Schöne Bescherung?

Anwaltspostfach beA erhält drei Wochen vor Weihnachten neue Optik

Update verschoben 2.12.2021:

„Liebe beA-Anwenderinnen,
Liebe beA-Anwender,

mit dem Sondernewsletter 7/2021 vom 29.11.2021 hatte die BRAK Ihnen angekündigt, dass heute, am 2.12.2021, die neue beA-Version 3.10 allen Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollte.

Leider haben wir bei den letzten Tests vor der Bereitstellung noch einen Fehler beim Versand von Nachrichten an mehrere Empfänger festgestellt. Da wir Ihnen aber eine ausgereifte Version zur Verfügung stellen möchten, die auch den zuverlässigen Versand von Nachrichten an mehrere Empfänger ermöglicht, haben wir uns dazu entschieden, die Veröffentlichung der Version 3.10 zu verschieben. Wir werden den aufgetretenen Fehler beheben und Sie rechtzeitig informieren, zu welchem Termin wir die Version 3.10 herausgeben werden. Dabei werden wir berücksichtigen, dass die Bereitstellung mit ausreichendem Abstand zum Inkrafttreten der aktiven Nutzungspflicht des beA am 1.1.2022 erfolgen wird.

Auf die derzeit aktuelle Version hat der festgestellte Fehler keinen Einfluss. Sie können Ihr beA wie gewohnt nutzen. Mit der aktuellen Version 3.8 stehen Ihnen ein stabiler Betrieb sowie alle Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie für die aktive Nutzung des beA benötigen.

Wir bitten Sie, etwaige Unannehmlichkeiten, die mit der Verschiebung der Installation verbunden sind, zu entschuldigen.

Ihr beA-Team“

Mit Sondernewsletter 7/2021 vom 29.11.2021 verkündete die BRAK um 16.24 Uhr, dass sie am 2.12.2021 die Version 3.10 der beA-Webanwendung zur Verfügung stellen wird.

Auf der Seite des beA-Supports sucht man bislang vergeblich nach weiteren Informationen.

In der Schulungsumgebung gibt es die Umstellung bereits und auch die Anbieter von Anwaltssoftware haben alle Hände voll zu tun, um die Änderungen zu bewerkstelligen.

Worauf müssen die Nutzer:innen sich einstellen?

Wer schon Erfahrung mit beA hat, wird auch mit den geänderten und an anderen Stellen platzierten Buttons zurecht kommen. Schwieriger wird es für diejenigen, die ohnehin mit beA auf Kriegsfuss stehen. Waren bislang bei beA-Schulungen ein Großteil der bisherigen Passivnutzer bereit, sich nach der Schulung als Aktivnutzer mit dem beA vertraut zu machen, haben die zwei ersten Schulungen gezeigt, dass die Teilnehmer deutlich skeptischer und zurückhaltender waren bei der Frage zum Abschluss des Webinars, wie sie das beA bis zum Ende des Jahres nutzen werden.

Gravierende Änderungen

Abgesehen von der Optik und der Verschiebung der Buttons von der Nachrichtenübersicht nach rechts ist die begrüßenswerte Neuigkeit, dass Nachrichten innerhalb der Nachrichtenübersicht geöffnet werden und kein weiteres Fenster zu öffnen ist. Damit einher geht auch die Übersicht, wie viele Minuten beA noch benutzbar ist, bevor es sich nach Ablauf von 29:59 Minuten verabschiedet.

Innerhalb der Nachricht ist der Wegfall des Strukturdatensatzes (Häkchen) und des Nachrichtentyps bemerkenswert. Nun wird jeder Nachricht ein automatisch generierter Strukturdatensatz angehängt. Allerdings gibt es immer noch das Feld „Justizbehörde“ als Pflichtfeld, so dass man beim Auswählen eines Empfängers, der keine Justizbehörde ist, „Unbekannt“ einstellen muss.

