50 Tage aktive Nutzungspflicht – Update 3.10 ist da – Kartentausch

Anwaltspostfach beA: Seit 50 Tagen aktive Nutzungspflicht

Jetzt bist du da, beA
Du bist unser größter Star
Wir wollen nie wieder analog kommunizieren

Du bist da, das ist schön
Nun können wir unsere Arbeit krönen
beA, beA
Du bist so wunderbar

Wir geben dich nie mehr her
Das Fax das hat es nun sehr schwer
beA, beA
du bist unser Superstar

Dr. Dominik Herzog, Rechtsanwalt und Kabarettist, bescherte uns den beA-Song zum Neustart des beA und Beginn der passiven Nutzungspflicht ab dem 3.9.2018.

Welche Erfahrungen haben Sie in diesen sieben Wochen gemacht?

Auf dem Anwaltstag 2022 in Hamburg wollen wir am 23.6.2022 über Ihre Erfahrungen und Lösungswege diskutieren. Senden Sie gerne Ihre Erfahrungen per Mail oder über unser Kontaktformular direkt an mich.

Das Landgericht Frankfurt/Main (2-13 O 60/21) hat bereits am 19.1.2022 entschieden:

„Ein bei Gericht nach dem 01.01.2022 nicht in der Form des § 130d ZPO als elektronisches Dokument eingereichter Schriftsatz ist formunwirksam und damit unbeachtlich. Eine per Fax eingereichte Verteidigungsanzeige kann daher ein Versäumnisurteil im schriftlichen Vorverfahren nicht verhindern.“

Andererseits gibt es Insolvenzgerichte, die beA-Nutzer auffordern, Anlagen nicht per beA, sondern per Post einzureichen. Und die Finanzämter, seit 1.1.2022 zur Nutzung der besonderen elektronischen Behördenpostfächer (beBPo) verpflichtet, empfehlen, anstelle des beA die Nutzung von ELSTER, da die Kommunikation zwischen dem EGVP-Server und ELSTER fehleranfällig sei. Hinzu komme, dass beA-Nachrichten von den Finanzämtern als E-Mail umgewandelt und ausgedruckt werden müssten, während ELSTER-Nachrichten direkt in der E-Akte gespeichert würden. Ganz zu schweigen von der Handhabung der Zwangsvollstreckung, wo verpflichtend alle Maßnahmen über das beA zu erfolgen haben, während die Titel per Post ihren Weg zum Empfänger noch finden müssen.

Durch die aktive Nutzung kommen sehr viele Fragen auf. Gemeinsam mit dem Anwaltverlag und dem Portal Anwaltspraxis Wissen habe ich eine Podcast-Reihe mit Fragen und Antworten zum beA aufgenommen. Hören Sie gerne mal rein.

Update 3.10 erfolgt (jetzt überraschend über Nacht…)

Am Rosenmontag wurden die Nutzer überrascht: Plötzlich ist die neue beA Version 3.10 da!

Der Sondernewsletter 5/2022 vom 28.2.2022 mit einem Hinweis auf ein Tutorial-Video kam erst am 14.50 Uhr am Montag.

abgesagt: „24.02.2022
Absage des beA-Updates auf 3.10
Leider musste die geplante beA-Aktualisierung auf die Version 3.10 kurzfristig abgesagt werden. Wir informieren hier, sobald neue Erkenntnisse vorliegen. Das Arbeiten im beA ist weiterhin über die derzeit veröffentlichte Version 3.8.7 uneingeschränkt möglich.“

Mit Sondernewsletter 3/2022 vom 21.2.2022 hat die BRAK das verschobene Update auf die Version 3.10 jetzt für den 24.2.2022 angekündigt. Passenderweise ist an diesem Tag „Weiberfastnacht“;-). Allen, denen dieses Update jetzt sehr kurzfristig vorkommt, sei ggf. das beA Manual ans Herz gelegt.

Und für alle, die sich vorab persönlich schon einmal die neue Version ansehen wollen, am 23.2.2022 referiere ich online von 14 bis 17 Uhr für den Hamburgischen Anwaltverein.

Klare Pluspunkte der neuen Version ist das Wegfallen der zusätzlichen Fenster beim Erstellen einer Nachricht und die für Kanzleien mit mehreren Anwälten sinnvolle Erstellung von eigenen Sichten, so z.B. um alle Entwürfe aller Anwälte oder den Postausgang aller Anwälte zu überwachen. Besonders hervorzuheben ist jetzt auch die Möglichkeit, mehrere Empfänger in einer Nachricht, z.B. das Gericht und einen Kollegen, mit unterschiedlichen Zusatzzeilen für das bessere Auffinden, zu adressieren. Dabei wird z.B. verhindert, dass ein Empfangsbekenntnis beim Gericht angefordert wird, während man das EB beim gegnerischen Rechtsanwalt anfordern kann.

Wichtig zu wissen ist, dass zwei Nachrichten versandt werden, d.h. das Gericht und auch der Kollege können nicht erkennen, dass der jeweilige Empfänger ebenfalls die Nachricht erhalten hat, man sollte es also im Schriftsatz hervorheben.

Austausch der beA-Karten

Und eine weitere Überraschung hat die Vorankündigung der BRAK zum Technologiewechsel bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer mit Sondernewsletter 2/2022 vom 18.2.2022 mit sich gebracht: Es wird eine neue Generation von beA-Karten geben. Dazu müssen die alten Karten ausgetauscht werden. Voraussichtlich ab Anfang März sollen im Rahmen von Neubestellungen nur noch die Karten der neuen Generation ausgegeben werden. Dazu wird es zukünftig auch eine neue Homepage geben. Alle Karten müssen getauscht werden, egal ob beA-Basiskarte, beA-Karte Signatur oder beA-Karten mit Nachladesignatur. Und zu einem späteren Zeitpunkt sollen auch die beA-Karten Mitarbeiter getauscht werden.

Der Austausch muss bis Ende 2022 erfolgt sein, da dann das Betriebssystem für die derzeiten Karten die sicherheitstechnische Zulassung verlieren. Darüber hinaus wird für eine Vielzahl von Anwält:innen die Gültigkeit der Karten ablaufen. Rechtzeitig vor Zertifikatsablauf sollen alle betroffenen Anwält:innen ein neues gültiges Zertifikat erhalten.

Gleichzeitig führt die Zertifizierungsstelle der BNotK ein Fernsignaturverfahren zum Anbringen der qeS ein.

Die BRAK weist darauf hin: „Über den Beginn des Kartentauschs sowie den genauen Ablauf wird die Zertifizierungsstelle Sie gesondert informieren. Sie müssen Ihrerseits nichts veranlassen, um die Zertifikatserneuerung oder die Nutzung des Fernsignaturverfahrens in die Wege zu leiten. Die Zertifizierungsstelle wird sich zu gegebener Zeit mit Ihnen zum Tausch Ihrer Karte in Verbindung setzen. Die Software der beA-Anwendung wird rechtzeitig vor der Ausgabe der neuen Karten aktualisiert werden und unterstützt weiterhin die bereits vorhandenen Karten.“

Also Ruhe und abwarten. Denn derzeit warten erstmal etliche Notare auf die wegen der Umstellung des elektronischen Urkundenarchivs notwendigen neuen Karten – die sollen erst mit einer Lieferzeit im August 2022 kommen :-(

Der Elektronische Rechtsverkehr bleibt in Bewegung! Bereits im August 2022 soll es die neuen Gesellschaftspostfächer für Berufsausübungsgesellschaften geben. Die BRAK hat alle Hände voll zu tun.

Schöne Bescherung? beA Relaunch drei Wochen vor Weihnachten

Schöne Bescherung?

Anwaltspostfach beA erhält drei Wochen vor Weihnachten neue Optik

Update verschoben 2.12.2021:

„Liebe beA-Anwenderinnen,
Liebe beA-Anwender,

mit dem Sondernewsletter 7/2021 vom 29.11.2021 hatte die BRAK Ihnen angekündigt, dass heute, am 2.12.2021, die neue beA-Version 3.10 allen Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollte.

Leider haben wir bei den letzten Tests vor der Bereitstellung noch einen Fehler beim Versand von Nachrichten an mehrere Empfänger festgestellt. Da wir Ihnen aber eine ausgereifte Version zur Verfügung stellen möchten, die auch den zuverlässigen Versand von Nachrichten an mehrere Empfänger ermöglicht, haben wir uns dazu entschieden, die Veröffentlichung der Version 3.10 zu verschieben. Wir werden den aufgetretenen Fehler beheben und Sie rechtzeitig informieren, zu welchem Termin wir die Version 3.10 herausgeben werden. Dabei werden wir berücksichtigen, dass die Bereitstellung mit ausreichendem Abstand zum Inkrafttreten der aktiven Nutzungspflicht des beA am 1.1.2022 erfolgen wird.

Auf die derzeit aktuelle Version hat der festgestellte Fehler keinen Einfluss. Sie können Ihr beA wie gewohnt nutzen. Mit der aktuellen Version 3.8 stehen Ihnen ein stabiler Betrieb sowie alle Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie für die aktive Nutzung des beA benötigen.

Wir bitten Sie, etwaige Unannehmlichkeiten, die mit der Verschiebung der Installation verbunden sind, zu entschuldigen.

Ihr beA-Team“

 

Mit Sondernewsletter 7/2021 vom 29.11.2021 verkündete die BRAK um 16.24 Uhr, dass sie am 2.12.2021 die Version 3.10 der beA-Webanwendung zur Verfügung stellen wird.

