Verhasst, bekämpft, nicht unterzukriegen: Rückblick und Ausblick zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

5-jähriges Jubiläum: Das Portal zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA bea-abc.de

 

Erinnern Sie sich noch: Im Juli 2015 startete

bea-ABC – Informationsportal zum Elektronischen Rechtsverkehr, zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA und zur digitalen Kanzlei

mit den ersten Beiträgen. So interviewte mich Ralf Zosel zu den Besonderheiten und Erwartungen, die das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) erfüllen sollte.

Zum 1. Januar 2016 sollte es eigentlich losgehen. Im November 2015 teilte die BRAK dann mit, dass die Qualität des beA noch nicht den Erwartungen der BRAK entspreche und daher der Starttermin verschoben werde.

Zwischenzeitlich wehrten Anwälte sich mit allen zur Verfügung stehenden Rechtsmitteln und versuchten, den Start des beA zu verhindern.

Der ursprunglich ins Auge gefasste Starttermin zum 29. September 2016 wurde auf den 28. November 2016 verschoben.

Gut ein Jahr später geriet das beA erneut in die Schlagzeilen: Markus Drenger vom Chaos Computer Club (CCC) wurde von einem Bekannter, seines Zeichens Rechtsanwalt, gebeten, sich das beA einmal näher anzusehen.

Was danach kam, ist hinlänglich bekannt: beA wurde am 22. Dezember 2017 von der BRAK wegen Sicherheitsmängeln vom Netz genommen.

Am 8. August 2018 teilte die BRAK mit, dass das besondere elektronische Anwaltspostfach zum 3. September 2018 wieder startet.

Es gab Höhen und Tiefen, die Geduld der Anwender wurde auf eine harte Probe gestellt. Im Netz kursierten böse Beschimpfungen.
Verschiedene Gerichte, bis hin zum BGH, wurden mit dem beA befasst: So klagte ein Rechtsanwalt gegen die BRAK mit dem Ziel, die Einführung des beA zu unterlassen. Auch gegen die Kosten der Kammerumlage für das beA wurde geklagt. Die Arbeitsgerichte in Schleswig-Holstein, wo das beA seit dem 1. Januar 2020 aktiv genutzt werden muss, wiesen bereits Ende 2018 auf die Stolperfallen bei der Klageübermittlung per beA hin. Dass ein Anwalt seine beA-Karte nebst PIN nicht an seinen Vertreter weitergeben darf, musste im Juni 2019 ein Rechtsanwalt leidvoll erfahren. Die Liste ließe sich fortsetzen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Was bleibt: Die Gewissheit, dass die aktive Nutzungspflicht des beA spätestens zum 1. Januar 2022 für alle Bundesländer beginnt.
Ebenso kann es sein, dass weitere Bundesländer dem Beispiel von Schleswig-Holstein folgen und bereits zum 1. Januar 2021 die aktive Nutzungspflicht anordnen.
Es bleibt also nicht mehr viel Zeit, um das beA (mit all seinen Fettnäpfchen) kennenzulernen, denn, so der Leitsatz des Beschlusses des LAG Schleswig-Holstein vom 19. September 2019:
„Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.“
Danke für Ihr Interesse.
Gutes Gelingen mit beA wünscht Ilona Cosack.

 

Chancen mit dem Anwaltspostfach beA in der Corona-Krise nutzen

Corona hat unser aller Leben verändert

Was bisher unmöglich schien, musste kurzerhand, ohne langes Zögern, einfach getan werden.

Home-Office, Mandantenkontakte per Video, neue Mandate durch neue Geschäftsfelder, die sich durch Corona ergeben.

Auch das Anwaltspostfach beA kann dazu beitragen, dass die Kanzlei Schritt für Schritt digitaler wird, wenn auch vielerorts probiert und improvisiert wird.

A) beA Update am 28. März 2020

Nachdem beA auch im März mit technischen Problemen und Nichterreichbarkeit des Servers zu kämpfen hatte, wurde auf die Version 2.3.5 upgedatet.

Die beA Client Security wurde auf die Version 3.34.2 aktualisiert. Auf der Startseite des beA weist die BRAK im blauen Balken darauf hin:

Hinter „hier“ verbirgt sich ein Link zum BRAK-Newsletter 35/2019. Dort wird erklärt, wie man das Problem löst, wenn sich die Client Security immer wieder neu lädt.

