Neuer Support für das Anwaltspostfach beA ab 2. Juni 2020

Neuer Support für das Anwaltspostfach beA ab 2. Juni 2020

Mit Sondernewsletter 1/2020 vom 20. Mai 2020 gibt die BRAK bekannt, dass ab Dienstag, 2. Juni 2020, 8.00 Uhr, die Ansprechpartner für beA wechseln.

Der neue beA-Service Desk, die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das beA, wird unter folgenden Kontaktdaten erreichbar sein:

Telefon:               030-217 87 017

E-Mail:                 servicedesk@beasupport.de

Service-Portal:
portal.beasupport.de

Weiterhin teilt die BRAK mit:

„Ab dem 2.6.2020 erhält wie bisher jeder Hinterleger einer Störungsmeldung automatisch eine E-Mail, die über Zugriffsmöglichkeiten auf das neue Service-Portal informiert, um den Bearbeitungsstand einsehen zu können. Zugriffsdaten zum bisherigen Service-Portal werden nicht übernommen.

Jeder Hinterleger einer Support-Anfrage erhält weiterhin automatisch eine E-Mail, die über die Zugriffsmöglichkeiten auf das neue Service-Portal informiert, damit der Bearbeitungsstand verfolgt werden kann. Die Zugriffsdaten zum bisherigen Service-Portal werden nicht übernommen.

Alle Nutzer des beA, die eine Support-Anfrage bis zum Stichtag beim bisherigen Dienstleister platziert haben, die noch nicht abschließend bearbeitet wurde, werden per E-Mail über das weitere Vorgehen informiert werden.“

 

Unter https://portal.beasupport.de/ findet sich derzeit folgende Hinweisseite:

Neuer beA-Support

 

Über das lange Pfingstwochenende werden bereits die Schulungspostfächer auf die neue Plattform durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG migriert, so dass nach erfolgreicher Übernahme optimistisch davon ausgegangen werden kann, dass dann auch demnächst die Anwalts-beA-Umgebung von den neuen Dienstleistern übernommen wird.

Wir freuen uns und wünschen gutes Gelingen.

 

 

Chancen mit dem Anwaltspostfach beA in der Corona-Krise nutzen

Corona hat unser aller Leben verändert

Was bisher unmöglich schien, musste kurzerhand, ohne langes Zögern, einfach getan werden.

Home-Office, Mandantenkontakte per Video, neue Mandate durch neue Geschäftsfelder, die sich durch Corona ergeben.

Auch das Anwaltspostfach beA kann dazu beitragen, dass die Kanzlei Schritt für Schritt digitaler wird, wenn auch vielerorts probiert und improvisiert wird.

A) beA Update am 28. März 2020

Nachdem beA auch im März mit technischen Problemen und Nichterreichbarkeit des Servers zu kämpfen hatte, wurde auf die Version 2.3.5 upgedatet.

Die beA Client Security wurde auf die Version 3.34.2 aktualisiert. Auf der Startseite des beA weist die BRAK im blauen Balken darauf hin:

Hinter „hier“ verbirgt sich ein Link zum BRAK-Newsletter 35/2019. Dort wird erklärt, wie man das Problem löst, wenn sich die Client Security immer wieder neu lädt.

Dass beim erstmaligen Laden einer neuen Client Security die Ladezeit von 0 auf 100 % hochgezählt wird, ist normal. Wenn dieses Hochladen jedoch täglich erfolgt, muss nachgebessert werden.

Täglich grüßt das Murmeltier… Leider kommt es nach einem Update immer wieder zu Anmeldeproblemen.

Die BRAK hatte ebenfalls im Newsletter 35/2019 am 12. Dezember 2019 angekündigt, dass die Übernahme durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG „voraussichtlich im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden wird“. Hoffen wir, dass das also in den nächsten zwei Monaten erfolgreich passiert :-)

B) Behörden nutzen immer mehr beBPo

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) nimmt mehr und mehr Fahrt auf. So können Behörden das besondere elektronische Behördenpostfach beBPo für ihre Behörde einrichten und dann über das beA adressiert werden.

Achtung: Bei der Kommunikation mit einem beBPo ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zwingend erforderlich!

Seit 6. April 2020 führt die Bundesagentur für Arbeit (BA) schrittweise den ERV mit der Anwendung E-JUSTIZ-BA deutschlandweit ein und freut sich auf die Kommunikation über diesen Kanal. Die BRAK hat in Ihrem Newsletter Nr. 7/2020 vom 2. April 2020 ausführlich beschrieben, ab wann welche Dienststellen erreichbar sind.

Des Weiteren besteht ab 18. Mai 2020 die Möglichkeit, im Rahmen einer 11-wöchigen Pilotphase die Funktionalität Aktenversand mit 15 Gerichten zu testen.

