Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?

A) Vertretung

Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:

a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.

Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass  keine Fristen verpasst werden.

B) Kanzlei-Quarantäne

Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.

Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.

C) Home-Office

Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.

Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.

D) Notfallkoffer

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.

Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.

Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.

E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an

beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.

 

Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.

beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.

Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!

 

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

A) Wo ist sichtbar, ob beA funktionsfähig ist?

Auf der Startseite des beA https://www.bea-brak.de ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob beA funktionsfähig ist.

Sollte sich z.B. beim Klick auf „Anmelden“ das Fenster für den Sicherheitstoken nicht öffnen, so können Sie im blauen Balken unterhalb des Logos der BRAK bei „Weitere Informationen zu beA unter beA.brak.de“ auf beA.brak.de klicken. Dahinter verbirgt sich ein Link auf die Informationsseite der BRAK https://bea.brak.de/

Auf der linken Spalte bei den „Aktuellen Meldungen“ werden die derzeit bekannten Störungen aufgeführt:

B) Ist die beA Client Security aktiv?

Starten Sie die beA Client Security vor dem Einloggen in beA manuell. Es öffnet sich ein weißes Fenster, das nach dem Laden im Hintergrund aktiv bleibt. Die Client Security aktualisiert sich automatisch, ein manuelles Update ist nicht erforderlich. Sollte ein Einloggen nicht möglich sein, beenden Sie die beA Client Security mit einem Rechtsklick auf „Beenden“. Ein erneuter Start hilft dann schon oft weiter.

C) Sicherheitstoken (=beA-Karte) wird nicht erkannt

Es kann vorkommen, dass die im Kartenlesegerät eingesteckte Karte nicht erkannt wird. Das System zeigt dann an, dass kein Sicherheitstoken vorhanden ist, obwohl die Karte im Lesegerät steckt. Manchmal ist es hilfreich, zuerst die Karte ins Lesegerät zu stecken und dann erst die beA Client Security zu starten. Prüfen Sie, ob die Karte richtig (Chip nach unten, Schrift nach oben) und tief genug im Lesegerät (Beispielbild: REINER SCT cyberJack secoder (= der „kleine“ Reiner) steckt.

 

D) Das Display des Lesegeräts zeigt nichts mehr an

Wenn das Display des Lesegeräts nichts mehr anzeigt, ist das Lesegerät in der Regel nicht kaputt, sondern es braucht ein Update.

Am Beispiel des REINER CyberJack Gerätemanagers (für den cyberJack RFID komfort = der „große“ Reiner) können Sie prüfen, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update benötigt. Die derzeit aktuelle Version ist 7.8.1

 

Sie können auch über die Seite des Herstellers, z.B. https://www.reiner-sct.com/support/support-anfrage/ unter Treiber-Downloads das jeweilige Betriebssystem auswählen und dann den Download (als Administrator) starten:

E) Behalten Sie die Zeit im Blick

beA ist kein E-Mail-Programm, das Sie den ganzen Tag geöffnet halten. Es ist eher mit einem Banking-Programm vergleichbar: Dort ist ein vorgegebenes Zeitfenster zu beachten. Führen Sie innerhalb des Zeitfensters keine Transaktionen aus, meldet sich das Programm (nach Hinweis) automatisch ab. Auch beA bringt nach 27 Minuten einen Warnhinweis und loggt sich nach 29 Minuten und 59 Sekunden automatisch aus, sofern keine aktive Verlängerung durch den Benutzer erfolgt.

Achtung: Wenn Sie in einem Nachrichtenfenster arbeiten (Nachrichtentwurf erstellen), läuft die Zeit trotz Bearbeitung weiterhin ab. Sichern Sie daher immer wieder mit einem Klick oben links auf „Speichern“ die bereits hochgeladenen Anhänge und Eintragungen. Stellen Sie die Zeit mit einem Klick auf den Reiter des Hauptfensters zurück oder legen Sie das Hauptfenster und den Nachrichtentwurf auf zwei verschiedene Monitore, um die Zeit im Blick zu behalten.

