Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird zum 1.1.2016 allen Rechtsanwälten zur Verfügung gestellt.

Gute Karten, schlechte Karten? Performance und mehr Transparenz beim beA

Gute Karten, schlechte Karten?

1. Nicht mehr unterstützte Signaturkarten im beA

Ab 20. November 2019 werden gewisse Signaturkarten nicht mehr für das beA eingesetzt werden können. Die BRAK berichtet im beA-Newsletter Ausgabe 32/2019 vom 31. Oktober 2019, dass aufgrund der Anpassung von kryptographischen Algorithmen von im beA zum Einsatz kommenden Verschlüsselungsverfahren diese Karten nicht mehr für eine Anmeldung (Authentisierung) am beA verwendet werden können:

  • D-Trust GmbH (Bundesdruckerei)
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz GmbH

Nach dem Einloggen im beA mit einer anderen Karte können diese Karten weiterhin für das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) im beA genutzt werden. Mit diesen Karten kann auch außerhalb des beA extern signiert werden, z.B. mit dem Sec Signer oder dem Governikus Signer.

Die Signaturkarte von

  • T-Systems International GmbH

kann allerdings zukünftig weder für die Anmeldung am beA noch für die Anbringung einer qeS im beA verwendet werden.

2. beA-Karten sehen anders aus

beA-Karten sind ausschließlich bei der BNotK zu bestellen. Allerdings sind dort für die Hardware-Zertifikate die Karten mit dem beA-Logo ausgegangen, so dass jetzt grüne Karten der BNotK als beA-Karten versendet werden. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Abgesehen von der Optik ist die Funktion identisch mit den bisherigen beA-Karten mit dem blauen Logo.

Bisher:   

Blaues beA-Logo

 

 

Neu:

Grünes Logo der BNotK
(der Aufdruck lautet dann:
besonderes elektronisches
Anwaltspostfach)

 

3. Verwendung der beA-Karten

Obwohl es bereits Rechtsprechung für die Verwendung und den Einsatz von beA-Karten gibt, erlebe ich in der Praxis immer wieder den allzu sorglosen Umgang mit den beA-Karten. Jeder Rechtsanwalt muss wissen, dass er seine beA-Karte keiner weiteren Person, weder Mitarbeiter noch Kollegen, überlassen darf und die dazugehörige PIN geheim zu halten hat (§ 26 RAVPV).

Im Kanzleialltag verlassen sich viele Anwälte darauf, dass die Mitarbeiter „es schon richten“ werden. Das kann in der Praxis schwerwiegende Folgen haben: Der Mitarbeiter, der sich mit der beA-Anwaltskarte und der PIN des Anwalts einloggt und hierüber Schriftsätze einreicht, macht sich strafbar. Der Rechtsanwalt, der den Mitarbeiter zu dieser Vorgehensweise „nötigt“, macht sich darüber hinaus auch erpressbar und seine Karte wird dadurch kompromitiert. Darüber hinaus gilt der Schriftsatz als nicht wirksam eingereicht.

Daraus folgt, dass der Mandant erfolgreich Regress nehmen kann. Die Berufshaftpflichtversicherung ist für solche Verstöße nicht eintrittspflichtig, so dass die Folgen gravierend sein können. Kein Anwalt sollte dies auf die leichte Schulter nehmen!

Mit etwas gutem Willen ist das beA für jeden Anwalt händelbar. Wer mit Mitarbeitern arbeitet, braucht im beA nur zu signieren und kann alle anderen Aufgaben delegieren. Die gute Nachricht: beA-Signaturkarten sind stapelsignaturfähig, d.h. mit einer einzigen PIN-Eingabe können 50 Dokumente auf einen Schlag signiert werden. So schnell ist die Unterschrift in der Papierwelt nicht möglich! Ein Grund mehr, eine Signaturkarte zu bestellen und die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs zu nutzen.

4. Neue Client Security

Immer noch leidet das beA unter Einschränkungen durch Performance-Probleme, die nach Updates auftreten. So kam es nach dem Update auf die Version 2.3.2 am Samstag, 12. Oktober 2019, am Dienstag, 15.10.2019, zu Performance-Problemen, die erst nach knapp einer Woche behoben wurden. Daraufhin wurde am Mittwoch, 30. Oktober 2019 die beA Client Security erneuert, dies führte wiederum zu Einschränkungen. Aktuell ist jetzt die Version 3.3.3.3

Diese lädt sich automatisch, sobald man sie startet, ein spezielles Updateverfahren ist nicht erforderlich.

5. Störungsdokumentation

Leider ist die Störungsdokumentation der BRAK (per 31.10.2019) nicht auf dem neuesten Stand:

6. Neues BRAK-Präsidium am 25.10.2019 gewählt

Die Rechtsanwaltskammer Berlin teilte am 28.10.2019 in einer Presseinformation mit:

BRAK kündigt Veröffentlichung der beA-Verträge an“

„Presseinformation der Rechtsanwaltskammer Berlin vom 28.10.2019 zur Hauptversammlung der BRAK in Düsseldorf:

Dr. Christian Lemke neuer Vizepräsident der BRAK

Am 25.10.2019 trat in Düsseldorf die Herbst-Hauptversammlung (HV) der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zusammen. In einem Bericht über die aktuellen Entwicklungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ging Vizepräsident Dr. Abend u.a. auf die Neuvergabe des beA-Projektes ein. Ab 01.01.2020 wird eine Bietergruppe aus Westernacher/Rockenstein für die Entwicklung und den Betrieb des beA verantwortlich sein. Zugleich kündigte das BRAK-Präsidium eine Kehrtwende in der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit an: die mit der Bietergruppe geschlossenen Verträge sollen weitestgehend veröffentlicht werden. Der Präsident der RAK Berlin, Dr.Marcus Mollnau, äußerte sich darüber sehr erfreut: „Berlin fordert seit langem die Offenlegung der Verträge und hat sich nach harten Auseinandersetzungen endlich durchgesetzt; Transparenz ist eine wesentliche Voraussetzung für das Vertrauen in die anwaltliche Selbstverwaltung.“ Positiv bewertete Dr. Mollnau auch die Prognose der weiteren Kosten für das beA, die unter Einrechnung der Ersatzansprüche gegenüber dem früheren Anbieter Atos im Jahr 2020 mit ca. 60,- EUR pro Rechtsanwältin / Rechtsanwalt stabil bleiben sollen.

