Bei Fristablauf: Ersatzeinreichung möglich?

In den letzten Tagen waren beA-Nutzer:innen immer wieder vor die Herausforderung gestellt, dass Einreichungen über das beA nicht möglich waren. So gab es bei der Justiz in zentralen Systemen und in verschiedenen Bundesländern „Großstörungen“, die teilweise bis zu drei Tage anhielten.

Immer wieder gibt es auch Unterbrechungen bei der Verbindung zum Verzeichnisdienst der Justiz, so dass Adressen über das beA nicht gefunden werden.

Informieren Sie sich auf der Seite des beA Supports https://portal.beasupport.de/verfuegbarkeit über aktuelle Störungen und abonnieren Sie den Newsletter des EGVP, dann werden Sie direkt per E-Mail über Wartungsarbeiten und Störungen informiert: https://egvp.justiz.de/meldungen/newsletter/index.php

  • Wann und wie sind Ersatzeinreichungen möglich?

§ 130d ZPO verweist in Satz 2 darauf:

„Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig.“

  • TECHNISCHE GRÜNDE

Es müssen also technische Gründe sein, wenn eine Übermittlung per beA vorübergehend nicht möglich ist.

Der beA-Support gibt in der Rubrik Fragen & Antworten einen Überblick:

„Allgemeine Vorschriften sind die Übermittlung

  • per Post,
  • das Einlegen in den Briefkasten (auch in den Nachtbriefkasten) des Gerichts oder
  • die Übermittlung per Telefax“

Der Versand per Post wird in Fristsachen meist ausscheiden, weil dann die Frist nicht mehr gewahrt würde. Der Nachtbriefkasten bietet sich bei ortsnahen Gerichten an. Die Übermittlung per Telefax wird in den meisten Fällen das Mittel der Wahl sein.

„Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Ist diese behoben, muss die Einreichung auf elektronischem Wege erfolgen.“

  • VORÜBERGEHEND

Wann ist eine technische Störung vorübergehend?

Das OVG für das Land Nordrhein-Westfalen hatte mit Beschluss vom 6.7.2022 (16 B 413/22) keinerlei Verständnis für eine Ersatzeinreichung per Telefax.

Bereits in der I. Instanz hatte der Prozeßbevollmächtigte vorgetragen, dass seine Telefon- und Internetverbindung gestört sei und er deshalb auf ein Faxgerät von Dritten zugreifen musste. Dies versicherte er anwaltlich. Die Störung dauerte mehr als fünf Wochen an, dann könne von einer vorübergehenden Störung aus technischen Gründen keine Rede mehr sein.

  • MOBILER HOTSPOT

Vielmehr hätte der Rechtsanwalt rechtzeitig für Abhilfe sorgen müssen, ggfs. durch Errichtung eines mobilen Hotspots.

§ 130d ZPO, Satz 3, legt die Latte bereits bei der Ersatzeinreichung hoch:

„Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.“

Man stelle sich die Situation in der Kanzlei vor: Oftmals wird die Einreichung in einer Fristsache am letzten Tag des Fristablaufs, und meist auch kurz vor Mitternacht, erfolgen. Wenn der Anwalt dann feststellt, dass er aus technischen Gründen auf das Fax ausweichen muss, dann sollte dieser die vorübergehende Unmöglichkeit bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft machen.

„Auf Anforderung des Gerichts sind Rechtsanwälte verpflichtet, die Einreichung in elektronischer Form nachzuholen.“

Noch ist bei den Gerichten bundesweit kein einheitlicher Standard für die Aktenführung vorhanden. Ab dem 1.1.2026 müssen bei den Gerichten elektronische Akten geführt werden (Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5.7.2017, BGBl. I 2017, Nr. 25, 12.7.2017, S. 2208).

Das kommt also keinesfalls überraschend auf die Gerichte zu, dennoch gibt es erhebliche Unterschiede bei der Einführung der elektronischen Akte, so gibt es bundesweit Gerichte, die ausschließlich digital arbeiten, Gerichte, die hybrid arbeiten und auch noch (leider) viele Gerichte, die eingehende beA-Nachrichten ausdrucken und analog bearbeiten.

In 980 Tagen ist es so weit, dann ist die Einreichung eines elektronischen Dokuments nicht nur auf Anforderung zwingend, sondern sinnvolle Notwendigkeit.

„Es spielt keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder in der Sphäre des Einreichenden liegt.“

  • MENSCHLICHE GRÜNDE

So unterschied der VGH München mit Beschluss vom 1.7.2022 (15 ZB 22.286) zwischen einer vorübergehenden Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung aus technischen Gründen und einer aus Sicht des Gerichts menschlichen Gründen eines Anwalts, der aufgrund nicht ausreichender Schulung bzw. nicht hinreichender vorheriger autodidaktischer Befassung subjektiv nicht in der Lage war, die Übermittlung rechtzeitig vor Fristablauf umzusetzen.

Wie schon öfters, war die Adressfindung im beA dem Anwalt zum Verhängnis geworden. Der Anwalt hatte in der beA-Webanwendung vergeblich mit verschiedenen Schreibweisen den Bayerischen Verwaltungsgerichtshof München versucht zu finden und war daran gescheitert. Erst mit Hilfe des beA-Supports wurde dieser gefunden. Die Begründung des Anwalts, dass das Versenden über beA „ohne das besondere Wissen eines Spezialisten unmöglich gewesen sei“ und deshalb eine technische Unmöglichkeit vorliege, ließ der VGH nicht gelten.

  • MITTEL DER GLAUBHAFTMACHUNG

Der beA Support führt eine Reihe von Möglichkeiten auf:

  • Belege des Internetproviders für eine Störung des Internetzugangs
  • die eidesstattliche Versicherung des IT-Systemadministrators der Kanzlei
  • die anwaltliche Versicherung, dass eine Störung der IT-Infrastruktur vorlag und deren Beschreibung
  • die eidesstattliche Versicherung der Kanzleiangestellten, dass Störungen vorlagen
  • die Anfertigung von Fotos und/oder Screenshots über Fehlermeldungen oder Störungsbeschreibungen
  • die Vorlage eines Ausdrucks der Störungsmeldungen der Justiz auf Aktuelle Meldungen oder der Störungsdokumentation der BRAK für das beA-System.

Es wird noch einmal darauf hingewiesen:

„Bedienfehler sind keine technischen Störungen in der Sphäre des Rechtsanwalts.“

  • TECHNISCHE GRÜNDE in der Sphäre der Justiz

Hier weist der beA Support darauf hin:

„Ein elektronisches Dokument ist im Sinne des § 130a Abs. 5 Satz 1 ZPO eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist.

Der erfolgreiche Versand einer Nachricht ist stets anhand der automatisierten Zugangsbestätigung  des Gerichts (§ 130a Abs. 5 S. 2 ZPO) im Ordner „Gesendet“ zu prüfen.

Steht diese nicht zur Verfügung oder ist diese aus dem beA-System heraus nicht erreichbar, liegt eine technische Störung vor.

Störungen im EGVP-System

  • Empfangseinrichtungen stehen aktuell nicht zur Verfügung. Der Fehlercode F001 (Die Nachricht befindet sich noch im Ordner „Postausgang“) erscheint, wenn der Server des Empfängerpostfachs nicht antwortet. Offenbar ist dieser temporär nicht erreichbar.

Störung bei der Adressierung oder beim Nachrichtenversand an die Justiz

  • „Aufgrund technischer Probleme sind die Suchergebnisse möglicherweise unvollständig“ oder  
  • Ungültiger Empfänger“ (Fehlercode 03-022)“
  • UNVERZÜGLICH

Hier hat der BGH mit Beschluss vom 17.11.22 (IX 17/22) festgestellt:

„Ist es dem Rechtsanwalt bereits im Zeitpunkt der Ersatzeinreichung eines Schriftsatzes möglich, die vorübergehende technische Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung des Dokuments darzulegen und glaubhaft zu machen, hat dies mit der Ersatzeinreichung zu erfolgen; in diesem Fall genügt es nicht, wenn der Rechtsanwalt die Voraussetzungen für eine Ersatzeinreichung nachträglich darlegt und glaubhaft macht.“

Die Begründung des Anwalts war absurd:

„Die Bundesnotarkammer habe versäumt, die seinem Prozessbevollmächtigten überlassene beA-Basiskarte für die Versendung von Empfangsbekenntnissen zu programmieren, weshalb es auch nicht möglich gewesen sei, diese Karte um die Funktion der Übersendung von sonstigen Dokumenten zu erweitern.“

Eine beA-Basiskarte kann nicht „für die Versendung von Empfangsbekenntnissen programmiert“ werden, ebenso ist es überflüssig, diese um „die Funktion der Übersendung von sonstigen Dokumenten zu erweitern“.

