Rechtsverkehr 2026 in Kraft treten.

Wie funktioniert das beA?

Zugang:

Über einen Webbrowser (z.B. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc.) oder mit einer Schnittstelle direkt aus der Kanzleisoftware.

Was wird benötigt:

Nutzung:

Unabhängig von der Größe einer Kanzlei wird jeder Anwalt ein beA erhalten. Durch verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten kann jede Kanzlei die Arbeitsabläufe so gestalten, dass die Bündelung der Postfacheingänge im Rahmen eines „virtuellen Kanzleipostfachs“ möglich wird.

Was kostet das beA?

Für die Entwicklung des beA und die Bereitstellung der Betriebsumgebung erhebt die BRAK für die Jahre 2014 und 2015 zusammen einen Beitrag von 63 Euro pro Rechtsanwalt, der 2015 von den Rechtsanwaltskammern eingezogen wird.

Die Kammern finanzieren diesen Beitrag unterschiedlich – teilweise durch eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge, teilweise durch eine Umlage und teilweise durch einen Rückgriff auf das Vermögen der jeweiligen Kammer. Die Beschlüsse dazu werden in den jeweiligen Kammerversammlungen durch die Mitglieder gefasst. Über die Beitragshöhe in den Folgejahren entscheiden die Rechtsanwaltskammern jeweils im Frühjahr.

Die beA-Karte Basis wird 29,90 EUR zzgl. Umsatzsteuer (USt.) kosten.

Die beA-Karte Signatur wird 49,90 EUR zzgl. USt. kosten.

Darüber hinaus entstehen ggf. individuelle Folgekosten durch die Anpassung der Arbeitsabläufe an eine digitale Aktenführung, z.B. Lizenzkosten für zusätzliche Arbeitsplätze der Kanzleisoftware, Hardwarekosten, schneller Internetzugang, Schulungskosten für Anwälte und Mitarbeiter. Im Gegenzug werden z.B. Porto- und Papier-/Tonerkosten, Kosten für Büromaterial etc. eingespart.

Wie erfolgt der Zugang zum beA?

Der Zugang zum beA erfolgt entweder über den Browser oder direkt aus der Kanzleisoftware (im Laufe des Jahres 2017).

Brauche ich für das beA eine Kanzleisoftware?

Nein, eine Kanzleisoftware ist nicht erforderlich. Computer, Client Security und Internetzugang genügen.

Besteht ein Nutzungszwang für das beA?

Nein, das beA steht ab 28.11.2016 jedem Rechtsanwalt zu Testzwecken zur Verfügung. Bis 31.12.2017 ist die Nutzung freiwillig.

Eine Pflicht zur aktiven Nutzung = Versand ist spätestens 2022 vorgesehen.

Ab 1.1.2018 soll der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten möglich sein, ab diesem Zeitpunkt ist die passive Nutzung = Empfang notwendig.

Da einzelne Länder für die Einrichtung der notwendigen IT-Infrastruktur mehr Zeit benötigen, haben sie die Möglichkeit, die elektronische Erreichbarkeit der Gerichte bis zum 01.01.2020 hinauszuschieben. Spätestens ab dem 01.01.2020 muss der elektronische Zugang zu allen Gerichten bundeseinheitlich gewährleistet sein. Beginnend ab dem 01.01.2020 können die Bundesländer eine Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für Rechtsanwälte vorsehen. Bundesweit tritt die Nutzungspflicht für die Anwaltschaft spätestens zum 01.01.2022 in Kraft.

Mit wem kann ich über das beA kommunizieren?

Ab 28.11.2016 mit jedem Rechtsanwalt, der bekundet hat, dass er über das beA erreichbar ist, mit den Rechtsanwaltskammern, dem Zentralen Schutzschriftenregister und mit den Gerichten, die in den jeweiligen Landesverordnungen ersichtlich sind.

Welche Hardware ist für das beA erforderlich?

Neben dem Computer werden für die Anmeldung am beA mindestens eine beA-Karte Basis und ein Kartenlesegerät benötigt.

Welche beA-Karte soll ich bestellen?

Wer bereits eine Signaturkarte hat, ist mit der beA-Karte Basis gut gerüstet.

Wer noch keine Signaturkarte hat, bestellt am besten die beA-Karte Signatur.

Empfehlenswert ist auch die Bestellung einer Zweitkarte als Backup für den Fall, dass die beA-Karte defekt geht.

Bei Verlust oder Diebstahl kann die beA-Karte gesperrt und eine Ersatzkarte bestellt werden.

Ein Softwarezertifikat kann zusätzliche Dienste leisten, z.B. beim mobilen Zugriff.

Können vorhandene EGVP-Chipkarten weiterverwendet werden?