Auf der Seite des beA-Supports sucht man bislang vergeblich nach weiteren Informationen.

In der Schulungsumgebung gibt es die Umstellung bereits und auch die Anbieter von Anwaltssoftware haben alle Hände voll zu tun, um die Änderungen zu bewerkstelligen.

Worauf müssen die Nutzer:innen sich einstellen?

Wer schon Erfahrung mit beA hat, wird auch mit den geänderten und an anderen Stellen platzierten Buttons zurecht kommen. Schwieriger wird es für diejenigen, die ohnehin mit beA auf Kriegsfuss stehen. Waren bislang bei beA-Schulungen ein Großteil der bisherigen Passivnutzer bereit, sich nach der Schulung als Aktivnutzer mit dem beA vertraut zu machen, haben die zwei ersten Schulungen gezeigt, dass die Teilnehmer deutlich skeptischer und zurückhaltender waren bei der Frage zum Abschluss des Webinars, wie sie das beA bis zum Ende des Jahres nutzen werden.

Gravierende Änderungen

Abgesehen von der Optik und der Verschiebung der Buttons von der Nachrichtenübersicht nach rechts ist die begrüßenswerte Neuigkeit, dass Nachrichten innerhalb der Nachrichtenübersicht geöffnet werden und kein weiteres Fenster zu öffnen ist. Damit einher geht auch die Übersicht, wie viele Minuten beA noch benutzbar ist, bevor es sich nach Ablauf von 29:59 Minuten verabschiedet.

Innerhalb der Nachricht ist der Wegfall des Strukturdatensatzes (Häkchen) und des Nachrichtentyps bemerkenswert. Nun wird jeder Nachricht ein automatisch generierter Strukturdatensatz angehängt. Allerdings gibt es immer noch das Feld „Justizbehörde“ als Pflichtfeld, so dass man beim Auswählen eines Empfängers, der keine Justizbehörde ist, „Unbekannt“ einstellen muss.

Anstelle das Nachrichtenfeld (wie eigentlich geplant, da es von der Justiz nicht maschinell ausgelesen werden kann) komplett wegfallen zu lassen, holt die BRAK das mittlerweile unter die Dateinamen versteckte Feld „Nachrichtentext“ wieder ans Licht. Sie schreibt dazu:

„Aufgrund geänderter Anforderungen der Justiz an die Nachrichtenstruktur kann ein Nachrichtentext zukünftig nicht mehr im Textfeld einer beA-Nachricht an einen Empfänger übertragen werden. Die beA-Webanwendung ermöglicht es dem Benutzer indes weiterhin, das Eingabefeld für den Nachrichtentext wie bisher ausfüllen. Um gleichwohl den Anforderungen der Justiz zu genügen und die Übertragung des Nachrichtentextes sicherzustellen, wandelt die beA-Webanwendung beim Speichern und Senden eines Nachrichtenentwurfs automatisch den eingegebenen Nachrichtentext in das Format PDF mit dem vordefinierten Namen „Nachrichtentext.pdf“ um und fügt ihn als Anhang der Nachricht hinzu. So können Sie auch weiterhin die Option nutzen, dem Empfänger Ihrer Nachricht durch Nutzung des Felds „Nachrichtentext“ Informationen zu übermitteln.“

Daher erfährt auch die „Nachrichten-Fußzeile“ eine Aufwertung: Beim Erstellen einer neuen Nachricht lädt der Button an prominenter Stelle zum Klicken ein (vorausgesetzt, man hat die Fußzeile vorher für jeden Anwalt angelegt, maximal eine Fußzeile ist möglich).

Fragt sich, welche Kanzlei mit einem „Blankobogen“ ohne Absenderinformationen und Kommunikationsdaten arbeiten will, da hilft auch eine Fußzeile nicht wirklich weiter. Hinzu kommt, dass die generierte PDF-Datei nicht automatisch ausgelesen werden kann, der Empfänger muss diese Datei öffnen, um den Nachrichtentext zu lesen.

Änderung der Nachrichtenstruktur und Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis VHN 2

Im Hinblick auf die Diskussionen, welche Auswirkungen der Wegfall der Signaturdatei beim Export von Nachrichten hat, ist interessant zu lesen, dass die BRAK die Vorbereitungen und Anpassungen im Rahmen des Updates auf die Version 3.10 umgesetzt hat, dies zunächst für den Anwender noch keine Auswirkungen habe, da „die tatsächliche Umstellung auf die neue Nachrichtenstruktur erst zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden wird, wenn alle Partner im elektronischen Rechtsverkehr die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben.“

Zu diesem Zweck soll eine fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) zu einer neu eingeführten Datei „vhn.xml“ erstellt und zusammen mit der „vhn.xml“ jeder Nachricht hinzugefügt werden.

Der Sondernewsletter endet mit den Worten:

„Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Arbeiten mit der überarbeiteten Webanwendung und stehen für Anregungen und Kritik gerne zur Verfügung!“

Gerne nehme ich den Ball auf:

– Entfall der Felder „dringend“ und „zu prüfen“

– Entfall der Berichte

Diese beiden Punkte wurden zwar angekündigt, aber noch nicht umgesetzt.

Anregungen gibt es viele:

– eine stabile Umgebung und kurze Ladezeiten

– keine permanenten Fehlermeldungen, bei denen der beA-Support als Lösung vorschlägt:
„Diese Fehlermeldung können Sie einfach mit dem Kreuz wegklicken, dies hat keine Auswirkungen auf die Arbeit in Ihrem Postfach.“

– Windowskonformität wie Doppelklick oder rechte Maustaste, drag & drop Bedienung

– Änderung des Benutzernamens, z.B. bei Namenswechsel

– automatische Kennzeichnung exportierter Nachrichten

– Erkennbarkeit, wenn Mitarbeiter oder Anwalt Nachrichten gelesen haben (eine Etikette ist hier nur eine Krücke)

– Festlegung der Spaltenauswahl, wahlweise für alle Ordner

– Übermittlungsstatus im Ordner „Gesendet“ bezieht sich lediglich auf die Signaturprüfung, nicht auf den Eingang beim Intermediär

– Aktuelle Historie der beA-Störungsmeldungen (die aktuellste ist vom 25.10.2021 und endet mit einer Störung vom 13.10.2021)

– Bessere Zusammenarbeit zwischen BRAK und Softwareanbietern, hier leidet der Nutzer und kommt zwischen die Räder!

– Verbindung zwischen beN und beA (hier sollte auch über den Tellerrand geschaut werden; es erfolgen viele Irrläufer aus Unkenntnis); ggf. die Verwendung von beN aus beA sperren?

– Lösungen für die Einzahlung von Gerichtskosten über die elektronische Kostenmarke hinaus

beA und Zwangsvollstreckung: Welche sinnvollen Lösungen werden vorgeschlagen?

– …

Süßes oder Saures? Hinter den Kulissen des Anwaltspostfachs – beA Reloaded

Süßes oder Saures?

Hinter den Kulissen des Anwaltspostfachs beA

Quelle: beA Quick Wins; Rechtsanwalt Christoph Sandkühler

Nachrichten von der BRAK im beA der Anwältinnen und Anwälte werden nach deren Aussagen in den sozialen Medien von LinkedIn und Twitter als SPAM empfunden. Aufmerksame Leser:innen des BRAK-Magazins 5/2021 konnten jedoch dort lesen:

beA in neuem Gewand
Ein erster Blick auf die neuen Oberflächen
oder UI/UX-Redesign

„Aus der Anwaltschaft sind vielfach Wünsche an die BRAK herangetragen worden, dass ein Redesign der beA-Oberflächen erforderlich sei. Die Begründungen lauteten, die beA-Webanwendung sei altbacken, benutzerunfreundlich und unübersichtlich. Deshalb und aus eigener Anschauung hat die BRAK Oberflächenanpassungen in Auftrag gegeben, die zu einer nutzerfreundlicheren Arbeit mit der beA-Webanwendung beitragen sollen.“

Quelle: BRAK-Magazin 5/2021

„Wann genau welche dieser Änderungen den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt werden wird, steht noch nicht ganz fest. Wesroc hat mit der Entwicklung begonnen. Das erste Arbeitspaket soll auf jeden Fall noch im Jahr 2021 bereitgestellt werden.“

Unter Readiness 2022
Zehn Punkte zur Vorbereitung auf den verpflichtenden elektronischen Rechtsverkehr findet sich als Punkt 10:

„Warten Sie nicht bis zum letzten Tag, bis Sie den elektronischen Rechtsverkehr aktiv nutzen, sondern fangen Sie so früh wie möglich damit an. Das rechtzeitige „Üben“ hilft bei der Etablierung der notwendigen Prozesse in der Kanzlei und bereitet auf den Stichtag 1.1.2022 vor.“

Liebe BRAK, es ist gut, dass das beA übersichtlicher und benutzerfreundlicher werden soll.