 

Fazit:

Heute ist der 29. Februar 2020, ein besonderer Tag, in 306 Tagen endet das Jahr 2020. Bereits zum 1.1.2021 können weitere Gerichte mit der aktiven Nutzungspflicht vorziehen. Spätestens jedoch in 671 Tagen wird der Elektronische Rechtsverkehr für alle Anwältinnen und Anwälte zum verpflichtenden Alltag gehören. Sind Sie darauf vorbereitet?

 

Praxistipps zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

Praxistipps zur rechtssicheren Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

A) Einbettung von Schriften – PDF/A

Mit Beginn der aktiven Nutzungspflicht zum Jahresbeginn 2020 hat sich herauskristallisiert, dass bei der Einreichung von „normalen“ PDF-Dateien ggf. nicht alle enthaltenen Schriften vom Gericht gelesen werden können. Dies könnte bedeuten, dass dieser Schriftsatz als nicht eingereicht gilt. Nach § 130a IV ZPO besteht jedoch die Möglichkeit, ein geeignetes Dokument nachzureichen. Die BRAK empfiehlt daher, direkt PDF/A zu verwenden. Zum einen ist dies ein Format, das zur Langzeitarchivierung empfohlen wird, zum anderen erspart man sich evt. Nachbesserungen.

Prüfen Sie, auch bei eingescannten Dokumenten und Dokumenten, die Ihnen der Mandant zur Verfügung stellt, dass diese vor der Übersendung in das PDF/A Format umgewandelt sind.

B) Fehler bei der Unterschrift

Die bisher zum beA ergangene Rechtsprechung zeigt, dass die meisten Fehler bei der Erstellung und Versendung von Schriftsätzen im Rahmen der Unterschrift passieren. Daher nachfolgend die wichtigsten Punkte:

  • Der Schriftsatz muss immer die einfache Signatur enthalten. Dies ist der Namenszug des Rechtsanwalts, z.B. Fritz Müller. Die Berufsbezeichnung kann, wie üblich, hinzugesetzt werden.
  • Versendet der Anwalt das Dokument selbst aus seinem eigenen beA, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) entbehrlich. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen zwingend eine qeS erforderlich ist. Des Weiteren ist eine Arbeitsteilung zwischen Anwalt und Mitarbeiter dann nicht mehr möglich, da der Anwalt in diesem Fall immer selbst versenden muss. Hinzu kommt, dass die Option, eine Wiedereinsetzung zu erlangen, damit nicht mehr gegeben ist.
  • Die klare Empfehlung: Verwenden Sie immer die qeS (PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät), dann können Sie den Versand, die Kontrolle und den Export der Nachrichten an Mitarbeiter delegieren. Dies entspricht der bisherigen Übung, eine Unterschriftsmappe vorzulegen, die vom Anwalt geprüft und danach unterzeichnet wird. Das Einpacken (=Versenden) wird sodann vom Mitarbeiter erledigt.
  • Für den Fall, dass ein Vertreter den Schriftsatz einreicht, ist es zwingend erforderlich, dass der Schriftsatz sowohl die einfache Signatur des Vertreters (ohne Zusätze wie z.B. i.V., i.A., pro abs., etc.) als auch eine qeS des Vertreters enthält. Erst dann darf der Schriftsatz, im Idealfall durch den Mitarbeiter aus dem Postfach des Sachbearbeiters, eingereicht werden.

Wichtig: Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte. Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten überlassen, sei es Mitarbeiter oder Vertreter (§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

C) Erledigung von Fristen

Das Phänomen, dass Anwälte zur kreativen Höchstform auflaufen, je näher der Fristablauf droht, ist hinreichend bekannt. Es birgt im elektronischen Rechtsverkehr jedoch vermeidbare Gefahren. Die bisherige Rechtsprechung zur Versendung von Faxen kann auch als Maßstab für das beA gelten.

Danach gilt: Fangen Sie rechtzeitig an!

Wer fristwahrende Schriftsätze über das beA versendet, sollte rechtzeitig beginnen. So hat der BGH (23.10.18, III ZB 54/18,) entschieden, dass bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von 20 Minuten einzuplanen ist, damit ggf. durch Wiederholung ein Zugang bis zum Fristablauf gewährleistet ist. Diese Rechtsprechung wird sicher als Maßstab für zukünftige Rechtsprechung zum beA angelegt.