Dass beim erstmaligen Laden einer neuen Client Security die Ladezeit von 0 auf 100 % hochgezählt wird, ist normal. Wenn dieses Hochladen jedoch täglich erfolgt, muss nachgebessert werden.

Täglich grüßt das Murmeltier… Leider kommt es nach einem Update immer wieder zu Anmeldeproblemen.

Die BRAK hatte ebenfalls im Newsletter 35/2019 am 12. Dezember 2019 angekündigt, dass die Übernahme durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG „voraussichtlich im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden wird“. Hoffen wir, dass das also in den nächsten zwei Monaten erfolgreich passiert :-)

B) Behörden nutzen immer mehr beBPo

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) nimmt mehr und mehr Fahrt auf. So können Behörden das besondere elektronische Behördenpostfach beBPo für ihre Behörde einrichten und dann über das beA adressiert werden.

Achtung: Bei der Kommunikation mit einem beBPo ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zwingend erforderlich!

Seit 6. April 2020 führt die Bundesagentur für Arbeit (BA) schrittweise den ERV mit der Anwendung E-JUSTIZ-BA deutschlandweit ein und freut sich auf die Kommunikation über diesen Kanal. Die BRAK hat in Ihrem Newsletter Nr. 7/2020 vom 2. April 2020 ausführlich beschrieben, ab wann welche Dienststellen erreichbar sind.

Des Weiteren besteht ab 18. Mai 2020 die Möglichkeit, im Rahmen einer 11-wöchigen Pilotphase die Funktionalität Aktenversand mit 15 Gerichten zu testen.

C) beA Verweigerer zu 3.000 EUR Bußgeld verurteilt

Etwa 10 % aller Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben ihr beA nicht eröffnet und sind daher nicht in der Lage, Nachrichten und Empfangsbekenntnisse zur Kenntnis zu nehmen. Am 6. März 2020 wurde eine Rechtsanwältin vom Anwaltsgericht Nürnberg zu einer Geldbuße von 3.000 EUR verurteilt, weil sie der Erfüllung ihrer passiven Nutzungspflicht nicht nachgekommen war. Martin Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, hat bei LTO die Entscheidung kommentiert. Die Richter sahen einen Berufsrechtsverstoß und begründeten: „Diese fehlende Erstregistrierung führt zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten der Betroffenen, da die Betroffene nicht feststellen kann, ob ihr über das beA etwas zugestellt wird. Derartige Zustellungen können Fristen enthalten, deren Versäumung zu Lasten der Mandanten gehen, so dass ein erhebliches Gefährdungspotential vorliegt.“

D) Digital-Konferenzen

Erstmals wird der 71. Deutsche Anwaltstag 2020 vom 15. bis 19. Juni 2020 als Virtueller Anwaltstag stattfinden.

Bereits vom 25. bis 29. Mai 2020 wird die erste virtuelle Kanzlei-Expo vom FFi-Verlag veranstaltet.

Und auch der Anwaltszukunftskongress wird am 1. Oktober 2020 als Digitalkongress ausgerichtet.

E) Corona-Links

Das Netz ist voll von Informationen. Nachstehend für Anwälte eine Auswahl:

BRAK: Die BRAK stellt auf dieser Seite aktuelle Hinweise für Justiz und Anwaltschaft ein.

Umfrage: Die BRAK hat am 22. April 2020 die Ergebnisse einer Umfrage über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die deutsche Anwaltschaft veröffentlicht.

Ein PDF mit dem Gesamtergebnis findet sich hier. Die Umfrage soll in einigen Wochen erneut durchgeführt werden.

DAV: Der DAV hat FAQ’s ins Netz gestellt.

Weiterhin gibt es ein digitales Austauschforum nur für Anwältinnen und Anwälte.

KAV: Der Kölner Anwaltverein bietet mit #JURANOTALONE Hilfe für Kollegen und Referendare an.

Auch andere Anwaltvereine folgen diesem Beispiel und bieten für ihre Mitglieder Unterstützung an.

RAK München: Als bislang einzige RAK bietet die RAK München ihren Mitgliedern eine Soforthilfe an.

LTO: Die Legal Tribune Online bietet eine Vielzahl an Informationen für Anwälte und darüber hinaus zu Corona an.