Derzeit gibt es zwei Anwendergruppen: Diejenigen, die sich schon länger mit beA beschäftigen und auch bereits aktiv senden und diejenigen, die sich notgedrungen nun erst mit dem beA beschäftigen, weil die aktive Nutzungspflicht jetzt Realität wird (obwohl sie schon seit 2013 gesetzlich verankert wurde). Für beide Anwendergruppen gleichermaßen gilt: Wenn als Änderung „das erste Arbeitspaket“ noch im Jahr 2021 bereitgestellt wird, bedeutet das eine Umgewöhnung an die gewohnten oder gerade neu entdeckten Oberflächen. Es sind nur noch zwei Monate bis zum bundesweiten Beginn der aktiven Nutzungspflicht. Gerade diejenigen, die jetzt mit dem Üben anfangen und vor allem diejenigen, die ihre Arbeitsanweisungen und Workflows auf die Bedienung der alten Oberfläche ausgerichtet haben, benötigen Zeit, um sich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen. Größere Kanzleien müssen viele Personen schulen, damit alle auf den neuesten Stand gebracht werden. Viele Kanzleien sind gerade zum Jahreswechsel im Streß, haben wenig Personal und aus Gesprächen kristalliert sich heraus, dass überforderte Anwältinnen und Anwälte lieber die Zulassung zurückgeben wollen, als sich mit beA zu befassen.

Daher im Namen der Anwenderinnen und Anwender die Bitte: Geben Sie Gelegenheit, erst Routine mit der gewohnten Oberfläche zu schaffen. Informieren Sie rechtzeitig (und das bedeutet mindestens drei Monate im voraus), wann welche Änderungen erfolgen.

Am Mittwoch, 27.10.2021 wurde mit Sondernewsletter 06/2021 bekannt gegeben, dass in der Nacht vom 30. auf den 31.10.2021 die Umstellung auf die XJustiz-Version 3.2 vorgenommen wird. Die beA Client Security wird auf die Version 3.9.0.6 akutalisiert. Eine Umstellung kann erst ab dem 31.10.2021 vorgenommen werden.

Mit dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 5.10.2021 wird auch die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung geändert:

„§ 2 wird wie folgt geändert:
a) In Absatz 1 Satz 1 werden die Wörter „in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form“ gestrichen.“

b) Absatz 2 wird wie folgt gefasst: ,,(2) Das elektronische Dokument soll den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 6 bekanntgemachten technischen Standards entsprechen.“

cc) Folgende Nummer 6 wird angefügt: ,, 6. die technischen Eigenschaften der elektronischen Dokumente. „

Leider werden die Bekanntmachungen zum ERV erfahrungsgemäß erst kurz vor dem Jahreswechsel veröffentlicht. Es wäre sehr hilfreich, wenn die BRAK vorab die technischen Standards an die Anwenderinnen und Anwender weitergeben würde, um rechtssicheres Einreichen zu ermöglichen.

Noch 62 Tage bis zur verpflichtenden aktiven beA-Nutzung. Lesen Sie hier meinen Leitfaden „beA kompakt – Fit für die aktive Nutzungspflicht

beA: Update auf Version 3.8 – noch 92 Tage bis zur aktiven Nutzungspflicht

Update auf Version 3.8.x

Ein Update jagt das andere. Gab es zuletzt im Juli mit der Version 3.7 eine gravierende Änderung bei der Ansicht der elektronischen Empfangsbekenntnisse, so folgte am 29. September 2021 das Update auf die Version 3.8.2

Dieses Update wurde erst sehr kurzfristig mit Sondernewsletter 4/2021 vom 21.9.2021 auf den 22.9.2021 angekündigt, um dann einen Tag später mit Sondernewsletter 5/2021 vom 22.9.2021 darauf hinzuweisen, dass das Update um eine Woche auf den 29.9.2021 verschoben wurde.

Und am 30.9.2021 kündigt der beA-Support an, dass am 1.10.2021 die Version 3.8.3 in Betrieb genommen wird, um Fehler beim Strukturdatensatz eines auf eine eEB-Anforderung von der Justiz übermittelten rücklaufenden EB zu beheben. Diese Änderung habe keine Auswirkungen auf den beA-Anwender.

  • Programmänderung

Die gravierendste Änderung stand zunächst ganz unten in den Release-Informationen und ist jetzt prominent an den Anfang gerückt:

  • Nachrichten exportieren

„Zukünftig entfällt der signierte Zeitstempel, welcher für den Export erstellt wird. Der Export erfolgt dann ohne Signaturdatei.“

Was zunächst harmlos klingt, klang noch Anfang des Monats September 2021 im beA-Newsletter 9/2021 vom 2.9.2021 ganz anders.

Unter der Überschrift: Erste Schritte im beA – Folge 6 Nachrichten exportieren wird unter Punkt 3 auf folgendes hingewiesen:

„3. In dem von Ihnen ausgewählten Ordner sind die ZIP-Datei sowie die zugehörige Signaturdatei nun gespeichert. Durch die Signaturdatei (p7s-Datei) wird die Authentizität der ZIP-Datei bestätigt. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können (s. beA-Anwenderhilfe).

In der beA-Anwenderhilfe wird darauf hingewiesen:

„Es wird zu jeder Nachrichten ZIP-Datei eine Signaturdatei (p7s-Datei) erstellt. Diese Signaturdatei stellt sicher, dass der Inhalt dieser ZIP-Datei nicht mehr geändert werden kann, ohne dass eine Signaturprüfung zu einem Fehler führen würde. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können. Es bietet sich daher an, die ZIP-Datei zusammen mit der Signaturdatei in einem dedizierten Ordner zur Archivierung abzulegen.“

Hintergrund ist, dass bislang die Schnittstellen der Anwaltssoftware-Anbieter nicht in der Lage sind, diese Signaturdatei beim Export durch die Anwaltssoftware mitzuliefern. Meine Gespräche mit verschiedenen Anbietern ergaben, dass diese Funktionalität ganz oben auf der Wunschliste der Anbieter steht, um ein rechtssicheres Exportieren aus der Anwaltssoftware zu ermöglichen. Bereits bei meinem Weihnachtswunschzettel für 2021 hatte ich am 9.12.2020 unter anderem den Wunsch zur Funktionalität des rechtssicheren Exports festgehalten.

Dass nunmehr auch bei der beA-Webanwendung auf diese Signaturdatei verzichtet wird, wirft die Frage auf, ob man jetzt davon ausgehen kann, dass ein Export aus der Anwaltssoftware rechtssicher ist und damit ein Export aus der beA-Webanwendung für die Nutzer von Anwaltssoftwareprogrammen entbehrlich ist?

Bislang habe ich auf diese Frage von der BRAK keine Antwort erhalten. Gerne werde ich hier berichten, wenn ich weitere Informationen dazu erhalte.

Update 1.10.2021: Rechtsanwalt Christian Franz LL.M, @FranzOnBrands von Franz Partners hat die BRAK angeschrieben: https://twitter.com/FranzOnBrands/status/1443817956631146500 und eine Petition eingebracht: https://www.openpetition.de/petition/online/rechtssichere-versanddokumentation-im-bea-implementieren

Update 6.10.2021: Die BRAK schreibt mir: „Aus Gründen der Anwenderfreundlichkeit und vor dem Hintergrund eines ohnehin anstehenden Zertifikatswechsels haben sich die BRAK und ihre technische Dienstleisterin daher dazu entschieden, dass der Export künftig ohne p7s-Datei erfolgt.“

Update 7.10.2021: Dr. Henning Müller, Direktor des Sozialgerichts Darmstadt und Betreiber des ervjustizblogs, schildert unter Keine Panik: Der Nachweis des beA-Postausgangs aus Gerichtssicht die Sichtweise der Justiz.

Auf der Seite https://portal.beasupport.de/external/c/besondere-hinweise wird jetzt ausführlich erklärt, warum die Änderung erfolgt ist. Den Abschluss bildet der Satz: „Die BRAK bedauert es, dass es durch eine der Bedeutung des Themas nicht angemessene Kommunikation zum Wegfall der Zeitstempel-Signatur zu Irritationen und – allerdings unberechtigen – Sorgen der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gekommen ist.“

Nunmehr wurde mein Wunsch nach Klarnamen beim Empfangsbekenntnis von Anwalt zu Anwalt umgesetzt.

  • Fehlerbehebungen

Ansonsten werden verschiedene Fehler behoben. Die Fehlermeldung beim Hinzufügen von Anhängen wurde ergänzt:

„Die Länge von Dateinamen darf nur 84 Zeichen inkl. der Dateiendungen betragen. Es dürfen alle Buchstaben des deutschen Alphabets, alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden. Punkte sind nur als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig. Leerzeichen und Dateien ohne Zeichen vor der Dateiendung sind nicht erlaubt“

Beispiel: Das sind 84 Zeichen (80 Zeichen +.pdf)

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  • Synchronisation des eEB-Status nach Abgabe des eEB außerhalb der beA-Webanwendung

„Bisher hatte sich der eEB-Status in der beA-Webanwendung nach Bearbeitung des eEB über eine Kanzleisoftware erst aktualisiert, wenn die zugehörige Nachricht auch in der beA-Webanwendung geöffnet wurde. Dies wurde dahingehend korrigiert, dass der eEB-Status nach Bearbeitung über eine Kanzleisoftware auch ohne zusätzliches Öffnen der zugehörigen Nachricht in der beA-Webanwendung korrekt dargestellt wird.“

  • Für die Nutzer des Zentralen Schutzschriftenregisters (ZSSR)

„In der vorherigen Version bestand die Möglichkeit, zusätzlich zum über die beA-Webanwendung generierten Strukturdatensatz einen extern generierten Strukturdatensatz mit identischer Bezeichnung als Anhang hochzuladen. Beim Versand der Nachricht wurde dann nur der von der beA-Webanwendung generierte Strukturdatensatz übermittelt. Der extern erstellte, zusätzlich angehangene Strukturdatensatz verschwand. Nunmehr wird beim Hochladen einer selbst generierten xjustiz_nachricht.xml (extern erstellt, z.B. ZSSR) die Auswahl für das Generieren und Anhängen von durch die beA Webanwendung erstellten Strukturdatensätzen automatisch deaktiviert.“

Ausblick:

Mit Wirkung zum 1.11.2021 muss die BRAK für die Übermittlung eines Strukturdatensatzes eine neue XJustiz-Nachricht in der Version 3.2 bereitstellen. Die BRAK hat mit den Versionen 3.8 bereits die Vorbereitungen dazu geschaffen, wird aber eine Umstellung „zu einem späteren Zeitpunkt“ vornehmen, so der Hinweis im beA-Newsletter 9/2021 vom 2.9.2021.