C) beA Verweigerer zu 3.000 EUR Bußgeld verurteilt

Etwa 10 % aller Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben ihr beA nicht eröffnet und sind daher nicht in der Lage, Nachrichten und Empfangsbekenntnisse zur Kenntnis zu nehmen. Am 6. März 2020 wurde eine Rechtsanwältin vom Anwaltsgericht Nürnberg zu einer Geldbuße von 3.000 EUR verurteilt, weil sie der Erfüllung ihrer passiven Nutzungspflicht nicht nachgekommen war. Martin Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, hat bei LTO die Entscheidung kommentiert. Die Richter sahen einen Berufsrechtsverstoß und begründeten: „Diese fehlende Erstregistrierung führt zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten der Betroffenen, da die Betroffene nicht feststellen kann, ob ihr über das beA etwas zugestellt wird. Derartige Zustellungen können Fristen enthalten, deren Versäumung zu Lasten der Mandanten gehen, so dass ein erhebliches Gefährdungspotential vorliegt.“

D) Digital-Konferenzen

Erstmals wird der 71. Deutsche Anwaltstag 2020 vom 15. bis 19. Juni 2020 als Virtueller Anwaltstag stattfinden.

Bereits vom 25. bis 29. Mai 2020 wird die erste virtuelle Kanzlei-Expo vom FFi-Verlag veranstaltet.

Und auch der Anwaltszukunftskongress wird am 1. Oktober 2020 als Digitalkongress ausgerichtet.

E) Corona-Links

Das Netz ist voll von Informationen. Nachstehend für Anwälte eine Auswahl:

BRAK: Die BRAK stellt auf dieser Seite aktuelle Hinweise für Justiz und Anwaltschaft ein.

Umfrage: Die BRAK hat am 22. April 2020 die Ergebnisse einer Umfrage über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die deutsche Anwaltschaft veröffentlicht.

Ein PDF mit dem Gesamtergebnis findet sich hier. Die Umfrage soll in einigen Wochen erneut durchgeführt werden.

DAV: Der DAV hat FAQ’s ins Netz gestellt.

Weiterhin gibt es ein digitales Austauschforum nur für Anwältinnen und Anwälte.

KAV: Der Kölner Anwaltverein bietet mit #JURANOTALONE Hilfe für Kollegen und Referendare an.

Auch andere Anwaltvereine folgen diesem Beispiel und bieten für ihre Mitglieder Unterstützung an.

RAK München: Als bislang einzige RAK bietet die RAK München ihren Mitgliedern eine Soforthilfe an.

LTO: Die Legal Tribune Online bietet eine Vielzahl an Informationen für Anwälte und darüber hinaus zu Corona an.

Bleiben Sie optimistisch und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!

 

 

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

A) Betreiberwechsel

Zum 1.1.2020 übernehmen „Wesroc“ den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA.

Die BRAK hat im Newsletter 35/2019 vom 12.12.2019 angekündigt:
„Der Wechsel von der bisherigen Betreiberin des beA-Systems auf die neue Vertragspartnerin der BRAK wird nicht zum Stichtag 1.1.2020 stattfinden. Die BRAK hat mit der Beauftragung der neuen Dienstleisterin eine Übergangsphase vereinbart, in der die alte Betreiberin den Betrieb noch so lange fortführt, bis die neue Betreiberin ihre Systeme soweit aufgebaut hat, dass eine risikofreie Übernahme des Echtbetriebs erfolgen kann. Der genaue Zeitpunkt, wann das geschehen wird, steht derzeit noch nicht fest. Voraussichtlich wird der Übergang im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden. Wir werden darüber und über mögliche temporäre Nichterreichbarkeiten rechtzeitig im beA-Newsletter sowie auf der beA-Website unter „Aktuelle Meldungen“ informieren.“

Es wird daher zum Jahresbeginn 2020 keine gravierenden Änderungen geben.

B) Neue beA-Version 2.3.4

Mitte Januar 2020 wird eine neue beA-Version 2.3.4.xx veröffentlicht. Mit dieser Version wird die aktuelle Version von MacOS unterstützt, darüber hinaus werden bekannte Fehler abgestellt, neue Funktionen sind nicht vorgesehen.

C) Aktive Nutzungspflicht ab 2020

Schleswig-Holstein zieht als erstes Bundesland die aktive Nutzungspflicht für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit vor. Lesen Sie ausführlich hierzu meinen Blogbeitrag aus November 2019.

Für die anderen Bundesländer werden verschiedene Änderungen eintreten. Lesen Sie hierzu meinen Artikel beA – Die Schonzeit ist vorbei, der beim IWW-Institut in AK Anwalt und Kanzlei, Ausgabe 1/2020, veröffentlicht ist.