Eine beA-Basiskarte, sofern sie vom Anwalt unter Beachtung der Regeln des § 26 RAVPV, selbst benutzt wird, enthält sämtliche Funktionen, die im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erforderlich sind, erfüllen damit die Voraussetzungen für die Versendung auf einem sicheren Übermittlungsweg (§130a Satz 3 ZPO).

Die weitere Begründung

„Auf Vorschlag der Bundesnotarkammer habe sein Prozessbevollmächtigter dann eine Mitarbeiterkarte gekauft, die er auch noch vor dem Ablauf der Berufungsbegründungsfrist am 10. Januar 2022 erhalten habe. Hingegen seien ihm die zur Nutzung der Karte erforderliche PIN und PUK erst am 17. Januar 2022 zugegangen.“

war ebenfalls nicht geeignet, das Gericht zu überzeugen.

Denn mit einer beA-Mitarbeiterkarte wäre es dem Anwalt gar nicht möglich gewesen, auf einem sicheren Übermittlungsweg einzureichen, da bei Nutzung einer beA-Mitarbeiterkarte zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) des Anwalts erfolgen muss. Eine solche qeS ist jedoch für eine beA-Mitarbeiterkarte nicht möglich, da eine qeS rechtswirksam nur vom Anwalt angebracht werden kann.

Mit einer weiteren Entscheidung vom 15.12.2022 (III ZB 18/22) äußerte sich der BGH zur Unverzüglichkeit der Glaubhaftmachung bei vorübergehender technischer Unmöglichkeit im Sinne von § 130d Satz 2 und 3 ZPO:

Dort war am 19.12.2021 die Berufung durch die Beklagte noch zulässigerweise durch Einwurf in den Briefkasten des OLG erfolgt. Am 20.1.2022 wurde die Berufungsbegründung ebenfalls durch Einwurf in den Briefkasten eingereicht. Erst auf Nachfrage der Klägerin stellte das Gericht fest, dass die Berufungsbegründung entgegen § 130d ZPO nicht als elektronisches Dokument eingereicht wurde. Eine vorübergehende Unmöglichkeit sei weder in der Berufungsbegründung noch unverzüglich danach glaubhaft gemacht worden.

Der Prozessbevollmächtigte der Beklagten hat daraufhin mit Schriftsatz vom 24.2.2022 eidesstattlich versichert, dass am 20.1.2022 nach dem Aufspielen eines Updates die beA Client Security nicht mehr habe gestartet werden können. Diese habe erneut aufgespielt werden müssen, um die Störung des beA zu beseitigen. Daher sei die Berufungsbegründung zur Fristwahrung als Brief in den Nachtbriefkasten eingelegt worden.

Der BGH wies darauf hin, dass „eine Entscheidung des Rechtsbeschwerdegerichts zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung (§ 574 Abs. 2 Nr. 2 Alt. 2 ZPO) nicht erforderlich“ sei.

„Allerdings müsse dann die vorübergehende Unmöglichkeit bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach gemäß § 130d Satz 3 ZPO glaubhaft gemacht werden. Im vorliegenden Fall sei die Glaubhaftmachung jedoch erst fünf Wochen nach der Ersatzeinreichung erfolgt. Ein derartiger Zeitraum könne nicht mehr als unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) bezeichnet werden. Der Prozessbevollmächtigte der Beklagten hätte in kurzer Zeit nach der Ersatzeinreichung die vorübergehende Unmöglichkeit glaubhaft machen müssen. Eines vorherigen gerichtlichen Hinweises habe es insoweit nicht bedurft.“

  • RECHTSANWALT MUSS DIE GESETZE KENNEN

Und weiter:

„Der (fahrlässige) Rechtsirrtum eines Rechtsanwalts über die gesetzlichen Formerfordernisse für die Einlegung und Begründung eines Rechtsmittels vermag ihn nicht zu entlasten und rechtfertigt erst recht nicht die Gewährung einer Übergangsfrist. Denn nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss ein Rechtsanwalt die Gesetze kennen, die in einer Anwaltspraxis gewöhnlich zur Anwendung kommen (BGH aaO Rn. 16). Dazu zählen ohne jeden Zweifel die Vorschriften über den elektronischen Rechtsverkehr (§§ 130a, 130d ZPO).“

Fazit:

Noch hat sich der BGH nicht konkret geäußert, wann eine nachgereichte Glaubhaftmachung noch unverzüglich ist. Die Instanzgerichte gehen von einer Wochenfrist aus, diese sollte man beachten, wenn man die Hoffnung auf einen erfolgreichen Wiedereinsetzungsantrag setzt.

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Fragen zum Kartentausch, zur Fernsignatur und den BAG-Karten

Fragen zum Kartentausch, zur Fernsignatur und den BAG-Karten

1. Ablauf der beA-Karten zum 8. September 2022

Achtung: Zum 8. September 2022 laufen etliche Anwaltskarten aus.

Prüfen Sie bei der Anmeldung am beA (Sicherheits-Token auswählen) wann Ihre beA-Karte abläuft.

Wer seine neue beA-Karte bis zum Ablaufdatum noch nicht erhalten und seinem beA bekannt gemacht hat, könnte Schwierigkeiten bekommen.

Es wird darauf hingewiesen, dass man, falls man bis 6 Wochen vor dem Ablaufdatum keine neue beA-Karte im Kartentausch erhalten habe, sich über das Kontaktformular der BNotK oder per E-Mail mit dem Betreff „beA-Karte nicht erhalten“ an die speziell eingerichtete Adresse bea-hilfe@bnotk.de wenden soll. Aktuell berichtet die RAK Düsseldorf auf LinkedIn, welche Bemühungen stattfinden, um die Kommunikation zu erleichtern.

2. Ablauf der beA-Karten zum 31. Dezember 2022

Wer festgestellt hat, dass seine beA-Anwaltskarte bis zum Jahreswechsel gültig ist und noch keine Karte der neuen Generation erhalten hat, kann zumindest nach dem obigen Hinweis sich noch mit Anfang/Mitte November 2022 gedulden.

Derzeit versendet die BNotK zuerst die beA-Karten für diejenigen, deren Karten zum 8.9.2022 ablaufen, danach folgen die beA-Karten, die Ende 2022 ablaufen. beA-Mitarbeiterkarten werden voraussichtlich erst 2023 ausgetauscht.

3. Gültigkeit der Signaturfunktion

Auch wenn die Anmeldung mit der alten beA-Karte nach dem 8.9.2022 nicht mehr möglich ist, kann eine beA-Signaturkarte in der Regel mindestens bis zum Jahreswechsel 2022 als Signaturkarte weiterverwendet werden. Prüfen Sie mit der neuen Software der BNotK SAK lite, welche Gültigkeit Ihre beA-Signaturkarte noch hat. Dabei kann es sein, dass sich SAK lite und die beA Client Security „sich nicht vertragen“, so dass Sie ggf. vor Nutzung der SAK lite die beA Client Security beenden. Verwenden Sie dann für die Anmeldung die neue beA-Karte und zum Signieren die alte Signaturkarte.

4. Änderung der PIN

Wenn Sie bereits die SAK lite aufgerufen haben, können Sie direkt die PIN ändern, nutzen Sie dazu den Button Einstellungen neben „Optionen“, dort kann man die PIN ändern bzw. den Fehlbedienungszähler zurücksetzen. Etwas missverständlich ist dazu der Hinweis im Infoblatt der BNotK Vorteil der Fernsignatur: Zertifikate lassen sich situativbequem wechseln. Die hohen Sicherheitsstandardsbleiben uneingeschränkt bestehen, die Anwendung jedoch wird vereinfacht. Sie benötigen zur Anmeldung und zum Signieren zukünftig nur noch eine PIN.“ Besser hätte es heißen müssen: Sie benötigen zur Anmeldungund zum Signieren zukünftig eine einheitliche PIN. Denn die Anmelde-PIN muss nach wie vor zwei Mal eingegeben werden. Und die Signatur-PIN konnte man auch bei der alten Signaturkarte nachträglich in eine Wunsch-PIN ändern, so dass m.E. eine Vereinfachung nicht gegeben ist.