Ist Ihre Kanzlei, sind Sie auf die aktive Nutzungspflicht vorbereitet?

Bei unseren letzten beA-Workshops konnten wir die Quote der aktiven beA-Nutzer von 30 % (vor dem Webinar) auf 92 % (nach dem Webinar) steigern!

Der älteste Teilnehmer war weit über 70 Jahre alt. Es ist also nicht eine Frage des Alters, sondern der Einstellung.

Meine Empfehlung: Befassen Sie sich als Anwält:in mit Ihrem beA. Es gibt keine Alternative: Tod oder Rückgabe der Zulassung wollen wir nicht als Option gelten lassen;-)

Noch 92 Tage bis zur verpflichtenden aktiven beA-Nutzung…

Aus dem Workshop: Anwaltspostfach beA: Fettnäpfchen – Folge 3: BGH: Kontrolle der Eingangsbestätigung

Workshop: Das beA in der anwaltlichen Praxis

Noch 122 Tage bis zur aktiven Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA).

Nachdem wir uns in der ersten Folge mit den Voraussetzungen für die Bearbeitung des elektronischen Dokuments durch das Gericht beschäftigt haben, ging es in der zweiten Folge um die Unterschrift.

Heute befassen wir uns mit der Kontrolle der Eingangsbestätigung und der Pflicht des Anwalts zur Kontrolle und zumindest stichprobenartigen Überprüfung der Mitarbeiter.

Viele Kanzleien nutzen beA schon eifrig, während andere noch zögern oder gerade jetzt erst die beA-Mitarbeiterkarten bestellen.

Aber auch eine Kanzlei, die das beA nach eigener Aussage schon intensiv genutzt hat, musste sich nun vom BGH belehren lassen:

Es begann bereits 2019. Die Berufungseinlegung erfolgte noch rechtzeitig. Dann musste das Berufungsgericht die Prozeßbevollmächtigten (PB) der Klägerin darauf hinweisen, dass eine Berufungsbegründungsschrift bis zum Ablauf der Frist zur Berufungsbegründung nicht eingegangen sei und deshalb von der Unzulässigkeit der Berufung ausgegangen werde. Daraufhin hat die Klägerin wegen Versäumung der Berufungsbegründungsfrist Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt und die Berufung zugleich begründet.

Aus der Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 11. Mai 2021 – VIII ZB 9/20 – ergibt sich nicht, ob die PB das Wiedereinsetzungsverfahren auch per beA geführt haben. Jedenfalls wurde der Wiedereinsetzungsantrag wie folgt begründet:

„Zur Begründung des Antrags auf Wiedereinsetzung hat sie – unter Beifügung verschiedener Auszüge aus dem Protokoll des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (im Folgenden beA) ihrer Prozessbevollmächtigten – ausgeführt, die bei letzterer seit vier Jahren beschäftigte Rechtsanwaltsfachangestellte habe die Berufungsbegründung am 10. September 2019 fristgerecht per beA an das Berufungsgericht versandt. An diesem Tag seien vier weitere Übermittlungen erfolgt, die ohne Beanstandung geblieben seien. Alle Nachrichten seien laut Protokoll an das beA übermittelt worden. Ihre Prozessbevollmächtigte nutze das beA seit März 2019 täglich, ohne dass es bei der Übersendung von bisher 170 Nachrichten zu Beanstandungen gekommen sei. Für das Büropersonal gebe es die Arbeitsanweisung, dass eine Frist aus dem Fristenkalender „erst nach Überprüfung der Erledigung und Anweisung durch die“ Prozessbevollmächtigte der Klägerin gestrichen werden dürfe. Beim Versand von Nachrichten über das beA erfolge eine Überprüfung „insbesondere hinsichtlich Versand und Fehlermeldungen“. Diese Voraussetzungen seien im vorliegenden Fall erfüllt worden. Fehler seien hierbei nicht zu erkennen gewesen.

Weiter heißt es:

„Das Berufungsgericht hat daraufhin eine dienstliche Stellungnahme der Berufungseingangsgeschäftsstelle eingeholt. Darin hat die zuständige Mitarbeiterin dieser Geschäftsstelle erklärt, sie habe gemeinsam mit einer Mitarbeiterin des I. Fachzentrums das Programm der elektronischen Akte („eAkte“) nach der Berufungsbegründung durchsucht. Für den 10. September 2019 sei jedes eingegangene Datenpaket überprüft worden. Ein Eingang aus der Kanzlei der Prozessbevollmächtigten der Klägerin habe nicht aufgefunden werden können.

Ohne der Klägerin diese dienstliche Stellungnahme zur Kenntnis zu geben, hat das Berufungsgericht danach die automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs der Berufungsbegründung (§ 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO) bei der Prozessbevollmächtigten der Klägerin angefordert.“

Zum Nachlesen nachfolgend der Wortlaut des § 130a Abs. 5:

(5) Ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen.

Der PB der Klägerin übersandte sodann das Übermittlungsprotokoll:

„In dem von dieser sodann übersandten Übermittlungsprotokoll befindet sich unter dem Abschnitt „Zusammenfassung Prüfprotokoll“, Unterpunkt „Meldungstext“, die Angabe: „Die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers übermittelt werden.“
und unter dem Unterpunkt „Übermittlungsstatus“ außerdem die Angabe: „Fehlerhaft“.“

Nicht nachzuvollziehen ist, wie der PB dem Irrtum unterliegen konnte, mit diesem Übermittlungsprotokoll den Nachweis eines ordnungsgemäßen Eingangs führen zu können.

Der BGH weist darauf hin, dass der Rechtsanwalt bei der Übermittlung fristgerechter Schriftsätze im elektronischen Rechtsverkehr kontrollieren müsse, ob er die elektronische Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erhalten habe. Bei Ausbleiben dieser Eingangsbestätigung müsse er eine Überprüfung und ggf. eine erneute Übermittlung veranlassen. Insoweit sei die automatisierte Eingangsbestätigung mit dem Sendeprotokoll eines Telefaxes vergleichbar.

Weiterhin stellt der BGH fest:

„Aus dem Vorbringen der Klägerin ergebe sich, dass weder ihrer Prozessbevollmächtigten noch deren Personal bewusst gewesen sei, dass es auf die automatisierte Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO entscheidend ankomme. Dementsprechend genüge auch die oben genannte Arbeitsanweisung der Prozessbevollmächtigten der Klägerin diesen Anforderungen nicht.“

…Denn bei pflichtgemäßer Überprüfung hätte, da die Übermittlung bereits gegen Mittag versucht worden sei, noch ausreichend Zeit zur Verfügung gestanden, um die Berufungsbegründung bei erneutem Fehlschlagen der elektronischen Übermittlung stattdessen per Telefax fristwahrend an das Berufungsgericht zu übermitteln.“

Der BGH geht davon aus, dass die Rechtsfrage, wann ein elektronisches Dokument nach § 130a Abs. 5 Satz 1 ZPO eingegangen ist, bereits höchstrichterlich geklärt ist: „sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist.“
(BGH, Urteil vom 14. Mai 2020 – X ZR 119/18).

„Ob es von dort aus rechtzeitig an andere Rechner innerhalb des Gerichtsnetzes weitergeleitet oder von solchen Rechnern abgeholt werden konnte, ist demgegenüber unerheblich (ebenso BGH, Beschluss vom 25. August 2020 -VI ZB 79/19).

Dass der PB einer Partei verpflichtet ist, den Eingang eines per beA versandten Schriftsatzes bei Gericht anhand der Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO zu überprüfen, sei bereits durch den Beschluss des Bundearbeitsgerichts vom 7. August 2019 (BAGE 167, 221) in dem vom Berufungsgericht angenommenen Sinne höchstrichterlich geklärt.

Der Senat weist darauf hin:

„a) Nach dieser Rechtsprechung, die der Senat für überzeugend erachtet, entsprechen die anwaltlichen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Übermittlung von fristgebundenen Schriftsätzen im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs per beA denen bei Übersendung von Schriftsätzen per Telefax.“

„b) Die Überprüfung der ordnungsgemäßen Übermittlung erfordert dabei die Kontrolle, ob die Bestätigung des Eingangs des elektronischen Dokuments bei Gericht nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erteilt wurde.“

„Hat der Rechtsanwalt eine Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erhalten, besteht Sicherheit darüber, dass der Sendevorgang erfolgreich war. Bleibt sie dagegen aus, muss dies den Rechtsanwalt zur Überprüfung und gegebenenfalls erneuten Übermittlung veranlassen.“

„c) Weiter ist durch die vorgenannte höchstrichterliche Rechtsprechung, die der Senat auch insoweit für überzeugend erachtet, geklärt, dass ein Rechtsanwalt, wenn er fristwahrende Schriftsätze über das beA an das Gericht versendet, in seiner Kanzlei das zuständige Personal dahingehend anzuweisen hat, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO zu kontrollieren ist. Er hat zudem diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.“

Dann erteilt der BGH dem PB eine Lektion, wie man kontrolliert, ob die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde:

„Wäre eine Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO an die Prozessbevollmächtigte der Klägerin übermittelt worden, hätte das beA an den hier in Rede stehenden Stellen des von ihr vorgelegten Übermittlungsprotokolls unter dem Abschnitt „Zusammenfassung Prüfprotokoll“, Unterpunkt „Meldungstext“, statt der vorliegend erfolgten Meldung „die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers übermittelt werden“ die Meldung „request executed“ und unter dem Unterpunkt „Übermittlungsstatus“ statt der Meldung „fehlerhaft“ die Meldung „erfolgreich“ angezeigt.“

Und verweist auf den beA-Newsletter der BRAK vom 17.10.2019 Nr. 31/2019.