Vorhandene EGVP-Karten können für die Signatur und auch für beA verwendet werden, sobald sie im beA als zusätzlicher Sicherheitstoken dem beA-Postfach hinzugefügt wurden. Für die Erstanmeldung am beA wird immer eine beA-Karte benötigt. In jedem Fall ist es sinnvoll, eine Ersatzkarte vorzuhalten.

Können vorhandene EGVP-Kartenlesegeräte weiterverwendet werden?

Für die PIN-Änderung und das Nachladen des Signaturzertifikats benötigen Sie ein Kartenlesegerät mit Display und Tastatur (Gruppe 3). Ansonsten können vorhandene EGVP-Kartenlesegeräte in der Regel weiterverwendet werden.

Weitere Informationen zu Kartenlesegeräten finden Sie auf der Seite der BRAK

Wie viele Mitarbeiterkarten werden benötigt?

Mitarbeiter-Chipkarten und Softwarezertifikate sind nicht personengebunden. Nur an Mitarbeiter-Chipkarten kann das Recht Nr. 19 vergeben werden. Damit können Mitarbeiter selbst Rechte an Dritte vergeben.

Jede Kanzlei entscheidet, ob Mitarbeiter-Chipkarten, Softwarezertifikate oder beide Varianten genutzt werden sollen.

Wenn unterschiedliche Berechtigungen erteilt werden sollen, empfiehlt es sich, mehrere Mitarbeiter-Chipkarten oder Softwarezertifikate zu erwerben.

Zur Nutzung von Mitarbeiter-Chipkarten wird am Arbeitsplatz ein Kartenlesegerät benötigt.

Softwarezertifikate können direkt auf dem Computer oder auf einem USB-Stick gespeichert werden und sind auch für Anwälte nutzbar.

Kann das beA in die gängigen E-Mail-Programme integriert werden?

Eine Integration des beA in E-Mail-Programme ist nicht vorgesehen. Es ist jedoch sinnvoll, im E-Mail-Programm Benachrichtigungsoptionen einzurichten, um informiert zu werden, sobald eine Nachricht im beA eingetroffen ist. Diese Funktion kann bei mehreren Anwälten auch als Posteingangsfilter genutzt werden.

Die Kanzleisoftwareanbieter werden im Laufe des Jahres 2017 eine Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellen.

Wie funktioniert das mit der Unterschrift?

Eine Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Die Unterschrift wird durch die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ersetzt. Ab 1.1.2018 entfällt die qeS, sobald der Anwalt selbst das Dokument aus beA heraus versendet.

Wie funktioniert die Vertretung?

Vertreter (Rechtsanwälte) bei Urlaub oder Krankheit können im Vertretungsfall mit der eigenen beA-Karte auf das beA des zu Vertretenden zugreifen.

Die Vergabe der Rechte: Zugriff, Lesen, Bearbeiten etc., wird durch den beA-Inhaber festgelegt und kann jederzeit verändert werden.

Welche Datenübertragungsraten sind notwendig?

Mindestens 2 MBit/sec. Optimal 6 MBit/sec.

Bei der Bundesnetzagentur können Sie die an Ihrem Standort vorhandene aktuelle Breitbandgeschwindigkeit testen.

Weshalb wird eine spezielle beAKarte zur Erstregistrierung gebraucht?

Mit dem beA-System wird künftig die elektronische Kommunikation mit der Justiz und, was bisher noch nicht der Fall ist, mit den Kollegen auf sicherem
Wege möglich sein. Dazu werden die Nachrichten im beA-System Ende-zu-Ende verschlüsselt, das heißt, sie werden auf dem Rechner des Absenders
ver- und erst auf dem Rechner des Empfängers wieder entschlüsselt.

Ein weiteres wichtiges Merkmal beim beA ist die detaillierte Rechteverwaltung. Jeder Rechtsanwalt kann Dritte berechtigen, auf sein Postfach zuzugreifen und demjenigen dabei bestimmte Befugnisse einräumen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Rechteverwaltung erfordern ein besonderes Sicherheitskonzept: Es muss gewährleistet werden, dass ausschließlich Rechtsanwälte ein beA erhalten und dann auch nur diese anderen Personen Zugriffsbefugnisse erteilen können. Deshalb wird es eine besondere beA-Karte geben, auf der die jeweilige Postfachnummer enthalten ist. Diese Karte erhalten nur in der Bundesrepublik zugelassene Rechtsanwälte, der Abgleich erfolgt dabei über das Bundesweite Amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis.

Nur mit dieser Karte wird die Erstanmeldung an ihrem beA-Postfach möglich sein. Die Karte wird es in zwei Varianten geben: mit und ohne Signierfunktion. Wenn Sie bereits eine Signaturkarte besitzen oder keine signierten Dokumente versenden wollen, können Sie sich also eine (günstigere) beA-Karte ohne Signierfunktion bestellen (beA-Karte Basis, 29,90 Euro zzgl. Mehrwertsteuer).