Turnusmäßig wurde auf der HV das BRAK-Präsidium neu gewählt. Präsident Dr. Ulrich Wessels (Hamm), Vizepräsidentin Ulrike Paul (Stuttgart), die Vizepräsidenten Dr. Thomas Remmers (Celle), André Haug (Karlsruhe) und Schatzmeister Michael Then (München) wurden für weitere vier Jahre wiedergewählt. Für den früheren Vizepräsidenten Dr. Martin Abend, der für eine Wiederwahl nicht zur Verfügung stand, wählte die Hauptversammlung Dr. Christian Lemke zum neuen Vizepräsidenten. Lemke, seit 2018 Jahr Präsident der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer Hamburg, ist beruflich im IT-Recht sowie im gewerblichen Rechtsschutz tätig und wird im BRAK-Präsidium vermutlich vor allem das Aufgabengebiet des beA verantworten. …“

Quo vadis beA?

Quo vadis beA?

Vergabeverfahren, Updates, Lastspitzen und ein Kanzleipostfach

1. Vergabeverfahren

Am 2. September 2019 hat die BRAK bekanntgegeben, dass im Vergabeverfahren über die Übernahme, die Weiterentwicklung, den Betrieb und den Support der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (beA) der Bietergemeinschaft Westernacher/rockenstein der Zuschlag erteilt wurde.

Die Westernacher Solutions mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in Heidelberg und Bad Kreuznach ist vielen Nutzern des „Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses“ (BRAV) in guter Erinnerung, wurde dieses doch vor der Integration des BRAV in das beA von Westernacher verantwortet. Westernacher hat das SAFE Identitätsmanagement der Justiz (jeder zugelassene Rechtsanwalt wird über seine SAFE-ID im beA identifiziert) und für die Notare den Standard XNotar entwickelt. Mit gefa soll das gemeinsame Fachverfahren für die Justiz vereinheitlicht werden. Darüber hinaus arbeitet Westernacher mit der Governikus KG zusammen, die mit dem Governikus Communikator als Nachfolger des EGVP-Clients eine  Alternative zum sicheren elektronischen Versenden (Anleitung von Peter @schwindling von kanzleirechner.de) bietet. Und mit dem Governikus Signer wird eine Software zur Verfügung gestellt, mit denen exportierte Nachrichten verifiziert werden können.

Die rockenstein AG ist ein Internet-Service-Provider mit Sitz in Würzburg. Seit 1992 hat sich das Unternehmen auf die Kernkompetenzen Rechenzentren, Globale Netzwerke, Cloud as a Service und IT-Management, die sich aus den Geschäftsfeldern Datenfernübertragung und Datenkommunikation entwickelt haben, spezialisiert. Mit eigenen Netzen, schnellen und sicheren Internetanbindungen sowie dem Ausbau der firmeneigenen TÜViT-zertifizierten Rechenzentren am Standort Deutschland wird größten Wert auf einen umfassenden Service sowie höchste Sicherheit und Verfügbarkeit gelegt. Die Firmen-Broschüre gibt weitere Informationen.

Das sind gute Aussichten, damit beA auch 2020 und in den Folgejahren weiterentwickelt wird.

Wir wünschen gutes Gelingen!

 

2. Updates

Gleich zwei Mal wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) aktualisiert:

Am 3. August 2019 erfolgte das Update auf die Version 2.2:

Damit ist das beA jetzt – wie lange erwartet – auch in einer Terminalserver-Umgebung einsetzbar.

Des Weiteren wurden Härtungsmaßnahmen hinsichtlich der Hardware Security Module umgesetzt.

Änderungen an der Kanzleisoftware-Schnittstelle bezüglich der Rechteverwaltung wurden realisiert, jedoch noch nicht die dringend erwarteten Änderungen hinsichtlich der Exportfunktion über die Kanzleisoftware-Schnittstelle.

Am 24. August 2019 ist dann das Update auf die Version 2.3 erfolgt:

Erfreulicherweise wurde der Button „Nachrichtenentwurf signieren“, der sich auf die seit 1.1.2018 im ERV verbotene Containersignatur bezieht, entfernt. Damit ist eine große Fehlerquelle beseitigt.

Die Felder „Eigenes Aktenzeichen“ und „Gerichtliches Aktenzeichen“ wurden umbenannt in „Aktenzeichen Sender“ und „Aktenzeichen Empfänger“.

Erfreulich auch, dass damit der seit langem bestehende Fehler, dass die Inhalte dieser beiden Felder beim Senden vertauscht wurden, beseitigt wurde.

Bleibt zu wünschen, dass die beiden Felder „dringend“ und „zu prüfen“ bei einer nächsten Update-Version auch verschwinden, denn diese internen Felder führen bei den Nutzern zu mehr Verwirrung als Nutzen. Setzt man Häkchen, verschwinden diese beim Versand. Die Felder mit „dringend“ und „zu prüfen“ werden dann ohne Inhalt an den Empfänger übertragen. Als Kommunikationsmittel zwischen Anwalt und Mitarbeiter gedacht, ist diese Funktion in der Praxis wenig hilfreich.

Und zum 2. September 2019 wurde die Umstellung auf den Strukturdatensatz Version 2.4 vorgenommen. Gemäß § 2 Satz 3 der „Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV)“ soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden. Diesen Strukturdatensatz erstellt beA automatisch, wenn das entsprechende Häkchen angeklickt wird.

Nun wird dem Nutzer nach der Empfängerauswahl und dem Klick auf das Häkchen „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ ein Auswahlfeld mit der Justizbehörde vorgeschlagen. Dieses ist als Pflichtfeld konzipiert.

Nachfolgend ein Beispiel mit der Auswahl des Arbeitsgerichts in Mainz:

3. Lastspitzen

Sorgen macht den Anwendern die schlechte Performance, die beA derzeit abliefert. Die BRAK meldete am Dienstag, 27. August 2019:

Aber auch an den Folgetagen und heute erneut treten nicht nur Anmeldeprobleme, sondern auch die „Unerwarteten Fehler“ wieder auf:

Diese werden begleitet von den Hinweisen „Der Server bearbeitet Ihre Anforderung, die nicht abgebrochen werden kann.“

Leider weist die aktuelle Störungsdokumentation der BRAK (per 2.9.2019) nicht auf aktuelle Fehler hin:

In der letzten Woche habe ich an zwei Standorten interne beA-Schulungen für Anwälte und Mitarbeiter durchgeführt. Die praktische Arbeit mit dem beA wird durch solche Fehler extrem behindert, eine Begeisterung für beA zu entfachen und die Motivation zur Arbeit und Nutzung mit dem Anwaltspostfach zu fördern, fällt sehr schwer.