Fazit: Prüfen Sie immer im Ordner „Gesendet“ in der geöffneten Nachricht, ob das Dokument auf dem Intermediär des Gerichts erfolgreich eingegangen ist:

Eingangsbestätigung Amtsgericht

Lassen Sie sich dabei nicht irritieren, mal kommt die Meldung auf Deutsch: „Auftrag ausgeführt, Dialog beendet“, mal auf Englisch: „Request executed, dialog closed“. Erfolgreich ist der Übermittlungsstatus in beiden Fällen;-)


Und wenn Sie die Nachrichten exportieren, so heißt es in der Zusammenfassung des Prüfprotokolls beide Male:
Status „kein Fehler“

Es bedarf also mehr, als Schriftsätze über das beA „einfach nur“ zu versenden.
Nehmen Sie den aktiven beA-Versand zum Anlass, Ihre Arbeitsanweisungen auf den Prüfstand zu stellen. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wer wann welche Überprüfungen vornimmt.
Und auch die Chefin und der Chef sollten wissen, an welcher Stelle im beA die Überprüfung erfolgt, damit die vom BGH geforderten Stichproben durchgeführt werden können. Wer leichtfertig darauf verzichtet, geht ein vermeidbares Haftungsrisiko ein.

beA: Update auf Version 3.7 und neues Postfach 2022

beA: neues Postfach 2022

Konnten wir hier vor einem Monat schon berichten, dass das Anwaltspostfach beA Gesellschaft bekommt, ist es jetzt amtlich:

Das Gesetz zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften sowie zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe wurde am 7. Juli 2021 verkündet.

Für das beA wurde ein neuer § 31b eingefügt:

§ 31b Besonderes elektronisches Anwaltspostfach für Berufsausübungsgesellschaften

Danach richtet die BRAK für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Berufsausübungsgesellschaft (BeAGe) ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach empfangsbereit ein. Dazu übermittelt die zuständige RAK der BRAK Namen, Rechtsform und eine zustellfähige Anschrift der BeAGe sowie die Familiennamen und Vornamen der vertretungsberechtigten Rechtsanwälte, die befugt sind, für die BeAGe Dokumente mit einer nicht-qualifizierten (=einfache Signatur, Namenszug) elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg (=beA) zu versenden.

Auf Antrag kann für Zweigstellen einer BeAGe ein weiteres beA eingerichtet werden.

Nach § 59f müssen BeAGe durch die RAK zugelassen werden. BeAGe können nach § 59l als Prozess- oder Verfahrensbevollmächtigte beauftragt werden.

Notwendig wird dadurch auch eine Änderung der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV):

Danach werden auch die BeAGe davon erfasst. Wichtig ist § 20 Abs. 3. Dieser wird wie folgt gefasst:

„(3) Die Bundesrechtsanwaltskammer hat zu gewährleisten, dass

1. bei der Übermittlung eines Dokuments mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg durch einen Rechtsanwalt für den Empfänger feststellbar ist, dass die Nachricht von dem Rechtsanwalt selbst versandt wurde,

2. bei der Übermittlung eines Dokuments mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg durch eine zugelassene Berufsausübungsgesellschaft für den Empfänger feststellbar ist, dass die Nachricht durch einen Rechtsanwalt versandt wurde, der zur Vertretung der Berufsausübungsgesellschaft berechtigt ist.

§ 21 wird ergänzt:

c) Nach Absatz 2 wird folgender Absatz 3 eingefügt:

„(3) Wird ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach für eine Berufsausübungsgesellschaft eingerichtet, hat die Berufsausübungsgesellschaft der Rechtsanwaltskammer die Familiennamen und Vornamen der vertretungsberechtigten Rechtsanwälte mitzuteilen, die befugt sein sollen, für die Berufsausübungsgesellschaft Dokumente mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg zu versenden. Die Berufsausübungsgesellschaft hat der Rechtsanwaltskammer unverzüglich jede Änderung der Vertretungsberechtigung sowie der Namen mitzuteilen.

Bei § 23 Abs. 3 wird folgender Satz angefügt:

„Handelt es sich bei dem Postfachinhaber um eine Berufsausübungsgesellschaft, steht das Recht, Dokumente mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur für die Berufsausübungsgesellschaft auf einem sicheren Übermittlungsweg zu
versenden, nur den gegenüber der Rechtsanwaltskammer benannten vertretungsberechtigten Rechtsanwälten zu und kann nicht auf andere Personen übertragen werden.“

Vorsicht ist also geboten, damit eine Übersendung ohne eine qualifizierte elektronische Signatur wirksam ist. Darüber hinaus muss dann zwingend der vertretungsberechtigte Rechtsanwalt für die BeAGe das Dokument versenden!

Damit die BRAK genügend Zeit hat, die Änderungen umzusetzen, tritt das Gesetz am 1. August 2022 in Kraft.

Update auf Version 3.7

Mit Sondernewsletter Nr. 3/2021 vom 12.7.2020 (soll 2021) heißen, kündigte die BRAK das Rollout der neuen beA-Version 3.7.1 für den 14. Juli 2021 an.

  • Änderungen bei der Ansicht der Empfangsbekenntnisse

Die bisherige Funktion zur automatischen Markierung von eingehenden elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB) war wohl zu wenig bekannt oder wurde zu wenig genutzt. Nunmehr gibt es bei eingehenden eEB ein zusätzliches Symbol in Ampelfarben, um zu kennzeichen,

  • ob ein eEB angefordert, aber noch nicht abgegeben wurde (gelbes Dreieck) oder sich noch im Versandprozess befindet
  • ein eEB abgelehnt und erfolgreich versendet wurde (rotes Kreissymbol)
  • oder ein eEB abgegeben und erfolgreich versendet wurde (grüner Haken)

Wer diese Symbole in seinem Posteingangsordner nicht sieht, überprüft in der Nachrichtenübersicht bei

Sonstige Funktionen

Spaltenauswahl

ob in der aktuellen Auswahl eEB steht. Ggf. muss aus „Alle Spalten“ diese Spalte in „aktuelle Auswahl“ verschoben werden.

Jetzt kann es auch nicht mehr passieren, dass sowohl die Abgabe als auch die Ablehnung eines eEB in derselben Nachricht möglich sind.

Wie gehabt, zeigt beA in der geöffneten Nachricht an, dass ein eEB anfordert wurde:

Neu ist der Hinweis, dass ein eEB abgelehnt wurde:

Ebenfalls neu ist der Hinweis, dass ein eEB abgegeben wurde:

Damit erübrigt sich in diesem Bereich das Anbringen von Etiketten. Schön, dass beA sich hier weiterentwickelt hat.

Neu ist auch, dass beim Klick auf „Abgabe öffnen“ direkt in die abgegebene Nachricht verzweigt wird. Danke, dass es diese Möglichkeit jetzt gibt.

Ideal wäre jetzt noch, wenn beim eEB von Anwalt zu Anwalt neben der SAFE-ID auch die Klarnamen stehen würden (so wie das auch beim eEB von Gericht der Fall ist).

Gerne bringe ich an dieser Stelle noch mal meinen Weihnachtswunschzettel 2021 in Erinnerung:

Nr. 2, das Kanzleipostfach, wird zumindest für Berufsausübungsgesellschaften ab dem 1. August 2022 Realität.

Für die anderen Punkte ist ja noch etwas Zeit…

  • Hochladen von Anhängen

Neu ist eine Fortschrittsanzeige, die anzeigt, dass das Hochladen von Anhängen noch läuft. Hier gab es bereits Rückmeldungen von beA-Nutzern, dass sich diese Anzeige nach dem Anfügen von Anhängen nicht automatisch schließt. Abhilfe schafft das Leeren des Browser Caches. Der beA-Support hat hierzu in seiner Wissensdatenbank eine Anleitung veröffentlicht.

  • Weitere Updates in Sicht

Bereits in der nächsten Woche wird es Updates zu beA-internen betrieblichen Änderungen geben. Des Weiteren wird eine Aktualisierung der Oracle Software erfolgen.

Ist Ihre Kanzlei, sind Sie auf die aktive Nutzungspflicht vorbereitet?

Weihnachten kommt auch immer so plötzlich (am 24.6. waren es noch ein halbes Jahr, am 24.7. nur noch 5 Monate…) und doch erscheint uns diese Zeit im Sommer noch soo weit weg und die Aufforderung, man möge schon mal Weihnachtsgrußkarten bestellen, wird auch gerne noch beiseite gelegt…

Einen entspannten Sommer, genießen Sie die Ferien, Ihren Urlaub und bleiben Sie gesund!