5. Fernsignaturverfahren

Bereits im Februar hatten wir darauf hingewiesen, dass im Laufe des Jahrens die beA-Karten aus technischen Gründen ausgetauscht werden müssen. Gleichzeitig führt die BNotK das Fernsignaturverfahren ein, d.h. Signaturkarten der neuen Kartengeneration, die von der BNotK versandt werden, enthalten ausschließlich die Fernsignatur, ein Signaturzertifikat, das unmittelbar auf der Karte gespeichert ist, ist bei diesen Karten nicht mehr möglich. Alternativ kann man die Signaturkarten anderer Anbieter, die noch eine Signatur auf der Karte haben, nutzen. Zugelassen für das beA sind die Signaturkarten des DGN, von d-trust und von Telesec. Die bisherigen Erfahrungen mit der Fernsignatur zeigen, dass es ggf. gut ist, als Backup eine weitere Signaturkarte (ohne Fernsignatur) vorzuhalten. Denn das Signieren mit der Fernsignatur (sofern kein technischer Fehler auftritt) dauert deutlich länger als mit einer Signaturkarte, bei der sich das Zertifikat direkt auf der Karte befindet.

Hinzu kommt, dass die Anwaltssoftwarehersteller erst noch die Fernsignatur in ihre beA-Schnittstelle implementieren müssen. Hierzu gab es einen Schlagabtausch zwischen dem DAV, der BRAK und dem Software-Industrieverband (SIV-ERV), der die Interessen der Softwareanbieter bündelt.

6. Karten bestellen

Die BNotK bietet verschiedene Zugänge an, je nachdem, welche Karte benötigt wird:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/bestellung-antrag-bea

Auf der Seite https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA/info

kann man zusätzliche beA-Karten als Basisvariante (EUR 29,90) und mit Fernsignatur (EUR 54,90) und zusätzliche beA-Mitarbeiterkarten (EUR 12,00) bestellen. Das benötigt man die SAFE-ID der einzelnen Anwält:in, die sich aus dem BRAV ergibt.

Benötigen Sie lediglich eine Fernsignatur, müssen Sie sich entweder mit Ihrer Signaturkarte oder mittels Benutzername einloggen:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA-Login

Die Bestellung von Software-Zertifikaten erfolgt derzeit noch auf der alten BNotK-Seite:

https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products/18393998

Karten für die Berufsausübungsgesellschaft (BAG) bestellen Sie hier:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA-BAG/info

Sie benötigen dazu zwingend die SAFE-ID der BAG, die Sie in der Regel vorab von Ihrer RAK mitgeteilt bekommen.

7. Gemeinsame Information von BRAK und BNotK

Neu auf der Seite des beA-Supports sind in Zusammenarbeit zwischen BRAK und BNotK Anleitungen zum beA-Kartentausch entstanden.

Wichtigster Hinweis:

„Unmittelbar nach Erhalt der neuen Karte MUSS die Karte in beA aktiviert werden!“

Achten Sie darauf, dass die Aktivierung mit einem Software-Token nicht funktioniert, Sie benötigen mindestens eine noch gültige beA-Anwaltskarte. Wenn die neue beA-Karte durch abweichende Postfachinhaber (Vertretung oder Mitarbeitender) aktiviert wird, kann es sein, dass die Freischaltung der Karte nur durch den Postfachinhaber möglich ist. Sind mehrere Sicherheits-Token für verschiedene Berechtigte freizuschalten, dann kann das in der Postfachverwaltung über den Punkt Sicherheits-Token freischalten mit einer PIN-Eingabe erledigt werden.

8. Besonderheiten für BAG

Die BAG erhält für die Anmeldung am Gesellschaftspostfach auf Antrag bis zu 20 BAG-Karten. Dazu benötigt sie zwingend die neue SAFE-ID, die durch die RAK, bei der der Zulassungsantrag erfolgt, mitgeteilt wird. BAG, die keiner erneuten Zulassung bedürfen (GmbH, AG), werden ab dem 1.9.2022 im BRAV freigeschaltet, um ihnen Gelegenheit zu geben, BAG-Karten zu bestellen. Dies sind Basiskarten, d.h. für die BAG können keine Signaturkarten bestellt werden, da die qeS nur durch die vertretungsberechtigten Personen der BAG mit deren persönlicher Signaturkarte erfolgen kann. Es ist nicht möglich und auch nicht erforderlich, beA-Anwaltskarten und/oder beA-Mitarbeiterkarten für die BAG zu bestellen. Sobald das BAG-Postfach registriert ist, sind die jeweiligen Benutzer über die Postfachverwaltung > Benutzerverwaltung > Suche „Benutzer mit Postfach“ = Rechtsanwält:innen und „Benutzer ohne Postfach“ = Mitarbeitende hinzuzufügen. Bei den Rechtsanwält:innen kann nach dem Namen gesucht werden, während man bei den Mitarbeitenden zwingend mindestens den Benutzernamen braucht (dieser setzt sich in der Regel aus „NachnameVornameKürzel“ zusammen, wobei das Kürzel vom beA automatisch vergeben wird, so dass es sich empfiehlt, diese Daten in einer elektronischen Datei (Notfallkoffer) aufzubewahren, um bei Bedarf darauf zuzugreifen. Es ist nicht erforderlich, neue Benutzer anzulegen!

Fazit:

Derzeit gibt es viele Baustellen im Elektronischen Rechtsverkehr, sowohl bei der Justiz als auch beim beA. Diese werden meistens in der Nacht bearbeitet und hoffentlich beseitigt.

Noch aktuell ist die Meldung vom 29.08.2022:

„Störung bei der Nutzung des Links zum Tausch des qualifizierten Zertifikates im Rahmen des beA-Kartentauschs

Derzeit besteht eine Einschränkung bei der Beantragung der Fernsignaturfunktion. Nach der Empfangsbestätigung der beA-Karte erhalten Inhaber einer beA-Karte Signatur im Rahmen des Kartentauschs von der Bundesnotarkammer eine E-Mail mit dem Betreff „Link zum Tausch Ihres qualifizierten Zertifikates“. Wird der dort enthaltene Link aufgerufen, ist teilweise die weitere Bearbeitung des zugehörigen Antrags nicht möglich. Die Bundesnotarkammer arbeitet mit Hochdruck an der Behebung des Fehlers.

Bitte beachten Sie: Auch wenn Ihre „alte“ beA-Karte zur Anmeldung am beA nicht mehr gültig sein sollte, können Sie diese bis Ende 2022 zur Anbringung qualifizierter elektronischer Signaturen weiter nutzen!“

Auch wenn die beA-Störungsdokumentation der BRAK Wochen hinterherhinkt, (Stand 4.8.2022), zeigt sich, dass eine Ersatzeinreichung (abgesehen von Wochenenden, wo die Frist ohnehin verlängert wird) bislang nicht über einen Tag hinaus gedauert hat. Es braucht eine gewisse Gelassenheit (und rechtzeitige Fristbearbeitung), um in der Praxis mit dem beA zu arbeiten.

 

 

 

1.8.2022: Die große BRAO-Reform und das beA

Zum 1. August 2022 tritt die „große“ BRAO-Reform in Kraft

Welche Auswirkungen sind für das beA relevant?

Die Berufsausübungsgesellschaften (BAG) erhalten ab 1.8.2022 ein eigenes Gesellschaftspostfach. Dieses Gesellschaftspostfach wird es zusätzlich zu den eigenen beA der einzelnen Rechtsanwält:innen geben.

Die BAG werden im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) nach ihrer Zulassung durch die regionale RAK einen eigenen Eintrag erhalten. Voraussetzung ist, dass die BAG bis zum 1.11.2022 einen Antrag stellt. Ausgenommen diejenigen BAG, die bereits als GmbH oder AG zugelassen sind. Kanzleien, die die persönliche Haftung nicht ausschließen (PartG, GbR), können sich freiwillig zulassen, um ein Gesellschaftspostfach zu erhalten (sofern die Nachteile nicht überwiegen).

Erst mit der Zulassung der BAG erhält diese eine eigene SAFE-ID mit der dann eine beA-Karte bestellt werden kann: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA/info

Update auf Version 3.14

Mit der Version 3.14 hat die BRAK die Vorbereitungen für die BAG und die Gesellschaftspostfächer getroffen.

Im Sondernewsletter Nr. 09/2022 vom 26.07.2022 weist die BRAK ausführlich auf die Besonderheiten hin.

Es gibt zwei neue Rechte:

  • Recht 30 – eEB mit VHN (vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis) versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der Postfachinhaber:in elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden.

Das war bislang nicht möglich.

  • Recht 31 – Nachricht mit VHN versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der BAG Nachrichten auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden.

Außerdem werden drei Rollen neu eingeführt, die in der beA-Webanwendung an andere Benutzer:innen vergeben werden können.

Rollen sind die Zusammenfassung von mehreren Rechten.

Neu sind die Rollen Zustellungsbevollmächtigter, Vertretung und VHN-Berechtigter.