D) Digitalisierung

Aus unterschiedlichen Gesprächen mit Rechtsanwälten und Mitarbeitern ist mir bekannt, dass in vielen Kanzleien mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei noch nicht begonnen wurde oder diese nur in Teilbereichen stattfindet. Um hier eine praktische Hilfestellung zu geben, ist im Deutschen Anwaltverlag soeben mein neues Buch Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei erschienen. Mit Kanzleien aller Größenordnungen habe ich Interviews geführt und hinterfragt, wie weit dort die Digitalisierung fortgeschritten ist und welche Tipps man Kollegen mit auf den Weg geben kann, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Aus verschiedenen Perspektiven habe ich sehr interessante Antworten erhalten. Eine Leseprobe und einige Statements meiner Interviewpartner finden Sie hier: https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/

Einer meiner Interviewpartner, Rechtsanwalt Professor Stephan Ory, betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“

Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2020.

Denken Sie daran, dass in 731 Tagen in jedem Fall bundesweit die aktive Nutzungspflicht beginnt, es aber durchaus sein kann, dass weitere Bundesländer bereits zum 1.1.2021, also in 366 Tagen, diese Pflicht vorziehen.

Quo vadis beA?

Quo vadis beA?

Vergabeverfahren, Updates, Lastspitzen und ein Kanzleipostfach

1. Vergabeverfahren

Am 2. September 2019 hat die BRAK bekanntgegeben, dass im Vergabeverfahren über die Übernahme, die Weiterentwicklung, den Betrieb und den Support der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (beA) der Bietergemeinschaft Westernacher/rockenstein der Zuschlag erteilt wurde.

Die Westernacher Solutions mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in Heidelberg und Bad Kreuznach ist vielen Nutzern des „Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses“ (BRAV) in guter Erinnerung, wurde dieses doch vor der Integration des BRAV in das beA von Westernacher verantwortet. Westernacher hat das SAFE Identitätsmanagement der Justiz (jeder zugelassene Rechtsanwalt wird über seine SAFE-ID im beA identifiziert) und für die Notare den Standard XNotar entwickelt. Mit gefa soll das gemeinsame Fachverfahren für die Justiz vereinheitlicht werden. Darüber hinaus arbeitet Westernacher mit der Governikus KG zusammen, die mit dem Governikus Communikator als Nachfolger des EGVP-Clients eine  Alternative zum sicheren elektronischen Versenden (Anleitung von Peter @schwindling von kanzleirechner.de) bietet. Und mit dem Governikus Signer wird eine Software zur Verfügung gestellt, mit denen exportierte Nachrichten verifiziert werden können.

Die rockenstein AG ist ein Internet-Service-Provider mit Sitz in Würzburg. Seit 1992 hat sich das Unternehmen auf die Kernkompetenzen Rechenzentren, Globale Netzwerke, Cloud as a Service und IT-Management, die sich aus den Geschäftsfeldern Datenfernübertragung und Datenkommunikation entwickelt haben, spezialisiert. Mit eigenen Netzen, schnellen und sicheren Internetanbindungen sowie dem Ausbau der firmeneigenen TÜViT-zertifizierten Rechenzentren am Standort Deutschland wird größten Wert auf einen umfassenden Service sowie höchste Sicherheit und Verfügbarkeit gelegt. Die Firmen-Broschüre gibt weitere Informationen.

Das sind gute Aussichten, damit beA auch 2020 und in den Folgejahren weiterentwickelt wird.

Wir wünschen gutes Gelingen!

 

2. Updates

Gleich zwei Mal wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) aktualisiert:

Am 3. August 2019 erfolgte das Update auf die Version 2.2:

Damit ist das beA jetzt – wie lange erwartet – auch in einer Terminalserver-Umgebung einsetzbar.

Des Weiteren wurden Härtungsmaßnahmen hinsichtlich der Hardware Security Module umgesetzt.

Änderungen an der Kanzleisoftware-Schnittstelle bezüglich der Rechteverwaltung wurden realisiert, jedoch noch nicht die dringend erwarteten Änderungen hinsichtlich der Exportfunktion über die Kanzleisoftware-Schnittstelle.

Am 24. August 2019 ist dann das Update auf die Version 2.3 erfolgt:

Erfreulicherweise wurde der Button „Nachrichtenentwurf signieren“, der sich auf die seit 1.1.2018 im ERV verbotene Containersignatur bezieht, entfernt. Damit ist eine große Fehlerquelle beseitigt.

Die Felder „Eigenes Aktenzeichen“ und „Gerichtliches Aktenzeichen“ wurden umbenannt in „Aktenzeichen Sender“ und „Aktenzeichen Empfänger“.

Erfreulich auch, dass damit der seit langem bestehende Fehler, dass die Inhalte dieser beiden Felder beim Senden vertauscht wurden, beseitigt wurde.

Bleibt zu wünschen, dass die beiden Felder „dringend“ und „zu prüfen“ bei einer nächsten Update-Version auch verschwinden, denn diese internen Felder führen bei den Nutzern zu mehr Verwirrung als Nutzen. Setzt man Häkchen, verschwinden diese beim Versand. Die Felder mit „dringend“ und „zu prüfen“ werden dann ohne Inhalt an den Empfänger übertragen. Als Kommunikationsmittel zwischen Anwalt und Mitarbeiter gedacht, ist diese Funktion in der Praxis wenig hilfreich.