Noch 154 Tage bis zur verpflichtenden aktiven beA-Nutzung…

beA – Update auf Version 3.4

beA – Update auf Version 3.4

Mit Sondernewsletter 1/2021 vom 20.04.2021 hat die BRAK über das Update auf die neue beA-Version 3.4 informiert.

Damit Sie die neue beA-Version 3.4 nutzen können, ist zwangsläufig eine Aktualisierung der beA Client Security erforderlich.
Durch einen vermehrten Zugriff war zeitweise der Server überlastet, der beA-Support dokumentierte die Störungen:

Nachfolgend stellen wir Ihnen die wichtigsten Änderungen der Version 3.4 vor:

  • Dateinamen

Dateinamen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Unterstrich „_“ und Minus „-“ dürfen verwendet werden. Alle Buchstaben des deutschen Alphabets und alle Ziffern sind möglich. Zulässig ist nunmehr auch die Verwendung von Umlauten. Die maximale Dateinamenlänge beträgt 84 Zeichen inklusive der Dateiendung (.pdf). Bei Signaturdateien (.p7s = Signatur im beA) oder (.pkcs7 = externe Signatur) darf die Länge maximal 90 Zeichen betragen. beA weist mit einer Fehlermeldung darauf hin und verhindert das Hochladen von Dateien, die nicht diesen Vorgaben entsprechen.

Praxistipp: Stellen Sie Regeln auf, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei abgespeichert werden. Achten Sie auf eine einheitliche Speicherung. Überprüfen Sie vor dem Hochladen ins beA, ob die Dateinamen den nunmehr geltenden Vorgaben entsprechen.

Sollte versehentlich eine Datei doppelt hochgeladen werden, so weist auch hier das System auf den Fehler hin:

  • Signaturdatei wird verborgen

Bislang erschien die Signaturdatei unterhalb der Datei, die signiert wurde. Nunmehr weist ein kleiner Pfeil vor dem Dateinamen darauf hin, dass es sich um eine signierte Datei handelt. Klickt man auf diesen Pfeil, wird die Signaturdatei angezeigt:

  • Rangfolge ändern

Jetzt besteht die Möglichkeit, die Rangfolge der hochgeladenen Dateien mit den rechts neu hinzugekommenen Pfeilen unter der Überschrift „Rang“ zu verändern:

Der Strukturdatensatz ist eine maschinenlesbare Datei, die im Dateiformat XML bei Versand an das Gericht beigefügt werden und mindestens folgende Informationen enthalten soll:

  1. die Bezeichnung des Gerichts;
  2. sofern bekannt, das Aktenzeichen des Verfahrens;
  3. die Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten;
  4. die Angabe des Verfahrensgegenstandes;
  5. sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle.

Nunmehr ist das Häkchen bei Strukturdatensatz automatisch gesetzt. Es kann entfernt werden, wenn eine Nachricht an mehrere Empfänger versendet werden soll. Derzeit ist im beA nur pro Empfänger ein eigener Strukturdatensatz möglich.

Praxistipp: Beim Versand an Kollegen ist das Häkchen nicht erforderlich, es sei denn, Sie fordern ein elektronisches Empfangsbekenntnis an (das eEB ist ebenfalls ein Strukturdatensatz).

Darauf sollten Sie achten:

Der beA-Support weist am 29.04.2021 darauf hin, dass beim Versand an das Schutzschriftenregister der Haken beim Strukturdatensatz deaktiviert werden muss: „da ansonsten beim Speichern bzw. Versenden der Nachricht die von Ihnen manuell angefügte Datei „xjustiz_nachricht.xml“, welche Sie unter https://www.zssr.justiz.de generiert haben, gelöscht und mit einer gleichnamigen Datei aus der beA Webanwendung überschrieben wird.“

  • Fehler bei der Signaturprüfung

Der beA-Support weist am 29.04.2021 darauf hin: „Beim Signieren eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) aus einem zuvor unter Abgabe eEB (Datum eintragen) gespeicherten Entwurfs entstehen Fehler, die dazu führen, dass die Signatur des eEB ungültig geprüft wird. Der Fehler tritt nicht auf, wenn das eEB vor dem Signieren NICHT gespeichert wurde. Bitte beachten Sie: Die Signatur des eEB ist nicht notwendig, wenn es der Postfachinhaber persönlich verschickt. Auch ohne Signatur kann ein Fehler entstehen, wenn nach dem Speichern der eEB-Abgabe als Entwurf das Datum noch einmal korrigiert wird. Der Fehler wird derzeit analysiert, wir informieren hier, sobald er behoben ist.“

  • Dringende Wartungsarbeiten

Der beA-Support teilt am 30.04.2021 mit: „Am 01.05.2021 finden Wartungsarbeiten am beA-System statt, durch die die derzeit auftretenden Performance-Einbußen im beA behoben werden sollen. Hierbei ist zwischen 00:30 Uhr und 02:30 Uhr mit Session-Abbrüchen zu rechnen.“

Auch die sporadisch noch auftretenden Störungen im Adressbuch stehen noch auf der To-Do-Liste:

  • Sporadische Störung bei der Suche im Adressbuch

„Die Suche nach beA-Adressen im EGVP-Adressbuch ist derzeit weiterhin sporadisch gestört, sodass es hierbei zur Fehlermeldung kommen kann, dass die Suchergebnisse unvollständig seien. In den Suchergebnissen ist dementsprechend anschließend kein beA-Eintrag enthalten. Eine Wiederholung der Suche führt in den häufigsten Fällen zu einem dann vollständigen Ergebnis inklusive beA-Adressen.

Umgekehrt kann es im beA zu Fehlermeldungen bei der Suche nach Justiz-Adressen kommen. Im beA erscheint somit eine Fehlermeldung die besagt, dass das gewählte Postfach möglicherweise nicht empfangsbereit ist. Es ist in einem solchen Fall empfohlen, das gewählte Gericht über „Empfänger hinzufügen“ → „Gesamtes Verzeichnis“ erneut als Empfänger hinzuzufügen. 

Wir arbeiten weiterhin gemeinsam mit der BNotK mit Hochdruck an der Behebung.“

  • Wartungsarbeiten am Serviceportal des beA-Anwendersupportes
    zwischen 01.05.2021 ab 14:00 Uhr und 02.05.2021 bis 22:00 Uhr

Der beA-Support informiert: „Zwischen Samstag, dem 01.05.2021 ab 14:00 Uhr und Sonntag, dem 02.05.2021 bis 22:00 Uhr sind Wartungsarbeiten am Serviceportal des beA-Anwendersupportes vorgesehen. In diesem Zeitraum wird das Serviceportal des beA-Anwendersupportes für ca. 4 Stunden nicht erreichbar sein. Anfragen an den beA-Anwendersupport können alternativ per E-Mail übermittelt werden: servicedesk@beasupport.de

 

Genießen Sie das erste Maiwochenende ohne beA und hoffen wir gemeinsam, dass alle derzeit vorhandenen Störungen und Performanceprobleme durch die nächtliche und Wochenendarbeit des beA-Support beseitigt werden. Wir wünschen hierzu gutes Gelingen!

 

 

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr! – Update

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr! – Ein Update

Immer wieder kommt es vor, dass das beA den Nutzer vor Herausforderungen stellt.

Bereits vor einem guten Jahr habe ich verschiedene Lösungen aufgezeigt, die beA-Nutzern die Fehlersuche erleichtern.

Zwischenzeitlich hat sich das beA verändert und deshalb ist auch für diesen Beitrag ein Update sinnvoll.

Gestern kam ich ab etwa 15.30 Uhr nicht mehr ins beA:

Leider stockte es an dieser Stelle, so dass es gar nicht zur Auswahl des Sicherheitstokens (beA-Karte oder Softwarezertifikat) kam.

Hilfreich ist es dann, auf der Seite des beA-Supports zu prüfen, ob eine Störung vorliegt. Unter Aktuelles sind geplante Wartungsarbeiten und Störungen zu finden:

  • Anruf bei der beA-Hotline

Nachdem ich am nächsten Morgen immer noch keinen Zugriff bekam, habe ich die Gelegenheit genutzt, um 9.17 Uhr die beA-Hotline anzurufen:

030 / 21 787 017.

Die Ansage informierte mich, dass ich in der Warteschlange an Position 4 sei. Um die Wartezeit zu überbrücken, bekommt man über die Bandansage hilfreiche Informationen und Tipps, die ggf. schon weiterhelfen können. Ich habe die Wartezeit genutzt und vorsorglich die beA Client Security nochmals neu installiert:

Die aktuelle Version hat die Versionsnummer 3.5.0.1

Damit gelang es mir dann, mich wieder am beA anzumelden :-)

Um 9.26 Uhr wurde ich informiert, dass ich nunmehr an Position 2 in der Warteschlange sei. Um 9.28 Uhr wurde mitgeteilt, dass der nächste freie Mitarbeiter gleich für mich bereit sei. Um 9.30 Uhr war ich an Position 1 und hat um 9.31 Uhr einen freundlichen Mitarbeiter am Telefon: Es seien derzeit keine Störungen gemeldet und auch die Wartungsarbeiten seien beendet. Um meinen Leser:innen eine Hilfestellung zu geben und ggf. auch, um einen Anruf bei der beA-Hotline zu vermeiden, bat ich den Mitarbeiter, ein paar typische Probleme zu schildern:

  • Browser

beA funktioniert in der Regel mit den gängigen Browsern. Allerdings sei beim Mozilla Firefox (aktuelle Version 87) ein SSL-Zertifikat notwendig und der private Modus darf nicht aktiviert sein. Auch könne das Anlegen einer Chronik zu Problemen führen. Es empfiehlt sich, dann z.B. mit dem Google Chrome oder dem Microsoft Edge zu testen, ob der Zugang zum beA gelingt.