Bleiben Sie optimistisch und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!

 

 

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?

A) Vertretung

Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:

a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.

Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass  keine Fristen verpasst werden.

B) Kanzlei-Quarantäne

Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.

Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.

C) Home-Office

Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.

Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.

D) Notfallkoffer

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.

Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.

Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.

E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an

beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.

 

Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.

beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.

Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!

 

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

A) Wo ist sichtbar, ob beA funktionsfähig ist?

Auf der Startseite des beA https://www.bea-brak.de ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob beA funktionsfähig ist.

Sollte sich z.B. beim Klick auf „Anmelden“ das Fenster für den Sicherheitstoken nicht öffnen, so können Sie im blauen Balken unterhalb des Logos der BRAK bei „Weitere Informationen zu beA unter beA.brak.de“ auf beA.brak.de klicken. Dahinter verbirgt sich ein Link auf die Informationsseite der BRAK https://bea.brak.de/

Auf der linken Spalte bei den „Aktuellen Meldungen“ werden die derzeit bekannten Störungen aufgeführt:

B) Ist die beA Client Security aktiv?

Starten Sie die beA Client Security vor dem Einloggen in beA manuell. Es öffnet sich ein weißes Fenster, das nach dem Laden im Hintergrund aktiv bleibt. Die Client Security aktualisiert sich automatisch, ein manuelles Update ist nicht erforderlich. Sollte ein Einloggen nicht möglich sein, beenden Sie die beA Client Security mit einem Rechtsklick auf „Beenden“. Ein erneuter Start hilft dann schon oft weiter.

C) Sicherheitstoken (=beA-Karte) wird nicht erkannt

Es kann vorkommen, dass die im Kartenlesegerät eingesteckte Karte nicht erkannt wird. Das System zeigt dann an, dass kein Sicherheitstoken vorhanden ist, obwohl die Karte im Lesegerät steckt. Manchmal ist es hilfreich, zuerst die Karte ins Lesegerät zu stecken und dann erst die beA Client Security zu starten. Prüfen Sie, ob die Karte richtig (Chip nach unten, Schrift nach oben) und tief genug im Lesegerät (Beispielbild: REINER SCT cyberJack secoder (= der „kleine“ Reiner) steckt.

 

D) Das Display des Lesegeräts zeigt nichts mehr an

Wenn das Display des Lesegeräts nichts mehr anzeigt, ist das Lesegerät in der Regel nicht kaputt, sondern es braucht ein Update.

Am Beispiel des REINER CyberJack Gerätemanagers (für den cyberJack RFID komfort = der „große“ Reiner) können Sie prüfen, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update benötigt. Die derzeit aktuelle Version ist 7.8.1

 

Sie können auch über die Seite des Herstellers, z.B. https://www.reiner-sct.com/support/support-anfrage/ unter Treiber-Downloads das jeweilige Betriebssystem auswählen und dann den Download (als Administrator) starten:

E) Behalten Sie die Zeit im Blick

beA ist kein E-Mail-Programm, das Sie den ganzen Tag geöffnet halten. Es ist eher mit einem Banking-Programm vergleichbar: Dort ist ein vorgegebenes Zeitfenster zu beachten. Führen Sie innerhalb des Zeitfensters keine Transaktionen aus, meldet sich das Programm (nach Hinweis) automatisch ab. Auch beA bringt nach 27 Minuten einen Warnhinweis und loggt sich nach 29 Minuten und 59 Sekunden automatisch aus, sofern keine aktive Verlängerung durch den Benutzer erfolgt.

Achtung: Wenn Sie in einem Nachrichtenfenster arbeiten (Nachrichtentwurf erstellen), läuft die Zeit trotz Bearbeitung weiterhin ab. Sichern Sie daher immer wieder mit einem Klick oben links auf „Speichern“ die bereits hochgeladenen Anhänge und Eintragungen. Stellen Sie die Zeit mit einem Klick auf den Reiter des Hauptfensters zurück oder legen Sie das Hauptfenster und den Nachrichtentwurf auf zwei verschiedene Monitore, um die Zeit im Blick zu behalten.