Und zum 2. September 2019 wurde die Umstellung auf den Strukturdatensatz Version 2.4 vorgenommen. Gemäß § 2 Satz 3 der „Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV)“ soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden. Diesen Strukturdatensatz erstellt beA automatisch, wenn das entsprechende Häkchen angeklickt wird.

Nun wird dem Nutzer nach der Empfängerauswahl und dem Klick auf das Häkchen „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ ein Auswahlfeld mit der Justizbehörde vorgeschlagen. Dieses ist als Pflichtfeld konzipiert.

Nachfolgend ein Beispiel mit der Auswahl des Arbeitsgerichts in Mainz:

3. Lastspitzen

Sorgen macht den Anwendern die schlechte Performance, die beA derzeit abliefert. Die BRAK meldete am Dienstag, 27. August 2019:

Aber auch an den Folgetagen und heute erneut treten nicht nur Anmeldeprobleme, sondern auch die „Unerwarteten Fehler“ wieder auf:

Diese werden begleitet von den Hinweisen „Der Server bearbeitet Ihre Anforderung, die nicht abgebrochen werden kann.“

Leider weist die aktuelle Störungsdokumentation der BRAK (per 2.9.2019) nicht auf aktuelle Fehler hin:

In der letzten Woche habe ich an zwei Standorten interne beA-Schulungen für Anwälte und Mitarbeiter durchgeführt. Die praktische Arbeit mit dem beA wird durch solche Fehler extrem behindert, eine Begeisterung für beA zu entfachen und die Motivation zur Arbeit und Nutzung mit dem Anwaltspostfach zu fördern, fällt sehr schwer.

Verständlicherweise bekommt man im Alltag von den Mitarbeitern zu hören: „Wir haben nicht die Zeit, die Fehler an die BRAK zu melden“. Damit wird nach außen der Eindruck erweckt, dass alles in bester Ordnung ist. Das ist leider mitnichten der Fall!

4. Kanzleipostfach

Bereits auf dem Anwaltstag in Leipzig wurde das Kanzleipostfach thematisiert. Nun wurde letzte Woche vom Bundesjustizministerium das lang erwartete Programm „Eckpunkte für eine Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen Berufsausübungsgesellschaften“ vorgelegt. Mit den Änderungen der Berufsausübungsgesellschaften soll auch ein optionales Kanzleipostfach für den elektronischen Rechtsverkehr kommen. Die Neuerungen sollen noch in dieser Legislaturperiode umgesetzt werden. Bis zum 9. Oktober 2019 können die Anwaltsverbände Stellung nehmen.

 

 

 

 

Blick hinter die Kulissen: Wie kommen beA-Nachrichten bei Gericht an?

Ein Blick hinter die Kulissen:

Wie kommen beA-Nachrichten bei Gericht an?

1. Arbeitsplatz der Richter in Rheinland-Pfalz

Das neue Gebäude des Justizzentrums Bad Kreuznach liegt außerhalb im Gewerbegebiet und ist gut erreichbar. Bei tropischen Temperaturen müssen Richter und Mitarbeiter ohne Klimaanlage ihren Dienst verrichten, Ventilatoren und Verdunklung passen nicht zum modernen, barrierefreien Gebäude.

Wir durften einen Blick hinter die Kulissen werfen:

Die Direktorin des Amtsgerichts Bad Kreuznach, Brigitte Hill, gab uns einen Einblick in ihr Arbeitszimmer:

Der Schreibtisch ist höhenverstellbar, so dass man auch im Stehen arbeiten kann. Es gibt zwei Bildschirme, davon einen Touch-Screen, der sich beliebig in Stellung bringen lässt. In Rheinland-Pfalz arbeitet man mit der Fachsoftware ForumStar. Die Oberfläche ist modern und vergleichbar mit einer Anwaltssoftware. Als Kartenlesegerät ist der Reiner CyberJack Komfort im Einsatz.

Alle Eingänge werden im Posteingangsbereich, der sich beim Landgericht befindet, eingescannt. Dabei gilt das 4-Augen-Prinzip. Die Papiere werden nach sechs Monaten vernichtet, Urkunden an den Absender zurückgegeben. Da in Bad Kreuznach seit 3.12.2018 die elektronische Akte eingeführt wurde, wird jetzt das erste Mal vernichtet, auch dies geschieht im Scanbereich, der ein „Hochsicherheitsbereich“ ist. Der Richter kann die Eingänge elektronisch bearbeiten und verfügen.