Was passiert, wenn ich die beAKarte nicht beantrage?

Ab 28.11.2016 steht beA für jeden Rechtsanwalt bereit. Bis 31.12.2017 besteht keine gesetzliche Verpflichtung, eine beA-Karte zu beantragen und zu nutzen. Ab 1.1.2018 wird die passive Nutzung (Empfang von Nachrichten) im Gesetz verankert. Wer dann nicht in sein beA Postfach sieht, verpasst relevante Post.

Gibt es ein Kanzleipostfach? Wie sieht es für Rechtsanwaltsgesellschaften aus?

Der Gesetzgeber hat in dem ab 1.1.2016 geltenden neuen § 31a BRAO festgelegt, dass alle eingetragenen Rechtsanwälte ein beA erhalten.
Für Kanzleien, auch solche, die als RA-GmbH oder PartGmbB organisiert sind, ist kein eigenes beA-Postfach vorgesehen. Das beA selbst ist aber
nur der Übertragungsweg, Sie können in den Nachrichten selbst beziehungsweise in den angehängten Dokumenten deutlich machen, dass ein
Handeln für die Kanzlei/Gesellschaft vorliegt.

Ich bin in mehreren Kanzleien tätig, bekomme ich mehrere Postfächer?

Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass jeder eingetragene Rechtsanwalt – anknüpfend an seine Eintragung im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO – nur ein beA erhält. Im Referentenentwurf ist vorgesehen, dass auf Antrag auch zusätzliche Postfächer freigeschaltet werden können.

Bekommen auch Syndikusrechtsanwälte ein beA?

Syndikusrechtsanwälte erhalten ab 1.10.2016 zwei besondere elektronische Anwaltspostfächer.

Da die technische Umsetzung nicht zeitgerecht erfolgen kann, informiert die BRAK auf der Webseite www.bea.brak.de, wann der Start beginnt.

Braucht jeder Mitarbeiter eine eigene Karte oder ein eigenes Softwarezertifikat?

Das beA verfügt über einen detaillierten Katalog an Rechten, die auf Mitarbeiter oder Kollegen übertragen werden können (Leserecht, Versenderecht,
Recht, eigene Rechte zu vergeben u.a.). Die Vergabe dieser Rechte ist jeweils an die Mitarbeiter-Chipkarte beziehungsweise das Mitarbeiter-
Softwarezertifikat geknüpft, deshalb braucht jeder Mitarbeiter eine eigene Karte/ein eigenes Softwarezertifikat, wenn unterschiedliche Rechte vergeben werden sollen.
Soll ein Mitarbeiter Zugriff auf mehrere Anwaltspostfächer erhalten, genügt eine Chipkarte beziehungsweise ein Softwarezertifikat für
diesen Mitarbeiter.

Braucht jeder Rechtsanwalt / jeder Mitarbeiter ein eigenes Kartenlesegerät?

Karten und Lesegeräte sind nicht miteinander gekoppelt, so dass, wenn es organisatorisch möglich ist, auch mehrere Personen ein Lesegerät
verwenden können.

Kann ich auch eine bereits vorhandene Signaturkarte verwenden?

Die Weiterverwendung einer bereits vorhandenen Signaturkarte ist möglich. Allerdings wird für die Erstregistrierung eines Rechtsanwaltes im
beA-System eine besondere beA-Karte benötigt. Ist bereits eine Signaturkarte vorhanden, reicht hier die beA-Karte Basis.

Ich habe das Schreiben zur Erstregistrierung nicht erhalten bzw. es ist mir abhandengekommen.

Bitte wenden Sie sich an die Bundesnotarkammer unter bea@bnotk.de

Meine Adresse im Erstregistrierungsantrag stimmt nicht

Bitte wenden Sie sich für die Korrektur Ihrer Daten an Ihre regionale Rechtsanwaltskammer. Sie können auch vorab im Bundesweiten Amtlichen
Anwaltsverzeichnis unter www.rechtsanwaltsregister.org Ihre Angaben überprüfen. So haben Sie eine Information, welchen Stand Ihre Daten
haben. Die regionalen Rechtsanwalts kammern versenden ihre Mitgliederdaten zwei mal pro Woche an die BRAK.

Wie kann ich prüfen, bei welchen Gerichten der Elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist?

Die Bundesländer legen in den Landesverordnungen fest, bei welchen Gerichten der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist. Auf der Website www.justiz.de finden Sie einen Überblick. Aus Haftungsgründen sollte zum Zeitpunkt der Absendung in den jeweiligen Landesverordnungen geprüft werden, ob das Bundesland bereits am Elektronischen Rechtsverkehr teilnimmt.