 

Fazit:

Heute ist der 29. Februar 2020, ein besonderer Tag, in 306 Tagen endet das Jahr 2020. Bereits zum 1.1.2021 können weitere Gerichte mit der aktiven Nutzungspflicht vorziehen. Spätestens jedoch in 671 Tagen wird der Elektronische Rechtsverkehr für alle Anwältinnen und Anwälte zum verpflichtenden Alltag gehören. Sind Sie darauf vorbereitet?

 

Praxistipps zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

Praxistipps zur rechtssicheren Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

A) Einbettung von Schriften – PDF/A

Mit Beginn der aktiven Nutzungspflicht zum Jahresbeginn 2020 hat sich herauskristallisiert, dass bei der Einreichung von „normalen“ PDF-Dateien ggf. nicht alle enthaltenen Schriften vom Gericht gelesen werden können. Dies könnte bedeuten, dass dieser Schriftsatz als nicht eingereicht gilt. Nach § 130a IV ZPO besteht jedoch die Möglichkeit, ein geeignetes Dokument nachzureichen. Die BRAK empfiehlt daher, direkt PDF/A zu verwenden. Zum einen ist dies ein Format, das zur Langzeitarchivierung empfohlen wird, zum anderen erspart man sich evt. Nachbesserungen.

Prüfen Sie, auch bei eingescannten Dokumenten und Dokumenten, die Ihnen der Mandant zur Verfügung stellt, dass diese vor der Übersendung in das PDF/A Format umgewandelt sind.

B) Fehler bei der Unterschrift

Die bisher zum beA ergangene Rechtsprechung zeigt, dass die meisten Fehler bei der Erstellung und Versendung von Schriftsätzen im Rahmen der Unterschrift passieren. Daher nachfolgend die wichtigsten Punkte:

  • Der Schriftsatz muss immer die einfache Signatur enthalten. Dies ist der Namenszug des Rechtsanwalts, z.B. Fritz Müller. Die Berufsbezeichnung kann, wie üblich, hinzugesetzt werden.
  • Versendet der Anwalt das Dokument selbst aus seinem eigenen beA, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) entbehrlich. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen zwingend eine qeS erforderlich ist. Des Weiteren ist eine Arbeitsteilung zwischen Anwalt und Mitarbeiter dann nicht mehr möglich, da der Anwalt in diesem Fall immer selbst versenden muss. Hinzu kommt, dass die Option, eine Wiedereinsetzung zu erlangen, damit nicht mehr gegeben ist.
  • Die klare Empfehlung: Verwenden Sie immer die qeS (PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät), dann können Sie den Versand, die Kontrolle und den Export der Nachrichten an Mitarbeiter delegieren. Dies entspricht der bisherigen Übung, eine Unterschriftsmappe vorzulegen, die vom Anwalt geprüft und danach unterzeichnet wird. Das Einpacken (=Versenden) wird sodann vom Mitarbeiter erledigt.
  • Für den Fall, dass ein Vertreter den Schriftsatz einreicht, ist es zwingend erforderlich, dass der Schriftsatz sowohl die einfache Signatur des Vertreters (ohne Zusätze wie z.B. i.V., i.A., pro abs., etc.) als auch eine qeS des Vertreters enthält. Erst dann darf der Schriftsatz, im Idealfall durch den Mitarbeiter aus dem Postfach des Sachbearbeiters, eingereicht werden.

Wichtig: Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte. Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten überlassen, sei es Mitarbeiter oder Vertreter (§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

C) Erledigung von Fristen

Das Phänomen, dass Anwälte zur kreativen Höchstform auflaufen, je näher der Fristablauf droht, ist hinreichend bekannt. Es birgt im elektronischen Rechtsverkehr jedoch vermeidbare Gefahren. Die bisherige Rechtsprechung zur Versendung von Faxen kann auch als Maßstab für das beA gelten.

Danach gilt: Fangen Sie rechtzeitig an!

Wer fristwahrende Schriftsätze über das beA versendet, sollte rechtzeitig beginnen. So hat der BGH (23.10.18, III ZB 54/18,) entschieden, dass bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von 20 Minuten einzuplanen ist, damit ggf. durch Wiederholung ein Zugang bis zum Fristablauf gewährleistet ist. Diese Rechtsprechung wird sicher als Maßstab für zukünftige Rechtsprechung zum beA angelegt.