  • Zustellungsbevollmächtigter
    Von der Kanzleipflicht befreite Rechtsanwält:innen und BAG müssen gem. § 30 BRAO Zustellungsbevollmächtigte benennen und ihnen einen Zugang zum beA einräumen. Mit dieser Rolle werden automatisch folgende Rechte vergeben:
    01 – Nachrichtenübersicht öffnen
    03 – Nachricht erstellen
    06 – Nachricht öffnen
    14 – EBs versenden
    15 – EBs zurückweisen
    30 – EBs mit VHN versenden
  • Vertretung
    Zur Erfüllung der Anforderungen des § 54 Abs. 2 BRAO (seit 1.8.2021) sollte jede/r Rechtsanwält:in eine Vertretung im eigenen beA eintragen. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:
    01 – Nachrichtenübersicht öffnen
    03 – Nachricht erstellen
    06 – Nachricht öffnen
    14 – EBs versenden
    15 – EBs zurückweisen
    30 – EBs mit VHN versenden
  • VHN-Berechtigter
    Diese Rolle ist für die vertretungsberechtigten anwaltlichen Mitglieder einer BAG, die für die BAG ohne qeS elektronische Dokumente versenden können. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:
    01 – Nachrichtenübersicht öffnen
    03 – Nachricht erstellen
    05 – Nachricht versenden
    06 – Nachricht öffnen
    13 – EBs signieren
    14 – EBs versenden
    15 – EBs zurückweisen
    30 – EBs mit VHN versenden
    31 – Nachricht mit VHN versenden

Achtung:

Wenn man mit der beA-Karte oder einem anderen Sicherheits-Token in der beA-Webanwendung an einem beA einer BAG angemeldet ist, wird für eine gesendete Nachricht kein sicherer Übermittlungsweg bestätigt. Deswegen müssen Schriftsätze und rücklaufende eEB vor dem Versand mit einer qeS signiert werden.

Die Rechtsprechung zeigt, dass immer wieder die elektronische Unterschrift (qeS) eine große Rolle bei den Wiedereinsetzungsanträgen spielt.

Warum also kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Wer möchte sich im Kanzleialltag damit befassen, ob sie/er jetzt mit oder ohne qeS signieren muss?

Und welche Ausnahmen von der Regel gelten?

Immer noch weigern sich viele Anwält:innen, sich mit dem beA und den Besonderheiten zu befassen.

An dieser Stelle daher m.E. die beste Lösung:

Signieren Sie mit der einfachen Signatur (Ihrem Namen) und setzen Sie zusätzlich eine qeS (PIN-Eingabe auf dem Lesegerät) ein.

Dann sind Sie immer auf der sicheren Seite, egal, ob eine qeS erforderlich ist oder nicht. Und dann können die Mitarbeitenden auch mit ihrer Mitarbeiterkarte die Nachrichten senden und danach exportieren.

Tipp:

Überprüfen Sie als BAG Ihren Workflow.

Zukünftig werden (hoffentlich) die Eingänge im Gesellschaftspostfach zunehmen. Wollen Sie für mehrere Standorte zusätzliche Gesellschaftspostfächer erhalten? Das ist möglich und kann beim Zulassungsantrag angekreuzt werden. Wer ist zukünftig für die Fristennotierung zuständig und verantwortlich? Wer soll mit welchen Rollen aus dem Gesellschaftspostfach senden?

Das IWW-Institut führt am 18.08.2022 einen Online-Workshop zu all Ihren Fragen zum Gesellschaftspostfach durch:

https://www.bea-workshop.de/programm

Melden Sie sich gerne an und stellen vorab Ihre Fragen!

Alles neu macht der Mai: Update 3.12

Alles neu macht der Mai: Update 3.12

soll „in den frühen Morgenstunden des 4.5.2022“ installiert werden.

Darüber informierte die BRAK mit Newsletter 5/2022 vom 2.5.2022, der hier um 16:07 Uhr eintraf.

Neben Fehlerbehebungen wird sich dieses Update inhaltlich zukünftig auswirken.

  • Unterstützung des Fernsignaturservice der BNotK

Mit Sondernewsletter 2/2022 vom 18.2.2022 hatte die BRAK informiert, dass im Laufe des Jahres 2022 wegen eines Technologiewechsels bei der BNotK alle beA-Karten ausgetauscht werden müssen. Wir hatten hier darüber berichtet.

Jetzt soll sukzessive mit dem Austausch der beA-Karten begonnen werden. Die BRAK weist darauf hin, dass die Nutzer selbst nichts veranlassen müssen, sondern von der Zertifizierungsstelle unmittelbar informiert werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, die bei Bestellung der beA-Karte angegebene E-Mail-Adresse auf Richtigkeit zu prüfen und bei einer Änderung die BNotK unter bea@bnotk.de mit dem Betreff: E-Mail-Aktualisierung zu informieren. Des Weiteren ist auf der Seite des Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses zu prüfen, ob die dort eingetragene Postanschrift noch zutreffend ist. Muss diese korrigiert werden, bitte die örtliche RAK informieren. Deren Verzeichnis synchronisiert sich mit dem BRAV.

 

Ab der Version 3.12 können in der Webanwendung die Dokumente auch mit dem Fernsignaturdienst der BNotK qualifiziert elektronisch signiert werden. Es gibt eine umfassende, 4-seitige Zusatzinformation für das Fernsignaturverfahren.

Die Besonderheit der Fernsignatur besteht darin, dass das Zertifikat in der hochsicheren Umgebung der Zertifizierungsstelle verbleibt. Daher ist für die qeS eine Internetverbindung zwingend erforderlich. Und es schwingt auch etwas Zukunftsmusik mit: Die BNotK teilt mit, dass die neuen Chipkarten NFC-fähig sind, d.h. mit Ihnen könneeine kontaktlose Interaktion ausgelöst werden– bspw. wie es vom „kontaktlosen Bezahlen“ mit EC-oder Kreditkarte vielen bekannt ist. Das sindideale Voraussetzungen für etwaiges mobiles Arbeiten und Signieren mit einem Mobiltelefon oder Tablet und entsprechender App – ggf. auch ohne Chipkartenlesegerät.“ Wir sind gespannt, wann das Realität wird.

Um die PIN zu ändern, muss eine neue Software BNotK SAK Lite installiert werden. Bei der Installation wird man gefragt, ob man die Anwendung nur für sich oder für alle Benutzer installieren möchte. Hat man diese Entscheidung getroffen, klappt die Installation problemlos. Allerdings kommt dann zum Start der Hinweis:

Bei nochmaligen Testen klappt es dann:

Dann erkennt das System, dass hier noch eine Signaturkarte der alten Generation im Lesegerät steckt:

An dieser Stelle endet der Test (zumindest vorläufig, bis die im Februar 2022 bestellte Fernsignatur hier eingetroffen ist).

Weiter Informationen und Bestellmöglichkeiten gibt es auf der neuen Seite der BNotK: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/bea-produkte

Wer zusätzliche beA-Karten bestellen will, kann dies jetzt auch im Bundle tun: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA/info

Benötigt wird die SAFE-ID Nummer, die sich aus dem BRAV ergibt.

Die Mitarbeiterkarten kosten jetzt 90 Cent weniger. Wer noch auf die alte Webseite der BNotK https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products geht, wird mit einem Hinweis auf „Bestellen“ auf die neue Seite umgeleitet. beA-Software-Zertifikate hingegen können noch auf der alten Website bestellt werden.

Nachrichtenversand an nicht-öffentliche Postfächer von Bereitschaftsdiensten der Justiz

Ich hatte mich schon gefreut. Hatte die BRAK doch vorab angekündigt, dass mit der neuen Version die Möglichkeit geschaffen wurde, mittels Eingabe einer SAFE-ID in das Adressfeld ein Postfach direkt zu adressieren. Leider gibt es kein separates Feld, sondern man muss die geheimen SAFE-ID-Nummern, die man durch das Gericht mitgeteilt bekommt, kopieren und dann in das Empfängerfeld direkt einfügen. Das klappt zwar, ggf. wäre es aus meiner Sicht aber sinnvoll gewesen, auch im Hinblick auf die neuen Gesellschaftspostfächer für Berufsausübungsgesellschaften, ein neues Feld einzufügen. Denn auch die Berufsausübungsgesellschaften erhalten ja eine eigene SAFE-ID-Nummer.

Die BRAK jedenfalls teilt mit: „Der Bundesrechtsanwaltskammer sind diese Adressen nicht bekannt.“

Man sollte sich also in Eilverfahren vorab bemühen, die SAFE-ID-Nummern der Justiz in Erfahrung zu bringen (das Verfahren sei vergleichbar zur bislang erfolgten Mitteilung nicht-öffentlicher Telefaxnummern der Bereitschaftsdienste, so die BRAK).