Die Geschäftsstelle setzt elektronische Stempel und Bearbeitungsvermerke, so dass die Vermerke wie auf einer Papierakte angebracht werden können und sie haben einen großen Vorteil: Sie sind gut lesbar und sofort erkennbar. Leider muss man das Dokument öffnen, um zu sehen, was es enthält. Das ist bei eiligen Sachen nachteilig, da die Geschäftsstelle in der analogen Welt vorsortieren und Prioritäten setzen konnte. Elektronische Dokumente können zwar auch mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden, dennoch muss das Dokument immer geöffnet werden. Hier ist noch Entwicklungspotential beim Einscannen / Benennen vorhanden.

So sieht die weitere Zeitplanung zum Elektronischen Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz aus:

  • Von 2019 bis 2023 werden weitere Pilotierungen in anderen Verfahrensbereichen und flächendeckendes Ausrollen der eAkte erfolgen.
  • 1. Januar 2022: Unsere Kommunikation erfolgt überwiegend elektronisch.
    Behörden, Anwälte und Notare dürfen nicht mehr in Papier einreichen.
  • 1. Januar 2026: Spätestens jetzt wird die eAkte verpflichtend für alle Gerichte und Staatsanwaltschaften.

2. Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle

Die Mitarbeiterinnen haben zwei Bildschirme und ebenfalls das Kartenlesegerät von Reiner CyberJack Komfort. Noch wird parallel analog und digital gearbeitet. Es gibt also immer noch reichlich „liegende Akten“ in den Regalen. Wenn Anwälte direkt über beA einreichen, erhält die Geschäftsstelle – sofern die Sache bereits ein Aktenzeichen hat – die Nachricht direkt auf den Bildschirm.

Es wurde bemängelt, dass viele Kanzleien noch nicht im Umgang mit dem beA geschult sind, denn von Gericht übersandte Empfangsbekenntnisse werden häufig übersehen oder nicht über beA zurückgesandt. (Daher erklären wir hier unter 3. die Handhabung von eEB).

Die Geschäftsstelle bittet darum, darauf zu achten ob ein eEB angefordert wurde. Des Weiteren sollen Dokumente so benannt werden, dass direkt erkennbar ist, welcher Inhalt enthalten ist. Anlagen sollen bitte immer mit K1, K2 etc. oder B1, B2 etc. und einer fortlaufenden Nummer bezeichnet werden.

Die Justiz hat sich intensiv auf die Herausforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Akte vorbereitet:

  • Information: Ich kann mich rund um die Uhr jederzeit über die aktuellen Entwicklungen informieren.
  • Schulung: Ich erhalte rechtzeitig vor der Einführung der eAkte in meiner Behörde Angebote, um mich technisch und rechtlich auf die eAkte vorzubereiten.
  • Begleitung: Bei der Einführung der eAkte werde ich persönlich begleitet.

Wie sieht mein Arbeitsplatz in Zukunft aus:

  • Ich erhalte eine moderne, sichere und funktionale Arbeitsplatzausstattung.
  • Vertraute Fachanwendungen bleiben erhalten.
  • Daten muss man nicht mehr tragen und sie brauchen keinen Platz.
  • Die eAkte vereinfacht und beschleunigt meine Arbeitsabläufe.
  • Die Technik unterstützt mich beim strukturierten Arbeiten.

3. Handhabung bei elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB)

Erst beim Öffnen einer Nachricht erkennt man, ob ein Empfangsbekenntnis angefordert wurde:

Wenn man direkt beim Posteingang sehen will, ob ein eEB angefordert wurde, kann man dieses so einstellen, dass das System selbst die Nachrichten markiert: In unserem Beispiel sind die „golden“ markierten Eingänge vom 27. und 23.9.2019 mit eEB:

Um diese Einstellungen vorzunehmen, klickt man im Posteingang auf den Reiter „Sonstige Funktionen, Hervorhebung von Nachrichten“:

Man wählt

aus, vergibt einen Namen, z.B. eEB, wählt eine Farbe, z.B. „Golden“, fügt einen Filter hinzu

wählt als Filterkriterium „Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis erfordern“, Operator „gleich“, Wert „Ja“ und bestätigt mit dem kleinen Haken:

Dann werden alle Nachrichten, die mit eEB eingehen, automatisch farblich markiert, so dass sie nicht zu übersehen sind.

Gleichwohl gilt bei eEB die bisherige Handhabung: Maßgeblich für das Zustellungsdatum ist die Kenntnisnahme des Anwalts.

Nur der Anwalt bestimmt, wann er ein Schriftstück als zugestellt entgegennimmt und wann damit die Frist zu laufen beginnt.

Beim Button „Abgabe erstellen“ kann der Anwalt das Zustelldatum auswählen und das eEB abgeben:

Das System schlägt das Tagesdatum vor. Danach kann das eEB entweder durch den Anwalt versendet werden oder der Anwalt signiert mit qualifizierter elektronischer Signatur und der Mitarbeiter versendet das eEB.