Verständlicherweise bekommt man im Alltag von den Mitarbeitern zu hören: „Wir haben nicht die Zeit, die Fehler an die BRAK zu melden“. Damit wird nach außen der Eindruck erweckt, dass alles in bester Ordnung ist. Das ist leider mitnichten der Fall!

4. Kanzleipostfach

Bereits auf dem Anwaltstag in Leipzig wurde das Kanzleipostfach thematisiert. Nun wurde letzte Woche vom Bundesjustizministerium das lang erwartete Programm „Eckpunkte für eine Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen Berufsausübungsgesellschaften“ vorgelegt. Mit den Änderungen der Berufsausübungsgesellschaften soll auch ein optionales Kanzleipostfach für den elektronischen Rechtsverkehr kommen. Die Neuerungen sollen noch in dieser Legislaturperiode umgesetzt werden. Bis zum 9. Oktober 2019 können die Anwaltsverbände Stellung nehmen.

 

 

 

 

Haftungsfalle: Rechtsanwalt darf beA-Karte nebst PIN nicht an Vertreter geben

Fallstricke des elektronischen Rechtsverkehrs:
beA und die Urlaubsvertretung

Rechtsanwalt darf beA-Karte nebst PIN nicht an Vertreter geben

Das Arbeitsgericht Lübeck hat jetzt bereits zum zweiten Mal einen wichtigen Hinweis zur aktiven Nutzung des Anwaltspostfachs beA erteilt:

Mit Entscheidung vom 19. Juni 2019 – 6 Ca 679/19 – weist das Arbeitsgericht Lübeck auf Folgendes hin:

Übergibt der vertretene Rechtsanwalt seinem Vertreter für die Vertretungszeit seine beA-Karte und seine PIN (Geheimzahl), spricht viel dafür, dass die Einreichung eines Schriftsatzes durch den Vertreter über beA mittels beA-Karte und PIN des Vertretenen unwirksam ist.

Der Beklagtenvertreter bereitete, auf die vom Gericht gesetzte Schriftsatzfrist hin, einen Schriftsatz vor. Dieser endete aufgrund der Abwesenheit des Rechtsanwalts mit: „… (in seiner Abwesenheit unterzeichnet von B, Rechtsanwältin)“. Der Schriftsatz wurde sodann über den beA-Zugang des vertretenen Rechtsanwalts mittels dessen PIN– also nicht über eine Mitarbeiter-Karte – ohne qualifizierte Signatur von der vertretenden Rechtsanwältin an das Gericht übersandt.

Eine zulässige elektronische Übermittlung von Schriftsätzen kann gemäß § 46 c Absatz 3 Arbeitsgerichtsgesetz (entspricht § 130 a Absatz 3 Zivilprozessordnung) im Arbeitsgerichts- und Zivilprozess über eine qualifizierte Signatur oder über einen sicheren Übermittlungsweg (unter anderem beA für Rechtsanwälte mit deren beA-Karte) und einfacher Signatur (bloße Namenswiedergabe) erfolgen. Im Fall vor dem Arbeitsgericht krankte die Übersendung schon daran, dass keine Identität zwischen dem Übersender (beA-Account des Vertretenen) und der einfach Signierenden (Vertreterin) bestand. Gravierender ist allerdings die Weitergabe der persönlichen beA-Karte des Rechtsanwalts samt PIN an eine andere Person. Für die Unzulässigkeit dieser Vorgehensweise und damit einhergehend für die Unwirksamkeit des gerichtlichen Eingangs eines auf diese Weise elektronisch übermittelten Schriftsatzes sprechen nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung – Sicherstellung der Identität des Einreichenden -, die Gesetzesentwurfsbegründung und die Pflichten des Rechtsanwalts aus der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer. Danach darf das Recht, nicht qualifiziert elektronisch signierte Dokumente überbeA zu versenden, nicht auf Dritte übertragen werden. Überdies ist die dem Zertifikat zugehörige PIN geheim zu halten.

Die über den einzelnen Schriftsatz hinausgehende Konsequenz eines solchen Vorgehens ist nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck erheblich: Zumindest bis zur Änderung der PIN ist der betroffene Rechtsanwalt wegen Kompromittierung seiner Karte nicht in der Lage, über seinen beA-Zugang auf sicherem Übermittlungsweg wirksam Schriftsätze einzureichen.

Der Hinweis des Gerichts ist nicht rechtsmittelfähig. Der Rechtsstreit ist noch nicht abgeschlossen.

Bereits am 10. Oktober 2018 – 6 Ca 2050/18 – erteilte das Arbeitsgericht Lübeck folgenden Hinweis:

Reicht ein Rechtsanwalt über beA eine (Kündigungsschutz-)Klage bei Gericht ein, muss er bestimmte Formerfordernisse erfüllen. Enthält die Klage den Namenszug eines Rechtsanwalts (einfache Signatur) und übermittelt ein anderer Rechtsanwalt über seinen beA-Zugang die Klage, ohne sie eigens qualifiziert zu signieren, so ist die Klage nicht wirksam bei Gericht eingegangen.

Das beA eröffnet unter anderem einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Abs. 4 Nr.2 ZPO, § 46c Abs. 4 Nr. 2 ArbGG zur Übersendung von Schriftsätzen an Gerichte auf digitalem Wege. Die bei Einreichung auf herkömmlichen Wegen erforderliche eigenhändige Unterschrift und physische Übergabe wird in der digitalen Welt durch zwei Möglichkeiten ersetzt: Zum einen die qualifizierte Signatur der verantwortenden Person, die elektronisch an der Schriftsatzdatei angebracht wird. Zum anderen die Einreichung über einen sicheren Übermittlungsweg (z.B. beA) und die einfache Signatur der verantwortenden Person am Ende der Schriftsatzdatei. Unbenommen bleibt Rechtsanwälten des Weiteren die Kombination beider Möglichkeiten, nämlich (bestimmende) Schriftsätze über beA einzureichen und zusätzlich qualifiziert zu signieren. Eine Besonderheit des beA ist, dass der Übertragungsweg personengebunden ist, das heißt, auch in einer Rechtsanwaltskanzlei mit mehreren Anwälten hat jeder Anwalt sein eigenes beA. Es gibt kein „Kanzlei-beA“.