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit beA, der Justiz und dem Elektronischen Rechtsverkehr gemacht?

Auf dem Anwaltstag 2022 in Hamburg wollen wir am 23.6.2022 von 11 – 12.30 Uhr über Ihre Erfahrungen und Lösungswege diskutieren. Senden Sie gerne Ihre Erfahrungen per Mail oder über unser Kontaktformular direkt an mich.

Podcast zum beA

Hören Sie gerne mal rein. Gemeinsam mit dem Anwaltverlag und dem Portal Anwaltspraxis Wissen habe ich eine Podcast-Reihe mit Fragen und Antworten zum beA aufgenommen.

 

 

50 Tage aktive Nutzungspflicht – Update 3.10 ist da – Kartentausch

Anwaltspostfach beA: Seit 50 Tagen aktive Nutzungspflicht

Jetzt bist du da, beA
Du bist unser größter Star
Wir wollen nie wieder analog kommunizieren

Du bist da, das ist schön
Nun können wir unsere Arbeit krönen
beA, beA
Du bist so wunderbar

Wir geben dich nie mehr her
Das Fax das hat es nun sehr schwer
beA, beA
du bist unser Superstar

Dr. Dominik Herzog, Rechtsanwalt und Kabarettist, bescherte uns den beA-Song zum Neustart des beA und Beginn der passiven Nutzungspflicht ab dem 3.9.2018.

Welche Erfahrungen haben Sie in diesen sieben Wochen gemacht?

Auf dem Anwaltstag 2022 in Hamburg wollen wir am 23.6.2022 über Ihre Erfahrungen und Lösungswege diskutieren. Senden Sie gerne Ihre Erfahrungen per Mail oder über unser Kontaktformular direkt an mich.

Das Landgericht Frankfurt/Main (2-13 O 60/21) hat bereits am 19.1.2022 entschieden:

„Ein bei Gericht nach dem 01.01.2022 nicht in der Form des § 130d ZPO als elektronisches Dokument eingereichter Schriftsatz ist formunwirksam und damit unbeachtlich. Eine per Fax eingereichte Verteidigungsanzeige kann daher ein Versäumnisurteil im schriftlichen Vorverfahren nicht verhindern.“

Andererseits gibt es Insolvenzgerichte, die beA-Nutzer auffordern, Anlagen nicht per beA, sondern per Post einzureichen. Und die Finanzämter, seit 1.1.2022 zur Nutzung der besonderen elektronischen Behördenpostfächer (beBPo) verpflichtet, empfehlen, anstelle des beA die Nutzung von ELSTER, da die Kommunikation zwischen dem EGVP-Server und ELSTER fehleranfällig sei. Hinzu komme, dass beA-Nachrichten von den Finanzämtern als E-Mail umgewandelt und ausgedruckt werden müssten, während ELSTER-Nachrichten direkt in der E-Akte gespeichert würden. Ganz zu schweigen von der Handhabung der Zwangsvollstreckung, wo verpflichtend alle Maßnahmen über das beA zu erfolgen haben, während die Titel per Post ihren Weg zum Empfänger noch finden müssen.

Durch die aktive Nutzung kommen sehr viele Fragen auf. Gemeinsam mit dem Anwaltverlag und dem Portal Anwaltspraxis Wissen habe ich eine Podcast-Reihe mit Fragen und Antworten zum beA aufgenommen. Hören Sie gerne mal rein.

Update 3.10 erfolgt (jetzt überraschend über Nacht…)

Am Rosenmontag wurden die Nutzer überrascht: Plötzlich ist die neue beA Version 3.10 da!

Der Sondernewsletter 5/2022 vom 28.2.2022 mit einem Hinweis auf ein Tutorial-Video kam erst am 14.50 Uhr am Montag.

abgesagt: „24.02.2022
Absage des beA-Updates auf 3.10
Leider musste die geplante beA-Aktualisierung auf die Version 3.10 kurzfristig abgesagt werden. Wir informieren hier, sobald neue Erkenntnisse vorliegen. Das Arbeiten im beA ist weiterhin über die derzeit veröffentlichte Version 3.8.7 uneingeschränkt möglich.“

Mit Sondernewsletter 3/2022 vom 21.2.2022 hat die BRAK das verschobene Update auf die Version 3.10 jetzt für den 24.2.2022 angekündigt. Passenderweise ist an diesem Tag „Weiberfastnacht“;-). Allen, denen dieses Update jetzt sehr kurzfristig vorkommt, sei ggf. das beA Manual ans Herz gelegt.

Und für alle, die sich vorab persönlich schon einmal die neue Version ansehen wollen, am 23.2.2022 referiere ich online von 14 bis 17 Uhr für den Hamburgischen Anwaltverein.

Klare Pluspunkte der neuen Version ist das Wegfallen der zusätzlichen Fenster beim Erstellen einer Nachricht und die für Kanzleien mit mehreren Anwälten sinnvolle Erstellung von eigenen Sichten, so z.B. um alle Entwürfe aller Anwälte oder den Postausgang aller Anwälte zu überwachen. Besonders hervorzuheben ist jetzt auch die Möglichkeit, mehrere Empfänger in einer Nachricht, z.B. das Gericht und einen Kollegen, mit unterschiedlichen Zusatzzeilen für das bessere Auffinden, zu adressieren. Dabei wird z.B. verhindert, dass ein Empfangsbekenntnis beim Gericht angefordert wird, während man das EB beim gegnerischen Rechtsanwalt anfordern kann.

Wichtig zu wissen ist, dass zwei Nachrichten versandt werden, d.h. das Gericht und auch der Kollege können nicht erkennen, dass der jeweilige Empfänger ebenfalls die Nachricht erhalten hat, man sollte es also im Schriftsatz hervorheben.

Austausch der beA-Karten

Und eine weitere Überraschung hat die Vorankündigung der BRAK zum Technologiewechsel bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer mit Sondernewsletter 2/2022 vom 18.2.2022 mit sich gebracht: Es wird eine neue Generation von beA-Karten geben. Dazu müssen die alten Karten ausgetauscht werden. Voraussichtlich ab Anfang März sollen im Rahmen von Neubestellungen nur noch die Karten der neuen Generation ausgegeben werden. Dazu wird es zukünftig auch eine neue Homepage geben. Alle Karten müssen getauscht werden, egal ob beA-Basiskarte, beA-Karte Signatur oder beA-Karten mit Nachladesignatur. Und zu einem späteren Zeitpunkt sollen auch die beA-Karten Mitarbeiter getauscht werden.

Der Austausch muss bis Ende 2022 erfolgt sein, da dann das Betriebssystem für die derzeiten Karten die sicherheitstechnische Zulassung verlieren. Darüber hinaus wird für eine Vielzahl von Anwält:innen die Gültigkeit der Karten ablaufen. Rechtzeitig vor Zertifikatsablauf sollen alle betroffenen Anwält:innen ein neues gültiges Zertifikat erhalten.

Gleichzeitig führt die Zertifizierungsstelle der BNotK ein Fernsignaturverfahren zum Anbringen der qeS ein.

Die BRAK weist darauf hin: „Über den Beginn des Kartentauschs sowie den genauen Ablauf wird die Zertifizierungsstelle Sie gesondert informieren. Sie müssen Ihrerseits nichts veranlassen, um die Zertifikatserneuerung oder die Nutzung des Fernsignaturverfahrens in die Wege zu leiten. Die Zertifizierungsstelle wird sich zu gegebener Zeit mit Ihnen zum Tausch Ihrer Karte in Verbindung setzen. Die Software der beA-Anwendung wird rechtzeitig vor der Ausgabe der neuen Karten aktualisiert werden und unterstützt weiterhin die bereits vorhandenen Karten.“

Also Ruhe und abwarten. Denn derzeit warten erstmal etliche Notare auf die wegen der Umstellung des elektronischen Urkundenarchivs notwendigen neuen Karten – die sollen erst mit einer Lieferzeit im August 2022 kommen :-(

Der Elektronische Rechtsverkehr bleibt in Bewegung! Bereits im August 2022 soll es die neuen Gesellschaftspostfächer für Berufsausübungsgesellschaften geben. Die BRAK hat alle Hände voll zu tun.

beA: Update auf Version 3.8 – noch 92 Tage bis zur aktiven Nutzungspflicht

Update auf Version 3.8.x

Ein Update jagt das andere. Gab es zuletzt im Juli mit der Version 3.7 eine gravierende Änderung bei der Ansicht der elektronischen Empfangsbekenntnisse, so folgte am 29. September 2021 das Update auf die Version 3.8.2

Dieses Update wurde erst sehr kurzfristig mit Sondernewsletter 4/2021 vom 21.9.2021 auf den 22.9.2021 angekündigt, um dann einen Tag später mit Sondernewsletter 5/2021 vom 22.9.2021 darauf hinzuweisen, dass das Update um eine Woche auf den 29.9.2021 verschoben wurde.