Danach erscheint in den gesendeten Nachricht beim Öffnen der Nachricht der Hinweis:

Beim Klick auf „Anzeigen“ erscheint das Datum, an dem das eEB als zugestellt entgegen genommen wurde:

Achtung:

Schriftsatzfristen ohne eEB gelten mit Eingang im beA als zugegangen, unabhängig davon, wann und von wem sie zur Kenntnis genommen werden! Hier besteht jedoch in der Regel die Möglichkeit, die Frist verlängern zu lassen.

4. Anforderungen ab 1. Juli 2019

Ab Montag sind Dokumente nur noch als durchsuchbare PDF, und falls bildliche Darstellungen als PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, zusätzlich als TIFF, einzureichen.

In der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) vom 24. November 2017 wurden die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs festlegt und in § 2 der ERVV die Anforderungen an elektronische Dokumente definiert:

„Das elektronische Dokument ist in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Bis zum 30. Juni 2019 kann von der Übermittlung des elektronischen Dokuments in durchsuchbarer Form nach Satz 1 abgesehen werden.“

Die Schonfrist, die den Anwälten gewährt wurde, um sich organisatorisch auf diese Anforderungen einzustellen, ist damit vorbei. Hintergrund ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Barrierefreiheit des beA, damit auch Menschen mit Behinderungen in der Lage sind, das beA zu nutzen. Durchsuchbare PDF können dann als Texte vorgelesen werden und sind damit barrierefrei.

Wenn ein Dokument nicht in der geforderten Form erstellt werden kann, ist der Einschub „soweit technisch möglich“ wichtig, da nicht alle Dokumente, beispielsweise handschriftliche Aufzeichnungen oder Zeichnungen, als durchsuchbare PFD oder TIFF dargestellt werden können.

§ 130 a Abs. 6 ZPO enthält den Hinweis:

(6) „Ist ein elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.“

 Sofern glaubhaft gemacht wird, dass die Höchstgrenzen der Datenmenge (derzeit maximal 100 Dateien) und der Gesamtgröße der Dateien (derzeit maximal 60 MB) überschritten wird, könnten die Dateien als elektronische Dokumente bis 31. Dezember 2020 auch als DVD oder CD eingereicht werden. So wurde am 24. Juni eine Lastwagenladung mit 650.000 Seiten (geschätzte 3 Tonnen Papier) an die Vertreter von Daimler im Streit um das LKW-Kartell zugestellt. Aus „sachlichen Gründen“ hätten die Klägervertretung auf dem Ausdruck bestanden. Das hätte man in einem solchen Verfahren durchaus elektronisch lösen können, zumal der Aufwand der Digitalisierung im nachhinein deutlich höher ist.

Sprechende Dateinamen

2 Absatz 2 der ERVV gibt vor:

(2) „Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.“

Jedes Bundesland formuliert in seiner Landesverordnung die Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr. Prüfen Sie unter https://bea-abc.de/lexikon/landesverordnung/ welche Besonderheiten zu beachten sind.

Einig sind sich die Bundesländer, dass Schriftsatz und jede Anlage als separates Dokument hochgeladen werden sollen. Dabei sollen Schriftsatz und Anlagen fortlaufende Nummerierungen erhalten und die Anlagen, je nachdem, ob man Kläger oder Beklagten vertritt, mit K1, K2, B1, B2, etc. bezeichnet werden. Wichtig ist, dass die Datei nicht als „Schriftsatz an das AG Bad Kreuznach“ sondern als „Klage“ oder „Klageerwiderung“, „Terminsverlegungsantrag“ etc. bezeichnet wird. Dann kann das Gericht sofort erkennen, worum es geht und ggf. die Sache mit höherer Priorität versehen. Bitte keine Umlaute, Sonderzeichen oder ß verwenden, diese können vom System nicht verarbeitet werden und führen zu unlesbaren Dateinamen.

5. Update auf Version 2.2 im Juli 2019

In Kürze wird die Version 2.2 für beA bereitgestellt. Dann können die Anwaltssoftwarehersteller die beA-Schnittstelle so programmieren, dass die bislang noch vorhandenen Fehler beim Exportieren der Dateien beseitigt werden.

Freuen wir uns also auf ein beA, das immer besser wird.

Mein Tipp:

Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Gerichten auf und klären Sie, wie dort der Ablauf vonstatten geht. Im Dialog geht alles besser.

Gutes Gelingen wünscht Ilona Cosack.

 

 

 

 

Atos legt Nachtschicht ein, das Update beim Anwaltspostfach beA wird auf den 24. April 2019 vorgezogen

Die andauernden Anmeldeprobleme beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA machen eine Nachtschicht von Atos am Mittwoch, 24. April 2019, ab 18 Uhr erforderlich

Die vor Ostern erneut aufgetretenen Anmeldeprobleme dauern an. Daher hat die BRAK das für Samstag, 27. April 2019 angekündigte Update vorgezogen.

Bereits um 17.18 Uhr informierte der EGVP Newsletter über das vorgezogene Update:

Um 17.35 Uhr kam dann der Sonder-Newsletter der BRAK vom 23. April 2019 und kündigte an, dass beA am Mittwoch, 24. April 2019 in der Zeit von 18 Uhr bis voraussichtlich 8.00 Uhr am Donnerstag, 25. April 2019 ein vorgezogenes Update bekommt, um die aktuell aufgetretenen Störungen zu beseitigen.