Wichtig zu wissen:

beA hat bereits vor Mitternacht eine Blockade eingebaut. So konnte ich bei einem Test um 23.54 Uhr die Nachricht nicht mehr versenden, da beA den Hinweis brachte:

„Warnung. Aufgrund der aktuellen Uhrzeit kann die Übertragung vor 24.00 Uhr womöglich nicht sichergestellt werden.“

Ein Klick auf Ok führte leider nicht zum Hochladen der Anlagen. Erst nach 24.00 Uhr konnten die Anhänge hochgeladen werden, die Frist wäre verpasst.

Deshalb: Beginnen Sie rechtzeitig vor Fristablauf!

Auch für diejenigen, die ihr beA derzeit nur passiv nutzen, legt die Rechtsprechung die Latte hoch:

Das OLG Dresden und das LG Krefeld sind der Auffassung, dass Rechtsanwälte, um Fristen zu wahren, schon vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht einen Versand über das beA vornehmen müssen, falls eine Versendung per Telefax nicht möglich ist.

beA-Kenntnisse sind Pflicht für jeden Rechtsanwalt

Dass Anwälte sich nicht darauf berufen können, wegen Problemen in der beA-Bedienung gerichtliche Dokumente nicht zur Kenntnis zu nehmen, hat das LAG Schleswig-Holstein mit seinem Beschluss am 19. September 2019 entschieden:

Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.

Fazit:

Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Anwälte sollten sich mit den Besonderheiten des beA befassen. Auch wenn die aktive Nutzungspflicht noch in vermeintlich weiter Ferne liegt, gibt es gute Gründe, sich jetzt mit dem elektronischen Rechtsverkehr und beA vertraut zu machen.

 

Haftungsfalle: Rechtsanwalt darf beA-Karte nebst PIN nicht an Vertreter geben

Fallstricke des elektronischen Rechtsverkehrs:
beA und die Urlaubsvertretung

Rechtsanwalt darf beA-Karte nebst PIN nicht an Vertreter geben

Das Arbeitsgericht Lübeck hat jetzt bereits zum zweiten Mal einen wichtigen Hinweis zur aktiven Nutzung des Anwaltspostfachs beA erteilt:

Mit Entscheidung vom 19. Juni 2019 – 6 Ca 679/19 – weist das Arbeitsgericht Lübeck auf Folgendes hin:

Übergibt der vertretene Rechtsanwalt seinem Vertreter für die Vertretungszeit seine beA-Karte und seine PIN (Geheimzahl), spricht viel dafür, dass die Einreichung eines Schriftsatzes durch den Vertreter über beA mittels beA-Karte und PIN des Vertretenen unwirksam ist.

Der Beklagtenvertreter bereitete, auf die vom Gericht gesetzte Schriftsatzfrist hin, einen Schriftsatz vor. Dieser endete aufgrund der Abwesenheit des Rechtsanwalts mit: „… (in seiner Abwesenheit unterzeichnet von B, Rechtsanwältin)“. Der Schriftsatz wurde sodann über den beA-Zugang des vertretenen Rechtsanwalts mittels dessen PIN– also nicht über eine Mitarbeiter-Karte – ohne qualifizierte Signatur von der vertretenden Rechtsanwältin an das Gericht übersandt.

Eine zulässige elektronische Übermittlung von Schriftsätzen kann gemäß § 46 c Absatz 3 Arbeitsgerichtsgesetz (entspricht § 130 a Absatz 3 Zivilprozessordnung) im Arbeitsgerichts- und Zivilprozess über eine qualifizierte Signatur oder über einen sicheren Übermittlungsweg (unter anderem beA für Rechtsanwälte mit deren beA-Karte) und einfacher Signatur (bloße Namenswiedergabe) erfolgen. Im Fall vor dem Arbeitsgericht krankte die Übersendung schon daran, dass keine Identität zwischen dem Übersender (beA-Account des Vertretenen) und der einfach Signierenden (Vertreterin) bestand. Gravierender ist allerdings die Weitergabe der persönlichen beA-Karte des Rechtsanwalts samt PIN an eine andere Person. Für die Unzulässigkeit dieser Vorgehensweise und damit einhergehend für die Unwirksamkeit des gerichtlichen Eingangs eines auf diese Weise elektronisch übermittelten Schriftsatzes sprechen nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung – Sicherstellung der Identität des Einreichenden -, die Gesetzesentwurfsbegründung und die Pflichten des Rechtsanwalts aus der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer. Danach darf das Recht, nicht qualifiziert elektronisch signierte Dokumente überbeA zu versenden, nicht auf Dritte übertragen werden. Überdies ist die dem Zertifikat zugehörige PIN geheim zu halten.