Und am 30.9.2021 kündigt der beA-Support an, dass am 1.10.2021 die Version 3.8.3 in Betrieb genommen wird, um Fehler beim Strukturdatensatz eines auf eine eEB-Anforderung von der Justiz übermittelten rücklaufenden EB zu beheben. Diese Änderung habe keine Auswirkungen auf den beA-Anwender.

  • Programmänderung

Die gravierendste Änderung stand zunächst ganz unten in den Release-Informationen und ist jetzt prominent an den Anfang gerückt:

  • Nachrichten exportieren

„Zukünftig entfällt der signierte Zeitstempel, welcher für den Export erstellt wird. Der Export erfolgt dann ohne Signaturdatei.“

Was zunächst harmlos klingt, klang noch Anfang des Monats September 2021 im beA-Newsletter 9/2021 vom 2.9.2021 ganz anders.

Unter der Überschrift: Erste Schritte im beA – Folge 6 Nachrichten exportieren wird unter Punkt 3 auf folgendes hingewiesen:

„3. In dem von Ihnen ausgewählten Ordner sind die ZIP-Datei sowie die zugehörige Signaturdatei nun gespeichert. Durch die Signaturdatei (p7s-Datei) wird die Authentizität der ZIP-Datei bestätigt. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können (s. beA-Anwenderhilfe).

In der beA-Anwenderhilfe wird darauf hingewiesen:

„Es wird zu jeder Nachrichten ZIP-Datei eine Signaturdatei (p7s-Datei) erstellt. Diese Signaturdatei stellt sicher, dass der Inhalt dieser ZIP-Datei nicht mehr geändert werden kann, ohne dass eine Signaturprüfung zu einem Fehler führen würde. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können. Es bietet sich daher an, die ZIP-Datei zusammen mit der Signaturdatei in einem dedizierten Ordner zur Archivierung abzulegen.“

Hintergrund ist, dass bislang die Schnittstellen der Anwaltssoftware-Anbieter nicht in der Lage sind, diese Signaturdatei beim Export durch die Anwaltssoftware mitzuliefern. Meine Gespräche mit verschiedenen Anbietern ergaben, dass diese Funktionalität ganz oben auf der Wunschliste der Anbieter steht, um ein rechtssicheres Exportieren aus der Anwaltssoftware zu ermöglichen. Bereits bei meinem Weihnachtswunschzettel für 2021 hatte ich am 9.12.2020 unter anderem den Wunsch zur Funktionalität des rechtssicheren Exports festgehalten.

Dass nunmehr auch bei der beA-Webanwendung auf diese Signaturdatei verzichtet wird, wirft die Frage auf, ob man jetzt davon ausgehen kann, dass ein Export aus der Anwaltssoftware rechtssicher ist und damit ein Export aus der beA-Webanwendung für die Nutzer von Anwaltssoftwareprogrammen entbehrlich ist?

Bislang habe ich auf diese Frage von der BRAK keine Antwort erhalten. Gerne werde ich hier berichten, wenn ich weitere Informationen dazu erhalte.

Update 1.10.2021: Rechtsanwalt Christian Franz LL.M, @FranzOnBrands von Franz Partners hat die BRAK angeschrieben: https://twitter.com/FranzOnBrands/status/1443817956631146500 und eine Petition eingebracht: https://www.openpetition.de/petition/online/rechtssichere-versanddokumentation-im-bea-implementieren

Update 6.10.2021: Die BRAK schreibt mir: „Aus Gründen der Anwenderfreundlichkeit und vor dem Hintergrund eines ohnehin anstehenden Zertifikatswechsels haben sich die BRAK und ihre technische Dienstleisterin daher dazu entschieden, dass der Export künftig ohne p7s-Datei erfolgt.“

Update 7.10.2021: Dr. Henning Müller, Direktor des Sozialgerichts Darmstadt und Betreiber des ervjustizblogs, schildert unter Keine Panik: Der Nachweis des beA-Postausgangs aus Gerichtssicht die Sichtweise der Justiz.

Auf der Seite https://portal.beasupport.de/external/c/besondere-hinweise wird jetzt ausführlich erklärt, warum die Änderung erfolgt ist. Den Abschluss bildet der Satz: „Die BRAK bedauert es, dass es durch eine der Bedeutung des Themas nicht angemessene Kommunikation zum Wegfall der Zeitstempel-Signatur zu Irritationen und – allerdings unberechtigen – Sorgen der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gekommen ist.“

  • Klarnamen beim Empfangsbekenntnis von Anwalt zu Anwalt

Nunmehr wurde mein Wunsch nach Klarnamen beim Empfangsbekenntnis von Anwalt zu Anwalt umgesetzt.

  • Fehlerbehebungen

Ansonsten werden verschiedene Fehler behoben. Die Fehlermeldung beim Hinzufügen von Anhängen wurde ergänzt:

„Die Länge von Dateinamen darf nur 84 Zeichen inkl. der Dateiendungen betragen. Es dürfen alle Buchstaben des deutschen Alphabets, alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden. Punkte sind nur als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig. Leerzeichen und Dateien ohne Zeichen vor der Dateiendung sind nicht erlaubt“

Beispiel: Das sind 84 Zeichen (80 Zeichen +.pdf)

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  • Synchronisation des eEB-Status nach Abgabe des eEB außerhalb der beA-Webanwendung

„Bisher hatte sich der eEB-Status in der beA-Webanwendung nach Bearbeitung des eEB über eine Kanzleisoftware erst aktualisiert, wenn die zugehörige Nachricht auch in der beA-Webanwendung geöffnet wurde. Dies wurde dahingehend korrigiert, dass der eEB-Status nach Bearbeitung über eine Kanzleisoftware auch ohne zusätzliches Öffnen der zugehörigen Nachricht in der beA-Webanwendung korrekt dargestellt wird.“

  • Für die Nutzer des Zentralen Schutzschriftenregisters (ZSSR)

„In der vorherigen Version bestand die Möglichkeit, zusätzlich zum über die beA-Webanwendung generierten Strukturdatensatz einen extern generierten Strukturdatensatz mit identischer Bezeichnung als Anhang hochzuladen. Beim Versand der Nachricht wurde dann nur der von der beA-Webanwendung generierte Strukturdatensatz übermittelt. Der extern erstellte, zusätzlich angehangene Strukturdatensatz verschwand. Nunmehr wird beim Hochladen einer selbst generierten xjustiz_nachricht.xml (extern erstellt, z.B. ZSSR) die Auswahl für das Generieren und Anhängen von durch die beA Webanwendung erstellten Strukturdatensätzen automatisch deaktiviert.“

Ausblick:

Mit Wirkung zum 1.11.2021 muss die BRAK für die Übermittlung eines Strukturdatensatzes eine neue XJustiz-Nachricht in der Version 3.2 bereitstellen. Die BRAK hat mit den Versionen 3.8 bereits die Vorbereitungen dazu geschaffen, wird aber eine Umstellung „zu einem späteren Zeitpunkt“ vornehmen, so der Hinweis im beA-Newsletter 9/2021 vom 2.9.2021.

Ist Ihre Kanzlei, sind Sie auf die aktive Nutzungspflicht vorbereitet?

Bei unseren letzten beA-Workshops konnten wir die Quote der aktiven beA-Nutzer von 30 % (vor dem Webinar) auf 92 % (nach dem Webinar) steigern!

Der älteste Teilnehmer war weit über 70 Jahre alt. Es ist also nicht eine Frage des Alters, sondern der Einstellung.

Meine Empfehlung: Befassen Sie sich als Anwält:in mit Ihrem beA. Es gibt keine Alternative: Tod oder Rückgabe der Zulassung wollen wir nicht als Option gelten lassen;-)

Noch 92 Tage bis zur verpflichtenden aktiven beA-Nutzung…

beA: Update auf Version 3.7 und neues Postfach 2022

beA: neues Postfach 2022

Konnten wir hier vor einem Monat schon berichten, dass das Anwaltspostfach beA Gesellschaft bekommt, ist es jetzt amtlich:

Das Gesetz zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften sowie zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe wurde am 7. Juli 2021 verkündet.

Für das beA wurde ein neuer § 31b eingefügt:

§ 31b Besonderes elektronisches Anwaltspostfach für Berufsausübungsgesellschaften

Danach richtet die BRAK für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Berufsausübungsgesellschaft (BeAGe) ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach empfangsbereit ein. Dazu übermittelt die zuständige RAK der BRAK Namen, Rechtsform und eine zustellfähige Anschrift der BeAGe sowie die Familiennamen und Vornamen der vertretungsberechtigten Rechtsanwälte, die befugt sind, für die BeAGe Dokumente mit einer nicht-qualifizierten (=einfache Signatur, Namenszug) elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg (=beA) zu versenden.