Wichtig zu wissen:

beA hat bereits vor Mitternacht eine Blockade eingebaut. So konnte ich bei einem Test um 23.54 Uhr die Nachricht nicht mehr versenden, da beA den Hinweis brachte:

„Warnung. Aufgrund der aktuellen Uhrzeit kann die Übertragung vor 24.00 Uhr womöglich nicht sichergestellt werden.“

Ein Klick auf Ok führte leider nicht zum Hochladen der Anlagen. Erst nach 24.00 Uhr konnten die Anhänge hochgeladen werden, die Frist wäre verpasst.

Deshalb: Beginnen Sie rechtzeitig vor Fristablauf!

Auch für diejenigen, die ihr beA derzeit nur passiv nutzen, legt die Rechtsprechung die Latte hoch:

Das OLG Dresden und das LG Krefeld sind der Auffassung, dass Rechtsanwälte, um Fristen zu wahren, schon vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht einen Versand über das beA vornehmen müssen, falls eine Versendung per Telefax nicht möglich ist.

beA-Kenntnisse sind Pflicht für jeden Rechtsanwalt

Dass Anwälte sich nicht darauf berufen können, wegen Problemen in der beA-Bedienung gerichtliche Dokumente nicht zur Kenntnis zu nehmen, hat das LAG Schleswig-Holstein mit seinem Beschluss am 19. September 2019 entschieden:

Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.

Fazit:

Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Anwälte sollten sich mit den Besonderheiten des beA befassen. Auch wenn die aktive Nutzungspflicht noch in vermeintlich weiter Ferne liegt, gibt es gute Gründe, sich jetzt mit dem elektronischen Rechtsverkehr und beA vertraut zu machen.

 

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

A) Betreiberwechsel

Zum 1.1.2020 übernehmen „WestRock“ den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA.

Die BRAK hat im Newsletter 35/2019 vom 12.12.2019 angekündigt:
„Der Wechsel von der bisherigen Betreiberin des beA-Systems auf die neue Vertragspartnerin der BRAK wird nicht zum Stichtag 1.1.2020 stattfinden. Die BRAK hat mit der Beauftragung der neuen Dienstleisterin eine Übergangsphase vereinbart, in der die alte Betreiberin den Betrieb noch so lange fortführt, bis die neue Betreiberin ihre Systeme soweit aufgebaut hat, dass eine risikofreie Übernahme des Echtbetriebs erfolgen kann. Der genaue Zeitpunkt, wann das geschehen wird, steht derzeit noch nicht fest. Voraussichtlich wird der Übergang im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden. Wir werden darüber und über mögliche temporäre Nichterreichbarkeiten rechtzeitig im beA-Newsletter sowie auf der beA-Website unter „Aktuelle Meldungen“ informieren.“

Es wird daher zum Jahresbeginn 2020 keine gravierenden Änderungen geben.

B) Neue beA-Version 2.3.4

Mitte Januar 2020 wird eine neue beA-Version 2.3.4.xx veröffentlicht. Mit dieser Version wird die aktuelle Version von MacOS unterstützt, darüber hinaus werden bekannte Fehler abgestellt, neue Funktionen sind nicht vorgesehen.

C) Aktive Nutzungspflicht ab 2020

Schleswig-Holstein zieht als erstes Bundesland die aktive Nutzungspflicht für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit vor. Lesen Sie ausführlich hierzu meinen Blogbeitrag aus November 2019.

Für die anderen Bundesländer werden verschiedene Änderungen eintreten. Lesen Sie hierzu meinen Artikel beA – Die Schonzeit ist vorbei, der beim IWW-Institut in AK Anwalt und Kanzlei, Ausgabe 1/2020, veröffentlicht ist.

D) Digitalisierung

Aus unterschiedlichen Gesprächen mit Rechtsanwälten und Mitarbeitern ist mir bekannt, dass in vielen Kanzleien mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei noch nicht begonnen wurde oder diese nur in Teilbereichen stattfindet. Um hier eine praktische Hilfestellung zu geben, ist im Deutschen Anwaltverlag soeben mein neues Buch Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei erschienen. Mit Kanzleien aller Größenordnungen habe ich Interviews geführt und hinterfragt, wie weit dort die Digitalisierung fortgeschritten ist und welche Tipps man Kollegen mit auf den Weg geben kann, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Aus verschiedenen Perspektiven habe ich sehr interessante Antworten erhalten. Eine Leseprobe und einige Statements meiner Interviewpartner finden Sie hier: https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/

Einer meiner Interviewpartner, Rechtsanwalt Professor Stephan Ory, betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“

Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2020.