Die über den einzelnen Schriftsatz hinausgehende Konsequenz eines solchen Vorgehens ist nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübeck erheblich: Zumindest bis zur Änderung der PIN ist der betroffene Rechtsanwalt wegen Kompromittierung seiner Karte nicht in der Lage, über seinen beA-Zugang auf sicherem Übermittlungsweg wirksam Schriftsätze einzureichen.

Der Hinweis des Gerichts ist nicht rechtsmittelfähig. Der Rechtsstreit ist noch nicht abgeschlossen.

Bereits am 10. Oktober 2018 – 6 Ca 2050/18 – erteilte das Arbeitsgericht Lübeck folgenden Hinweis:

Reicht ein Rechtsanwalt über beA eine (Kündigungsschutz-)Klage bei Gericht ein, muss er bestimmte Formerfordernisse erfüllen. Enthält die Klage den Namenszug eines Rechtsanwalts (einfache Signatur) und übermittelt ein anderer Rechtsanwalt über seinen beA-Zugang die Klage, ohne sie eigens qualifiziert zu signieren, so ist die Klage nicht wirksam bei Gericht eingegangen.

Das beA eröffnet unter anderem einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Abs. 4 Nr.2 ZPO, § 46c Abs. 4 Nr. 2 ArbGG zur Übersendung von Schriftsätzen an Gerichte auf digitalem Wege. Die bei Einreichung auf herkömmlichen Wegen erforderliche eigenhändige Unterschrift und physische Übergabe wird in der digitalen Welt durch zwei Möglichkeiten ersetzt: Zum einen die qualifizierte Signatur der verantwortenden Person, die elektronisch an der Schriftsatzdatei angebracht wird. Zum anderen die Einreichung über einen sicheren Übermittlungsweg (z.B. beA) und die einfache Signatur der verantwortenden Person am Ende der Schriftsatzdatei. Unbenommen bleibt Rechtsanwälten des Weiteren die Kombination beider Möglichkeiten, nämlich (bestimmende) Schriftsätze über beA einzureichen und zusätzlich qualifiziert zu signieren. Eine Besonderheit des beA ist, dass der Übertragungsweg personengebunden ist, das heißt, auch in einer Rechtsanwaltskanzlei mit mehreren Anwälten hat jeder Anwalt sein eigenes beA. Es gibt kein „Kanzlei-beA“.

Das Arbeitsgericht hat nun darauf hingewiesen, dass einfache Signatur und Übermittlung des Schriftsatzes per beA Personenidentität erfordern, das heißt, im Schriftsatz muss sich am Ende der Namenszug des über beA übermittelnden Anwalts befinden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der übermittelnde Rechtsanwalt nicht zusätzlich qualifiziert signiert. Nur so kann hinreichend sichergestellt werden, dass die verantwortende und absendende Person identisch ist. Konsequenz einer solchermaßen unzulässig eingereichten Kündigungsschutzklage kann, wenn rechtzeitige Korrektur nicht mehr erfolgt, die endgültige Rechtswirksamkeit der mit der beabsichtigten Klage angegriffenen Arbeitgeberkündigung des Arbeitsverhältnisses sein (§ 7 KSchG). Die beabsichtigte Klage wäre dann aufgrund Zeitablaufs ohne Aussicht auf Erfolg.

Wie bestelle ich einen Vertreter?

Zunächst muss die Entscheidung getroffen werden, ob der Vertreter gem. § 53 BRAO bestellt werden soll. Dazu kann nach Absatz 2 Satz 2 der Vertreter für alle Verhinderungsfälle, die während eines Kalenderjahres eintreten können, bestellt werden. Er wird dann von der RAK automatisch im beA des Vertretenen eingetragen. Diese Vertretung ist öffentlich im Bundesweiten Amtlichen Rechtsanwaltsregister ersichtlich:

Dann sieht der Vertreter beim Einloggen in sein beA sein eigenes beA und das beA desjenigen, den er vertritt.