Auf Antrag kann für Zweigstellen einer BeAGe ein weiteres beA eingerichtet werden.

Nach § 59f müssen BeAGe durch die RAK zugelassen werden. BeAGe können nach § 59l als Prozess- oder Verfahrensbevollmächtigte beauftragt werden.

Notwendig wird dadurch auch eine Änderung der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV):

Danach werden auch die BeAGe davon erfasst. Wichtig ist § 20 Abs. 3. Dieser wird wie folgt gefasst:

„(3) Die Bundesrechtsanwaltskammer hat zu gewährleisten, dass

1. bei der Übermittlung eines Dokuments mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg durch einen Rechtsanwalt für den Empfänger feststellbar ist, dass die Nachricht von dem Rechtsanwalt selbst versandt wurde,

2. bei der Übermittlung eines Dokuments mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg durch eine zugelassene Berufsausübungsgesellschaft für den Empfänger feststellbar ist, dass die Nachricht durch einen Rechtsanwalt versandt wurde, der zur Vertretung der Berufsausübungsgesellschaft berechtigt ist.

§ 21 wird ergänzt:

c) Nach Absatz 2 wird folgender Absatz 3 eingefügt:

„(3) Wird ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach für eine Berufsausübungsgesellschaft eingerichtet, hat die Berufsausübungsgesellschaft der Rechtsanwaltskammer die Familiennamen und Vornamen der vertretungsberechtigten Rechtsanwälte mitzuteilen, die befugt sein sollen, für die Berufsausübungsgesellschaft Dokumente mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg zu versenden. Die Berufsausübungsgesellschaft hat der Rechtsanwaltskammer unverzüglich jede Änderung der Vertretungsberechtigung sowie der Namen mitzuteilen.

Bei § 23 Abs. 3 wird folgender Satz angefügt:

„Handelt es sich bei dem Postfachinhaber um eine Berufsausübungsgesellschaft, steht das Recht, Dokumente mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur für die Berufsausübungsgesellschaft auf einem sicheren Übermittlungsweg zu
versenden, nur den gegenüber der Rechtsanwaltskammer benannten vertretungsberechtigten Rechtsanwälten zu und kann nicht auf andere Personen übertragen werden.“

Vorsicht ist also geboten, damit eine Übersendung ohne eine qualifizierte elektronische Signatur wirksam ist. Darüber hinaus muss dann zwingend der vertretungsberechtigte Rechtsanwalt für die BeAGe das Dokument versenden!

Damit die BRAK genügend Zeit hat, die Änderungen umzusetzen, tritt das Gesetz am 1. August 2022 in Kraft.

Update auf Version 3.7

Mit Sondernewsletter Nr. 3/2021 vom 12.7.2020 (soll 2021) heißen, kündigte die BRAK das Rollout der neuen beA-Version 3.7.1 für den 14. Juli 2021 an.

  • Änderungen bei der Ansicht der Empfangsbekenntnisse

Die bisherige Funktion zur automatischen Markierung von eingehenden elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB) war wohl zu wenig bekannt oder wurde zu wenig genutzt. Nunmehr gibt es bei eingehenden eEB ein zusätzliches Symbol in Ampelfarben, um zu kennzeichen,

  • ob ein eEB angefordert, aber noch nicht abgegeben wurde (gelbes Dreieck) oder sich noch im Versandprozess befindet
  • ein eEB abgelehnt und erfolgreich versendet wurde (rotes Kreissymbol)
  • oder ein eEB abgegeben und erfolgreich versendet wurde (grüner Haken)

Wer diese Symbole in seinem Posteingangsordner nicht sieht, überprüft in der Nachrichtenübersicht bei

Sonstige Funktionen

Spaltenauswahl

ob in der aktuellen Auswahl eEB steht. Ggf. muss aus „Alle Spalten“ diese Spalte in „aktuelle Auswahl“ verschoben werden.

Jetzt kann es auch nicht mehr passieren, dass sowohl die Abgabe als auch die Ablehnung eines eEB in derselben Nachricht möglich sind.

Wie gehabt, zeigt beA in der geöffneten Nachricht an, dass ein eEB anfordert wurde:

Neu ist der Hinweis, dass ein eEB abgelehnt wurde:

Ebenfalls neu ist der Hinweis, dass ein eEB abgegeben wurde:

Damit erübrigt sich in diesem Bereich das Anbringen von Etiketten. Schön, dass beA sich hier weiterentwickelt hat.

Neu ist auch, dass beim Klick auf „Abgabe öffnen“ direkt in die abgegebene Nachricht verzweigt wird. Danke, dass es diese Möglichkeit jetzt gibt.

Ideal wäre jetzt noch, wenn beim eEB von Anwalt zu Anwalt neben der SAFE-ID auch die Klarnamen stehen würden (so wie das auch beim eEB von Gericht der Fall ist).

Gerne bringe ich an dieser Stelle noch mal meinen Weihnachtswunschzettel 2021 in Erinnerung:

Nr. 2, das Kanzleipostfach, wird zumindest für Berufsausübungsgesellschaften ab dem 1. August 2022 Realität.

Für die anderen Punkte ist ja noch etwas Zeit…

  • Hochladen von Anhängen

Neu ist eine Fortschrittsanzeige, die anzeigt, dass das Hochladen von Anhängen noch läuft. Hier gab es bereits Rückmeldungen von beA-Nutzern, dass sich diese Anzeige nach dem Anfügen von Anhängen nicht automatisch schließt. Abhilfe schafft das Leeren des Browser Caches. Der beA-Support hat hierzu in seiner Wissensdatenbank eine Anleitung veröffentlicht.

  • Weitere Updates in Sicht

Bereits in der nächsten Woche wird es Updates zu beA-internen betrieblichen Änderungen geben. Des Weiteren wird eine Aktualisierung der Oracle Software erfolgen.

Ist Ihre Kanzlei, sind Sie auf die aktive Nutzungspflicht vorbereitet?

Weihnachten kommt auch immer so plötzlich (am 24.6. waren es noch ein halbes Jahr, am 24.7. nur noch 5 Monate…) und doch erscheint uns diese Zeit im Sommer noch soo weit weg und die Aufforderung, man möge schon mal Weihnachtsgrußkarten bestellen, wird auch gerne noch beiseite gelegt…

Einen entspannten Sommer, genießen Sie die Ferien, Ihren Urlaub und bleiben Sie gesund!

Noch 154 Tage bis zur verpflichtenden aktiven beA-Nutzung…

Das Anwaltspostfach beA bekommt Gesellschaft

Das Anwaltspostfach beA bekommt Gesellschaft

  • beA, beN, beBPo

Bislang kennen wir beA, das besondere elektronische Anwaltspostfach, beN, das besondere elektronische Notarpostfach und beBPo, das besondere elektronische Behördenpostfach.

  • GePo

Durch das Gesetz zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften sowie zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe sind weitere elektronische Postfächer im Anmarsch:

Das Kanzleipostfach, jetzt Gesellschaftspostfach genannt, soll für alle Berufsausübungsgesellschaften in Zukunft zur Verfügung stehen.

Damit ist der Weg frei für ein weiteres beA für diejenigen Kanzleien, die als Berufsausübungsgesellschaften zukünftig in das Gesamtverzeichnis eingetragen werden können.

Im Gegensatz zum Gesetzentwurf ist jetzt vorgesehen, dass die Einrichtung eines GePo verpflichtend ist, um die Zustellung an die Berufsausübungsgesellschaft für die Justiz zu vereinfachen und zu gewährleisten. Hier heißt es: „Auch für die Gerichte entstehen durch das Gesellschaftspostfach Vorteile, da sie nicht mehr im Einzelfall prüfen müssen, welche Berufsträgerin beziehungsweise welcher Berufsträger für die Berufsausübungsgesellschaft tätig ist, sondern Zustellungen an das Gesellschaftspostfach vornehmen können.“

Das GePo ersetzt jedoch das einzelne beA des jeweiligen Berufsträgers nicht.

Erstaunlich ist, dass man bei der Berechnung des Aufwandes davon ausgeht, dass durch ein GePo in den größeren Kanzleien eine Zeitersparnis von 10 Stunden pro Jahr (!) erfolgen würde. Das halte ich für sehr gering, schließlich würde ein GePo die Kanzleiorganisation doch erheblich vereinfachen.