Denken Sie daran, dass in 731 Tagen in jedem Fall bundesweit die aktive Nutzungspflicht beginnt, es aber durchaus sein kann, dass weitere Bundesländer bereits zum 1.1.2021, also in 366 Tagen, diese Pflicht vorziehen.

Das Anwaltspostfach beA nimmt mehr und mehr Fahrt auf

Das Anwaltspostfach beA nimmt mehr und mehr Fahrt auf

Mehr als 12 Wochen ist beA jetzt wieder online.

Immer mehr Gerichte nutzen die Gelegenheit, Anwälten über das beA Dokumente zu übersenden. Groteskerweise erhalten Anwälte dann ein vom Kollegen an das Gericht übersandtes Fax über das beA. In allen Bundesländern gibt es Pilotgerichte, bei denen bereits auch die elektronische Akte – bis 2026 wird die Einführung Pflicht – führend ist.

Zum 1. Oktober 2018 hat als erstes Gericht in Deutschland das Arbeitsgericht Stuttgart vollständig auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Verfahren werden digital bearbeitet und gespeichert. Die Richter und Mitarbeiter des Arbeitsgerichts Stuttgart arbeiten ausschließlich auf der Basis einer elektronischen Akte. Die Dokumente werden nur noch über das beA an Rechtsanwälte versandt.

Die Hessische Sozialgerichtsbarkeit teilte am 22. Oktober 2018 mit, dass in sozialgerichtlichen Verfahren jetzt ausschließlich das beA für die Zustellung genutzt wird. Künftig gäbe es weder Briefpost noch Telefaxe von der Hessischen Sozialgerichtsbarkeit: „Rechtsanwälte sollten daher ihren elektronischen Briefkasten im Blick haben“.

Das hessische Ministerium der Justiz hat bereits im September 2018 darauf hingewiesen, dass Gerichtskostenrechnungen mit der Wiederinbetriebnahme des beA direkt an den Bevollmächtigten des Kostenschuldners gehen. In Hessen gibt es die Möglichkeit, mittels ePayment durch Kreditkarten, PayPal oder giropay direkt die Zahlungen vorzunehmen.

In Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen kann man elektronische Kostenmarken kaufen und per Überweisung oder Kreditkarte bezahlen.

Auch in Bayern ist die Justiz auf den Elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet. Ministerialdirigent Heinz-Peter Mair, Abteilungsleiter im Bayerischen Justizministerium, stellte auf der Konferenz Anwalt2018 die Vorteile für die Anwaltschaft dar:

In Rheinland-Pfalz werden seit Anfang November 2018 beim Landgericht Kaiserslautern elektronische Empfangsbekenntnisse über das beA zugestellt. Und im Landgerichtsbezirk Bad Kreuznach werden beim Amts- und Landgericht ab dem 3. Dezember 2018 alle neuen Verfahren in einer elektronischen Akte geführt und wird die Korrespondenz mit den Anwälten über das beA erfolgen.

Die Zeit eilt in Siebenmeilenstiefeln dahin. Bereits zum 1. Januar 2020 könnten einzelne Bundesländer die Sendepflicht einläuten, spätestens in drei Jahren – zum 1. Januar 2022 – wird die Pflicht, ausschließlich mittels beA zu kommunizieren, in allen Bundesländern eingeführt. Gut, wenn die Kanzlei darauf vorbereitet ist.

 

Anwaltspostfach beA – Panel-Diskussion beim Legal Tech & Innovation Forum Frankfurt

Anwaltspostfach beA – Panel-Diskussion beim

Als Sonderevent angekündigt, befasste sich das Legal Tech & Innovation Forum Frankfurt zum Jahresauftakt 2018 mit dem größten IT-Projekt der Anwaltschaft, dem Anwaltspostfach beA.

Twitter und Hashtags durften nicht fehlen. Unter dem Hashtag #legaltechforum wurde fleißig live aus dem Hörsaal der Goethe Universität getwittert.

