Automatisches Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA

Zum 1. April 2019 beginnt die BRAK mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA

Nein, es ist kein Aprilscherz. Die BRAK bezeichnet es als Frühjahrsputz.

Bislang sind alle Nachrichten, die im beA eingegangen und gesendet wurden, im Anwaltspostfach verblieben, es sei denn, sie wurden vom Nutzer selbst in den Papierkorb geschoben oder gelöscht.

Jetzt aktiviert die BRAK § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.
Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Das bedeutet, dass alle Nachrichten, dies betrifft sowohl empfangene und gesendete, und auch elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) und Nachrichten- und Postfachjournale, die ab 1. Januar 2019 und älter sind, vom System automatisch in den Papierkorb verschoben und zum 1. Mai 2019 automatisch gelöscht werden.

Nachrichten, die sich seit dem 1. März 2019 schon im Papierkorb befinden, werden bereits zum 1. April 2019 endgültig gelöscht.

Nutzer sollen vor dem endgültigen Löschen einer Nachricht per E-Mail informiert werden.

Praxistipp: Um permanente Löschhinweise per E-Mail zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine eigene Löschregel zu definieren und umzusetzen.

Alle Nachrichten sind zu exportieren. Drucken allein genügt nicht! Nur mit dem Export werden alle erforderlichen Nachweise über Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht gesichert.

Nachrichten können nur einzeln exportiert werden. Die Exportfunktion verbirgt sich in einer geöffneten Nachricht unter dem Button „Sonstige Funktionen“. Das System erstellt eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese komplett mit einem sprechenden Dateinamen (was ist Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID auf dem eigenen Rechner. Lassen Sie die ZIP-Datei unversehrt. Kopieren Sie benötigte Informationen, z.B. die export.html, in die elektronische Akte.

Umstieg auf die elektronische Aktenführung

Auch die BRAK regt an, zu überlegen, ob mit der Nutzung des beA der Umstieg auf eine nur elektronisch geführte Akte realisiert werden kann, um Medienbrüche zu vermeiden.

Nach meiner Erfahrung nutzen immer noch viele Kanzleien „Gürtel und Hosenträger“, führen also eine Papierakte und eine elektronische Akte parallel mit einem entsprechenden Mehraufwand.

2026 will die Justiz die elektronische Akte einführen. In allen Bundesländern haben Pilotgerichte bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt.

Das beA produziert allein für den Empfang eines eEB sieben Dateien, die gesichert werden müssen:

Beim Empfang von Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen erhöht sich diese Zahl noch um die Dokumente und entsprechenden Signaturdateien:

XML-Dateien sind maschinenlesbar und nur in elektronischer Form aufzubewahren. Auch Signatur-Dateien und Prüfprotokolle können nur in elektronischer Form als Nachweis dienen.

Es ist daher an der Zeit, eine Digitalstrategie für die Aktenführung und -bearbeitung zu entwickeln.

Anwaltspostfach noch nicht freigeschaltet?

Das automatisierte Löschen von Nachrichten betrifft auch Postfächer, die noch nicht freigeschaltet sind. Diese erkennt man daran, dass sie als „vorbereitet aktiv“ im beA geführt werden.

Meine Recherche in Mainz ergab, dass ca. 15 % aller Anwälte bislang nicht nicht registriert sind, in Frankfurt sind es 24 %.  Die BRAK informiert: „Vom automatischen Löschen sind auch Nachrichten betroffen, die ungelesen in noch nicht aktivierten Postfächern liegen. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Daher nutzen Sie den Schwung des noch jungen Jahres und beginnen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz!“

Erneute Störung bei der Anmeldung am beA und ein weiteres Update

Derzeit ist der digitale Frühjahrsputz nur eingeschränkt möglich.

War schon am 18. Februar 2019 beA von 11.52 bis 12.42 Uhr nicht erreichbar, gab es am 19. Februar 2019 um 17.17 Uhr die Fehlermeldung im EGVP:

Um 19.15 Uhr fand sich bereits die bis 19.30 Uhr datierte Störung als erledigt:

Die „Aktuellen Meldungen“ auf der BRAK-Seite häufen sich:

Die Störungsdokumentation hinkt hinterher:

Neues Update am Mittwoch, 20. Februar 2019 – kurzzeitig Sessionabbrüche

„Am Mittwoch, 20.02.2019, wird eine neue beA-Version (2.1.5) installiert. Aufgrund der Installationsarbeiten kommt es zwischen 0.30 und 1.00 Uhr sowie zwischen 6.00 und 7.00 Uhr zu Sessionabbrüchen. Wir bedauern entstehende Unannehmlichkeiten.