Das Arbeitsgericht hat nun darauf hingewiesen, dass einfache Signatur und Übermittlung des Schriftsatzes per beA Personenidentität erfordern, das heißt, im Schriftsatz muss sich am Ende der Namenszug des über beA übermittelnden Anwalts befinden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der übermittelnde Rechtsanwalt nicht zusätzlich qualifiziert signiert. Nur so kann hinreichend sichergestellt werden, dass die verantwortende und absendende Person identisch ist. Konsequenz einer solchermaßen unzulässig eingereichten Kündigungsschutzklage kann, wenn rechtzeitige Korrektur nicht mehr erfolgt, die endgültige Rechtswirksamkeit der mit der beabsichtigten Klage angegriffenen Arbeitgeberkündigung des Arbeitsverhältnisses sein (§ 7 KSchG). Die beabsichtigte Klage wäre dann aufgrund Zeitablaufs ohne Aussicht auf Erfolg.

Wie bestelle ich einen Vertreter?

Zunächst muss die Entscheidung getroffen werden, ob der Vertreter gem. § 53 BRAO bestellt werden soll. Dazu kann nach Absatz 2 Satz 2 der Vertreter für alle Verhinderungsfälle, die während eines Kalenderjahres eintreten können, bestellt werden. Er wird dann von der RAK automatisch im beA des Vertretenen eingetragen. Diese Vertretung ist öffentlich im Bundesweiten Amtlichen Rechtsanwaltsregister ersichtlich:

Dann sieht der Vertreter beim Einloggen in sein beA sein eigenes beA und das beA desjenigen, den er vertritt.

Einzelanwälte sollten sich Gedanken machen, wie die Vertretung im Fall von geplanten (Urlaub) und ungeplanten (Krankheit etc.) Abwesenheiten geregelt werden soll.

Es besteht auch die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum Rechte zu vergeben. Wird der Vertreter dauerhaft im beA eingetragen, sind sämtliche Nachrichten (je nach Rechtevergabe) für den Vertreter ersichtlich, eine Beschränkung auf bestimmte Nachrichten ist nicht möglich.

Rechtsanwälte in Berufsausübungsgemeinschaften regeln meistens die Vertretung intern, es können auch mehrere Vertreter im beA eingetragen werden.

Um einen Vertreter im beA einzutragen, loggt sich der Anwalt mit seiner beA-Karte ein. Danach auf

  • Einstellungen
  • Postfachverwaltung
  • Benutzerverwaltung

gehen. In der Benutzerverwaltung das Feld „Suche“ anklicken und dann auf „Benutzer mit Postfach“. Je nach Häufigkeit des Namens sucht man am einfachsten nach dem Vor- und Nachnamen, ggf. auch Eingrenzung durch die PLZ. beA zeigt dann die entsprechenden Kollegen an und man wählt den richtigen Namen durch Klick auf den Namen aus und geht dann oben auf den Button „Als Mitarbeiter zuordnen“. Das System vergibt automatisch Recht 01. Die weiteren Rechte vergibt man mit dem Button „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“. Achten Sie darauf, dass der Vertreter immer das Recht 04 – Nachricht signieren, das Recht 13 – EBs signieren und 15 – EBs zurückweisen erhält. Legen Sie darüber hinaus Regeln fest, wie mit Nachrichten, die als (persönlich/vertraulich) von der RAK kommen, umgegangen werden soll. Dazu gehören dann Recht 16 EBs signieren (persönlich/vertrauliche Nachrichten) und Recht 17 EBs versenden (persönlich/vertrauliche Nachrichten). Je nachdem, ob mit oder ohne Mitarbeiter gearbeitet wird, sollten dem Vertreter weitere Rechte eingeräumt werden.

Wie kann der Vertreter wirksam einreichen?

Der Vertreter unterzeichnet den Schriftsatz / die Klage in voller Verantwortung, ohne Zusätze wie i.A., i.V., pro abs., oder „in seiner Abwesenheit unterzeichnet von“.

Dazu wird das Dokument mit dem Namenszug des Vertreters (einfache Signatur) versehen.

1. Digitale Unterschrift im beA

Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN). Da die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) im beA als separates Dokument angehängt wird, ist auf dem Schriftsatz nicht ohne weiteres ersichtlich, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist. Es kann daher z.B. der Vermerk „Qualifiziert elektronisch unterzeichnet durch Max Mustermann, Rechtsanwalt“ hinzugefügt werden. Damit ist zum einen das Erfordernis der einfachen Signatur erfüllt und zum anderen deutlich gemacht, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist.
Es ist weder sinnvoll noch erforderlich, das Dokument handschriftlich zu unterschreiben und einzuscannen!

Alternative:

2. Digitale Unterschrift extern

Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte oder einer anderweitigen, gültigen, Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN) mit einem externen Signaturprogramm, z.B. secsigner.

Das hat den Vorteil, dass der Vertreter unabhängig vom beA des Vertretenen qualifiziert elektronisch signieren kann.

Der Mitarbeiter kann dann das bereits mit einer qeS signierte Dokument mit seiner beA-Mitarbeiterkarte ins beA das Vertretenen hochladen und versenden.

3. Einreichung

Im Idealfall wird das Dokument über das beA des Vertretenen eingereicht, sinnvollerweise durch einen Mitarbeiter mit dessen beA-Mitarbeiterkarte. Das hat den Vorteil, dass die weitere Korrespondenz vom Gericht auch in das beA des Vertretenen eingeht und die Organisation erleichtert wird.

Bitte beachten:

Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte.

Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten, sei es Mitarbeiter oder Vertreter, überlassen.

(§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

 

Blick hinter die Kulissen: Wie kommen beA-Nachrichten bei Gericht an?

Ein Blick hinter die Kulissen:

Wie kommen beA-Nachrichten bei Gericht an?

1. Arbeitsplatz der Richter in Rheinland-Pfalz

Das neue Gebäude des Justizzentrums Bad Kreuznach liegt außerhalb im Gewerbegebiet und ist gut erreichbar. Bei tropischen Temperaturen müssen Richter und Mitarbeiter ohne Klimaanlage ihren Dienst verrichten, Ventilatoren und Verdunklung passen nicht zum modernen, barrierefreien Gebäude.