  • Karte wird nicht gefunden

Wenn die beA-Karte nicht gefunden wird, kann das verschiedene Ursachen haben. Der Karten-Chip unterliegt der mechanischen Abnutzung. Achten Sie auch darauf, wie die Karte aufbewahrt wird und schützen Sie die Karte. Wenn es nicht an der Karte selbst liegt, ist eine Möglichkeit, die beA Client Security manuell zu beenden (rechte Maustaste auf beA Client Security Symbol und „Beenden“ auswählen), und dann die Karte ins Lesegerät stecken und die beA Client Security neu zu laden. Führt das nicht zum Ziel, kann geprüft werden, ob die Karte Kontakt mit dem Lesegerät hat (beim großen Reiner SCT blinkt ein grünes Licht und leuchtet dann konstant). Sollte das nicht weiterhelfen, kann geprüft werden, ob man mit einer Zweitkarte oder einem weiteren Lesegerät mehr Erfolg hat.

  • Ggf. benötigt auch das Lesegerät ein Update

Und auch ein Neustart des Rechners kann manchmal Wunder wirken;-)

Im Arbeitsalltag ist das sehr zeitaufwändig. Will man zumindest wissen, was im beA eingegangen ist und muss sich nicht zwingend mit der beA-Karte einloggen, weil z.B. der Schriftsatz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden soll, ist auch ein beA-Softwarezertifikat, das als Datei auf dem Rechner oder einem USB-Stick installiert werden kann, eine Alternative (sofern man einen Schritt weiter kommt, wie bei meinem Problem).

Private Anbieter machen über das beA-Softwarezertifikat mittels gebührenpflichtiger App auch das Lesen von beA-Nachrichten auf dem iPhone oder iPad möglich.

  • Ist Ihre beA Client Security aktuell?

Mit Newsletter 3/2021 vom 12.3.2021 hat die BRAK über die neue beA-Version 3.3 und den Austausch der Java-Version von 8 auf 11 informiert.

Mitte April 2021 wird beA ein Update auf die Version 3.4 erhalten.

Dazu teilt die BRAK mit: „Nach Bereitstellung dieser Version 3.4 können Sie sich nicht mehr an der beA-Webanwendung anmelden, wenn Sie nicht zuvor die erforderliche Aktualisierung der beA Client-Security auf die Java-Version 11 ausgeführt haben.“

Der beA-Support gibt weitere Hinweise und Hilfestellung zur beA-Aktualisierung.

  • Arbeiten Sie mit Anwaltssoftware?

Softwarehersteller haben darauf hingewiesen, dass für die neue beA Client Security zunächst ein Update der Anwaltssoftware erforderlich ist. Klären Sie also vorher mit Ihrem Anbieter, wann Sie die neue beA Client Security laden können, damit die beA-Schnittstelle funktioniert.

 

Genießen Sie die Osterfeiertage und gönnen Sie auch Ihrem beA eine Pause;-)

Vielen Dank an Philipp Heinisch für diese Karikatur.

 

Aus dem Workshop: Anwaltspostfach beA: Fettnäpfchen – Folge 2: Unterschrift

Workshop: Das beA in der anwaltlichen Praxis

Nachdem wir uns in der ersten Folge mit den Voraussetzungen für die Bearbeitung des elektronischen Dokuments durch das Gericht beschäftigt haben, geht es heute um die Unterschrift.

Im Elektronischen Rechtsverkehr wird die händische Unterschrift durch die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ersetzt.

Dazu benötigt der Anwalt eine beA-Signaturkarte oder eine beA-Basiskarte mit Nachladesignatur und ein Kartenlesegerät. Alternativ kann auch eine gesonderte Signaturkarte eingesetzt werden. Allerdings sind die Kosten für reine Signaturkarten in der Regel höher als bei einer beA-Karte.

Einfache Signatur, qualifizierte elektronische Signatur, Stapelsignatur, Containersignatur, externe Signatur, es gibt viele Varianten.

Werfen wir zunächst einen Blick auf § 126 BGB (Schriftform). Absatz 3 besagt:

„Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“

§ 126a BGB (Elektronische Form) ergänzt:

(1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“

Dann kommt § 130a ZPO (Elektronisches Dokument) ins Spiel:

„(1) Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter können nach Maßgabe der folgenden Absätze als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht werden.“

„(2) Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein. Die Bundesregierung bestimmt durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die für die Übermittlung und Bearbeitung geeigneten technischen Rahmenbedingungen.“

„(3) Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Satz 1 gilt nicht für Anlagen, die vorbereitenden Schriftsätzen beigefügt sind.

„(4) Sichere Übermittlungswege sind …

2. der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts, …“

Das beA ist also als sicherer Übermittlungsweg geeignet. Je nachdem, wer den Schriftsatz einreicht (versendet), ist es wichtig, die Unterschiede zu beachten:

  • Immer, wenn Schriftform erforderlich ist, muss mit einer qeS signiert werden.
  • Immer, wenn der Mitarbeiter versendet, muss mit einer qeS signiert werden.
  • Immer, wenn der Vertreter aus dem beA des Vertretenen einreicht, muss mit einer qeS signiert werden.

Zusätzlich zur qeS muss immer die einfache Signatur unterhalb des Schriftsatzes stehen.

Erstmals hat das BAG (5 AZB 23/20, Beschluss vom 14.09.2020) als oberstes Gericht definiert, was als einfache Signatur zu verstehen ist:

„Die einfache Signatur iSd. § 130a Abs. 3 Satz 1 Alt. 2 ZPO meint die einfache Wiedergabe des Namens
am Ende des Textes, beispielsweise bestehend aus einem maschinenschriftlichen Namenszug unter
dem Schriftsatz oder einer eingescannten Unterschrift.“

Das BAG führt aus, dass es ausreicht, wenn der Nachname auch ohne Berufsbezeichnung angegeben ist. Gleichwohl ist meine Empfehlung, immer den Vornamen und den Nachnamen aufzuführen, denn der Vorname gehört zur Person und kann im Falle einer Namensgleichheit auch zur Unterscheidung beitragen.

Wenn der Anwalt ohne eine qeS einreicht und selbst versendet, ist in jedem Fall eine einfache Signatur erforderlich.

Fazit: Die Berufung wurde ohne qeS eingelegt. Es fehlte die einfache Signatur, der Schriftsatz endete nur mit „Rechtsanwalt“.  Bei der Berufungsbegründung ist eine einfache Signatur erfolgt. Das LAG teilte mit, dass Bedenken an der formgerechten Einlegung der Berufung bestünden, es fehle an einer einfachen Signatur der Berufungsschrift. Nunmehr betrantragte der Beklagtenvertreter Wiedereinsetzung in den vorigen Stand mittels qualifiziert signiertem Schriftsatz. In der sehr lesenswerten Entscheidung wird klar, dass es, letztlich nur, weil das Gericht innerhalb der Berufungsfrist erkennen konnte, dass die Berufung nicht formgerecht eingereicht wurde, der Revisionsbeschwerde stattgegeben hat.

Praxistipp: Verwenden Sie immer eine einfache Signatur (Namenszug) und eine qeS. Dann kann auch der Mitarbeiter den Schriftsatz kontrollieren (4-Augen-Prinzip) und versenden, es kann aber auch der Anwalt selbst aus seinem beA senden. Achten Sie beim Vertreter darauf, dass dieser mit seiner einfachen Signatur (ohne Zusätze wie i.V., pro abs., etc.) und einer qeS signiert. Dann kann wiederum der Mitarbeiter aus dem beA des Vertretenen senden.

Stapelsignatur:

beA schlägt die Unterschriftenmappe um Längen, genauer gesagt um 50 Dokumente, die mittels Stapelsignatur mit einer PIN-Eingabe signiert werden können. Dazu kann man in der Nachrichtenübersicht im Ordner Entwürfe alle dort befindlichen Schriftsätze signieren:

Bitte überprüfen Sie vor dem Versand in der einzelnen Nachricht, ob die Unterschrift ordnungsgemäß, d.h. die qeS „erfolgreich“ war:

Das OLG Braunschweig hat in seinem Beschluß vom 18.11.2020 (11 U 315/20) darauf hingewiesen:

Anforderungen an die Prüfung einer qualifizierten elektronischen Signatur
Wenn bei der Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ein Warnsymbol aufleuchtet, hat
der Prozessbevollmächtigte sich über die Bedeutung des Symbols zu informieren oder durch
Kontrolle der Signatur im besonderen elektronischen Anwaltspostfach zu vergewissern, dass eine
ordnungsgemäße Signatur vorliegt. Andernfalls trifft ihn ein Verschulden am Vorliegen einer
ungültigen Signatur.
Soll seitens des Büropersonals eine Prüfung der elektronischen Signatur erfolgen, bedarf es einer
eindeutigen Anweisung seitens des Prozessbevollmächtigten. Die Anweisung, den ordnungsgemäßen
Versand zu kontrollieren, reicht nicht aus.“

In diesem Fall wurde der Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gegen die Versäumung der Berufungsfrist zurückgewiesen.