Die Störungs- und Ausfalldokumentation der BRAK beim beA und beim Bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) weist die Störungen aus:

Anwälte fragen, warum der Hinweis auf Störungen erst über Umwege recherchiert werden muss.

Ein deutlicher Hinweis auf der Anmeldeseite wäre für die Nutzer des Anwaltspostfachs eine grosse Erleichterung und würde viel Arbeitszeit einsparen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anmeldeprobleme beim Anwaltspostfach beA und Update am 27. April 2019

Schon wieder Anmeldeprobleme beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

16 Einträge seit Januar 2019 verzeichnet derzeit die Störungs- und Ausfalldokumentation der BRAK beim beA und beim Bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV):

Die Angabe, dass am 16.4.2019 um 19.30 Uhr das Ende der Störung war, kann ich nicht bestätigen, denn um 23.09 Uhr war der Server ebenfalls nicht erreichbar

und um 23.14 Uhr kam die Meldung:

Es zeigt sich also, dass die Anmeldeschwierigkeiten nicht dauerhaft sind, mal klappt es, mal gibt es Probleme.

Update am Samstag 27. April 2019

Im beA-Newsletter vom 18. April 2019 (Nr. 15/2019) teilt die BRAK mit:
„Am Samstag, den 27.4.2019, wird ein Update der Systemkomponenten durchgeführt. Das beA wird deshalb voraussichtlich in der Zeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.“

Bleibt zu hoffen, dass die Stabilität der Anmeldung und die Erreichbarkeit dadurch verbessert wird.

Bei herrlichem Frühlingswetter gönnen wir beA eine Pause und freuen uns über ein schönes Osterfest, danke an Philipp Heinisch für den Ostergruß:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vor dem Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA: am 30.3.2019 gibt es ein Update

Am Samstag, 30. März 2019, in der Zeit von 00.15 Uhr bis 22.00 Uhr stehen das Anwaltspostfach beA und auch das Bundesweite Amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis nicht zur Verfügung.

Bevor die BRAK im April 2019 mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA beginnt, erfolgt ein Update des beA auf die Version 2.1.6.

Es werden sechs Fehler behoben, die die beA-Anwendung betreffen, zwei Fehler bei der beA-Client-Security und zwei Fehler, die die Schnittstelle zu den Kanzlei-Software-Herstellern betreffen.

Ab April beginnt die BRAK mit dem Löschen von Nachrichten gemäß § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang
automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.

Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Derzeit wird in der Schulungsumgebung das Löschen von Nachrichten gestestet.

Lesen Sie hier unsere Praxistipps zum Löschen und Exportieren von Nachrichten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatisches Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA

Zum 1. April 2019 beginnt die BRAK mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA

Nein, es ist kein Aprilscherz. Die BRAK bezeichnet es als Frühjahrsputz.

Bislang sind alle Nachrichten, die im beA eingegangen und gesendet wurden, im Anwaltspostfach verblieben, es sei denn, sie wurden vom Nutzer selbst in den Papierkorb geschoben oder gelöscht.

Jetzt aktiviert die BRAK § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.
Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Das bedeutet, dass alle Nachrichten, dies betrifft sowohl empfangene und gesendete, und auch elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB),  die ab 1. Januar 2019 und älter sind, vom System automatisch in den Papierkorb verschoben und zum 1. Mai 2019 automatisch gelöscht werden.

Nachrichten, die sich seit dem 1. März 2019 schon im Papierkorb befinden, werden bereits zum 1. April 2019 endgültig gelöscht.

Nutzer sollen vor dem endgültigen Löschen einer Nachricht per E-Mail informiert werden.

Praxistipp: Um permanente Löschhinweise per E-Mail zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine eigene Löschregel zu definieren und umzusetzen.

Alle Nachrichten sind zu exportieren. Drucken allein genügt nicht! Nur mit dem Export werden alle erforderlichen Nachweise über Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht gesichert.

Nachrichten können nur einzeln exportiert werden. Die Exportfunktion verbirgt sich in einer geöffneten Nachricht unter dem Button „Sonstige Funktionen“. Das System erstellt eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese komplett mit einem sprechenden Dateinamen (was ist Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID auf dem eigenen Rechner. Lassen Sie die ZIP-Datei unversehrt. Kopieren Sie benötigte Informationen, z.B. die export.html, in die elektronische Akte.

Auch die Nachrichten- und Postfachjournale werden nach 90 Tagen gelöscht, beim Postfachjournal werden ohnehin nur die letzten 100 Treffer angezeigt. Es empfiehlt sich, auch diese regelmäßig zu exportieren.