Wir durften einen Blick hinter die Kulissen werfen:

Die Direktorin des Amtsgerichts Bad Kreuznach, Brigitte Hill, gab uns einen Einblick in ihr Arbeitszimmer:

Der Schreibtisch ist höhenverstellbar, so dass man auch im Stehen arbeiten kann. Es gibt zwei Bildschirme, davon einen Touch-Screen, der sich beliebig in Stellung bringen lässt. In Rheinland-Pfalz arbeitet man mit der Fachsoftware ForumStar. Die Oberfläche ist modern und vergleichbar mit einer Anwaltssoftware. Als Kartenlesegerät ist der Reiner CyberJack Komfort im Einsatz.

Alle Eingänge werden im Posteingangsbereich, der sich beim Landgericht befindet, eingescannt. Dabei gilt das 4-Augen-Prinzip. Die Papiere werden nach sechs Monaten vernichtet, Urkunden an den Absender zurückgegeben. Da in Bad Kreuznach seit 3.12.2018 die elektronische Akte eingeführt wurde, wird jetzt das erste Mal vernichtet, auch dies geschieht im Scanbereich, der ein „Hochsicherheitsbereich“ ist. Der Richter kann die Eingänge elektronisch bearbeiten und verfügen.

Die Geschäftsstelle setzt elektronische Stempel und Bearbeitungsvermerke, so dass die Vermerke wie auf einer Papierakte angebracht werden können und sie haben einen großen Vorteil: Sie sind gut lesbar und sofort erkennbar. Leider muss man das Dokument öffnen, um zu sehen, was es enthält. Das ist bei eiligen Sachen nachteilig, da die Geschäftsstelle in der analogen Welt vorsortieren und Prioritäten setzen konnte. Elektronische Dokumente können zwar auch mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden, dennoch muss das Dokument immer geöffnet werden. Hier ist noch Entwicklungspotential beim Einscannen / Benennen vorhanden.

So sieht die weitere Zeitplanung zum Elektronischen Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz aus:

  • Von 2019 bis 2023 werden weitere Pilotierungen in anderen Verfahrensbereichen und flächendeckendes Ausrollen der eAkte erfolgen.
  • 1. Januar 2022: Unsere Kommunikation erfolgt überwiegend elektronisch.
    Behörden, Anwälte und Notare dürfen nicht mehr in Papier einreichen.
  • 1. Januar 2026: Spätestens jetzt wird die eAkte verpflichtend für alle Gerichte und Staatsanwaltschaften.

2. Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle

Die Mitarbeiterinnen haben zwei Bildschirme und ebenfalls das Kartenlesegerät von Reiner CyberJack Komfort. Noch wird parallel analog und digital gearbeitet. Es gibt also immer noch reichlich „liegende Akten“ in den Regalen. Wenn Anwälte direkt über beA einreichen, erhält die Geschäftsstelle – sofern die Sache bereits ein Aktenzeichen hat – die Nachricht direkt auf den Bildschirm.

Es wurde bemängelt, dass viele Kanzleien noch nicht im Umgang mit dem beA geschult sind, denn von Gericht übersandte Empfangsbekenntnisse werden häufig übersehen oder nicht über beA zurückgesandt. (Daher erklären wir hier unter 3. die Handhabung von eEB).

Die Geschäftsstelle bittet darum, darauf zu achten ob ein eEB angefordert wurde. Des Weiteren sollen Dokumente so benannt werden, dass direkt erkennbar ist, welcher Inhalt enthalten ist. Anlagen sollen bitte immer mit K1, K2 etc. oder B1, B2 etc. und einer fortlaufenden Nummer bezeichnet werden.

Die Justiz hat sich intensiv auf die Herausforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Akte vorbereitet:

  • Information: Ich kann mich rund um die Uhr jederzeit über die aktuellen Entwicklungen informieren.
  • Schulung: Ich erhalte rechtzeitig vor der Einführung der eAkte in meiner Behörde Angebote, um mich technisch und rechtlich auf die eAkte vorzubereiten.
  • Begleitung: Bei der Einführung der eAkte werde ich persönlich begleitet.

Wie sieht mein Arbeitsplatz in Zukunft aus:

  • Ich erhalte eine moderne, sichere und funktionale Arbeitsplatzausstattung.
  • Vertraute Fachanwendungen bleiben erhalten.
  • Daten muss man nicht mehr tragen und sie brauchen keinen Platz.
  • Die eAkte vereinfacht und beschleunigt meine Arbeitsabläufe.
  • Die Technik unterstützt mich beim strukturierten Arbeiten.

3. Handhabung bei elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB)

Erst beim Öffnen einer Nachricht erkennt man, ob ein Empfangsbekenntnis angefordert wurde:

Wenn man direkt beim Posteingang sehen will, ob ein eEB angefordert wurde, kann man dieses so einstellen, dass das System selbst die Nachrichten markiert: In unserem Beispiel sind die „golden“ markierten Eingänge vom 27. und 23.9.2019 mit eEB:

Um diese Einstellungen vorzunehmen, klickt man im Posteingang auf den Reiter „Sonstige Funktionen, Hervorhebung von Nachrichten“:

Man wählt

aus, vergibt einen Namen, z.B. eEB, wählt eine Farbe, z.B. „Golden“, fügt einen Filter hinzu

wählt als Filterkriterium „Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis erfordern“, Operator „gleich“, Wert „Ja“ und bestätigt mit dem kleinen Haken:

Dann werden alle Nachrichten, die mit eEB eingehen, automatisch farblich markiert, so dass sie nicht zu übersehen sind.

Gleichwohl gilt bei eEB die bisherige Handhabung: Maßgeblich für das Zustellungsdatum ist die Kenntnisnahme des Anwalts.

Nur der Anwalt bestimmt, wann er ein Schriftstück als zugestellt entgegennimmt und wann damit die Frist zu laufen beginnt.

Beim Button „Abgabe erstellen“ kann der Anwalt das Zustelldatum auswählen und das eEB abgeben:

Das System schlägt das Tagesdatum vor. Danach kann das eEB entweder durch den Anwalt versendet werden oder der Anwalt signiert mit qualifizierter elektronischer Signatur und der Mitarbeiter versendet das eEB.