Ebenso erstaunlich ist, dass bei der Berechnung für die einmalige Einrichtung von lediglich 1,5 Stunden ausgegangen wird, davon 1 Stunde für eine Person mit mittlerer Qualifikation und 0,5 Stunden für eine Person mit hoher Qualifikation (Rechtsanwalt:in). Die dabei „unter Zugrundelegung der Lohnkostentabelle des Leitfadens zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Anhang VI, Zeile M, Dezember 2018,“ ermittelten Kosten betragen bei ca. 4.200 zulassungspflichtugen und ca. 500 nicht zulassungspflichtigen Gesellschaften: „Aufwand einmalig: (35,4 Euro + (0,5 x 58,8)) x 4700 = 304 560 Euro einmalig, rund 300 000 Euro.“

Hingegen geht man bei den RAK von 4 Stunden pro Gesellschaft aus und legt auch höhere Stundensätze (2 Stunden für den gehobenen, 2 Stunden für den mittleren Dienst) zugrunde: „((2 x 61,90 Euro) + (2 x 42,40 Euro)) x 3 150 = 657 090 Euro.“

Anhand der Einrichtung für die Syndikuspostfächer wird geschätzt, dass für die BRAK ein Aufwand von etwa 600.000 Euro an Fremdkosten und weitere 200.000 Euro interne Kosten, somit an Einmalaufwand 800.000 Euro entsteht. Jährliche Kosten werden auf rund 300.000 Euro geschätzt.

In der Beschlussempfehlung und dem Bericht des Ausschusses für Recht und Verbraucherschutz vom 09.06.2021 (19/30516) wurde empfohlen, den Gesetzentwurf auf Drucksache 19/27670 mit folgenden Maßgaben anzunehmen:

Einfügung von § 31b BRAO:

㤠31b
Besonderes elektronisches Anwaltspostfach für Berufsausübungsgesellschaften
(1) Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Berufsausübungsgesellschaft ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach empfangsbereit ein.
(2) Die Rechtsanwaltskammer übermittelt der Bundesrechtsanwaltskammer zum Zweck der Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs den Namen oder die Firma, die Rechtsform und eine zustellfähige Anschrift der Berufsausübungsgesellschaft
sowie die Familiennamen und den oder die Vornamen der vertretungsberechtigten Rechtsanwälte, die befugt sind, für die Berufsausübungsgesellschaft Dokumente mit einer nicht-qualifizierten elektronischen Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg zu versenden.

(4) Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet für eine im Gesamtverzeichnis eingetragene Zweigstelle einer Berufsausübungsgesellschaft
auf deren Antrag ein weiteres besonderes Anwaltspostfach empfangsbereit ein.

Auf Antrag könnte dann eine Kanzlei mit mehreren Standorten (Zweigstellen) weitere GePo beantragen.

Interessant ist auch hier der Hinweis: „Zudem können die Rechtsanwaltskammern dann alle Mitglieder über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach erreichen.“

Besonders beliebt sind die kammerseitigen Posteingänge bei den Anwält:innen nicht wirklich;-)

Wichtig ist auch der Hinweis: „Die Berufsausübungsgesellschaft kann Gerichten gegenüber nach § 130 Nummer 1a ZPO das jeweilige besondere Anwaltspostfach benennen, an das Zustellungen erfolgen sollen. Da alle für eine Berufsausübungsgesellschaft eingerichteten besonderen elektronischen Anwaltspostfächer dieser zuzuordnen sind, gilt jedoch auch dann, wenn dem Gericht oder der Gegenseite ein bestimmtes besonderes Anwaltspostfach benannt wurde, eine Zustellung an ein anderes Anwaltspostfach dieser Berufsausübungsgesellschaft
als wirksame Zustellung.“

Bis das GePo zur Verfügung steht, muss noch viel Vorarbeit geleistet werden. Zum Inkrafttreten wird im Gesetzentwurf ausgeführt:

„Vor dem Inkrafttreten des Gesetzes ist eine Vorlaufzeit erforderlich. Sowohl die Kammern als auch die betroffenen Berufsausübungsgesellschaften sollen die erforderliche Zeit erhalten um Anpassungen vorzunehmen. Insbesondere muss die Aufnahme der Berufsausübungsgesellschaften in das Rechtsanwaltsverzeichnis durch die Kammern vorbereitet werden. Auf der anderen Seite sind die vorgenommenen Anpassungen verfassungsrechtlich geboten und für die zukünftige Organisation der rechtsberatenden und steuerberatenden Berufe wesentlich. Daher soll das Inkrafttreten nicht länger als unbedingt erforderlich hinausgeschoben werden.
Ein Inkrafttreten zum Ersten eines Quartals kann nicht angeordnet werden. Aus den dargelegten Gründen ist einerseits eine ausreichende Übergangsfrist vorzusehen, die aber andererseits nicht über das unbedingt erforderliche Maß ausgedehnt werden soll. Um für die betroffenen Kreise Planungssicherheit herzustellen, soll die Frist bis zum Inkrafttreten mit der Verkündung beginnen, wenn der endgültige Inhalt des Gesetzes feststeht.“

Es wird also kein Weg daran vorbeiführen, sich auf die dann bundesweit geltende, aktive Nutzungspflicht ab dem 1.1.2022, in 184 Tagen, mit dem eigenen beA vorzubereiten, denn ein GePo wird bis dahin nicht zur Verfügung stehen!

  • eBO

Voraussichtlich bereits zum 1.1.2022 wird es jedoch bereits das eBO, das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach, geben.

Damit können Bürger:innen, Unternehmen, Organisationen und Verbände sowie andere professionelle Verfahrensbeteiligte mit der Justiz im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs kommunizieren, wobei das eBO für die Verbände erst zum 1.1.2024 verpflichtend werden soll.

  • beSt

Bereits zum 1.1.2023 wird es für Steuerberater:innen und Steuerbevollmächtigte ernst:

Das beSt, das besondere elektronische Steuerberaterpostfach, soll nach § 86d StBerG-E nebst einem besonderen elektronischen Steuerberaterpostfach für Berufsausübungsgesellschaften (§86e StebrG-E) kommen. Zeitlich soll die berufsrechtliche (passive) Nutzungspflicht zum 1.1.2023 eingeführt werden (vgl. § 157e StebrG-E).

Dazu wird die Bundessteuerberaterkammer eine Steuerberaterplattform einrichten. Darüber hinaus soll die Steuerberaterplattform „einen sicheren, medienbruchfreien Datenaustausch (zum Beispiel Übermittlung von Vertragsentwürfen, Nachweisen, Erklärungen) und eine sichere
sowie schriftformersetzende Kommunikation mit Mandanten, der Finanzverwaltung und anderen Behörden, Kammern, Gerichten, Steuerberatern und anderen freien Berufen (zum Beispiel Notare, Rechtsanwälte) ermöglichen.“

Anders als beim beA setzt man bei den Steuerberatern auf die Fachsoftware zur Identifizierung und Authentifizierung über eine digitale Schnittstelle zur Steuerberaterplattform. Der Datenaustausch soll ausschließlich direkt zwischen der Fachsoftware und den an die Steuerberaterplattform angeschlossenen Diensten erfolgen. Zugang zum beSt soll nur über die Steuerberaterplattform möglich sein.

Mitglieder der Steuerberaterkammern sowie die im Berufsregister eingetragenen Berufsausübungsgesellschaften werden verpflichtet, sich bei der Steuerberaterplattform mit dem für sie eingerichteten Nutzerkonto zu registrieren. Analog zum beA soll eine passive Nutzungspflicht vorgesehen werden. Verfahrensrechtlich wird nach Inbetriebnahme eine aktive Nutzungspflicht für Zustellungen von elektronischen Dokumenten an die Gerichte bestehen. Damit unterliegende Steuerberater:innen direkt einer aktiven und passiven Nutzungspflicht und müssen sich verpflichtend einmalig auf der Steuerberaterplattform registrieren.

Dritten soll ermöglicht werden, Steuerberater:innen und Steuerbevollmächtigten auch gegen deren Willen Dokumente über das beSt zu übersenden.

Es kann bestimmt werden, dass nur ein Berufsträger berechtigt ist, in das Postfach eingestellte elektronische Dokumente zu versenden. Der Zugriff anderer Personen wie Kanzleiangestellten kann somit auf eine Leseberechtigung beschränkt werden. Die Einzelheiten sind in der Verordnung nach § 86f StBerG-E zu regeln.

Analog des beA können die gespeicherten Nachrichten nach angemessener Zeit gelöscht werden. Ebenso soll das beSt barrierefrei ausgestaltet werden.

Wir freuen uns auf die neuen Geschwister und den Fortschritt auf dem Weg der Digitalisierung.

Willkommen beim Elektronischen Rechtsverkehr!