Umstieg auf die elektronische Aktenführung

Auch die BRAK regt an, zu überlegen, ob mit der Nutzung des beA der Umstieg auf eine nur elektronisch geführte Akte realisiert werden kann, um Medienbrüche zu vermeiden.

Nach meiner Erfahrung nutzen immer noch viele Kanzleien „Gürtel und Hosenträger“, führen also eine Papierakte und eine elektronische Akte parallel mit einem entsprechenden Mehraufwand.

2026 will die Justiz die elektronische Akte einführen. In allen Bundesländern haben Pilotgerichte bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt.

Das beA produziert allein für den Empfang eines eEB sieben Dateien, die gesichert werden müssen:

Beim Empfang von Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen erhöht sich diese Zahl noch um die Dokumente und entsprechenden Signaturdateien:

XML-Dateien sind maschinenlesbar und nur in elektronischer Form aufzubewahren. Auch Signatur-Dateien und Prüfprotokolle können nur in elektronischer Form als Nachweis dienen.

Es ist daher an der Zeit, eine Digitalstrategie für die Aktenführung und -bearbeitung zu entwickeln.

Anwaltspostfach noch nicht freigeschaltet?

Das automatisierte Löschen von Nachrichten betrifft auch Postfächer, die noch nicht freigeschaltet sind. Diese erkennt man daran, dass sie als „vorbereitet aktiv“ im beA geführt werden.

Meine Recherche in Mainz ergab, dass ca. 15 % aller Anwälte bislang nicht nicht registriert sind, in Frankfurt sind es 24 %.  Die BRAK informiert: „Vom automatischen Löschen sind auch Nachrichten betroffen, die ungelesen in noch nicht aktivierten Postfächern liegen. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Daher nutzen Sie den Schwung des noch jungen Jahres und beginnen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz!“

Erneute Störung bei der Anmeldung am beA und ein weiteres Update

Derzeit ist der digitale Frühjahrsputz nur eingeschränkt möglich.

War schon am 18. Februar 2019 beA von 11.52 bis 12.42 Uhr nicht erreichbar, gab es am 19. Februar 2019 um 17.17 Uhr die Fehlermeldung im EGVP:

Um 19.15 Uhr fand sich bereits die bis 19.30 Uhr datierte Störung als erledigt:

Die „Aktuellen Meldungen“ auf der BRAK-Seite häufen sich:

Die Störungsdokumentation hinkt hinterher:

Neues Update am Mittwoch, 20. Februar 2019 – kurzzeitig Sessionabbrüche

„Am Mittwoch, 20.02.2019, wird eine neue beA-Version (2.1.5) installiert. Aufgrund der Installationsarbeiten kommt es zwischen 0.30 und 1.00 Uhr sowie zwischen 6.00 und 7.00 Uhr zu Sessionabbrüchen. Wir bedauern entstehende Unannehmlichkeiten.

Die neue Version ermöglicht Vertretern und Zustellungsbevollmächtigten die Nachrichtenübersicht auch eines nicht registrierten Postfachs einzusehen. Ferner unterstützt die beA-Webanwendung nun macOS Mojave 10.14. Zudem umfasst die neue Version Aktualisierungen eingesetzter Drittbibliotheken und Fehlerbehebungen insbesondere die KSW-Schnittstelle betreffend.“

Hoffen wir, dass damit dann auch die Störungen dauerhaft beseitigt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12.2.2019: Anwaltspostfach beA steht wieder zur Verfügung

Anwaltspostfach beA: nach 13 Tagen steht es wieder zur Verfügung

*Aktualisiert am 14.2.2019:

Erst am 14.2.2019 um 14.12 Uhr meldet das EGVP:

Auf der beA-Startseite ist der Hinweis auf die „Technische Stoerung“ verschwunden:

Und zu guter Letzt hat die BRAK die Informationsseite bea.brak.de umstrukturiert:

An der Stelle, an der alle Meldungen bislang zusammengefasst wurden, sind jetzt nur noch die Newsletter zu finden.

Die aktuellen Meldungen stehen oben links:

Und der beA-Newsletter hat ein neues Gewand:

(allerdings ist er auf der bea.brak.de Seite noch nicht zu finden…)

Es wurde schon vermutet, dass die BRAK den beA-Button entfernt hat:

Er ist jetzt wieder da und man kann im übrigen auch einfach auf das beA-Logo links oben klicken:

_______________________________________________________

Noch ist es ein leiser Hinweis. Erst musste das beA vom Netz genommen werden.

Dann kam der Hinweis:

Weder das EGVP

noch die Störungsdokumentation der BRAK

und auch die Startseite des beA

weisen darauf hin, dass beA wieder zur Verfügung steht.

„Atos wird das System weiterhin unter genauer Beobachtung halten“.

Bei Twitter muss ich die Fahne für die #BRAK hochhalten:

Das fällt immer schwerer, wir alle wollen doch „nur“ eine funktionierende Software, die Wünsche nach Bedienerfreundlichkeit stellen wir hinten an;-)