Einzelanwälte sollten sich Gedanken machen, wie die Vertretung im Fall von geplanten (Urlaub) und ungeplanten (Krankheit etc.) Abwesenheiten geregelt werden soll.

Es besteht auch die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum Rechte zu vergeben. Wird der Vertreter dauerhaft im beA eingetragen, sind sämtliche Nachrichten (je nach Rechtevergabe) für den Vertreter ersichtlich, eine Beschränkung auf bestimmte Nachrichten ist nicht möglich.

Rechtsanwälte in Berufsausübungsgemeinschaften regeln meistens die Vertretung intern, es können auch mehrere Vertreter im beA eingetragen werden.

Um einen Vertreter im beA einzutragen, loggt sich der Anwalt mit seiner beA-Karte ein. Danach auf

  • Einstellungen
  • Postfachverwaltung
  • Benutzerverwaltung

gehen. In der Benutzerverwaltung das Feld „Suche“ anklicken und dann auf „Benutzer mit Postfach“. Je nach Häufigkeit des Namens sucht man am einfachsten nach dem Vor- und Nachnamen, ggf. auch Eingrenzung durch die PLZ. beA zeigt dann die entsprechenden Kollegen an und man wählt den richtigen Namen durch Klick auf den Namen aus und geht dann oben auf den Button „Als Mitarbeiter zuordnen“. Das System vergibt automatisch Recht 01. Die weiteren Rechte vergibt man mit dem Button „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“. Achten Sie darauf, dass der Vertreter immer das Recht 04 – Nachricht signieren, das Recht 13 – EBs signieren und 15 – EBs zurückweisen erhält. Legen Sie darüber hinaus Regeln fest, wie mit Nachrichten, die als (persönlich/vertraulich) von der RAK kommen, umgegangen werden soll. Dazu gehören dann Recht 16 EBs signieren (persönlich/vertrauliche Nachrichten) und Recht 17 EBs versenden (persönlich/vertrauliche Nachrichten). Je nachdem, ob mit oder ohne Mitarbeiter gearbeitet wird, sollten dem Vertreter weitere Rechte eingeräumt werden.

Wie kann der Vertreter wirksam einreichen?

Der Vertreter unterzeichnet den Schriftsatz / die Klage in voller Verantwortung, ohne Zusätze wie i.A., i.V., pro abs., oder „in seiner Abwesenheit unterzeichnet von“.

Dazu wird das Dokument mit dem Namenszug des Vertreters (einfache Signatur) versehen.

1. Digitale Unterschrift im beA

Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN). Da die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) im beA als separates Dokument angehängt wird, ist auf dem Schriftsatz nicht ohne weiteres ersichtlich, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist. Es kann daher z.B. der Vermerk „Qualifiziert elektronisch unterzeichnet durch Max Mustermann, Rechtsanwalt“ hinzugefügt werden. Damit ist zum einen das Erfordernis der einfachen Signatur erfüllt und zum anderen deutlich gemacht, dass das Dokument mit einer qeS versehen ist.
Es ist weder sinnvoll noch erforderlich, das Dokument handschriftlich zu unterschreiben und einzuscannen!

Alternative:

2. Digitale Unterschrift extern

Zusätzlich signiert der Vertreter mit seiner eigenen beA-Signaturkarte oder einer anderweitigen, gültigen, Signaturkarte qualifiziert elektronisch (mit Eingabe der eigenen PIN) mit einem externen Signaturprogramm, z.B. secsigner.

Das hat den Vorteil, dass der Vertreter unabhängig vom beA des Vertretenen qualifiziert elektronisch signieren kann.

Der Mitarbeiter kann dann das bereits mit einer qeS signierte Dokument mit seiner beA-Mitarbeiterkarte ins beA das Vertretenen hochladen und versenden.

3. Einreichung

Im Idealfall wird das Dokument über das beA des Vertretenen eingereicht, sinnvollerweise durch einen Mitarbeiter mit dessen beA-Mitarbeiterkarte. Das hat den Vorteil, dass die weitere Korrespondenz vom Gericht auch in das beA des Vertretenen eingeht und die Organisation erleichtert wird.

Bitte beachten:

Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte.

Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten, sei es Mitarbeiter oder Vertreter, überlassen.

(§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

 

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

1. Erreichbarkeit

Während viele sich schon auf den Vatertag freuen, ist beA immer wieder unpässlich.