Die neue Version ermöglicht Vertretern und Zustellungsbevollmächtigten die Nachrichtenübersicht auch eines nicht registrierten Postfachs einzusehen. Ferner unterstützt die beA-Webanwendung nun macOS Mojave 10.14. Zudem umfasst die neue Version Aktualisierungen eingesetzter Drittbibliotheken und Fehlerbehebungen insbesondere die KSW-Schnittstelle betreffend.“

Hoffen wir, dass damit dann auch die Störungen dauerhaft beseitigt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12.2.2019: Anwaltspostfach beA steht wieder zur Verfügung

Anwaltspostfach beA: nach 13 Tagen steht es wieder zur Verfügung

*Aktualisiert am 14.2.2019:

Erst am 14.2.2019 um 14.12 Uhr meldet das EGVP:

Auf der beA-Startseite ist der Hinweis auf die „Technische Stoerung“ verschwunden:

Und zu guter Letzt hat die BRAK die Informationsseite bea.brak.de umstrukturiert:

An der Stelle, an der alle Meldungen bislang zusammengefasst wurden, sind jetzt nur noch die Newsletter zu finden.

Die aktuellen Meldungen stehen oben links:

Und der beA-Newsletter hat ein neues Gewand:

(allerdings ist er auf der bea.brak.de Seite noch nicht zu finden…)

Es wurde schon vermutet, dass die BRAK den beA-Button entfernt hat:

Er ist jetzt wieder da und man kann im übrigen auch einfach auf das beA-Logo links oben klicken:

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Noch ist es ein leiser Hinweis. Erst musste das beA vom Netz genommen werden.

Dann kam der Hinweis:

Weder das EGVP

noch die Störungsdokumentation der BRAK

und auch die Startseite des beA

weisen darauf hin, dass beA wieder zur Verfügung steht.

„Atos wird das System weiterhin unter genauer Beobachtung halten“.

Bei Twitter muss ich die Fahne für die #BRAK hochhalten:

Das fällt immer schwerer, wir alle wollen doch „nur“ eine funktionierende Software, die Wünsche nach Bedienerfreundlichkeit stellen wir hinten an;-)

Erneute Störung am Anwaltspostfach beA >auch die Suche im BRAV am 8.2.2019

Und ewig grüßt das Murmeltier?
Anwaltspostfach beA: Versand gestört

*Aktualisiert am Sonntag, 10.2.2019:

Jetzt gibt es auf der Startseite in dem blauen Balken einen Hinweis auf „Technische Stoerung im beA – weitere Informationen unter beA.brak.de“

*Aktualisiert am Freitag, 8.2.2019, 20.15 Uhr:

Auch die Suche im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) ist nicht möglich:

Liebe #BRAK, diese Fehler sind bei der früheren Version, die im „orangenen Westernacher-Kleid“ daherkam, nicht passiert :-(

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Es ist ein Auf und Ab. Konnte man am 6.2.2019 noch melden:

*Aktualisiert am 6.2.2019, 13.20 Uhr. Die EGVP-Seite meldet:

Die BRAK teilt mit:

gibt es erneut Probleme bei der Adressdatensuche und damit beim Versand.

Die EGVP-Seite meldet um 12.07 Uhr am 7. Februar 2019:

Die BRAK informiert:

So sieht aktuell die Störungsdokumentation aus:

Bereits am 6.2.2019 gegen 16 Uhr erfuhr ein Anwalt bei der Atos-Hotline, dass der Fehler nur kurz behoben gewesen und dann wieder aufgetreten sei.

Damit gelten doch (leider) wieder alle Empfehlungen, die bei MKG MIT KOLLEGIALEN GRÜßEN am 6.2.2019 vormittags veröffentlicht wurden:

Verschrotten Sie also Ihr Fax noch nicht, es könnte noch gute Dienste erbringen!

Danke an Rechtsanwältin Claudia Otto von COT Legal für den „Faxinator“.