Anstelle das Nachrichtenfeld (wie eigentlich geplant, da es von der Justiz nicht maschinell ausgelesen werden kann) komplett wegfallen zu lassen, holt die BRAK das mittlerweile unter die Dateinamen versteckte Feld „Nachrichtentext“ wieder ans Licht. Sie schreibt dazu:

„Aufgrund geänderter Anforderungen der Justiz an die Nachrichtenstruktur kann ein Nachrichtentext zukünftig nicht mehr im Textfeld einer beA-Nachricht an einen Empfänger übertragen werden. Die beA-Webanwendung ermöglicht es dem Benutzer indes weiterhin, das Eingabefeld für den Nachrichtentext wie bisher ausfüllen. Um gleichwohl den Anforderungen der Justiz zu genügen und die Übertragung des Nachrichtentextes sicherzustellen, wandelt die beA-Webanwendung beim Speichern und Senden eines Nachrichtenentwurfs automatisch den eingegebenen Nachrichtentext in das Format PDF mit dem vordefinierten Namen „Nachrichtentext.pdf“ um und fügt ihn als Anhang der Nachricht hinzu. So können Sie auch weiterhin die Option nutzen, dem Empfänger Ihrer Nachricht durch Nutzung des Felds „Nachrichtentext“ Informationen zu übermitteln.“

Daher erfährt auch die „Nachrichten-Fußzeile“ eine Aufwertung: Beim Erstellen einer neuen Nachricht lädt der Button an prominenter Stelle zum Klicken ein (vorausgesetzt, man hat die Fußzeile vorher für jeden Anwalt angelegt, maximal eine Fußzeile ist möglich).

Fragt sich, welche Kanzlei mit einem „Blankobogen“ ohne Absenderinformationen und Kommunikationsdaten arbeiten will, da hilft auch eine Fußzeile nicht wirklich weiter. Hinzu kommt, dass die generierte PDF-Datei nicht automatisch ausgelesen werden kann, der Empfänger muss diese Datei öffnen, um den Nachrichtentext zu lesen.

Änderung der Nachrichtenstruktur und Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis VHN 2

Im Hinblick auf die Diskussionen, welche Auswirkungen der Wegfall der Signaturdatei beim Export von Nachrichten hat, ist interessant zu lesen, dass die BRAK die Vorbereitungen und Anpassungen im Rahmen des Updates auf die Version 3.10 umgesetzt hat, dies zunächst für den Anwender noch keine Auswirkungen habe, da „die tatsächliche Umstellung auf die neue Nachrichtenstruktur erst zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden wird, wenn alle Partner im elektronischen Rechtsverkehr die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben.“

Zu diesem Zweck soll eine fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) zu einer neu eingeführten Datei „vhn.xml“ erstellt und zusammen mit der „vhn.xml“ jeder Nachricht hinzugefügt werden.

Der Sondernewsletter endet mit den Worten:

„Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Arbeiten mit der überarbeiteten Webanwendung und stehen für Anregungen und Kritik gerne zur Verfügung!“

Gerne nehme ich den Ball auf:

– Entfall der Felder „dringend“ und „zu prüfen“

– Entfall der Berichte

Diese beiden Punkte wurden zwar angekündigt, aber noch nicht umgesetzt.

Anregungen gibt es viele:

– eine stabile Umgebung und kurze Ladezeiten

– keine permanenten Fehlermeldungen, bei denen der beA-Support als Lösung vorschlägt:
„Diese Fehlermeldung können Sie einfach mit dem Kreuz wegklicken, dies hat keine Auswirkungen auf die Arbeit in Ihrem Postfach.“

– Windowskonformität wie Doppelklick oder rechte Maustaste, drag & drop Bedienung

– Änderung des Benutzernamens, z.B. bei Namenswechsel

– automatische Kennzeichnung exportierter Nachrichten

– Erkennbarkeit, wenn Mitarbeiter oder Anwalt Nachrichten gelesen haben (eine Etikette ist hier nur eine Krücke)

– Festlegung der Spaltenauswahl, wahlweise für alle Ordner

– Übermittlungsstatus im Ordner „Gesendet“ bezieht sich lediglich auf die Signaturprüfung, nicht auf den Eingang beim Intermediär

– Aktuelle Historie der beA-Störungsmeldungen (die aktuellste ist vom 25.10.2021 und endet mit einer Störung vom 13.10.2021)

– Bessere Zusammenarbeit zwischen BRAK und Softwareanbietern, hier leidet der Nutzer und kommt zwischen die Räder!

– Verbindung zwischen beN und beA (hier sollte auch über den Tellerrand geschaut werden; es erfolgen viele Irrläufer aus Unkenntnis); ggf. die Verwendung von beN aus beA sperren?

– Lösungen für die Einzahlung von Gerichtskosten über die elektronische Kostenmarke hinaus

– beA und Zwangsvollstreckung: Welche sinnvollen Lösungen werden vorgeschlagen?

– …