Am 28. Mai 2019 twitterte Rechtsanwältin Ulrike Meising:

Am 29. Mai um 17.52 Uhr kam der Hinweis auf eine beA-Störung über das EGVP.

Um 21.03 Uhr kam die Mitteilung, dass die Anmeldung wieder möglich sei.

Die BRAK dokumentiert wie folgt:

Und Rechtsanwalt Malte Greisner ärgerte sich bei Twitter bereits am 24. Mai 2019, dass beA ihm den Freitagnachmittag „versaut“:

2. Kanzleipostfach

Während am 16. Mai 2019 auf dem 70. Deutschen Anwaltstag in Leipzig Staats­sekretärin Chris­tiane Wirtz noch für diese Legis­la­tur­pe­riode  eine rechts­for­m­neu­trale Regulierung der Berufsausübungs­ge­sell­schaft, eine Öffnung des Kreises der sozietätsfähigen Berufe und ein optio­nales Kanzlei­postfach ankündigte, bespricht Dr. Henning Müller auf seinem Blog die Auswirkungen des die Berufung zurückweisenden Urteils des BGH vom 6. Mai 2019 zum beA für eine Rechtsanwalts GmbH. Danach würde die Praxis vieler Gerichte, an den Vorstand bzw. Geschäftsführer Zustellungen für die gesamte Gesellschaft zu bewirken, legitimiert.

 

3. Vergabeverfahren

Zum 1. Januar 2020 laufen die Dienstleistungsverträge mit Atos aus. Zwar sind die Ausschreibungsunterlagen nicht mehr auf der Website der BRAK verfügbar, potentielle Bewerber mussten sich jedoch bis zum 2. Mai 2019 um 12 Uhr elektronisch bei der BRAK bewerben.

Den weiteren Zeitablauf gibt die BRAK wie folgt bekannt:

· bis 12.06.2019 Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen
· bis 19.06.2019, 13:00 Uhr, Eingang der ersten indikativen Angebote
· KW 27/2019 Verhandlungen (erste Juliwoche)
· bis 12.07.2019 Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebots
· bis 03.08.2019, 13:00 Uhr, Eingang der finalen Angebote
· bis 30.09.2019 Bindefrist der finalen Angebote
Die BRAK weist darauf hin: „Diese Daten sind keinesfalls final verbindlich gesetzt. Eine Änderung im Laufe des Verfahrens ist möglich.“

 

4. Achtung bei Adressierung Arbeitsgericht Würzburg

Rechtsanwalt Eckehard Bruns aus Lingen macht uns auf folgenden Umstand aufmerksam:

„Erfahrungstipp bzgl. Adressierung des „Arbeitsgerichts Würzburg“:
dieses hat offenbar unterschiedliche elektronische Eingänge, nämlich je nachdem, ob etwas bestimmt ist für „Kammer Würzburg“., „Kammer Aschaffenburg“ oder „Kammer Schweinfurt“: Das beA-Adressverzeichnis nennt mir jedoch nur „Arbeitsgericht Würzburg“. Erst wenn man ausdrücklich eingibt „Arbeitsgericht“ und „Aschaffenburg“, erhält man die Adressierung für ArbG Würzburg/Kammer Aschaffenburg. Das ist am Anfang irritierend. Aufmerksam wurde ich durch die Rückmeldung der Geschäftsstelle des „Arbeitsgerichts Würzburg“, das mir per Fax mitteilte, es habe unsere Klage, die übrigens im Schriftsatz gerichtet war an „ArbG Würzburg/ Kammer Aschaffenburg“ „auf dem Postweg dorthin weitergeleitet“ – was in diesem Fall zum Glück im selben Haus vor sich geht…“

Alle drei Gerichte / Kammern haben unterschiedliche SAFE-ID-Nr. Die Postanschriften sind ebenfalls unterschiedlich.

Gut, dass die Geschäftsstelle weitergeleitet hat.

Es empfiehlt sich, die drei Adressen im Adressbuch des jeweiligen Sachbearbeiters (Anwalts) abzuspeichern.

Bitte prüfen Sie, ob das auch bei Ihren Arbeitsgerichten, die unterschiedliche Kammern haben, so gehandhabt wird.

Gerne können Sie mir Ihre Erfahrungen dazu mitteilen.