Danach erscheint in den gesendeten Nachricht beim Öffnen der Nachricht der Hinweis:

Beim Klick auf „Anzeigen“ erscheint das Datum, an dem das eEB als zugestellt entgegen genommen wurde:

Achtung:

Schriftsatzfristen ohne eEB gelten mit Eingang im beA als zugegangen, unabhängig davon, wann und von wem sie zur Kenntnis genommen werden! Hier besteht jedoch in der Regel die Möglichkeit, die Frist verlängern zu lassen.

4. Anforderungen ab 1. Juli 2019

Ab Montag sind Dokumente nur noch als durchsuchbare PDF, und falls bildliche Darstellungen als PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, zusätzlich als TIFF, einzureichen.

In der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) vom 24. November 2017 wurden die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs festlegt und in § 2 der ERVV die Anforderungen an elektronische Dokumente definiert:

„Das elektronische Dokument ist in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Bis zum 30. Juni 2019 kann von der Übermittlung des elektronischen Dokuments in durchsuchbarer Form nach Satz 1 abgesehen werden.“

Die Schonfrist, die den Anwälten gewährt wurde, um sich organisatorisch auf diese Anforderungen einzustellen, ist damit vorbei. Hintergrund ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Barrierefreiheit des beA, damit auch Menschen mit Behinderungen in der Lage sind, das beA zu nutzen. Durchsuchbare PDF können dann als Texte vorgelesen werden und sind damit barrierefrei.

Wenn ein Dokument nicht in der geforderten Form erstellt werden kann, ist der Einschub „soweit technisch möglich“ wichtig, da nicht alle Dokumente, beispielsweise handschriftliche Aufzeichnungen oder Zeichnungen, als durchsuchbare PFD oder TIFF dargestellt werden können.

§ 130 a Abs. 6 ZPO enthält den Hinweis:

(6) „Ist ein elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.“

 Sofern glaubhaft gemacht wird, dass die Höchstgrenzen der Datenmenge (derzeit maximal 100 Dateien) und der Gesamtgröße der Dateien (derzeit maximal 60 MB) überschritten wird, könnten die Dateien als elektronische Dokumente bis 31. Dezember 2020 auch als DVD oder CD eingereicht werden. So wurde am 24. Juni eine Lastwagenladung mit 650.000 Seiten (geschätzte 3 Tonnen Papier) an die Vertreter von Daimler im Streit um das LKW-Kartell zugestellt. Aus „sachlichen Gründen“ hätten die Klägervertretung auf dem Ausdruck bestanden. Das hätte man in einem solchen Verfahren durchaus elektronisch lösen können, zumal der Aufwand der Digitalisierung im nachhinein deutlich höher ist.

Sprechende Dateinamen

2 Absatz 2 der ERVV gibt vor:

(2) „Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.“

Jedes Bundesland formuliert in seiner Landesverordnung die Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr. Prüfen Sie unter https://bea-abc.de/lexikon/landesverordnung/ welche Besonderheiten zu beachten sind.

Einig sind sich die Bundesländer, dass Schriftsatz und jede Anlage als separates Dokument hochgeladen werden sollen. Dabei sollen Schriftsatz und Anlagen fortlaufende Nummerierungen erhalten und die Anlagen, je nachdem, ob man Kläger oder Beklagten vertritt, mit K1, K2, B1, B2, etc. bezeichnet werden. Wichtig ist, dass die Datei nicht als „Schriftsatz an das AG Bad Kreuznach“ sondern als „Klage“ oder „Klageerwiderung“, „Terminsverlegungsantrag“ etc. bezeichnet wird. Dann kann das Gericht sofort erkennen, worum es geht und ggf. die Sache mit höherer Priorität versehen. Bitte keine Umlaute, Sonderzeichen oder ß verwenden, diese können vom System nicht verarbeitet werden und führen zu unlesbaren Dateinamen.

5. Update auf Version 2.2 im Juli 2019

In Kürze wird die Version 2.2 für beA bereitgestellt. Dann können die Anwaltssoftwarehersteller die beA-Schnittstelle so programmieren, dass die bislang noch vorhandenen Fehler beim Exportieren der Dateien beseitigt werden.

Freuen wir uns also auf ein beA, das immer besser wird.

Mein Tipp:

Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Gerichten auf und klären Sie, wie dort der Ablauf vonstatten geht. Im Dialog geht alles besser.

Gutes Gelingen wünscht Ilona Cosack.

 

 

 

 

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

1. Erreichbarkeit

Während viele sich schon auf den Vatertag freuen, ist beA immer wieder unpässlich.

Am 28. Mai 2019 twitterte Rechtsanwältin Ulrike Meising:

Am 29. Mai um 17.52 Uhr kam der Hinweis auf eine beA-Störung über das EGVP.

Um 21.03 Uhr kam die Mitteilung, dass die Anmeldung wieder möglich sei.

Die BRAK dokumentiert wie folgt:

Und Rechtsanwalt Malte Greisner ärgerte sich bei Twitter bereits am 24. Mai 2019, dass beA ihm den Freitagnachmittag „versaut“:

2. Kanzleipostfach

Während am 16. Mai 2019 auf dem 70. Deutschen Anwaltstag in Leipzig Staats­sekretärin Chris­tiane Wirtz noch für diese Legis­la­tur­pe­riode  eine rechts­for­m­neu­trale Regulierung der Berufsausübungs­ge­sell­schaft, eine Öffnung des Kreises der sozietätsfähigen Berufe und ein optio­nales Kanzlei­postfach ankündigte, bespricht Dr. Henning Müller auf seinem Blog die Auswirkungen des die Berufung zurückweisenden Urteils des BGH vom 6. Mai 2019 zum beA für eine Rechtsanwalts GmbH. Danach würde die Praxis vieler Gerichte, an den Vorstand bzw. Geschäftsführer Zustellungen für die gesamte Gesellschaft zu bewirken, legitimiert.

 

3. Vergabeverfahren

Zum 1. Januar 2020 laufen die Dienstleistungsverträge mit Atos aus. Zwar sind die Ausschreibungsunterlagen nicht mehr auf der Website der BRAK verfügbar, potentielle Bewerber mussten sich jedoch bis zum 2. Mai 2019 um 12 Uhr elektronisch bei der BRAK bewerben.