Vorsicht bei Versand aus einem Anwaltsprogramm:

Hinzu kommt, dass in dieser Sache die Bearbeitung und Versendung nicht über die beA-Webanwendung, sondern mit einem Anwaltsprogramm erfolgt ist:

„Die Klägerseite hat … zunächst erläutert, wie das von ihm in seiner Kanzlei eingesetzte Programm R. verwendet wird. …
Im Hinblick auf die Einreichung der hier gegenständlichen Berufungsbegründung habe der Klägervertreter den Schriftsatz in den Postausgang von R. geladen und per Knopfdruck signiert. Die Signatur sei als erfolgreich mit einer roten „Schleife“ angezeigt worden.
Es habe keine Fehlermeldung oder Warnmeldung oder sonstige Auffälligkeiten gegeben.
…Der R. Zustellnachweis habe eine fehlerfreie Zustellung mit zutreffender Signaturdatei dokumentiert.
…habe der Klägervertreter im Webportal des beA-Postfachs nachgesehen, ob dort eine Fehlermeldung zu sehen gewesen sei. Auch dies sei nicht der Fall gewesen. Der Klägervertreter habe mittels gesonderter Prüfmöglichkeit die Signatur geprüft, woraufhin ihm diese tatsächlich als unzutreffend angezeigt worden sei. Eine solche Meldung habe der Klägervertreter bislang noch nie gesehen gehabt,…
Da keinerlei Fehlermeldungen von R. angezeigt worden seien, sondern im Gegenteil der ordnungsgemäße Versand mitgeteilt worden sei, habe sie eine zusätzliche Prüfung im beA-Postfach auf der Website unterlassen,…“

Fazit: Prüfen Sie auch bei Versand durch ein Anwaltsprogramm, in der beA-Webanwendung, ob die qeS erfolgreich angebracht wurde und ob das Dokument beim Empfänger erfolgreich eingegangen ist (vgl. § 130 a ZPO „(5) Ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen.“)

Containersignatur:

Hier hat das BAG am 15. August 2018 (2 AZN 269/18) die Nichtzulassungsbeschwerde verworfen, da die Beschwerdeschrift nicht mit einer qeS, sondern nur im Rahmen einer Containersignatur angebracht war. Diese ist seit 1.1.2018 nicht mehr zulässig. Die Gefahr, heute im beA eine Containersignatur zu verwenden, ist allerdings gebannt, da die BRAK mit der Version 2.3 im August 2019 den Button im beA entfernt hat.

Externe Signatur:

Alternativ zur qeS im beA kann auch mit einer externen Signatur gearbeitet werden. Diese bietet den Vorteil, dass der Anwalt außerhalb des beA mit qeS signieren kann und der Mitarbeiter dann die bereits erfolgte qeS hochladen kann. Hierzu wird beim Hochladen mit der Auswahl „Externe Signatur“ die bereits signierte Datei verwendet, beA erkennt dies und nimmt die Signaturdatei direkt mit. Eine externe qeS unterscheidet sich mit der Endung „pkcs7“ von der qes im beA mit der Endung „p7s“.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der SecSigner ist ein kostenloses Programm, mit dem Governikus Signer wird auch die Verschlüsselungssignatur des ZIP-Containers beim Export angezeigt:

 

Bei meinem letzten Workshop waren:

60 % der Teilnehmer Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, 40 % Mitarbeiter*innen.

Davon nutzten 13 % das beA nur passiv, 27 % passiv mit elektronischem Empfangsbekenntnis, 60 % nutzen das beA bereits aktiv.

Ein Feedback: “ …vielen Dank für das guten informative Seminar am gestrigen Tage. Wir haben gleich ein paar Veränderungen innerhalb der Kanzlei durchgeführt. Darüber hinaus habe ich auch bei mir auch gleich ein Update beim Cyberjack Manager vorgenommen.
Problematisch ist allerdings jetzt, dass beim Anmelden kein Sicherheitsschlüssel (mehr) erkannt wird. Ist das ein Problem, das Sie vielleicht schon kennen? Für einen kleinen Tipp wäre ich dankbar.“

Dem Teilnehmer habe ich die Lösungsmöglichkeiten schon mitgeteilt. Aufmerksame Leser meines Blogs kennen die Antwort auch schon;-)

Bei der abschließenden Umfrage, wie die Teilnehmer das beA nach dem Workshop nutzen wollen, waren nur noch 8 % Passiv-Nutzer, 8 % Passiv mit eEB und überragende 83 % (vor Beginn 60 %) gaben an, das beA nach dem Workshop aktiv nutzen zu wollen. Ein sehr gutes Ergebnis :-)
P.S.: In 309 Tagen ist es soweit: Dann beginnt die aktive Nutzungspflicht für das Anwaltspostfach beA bundesweit,
ab Montag, 3. Januar 2022, führt kein Weg mehr an beA vorbei!

Aus dem Workshop: Anwaltspostfach beA: Fettnäpfchen – Folge 1

Workshop: Das beA in der anwaltlichen Praxis

Mehr als 50 Teilnehmer haben am Online-Workshop teilgenommen.

51 % der Teilnehmer waren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, 49 % waren Mitarbeiter*innen.

Davon nutzten 35 % das beA nur passiv, 22 % passiv mit elektronischem Empfangsbekenntnis, 43 % nutzen das beA bereits aktiv.

Ein Feedback:…ich danke Ihnen für die informative Schulung, an der ich gestern hier in HH (Online) teilgenommen habe.

Ich nutze beA bereits und war eigentlich der Meinung die pdf´s richtig zu scannen (mit Durchsuchungsmöglichkeit)…..

musste aber feststellen,dass das zumindest nicht bei allen der Fall war…“

Damit Sie gewappnet sind, falls das Gericht Ihre Nachrichten moniert, zeige ich anhand des nachstehenden 4-seitigen Schreibens des Arbeitsgerichts Hamburg auf, wie Sie diese Fettnäpfchen umgehen können:

Analog zu § 130a Abs. 2 ZPO: Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein.“

Das Gericht weist darauf hin, dass die eingereichten Dokumente, sowohl die Klageschrift, als auch die Anlagen K1 bis K4, nicht zur Bearbeitung geeignet sind:

Das Arbeitsgericht weist darauf hin, dass der Eingang der vorgenannten elektronischen Dokumente unwirksam ist. Gleichzeitig erfolgt der Hinweis, dass der Absender den Mangel heilen kann, wenn er das Dokument unverzüglich in einer zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.

Nun folgen die Hinweise auf die technischen Rahmenbedingungen:

Jetzt kommen die Hinweise auf das zulässige Dateiformat PDF und ggf. zusätzliches TIFF:

sowie die Hinweise, dass alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) in der Datei enthalten sein müssen:

Jetzt kommt der Hinweis zur Lösung der Probleme: PDF/A:
Nun erklärt das Gericht, dass die eingereichten Dokumente nicht alle technischen Rahmenbedingungen zugleich erfüllen:
Weiterhin wird mitgeteilt:
Es werden Tipps zur Überprüfung erteilt und es gibt Links zu nützlichen Hinweisen:
Endlich kommt das Gericht unter V. auf Seite 3(!) zum Punkt:
Es erfolgt die Chance zur Nachbesserung:
Zu guter Letzt weist die Kammer darauf hin:
„Aus gegebenem Anlass bittet die Kammer von telefonischen Nachfragen betreffend die im Einzelfall erforderliche technische Umsetzbarkeit der vom Gesetzgeber aufgestellten technischen und rechtlichen Voraussetzungen für eine rechtswirksame elektronische Einreichung von Dokumenten abzusehen. Die Prüfung der formellen Voraussetzungen obliegt der Vorsitzenden und nicht der Geschäftsstelle, die insoweit keinerlei Auskünfte hierzu erteilen kann. Sollten weitere Hinweise erforderlich sein, werden diese entsprechend von der Vorsitzenden rechtzeitig erteilt werden.“

 

Es gibt Anwälte, die kommen auf die Idee, Ihre Schriftsätze mit einer anderen Schriftart neu zu erstellen. Das ist nicht notwendig.
Es genügt die Umwandlung des Word-Dokuments in ein PDF/A. Bitte achten Sie jedoch darauf, dass auch alle Anlagen als PDF/A gespeichert und hochgeladen werden. Ob Ihre Dokumente durchsuchbar sind, überprüfen Sie mit der Tastenkombination STRG+F: Geben Sie ins Suchfeld ein Wort im Text ein. Springt der Cursor dorthin, ist der Text durchsuchbar und ermöglicht damit auch Menschen mit Behinderungen die Teilnahme am Elektronischen Rechtsverkehr. Wenn Sie Dokumente einscannen, achten Sie darauf, dass die Dokumente texterkannt (OCR) eingescannt werden, hier ein Beispiel anhand des Fujitsu ScanSnap iX1500:

 

Hoffentlich bleiben Ihnen damit solche Monierungen Ihrer Gerichte erspart! (Und falls doch: Schicken Sie mir gerne die Monierung, wir helfen dann bei der Lösung).
Bei der abschließenden Umfrage, wie die Teilnehmer das beA nach dem Workshop nutzen wollen, waren nur noch 11 % Passiv-Nutzer, 22 % Passiv mit eEB und immerhin 67 % (vor Beginn 43 %) gaben an, das beA nach dem Workshop aktiv nutzen zu wollen. Ein gutes Ergebnis :-)

 

P.S.: In 335 Tagen ist es soweit: Dann beginnt die aktive Nutzungspflicht für das Anwaltspostfach beA bundesweit, ab Montag, 3. Januar 2022, führt kein Weg mehr an beA vorbei!