Den weiteren Zeitablauf gibt die BRAK wie folgt bekannt:

· bis 12.06.2019 Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen
· bis 19.06.2019, 13:00 Uhr, Eingang der ersten indikativen Angebote
· KW 27/2019 Verhandlungen (erste Juliwoche)
· bis 12.07.2019 Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebots
· bis 03.08.2019, 13:00 Uhr, Eingang der finalen Angebote
· bis 30.09.2019 Bindefrist der finalen Angebote
Die BRAK weist darauf hin: „Diese Daten sind keinesfalls final verbindlich gesetzt. Eine Änderung im Laufe des Verfahrens ist möglich.“

 

4. Achtung bei Adressierung Arbeitsgericht Würzburg

Rechtsanwalt Eckehard Bruns aus Lingen macht uns auf folgenden Umstand aufmerksam:

„Erfahrungstipp bzgl. Adressierung des „Arbeitsgerichts Würzburg“:
dieses hat offenbar unterschiedliche elektronische Eingänge, nämlich je nachdem, ob etwas bestimmt ist für „Kammer Würzburg“., „Kammer Aschaffenburg“ oder „Kammer Schweinfurt“: Das beA-Adressverzeichnis nennt mir jedoch nur „Arbeitsgericht Würzburg“. Erst wenn man ausdrücklich eingibt „Arbeitsgericht“ und „Aschaffenburg“, erhält man die Adressierung für ArbG Würzburg/Kammer Aschaffenburg. Das ist am Anfang irritierend. Aufmerksam wurde ich durch die Rückmeldung der Geschäftsstelle des „Arbeitsgerichts Würzburg“, das mir per Fax mitteilte, es habe unsere Klage, die übrigens im Schriftsatz gerichtet war an „ArbG Würzburg/ Kammer Aschaffenburg“ „auf dem Postweg dorthin weitergeleitet“ – was in diesem Fall zum Glück im selben Haus vor sich geht…“

Alle drei Gerichte / Kammern haben unterschiedliche SAFE-ID-Nr. Die Postanschriften sind ebenfalls unterschiedlich.

Gut, dass die Geschäftsstelle weitergeleitet hat.

Es empfiehlt sich, die drei Adressen im Adressbuch des jeweiligen Sachbearbeiters (Anwalts) abzuspeichern.

Bitte prüfen Sie, ob das auch bei Ihren Arbeitsgerichten, die unterschiedliche Kammern haben, so gehandhabt wird.

Gerne können Sie mir Ihre Erfahrungen dazu mitteilen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Atos legt Nachtschicht ein, das Update beim Anwaltspostfach beA wird auf den 24. April 2019 vorgezogen

Die andauernden Anmeldeprobleme beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA machen eine Nachtschicht von Atos am Mittwoch, 24. April 2019, ab 18 Uhr erforderlich

Die vor Ostern erneut aufgetretenen Anmeldeprobleme dauern an. Daher hat die BRAK das für Samstag, 27. April 2019 angekündigte Update vorgezogen.

Bereits um 17.18 Uhr informierte der EGVP Newsletter über das vorgezogene Update:

Um 17.35 Uhr kam dann der Sonder-Newsletter der BRAK vom 23. April 2019 und kündigte an, dass beA am Mittwoch, 24. April 2019 in der Zeit von 18 Uhr bis voraussichtlich 8.00 Uhr am Donnerstag, 25. April 2019 ein vorgezogenes Update bekommt, um die aktuell aufgetretenen Störungen zu beseitigen.

Die Störungs- und Ausfalldokumentation der BRAK beim beA und beim Bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) weist die Störungen aus:

Anwälte fragen, warum der Hinweis auf Störungen erst über Umwege recherchiert werden muss.

Ein deutlicher Hinweis auf der Anmeldeseite wäre für die Nutzer des Anwaltspostfachs eine grosse Erleichterung und würde viel Arbeitszeit einsparen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anmeldeprobleme beim Anwaltspostfach beA und Update am 27. April 2019

Schon wieder Anmeldeprobleme beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

16 Einträge seit Januar 2019 verzeichnet derzeit die Störungs- und Ausfalldokumentation der BRAK beim beA und beim Bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV):

Die Angabe, dass am 16.4.2019 um 19.30 Uhr das Ende der Störung war, kann ich nicht bestätigen, denn um 23.09 Uhr war der Server ebenfalls nicht erreichbar

und um 23.14 Uhr kam die Meldung:

Es zeigt sich also, dass die Anmeldeschwierigkeiten nicht dauerhaft sind, mal klappt es, mal gibt es Probleme.

Update am Samstag 27. April 2019

Im beA-Newsletter vom 18. April 2019 (Nr. 15/2019) teilt die BRAK mit:
„Am Samstag, den 27.4.2019, wird ein Update der Systemkomponenten durchgeführt. Das beA wird deshalb voraussichtlich in der Zeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.“

Bleibt zu hoffen, dass die Stabilität der Anmeldung und die Erreichbarkeit dadurch verbessert wird.

Bei herrlichem Frühlingswetter gönnen wir beA eine Pause und freuen uns über ein schönes Osterfest, danke an Philipp Heinisch für den Ostergruß:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vor dem Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA: am 30.3.2019 gibt es ein Update

Am Samstag, 30. März 2019, in der Zeit von 00.15 Uhr bis 22.00 Uhr stehen das Anwaltspostfach beA und auch das Bundesweite Amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis nicht zur Verfügung.

Bevor die BRAK im April 2019 mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA beginnt, erfolgt ein Update des beA auf die Version 2.1.6.

Es werden sechs Fehler behoben, die die beA-Anwendung betreffen, zwei Fehler bei der beA-Client-Security und zwei Fehler, die die Schnittstelle zu den Kanzlei-Software-Herstellern betreffen.

Ab April beginnt die BRAK mit dem Löschen von Nachrichten gemäß § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang
automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.

Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Derzeit wird in der Schulungsumgebung das Löschen von Nachrichten gestestet.

Lesen Sie hier unsere Praxistipps zum Löschen und Exportieren von Nachrichten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatisches Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA

Zum 1. April 2019 beginnt die BRAK mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA

Nein, es ist kein Aprilscherz. Die BRAK bezeichnet es als Frühjahrsputz.

Bislang sind alle Nachrichten, die im beA eingegangen und gesendet wurden, im Anwaltspostfach verblieben, es sei denn, sie wurden vom Nutzer selbst in den Papierkorb geschoben oder gelöscht.

Jetzt aktiviert die BRAK § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.
Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Das bedeutet, dass alle Nachrichten, dies betrifft sowohl empfangene und gesendete, und auch elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB),  die ab 1. Januar 2019 und älter sind, vom System automatisch in den Papierkorb verschoben und zum 1. Mai 2019 automatisch gelöscht werden.

Nachrichten, die sich seit dem 1. März 2019 schon im Papierkorb befinden, werden bereits zum 1. April 2019 endgültig gelöscht.

Nutzer sollen vor dem endgültigen Löschen einer Nachricht per E-Mail informiert werden.

Praxistipp: Um permanente Löschhinweise per E-Mail zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine eigene Löschregel zu definieren und umzusetzen.

Alle Nachrichten sind zu exportieren. Drucken allein genügt nicht! Nur mit dem Export werden alle erforderlichen Nachweise über Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht gesichert.

Nachrichten können nur einzeln exportiert werden. Die Exportfunktion verbirgt sich in einer geöffneten Nachricht unter dem Button „Sonstige Funktionen“. Das System erstellt eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese komplett mit einem sprechenden Dateinamen (was ist Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID auf dem eigenen Rechner. Lassen Sie die ZIP-Datei unversehrt. Kopieren Sie benötigte Informationen, z.B. die export.html, in die elektronische Akte.

Auch die Nachrichten- und Postfachjournale werden nach 90 Tagen gelöscht, beim Postfachjournal werden ohnehin nur die letzten 100 Treffer angezeigt. Es empfiehlt sich, auch diese regelmäßig zu exportieren.

Umstieg auf die elektronische Aktenführung

Auch die BRAK regt an, zu überlegen, ob mit der Nutzung des beA der Umstieg auf eine nur elektronisch geführte Akte realisiert werden kann, um Medienbrüche zu vermeiden.

Nach meiner Erfahrung nutzen immer noch viele Kanzleien „Gürtel und Hosenträger“, führen also eine Papierakte und eine elektronische Akte parallel mit einem entsprechenden Mehraufwand.

2026 will die Justiz die elektronische Akte einführen. In allen Bundesländern haben Pilotgerichte bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt.

Das beA produziert allein für den Empfang eines eEB sieben Dateien, die gesichert werden müssen:

Beim Empfang von Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen erhöht sich diese Zahl noch um die Dokumente und entsprechenden Signaturdateien:

XML-Dateien sind maschinenlesbar und nur in elektronischer Form aufzubewahren. Auch Signatur-Dateien und Prüfprotokolle können nur in elektronischer Form als Nachweis dienen.

Es ist daher an der Zeit, eine Digitalstrategie für die Aktenführung und -bearbeitung zu entwickeln.

Anwaltspostfach noch nicht freigeschaltet?

Das automatisierte Löschen von Nachrichten betrifft auch Postfächer, die noch nicht freigeschaltet sind. Diese erkennt man daran, dass sie als „vorbereitet aktiv“ im beA geführt werden.

Meine Recherche in Mainz ergab, dass ca. 15 % aller Anwälte bislang nicht nicht registriert sind, in Frankfurt sind es 24 %.  Die BRAK informiert: „Vom automatischen Löschen sind auch Nachrichten betroffen, die ungelesen in noch nicht aktivierten Postfächern liegen. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Daher nutzen Sie den Schwung des noch jungen Jahres und beginnen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz!“

Erneute Störung bei der Anmeldung am beA und ein weiteres Update

Derzeit ist der digitale Frühjahrsputz nur eingeschränkt möglich.

War schon am 18. Februar 2019 beA von 11.52 bis 12.42 Uhr nicht erreichbar, gab es am 19. Februar 2019 um 17.17 Uhr die Fehlermeldung im EGVP:

Um 19.15 Uhr fand sich bereits die bis 19.30 Uhr datierte Störung als erledigt:

Die „Aktuellen Meldungen“ auf der BRAK-Seite häufen sich:

Die Störungsdokumentation hinkt hinterher:

Neues Update am Mittwoch, 20. Februar 2019 – kurzzeitig Sessionabbrüche

„Am Mittwoch, 20.02.2019, wird eine neue beA-Version (2.1.5) installiert. Aufgrund der Installationsarbeiten kommt es zwischen 0.30 und 1.00 Uhr sowie zwischen 6.00 und 7.00 Uhr zu Sessionabbrüchen. Wir bedauern entstehende Unannehmlichkeiten.

Die neue Version ermöglicht Vertretern und Zustellungsbevollmächtigten die Nachrichtenübersicht auch eines nicht registrierten Postfachs einzusehen. Ferner unterstützt die beA-Webanwendung nun macOS Mojave 10.14. Zudem umfasst die neue Version Aktualisierungen eingesetzter Drittbibliotheken und Fehlerbehebungen insbesondere die KSW-Schnittstelle betreffend.“

Hoffen wir, dass damit dann auch die Störungen dauerhaft beseitigt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12.2.2019: Anwaltspostfach beA steht wieder zur Verfügung

Anwaltspostfach beA: nach 13 Tagen steht es wieder zur Verfügung

*Aktualisiert am 14.2.2019:

Erst am 14.2.2019 um 14.12 Uhr meldet das EGVP:

Auf der beA-Startseite ist der Hinweis auf die „Technische Stoerung“ verschwunden:

Und zu guter Letzt hat die BRAK die Informationsseite bea.brak.de umstrukturiert:

An der Stelle, an der alle Meldungen bislang zusammengefasst wurden, sind jetzt nur noch die Newsletter zu finden.

Die aktuellen Meldungen stehen oben links:

Und der beA-Newsletter hat ein neues Gewand:

(allerdings ist er auf der bea.brak.de Seite noch nicht zu finden…)

Es wurde schon vermutet, dass die BRAK den beA-Button entfernt hat:

Er ist jetzt wieder da und man kann im übrigen auch einfach auf das beA-Logo links oben klicken:

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Noch ist es ein leiser Hinweis. Erst musste das beA vom Netz genommen werden.

Dann kam der Hinweis:

Weder das EGVP

noch die Störungsdokumentation der BRAK

und auch die Startseite des beA

weisen darauf hin, dass beA wieder zur Verfügung steht.

„Atos wird das System weiterhin unter genauer Beobachtung halten“.

Bei Twitter muss ich die Fahne für die #BRAK hochhalten:

Das fällt immer schwerer, wir alle wollen doch „nur“ eine funktionierende Software, die Wünsche nach Bedienerfreundlichkeit stellen wir hinten an;-)