Die Sponsoren des Abends erfreuten die Anwesenden mit Brezeln und Getränken.

Wer nicht persönlich teilnehmen konnte und damit auch das Networking vor und nach der Veranstaltung verpasste, konnte per Live-Stream die Diskussion mitverfolgen.

Darüber hinaus sorgten die Organisatoren Michael Grupp (Lexalgo), Tamay Schimang (streamlaw) und Dr. Bernhard Fiedler (Norton Rose Fulbright) für einen zeitgemäßen Chat,  der  im Rahmen der Schlußdiskussion mit den Diskutanten des Abends abgearbeitet wurde.

Rechtsanwalt Markus Hartung, (2. von links), Direktor des Bucerius Center on the Legal Profession und profunder Kenner der Legal Tech Szene, moderierte pointiert den Abend mit den Experten:

Markus Drenger, Chaos Darmstadt e.V. (außen links)

Rechtsanwalt Dr. Marcus Mollnau, Präsident der Rechtsanwaltskammer Berlin (außen rechts)

Rechtsanwalt Dr. Christian Bauer, Norton Rose Fulbright, als Anwender und stellvertretend für die Großkanzleien (Mitte)

Nicolas Bös, CTO bei Nolte & Lauth, ehemals Product Manager bei Atos Worldline (2. von rechts)

Markus Drenger, Chaos Darmstadt e.V.

wurde mit Applaus begrüßt. Er erklärte, dass befreundete Anwälte ihn gebeten hatten, mal zu schauen, was man mit dem beA machen kann. Das war im September 2017. Er hätte sich mit Freunden dann die Software mal in seiner Freizeit an ein paar Abenden angeschaut. Aus Zeitmangel sei das dann ins Stocken geraten, so dass die Fehler erst im Dezember 2017 entdeckt wurden.

Anstelle seinen Überlegungen freien Lauf zu lassen, hätte er zuerst die BRAK, dann das BSI, T-Systems/Telesec und Apache Deltaspike informiert. Die BRAK hätte nicht reagiert, so dass das Zertifikat bestimmungsgemäß von T-Systems/Telesec gesperrt wurde. Die weitere Entwicklung ist bekannt. Seit dem 23. Dezember 2017 ist beA offline.

Rechtsanwalt Dr. Marcus Mollnau, Präsident der Rechtsanwaltskammer Berlin

Markus Hartung, auch Rechtsanwalt in Berlin, dankte „seinem“ Präsidenten, dass er sich im Gegensatz zur BRAK der Diskussion stellt. Die RAK Berlin sei auch vorbildlich in der Kommunikation und veröffentliche auf ihrer Homepage die wesentlichen Inhalte ihrer Vorstandsprotokolle, Jahresberichte und Stellungnahmen. Mollnau erläutere auf Nachfrage von Markus Hartung die Vergabe des Auftrages an Atos. Es gebe eine Geheimhaltungsklausel, der Antrag der RAK Berlin auf Offenlegung wurde abgelehnt. Er könne jedoch sagen, dass ein Vergabeverfahren für die Ausschreibung erfolgt sei, etwa 25 Softwareanbieter wurden eingeladen. Jedoch nur 5 oder 6 hätten ein Angebot abgegeben. „Die BRAK hat sich beraten lassen, vorher und danach.“ Unter Beratung von Capgemini sei dann Atos als Dienstleister ausgesucht worden.   Die regionalen Kammern würden in die Entscheidungen nicht eingebunden, es habe zur beA-Abschaltung keine Telefonkonferenz gegeben. Jetzt sei wichtig, die sichere Kommunikation und das beA nicht zu verteufeln, in die Debatte müsse Ruhe einkehren. Es müsse eine eindeutige und klare Fehleranalyse erfolgen. Die Berliner Kammer vertraue den Ausführungen von Atos nicht mehr. Eine intensive Prüfung müsse erfolgen, vorher dürfe beA nicht online gehen. Nach Durchführung des beAthon und Vorlage des Gutachtens der secunet Security Networks AG werde die Hauptversammlung der BRAK darüber entscheiden, ob das beA im April oder Mai wieder online gehen könne oder nicht reparabel sei.

Rechtsanwalt Dr. Christian Bauer, Norton Rose Fulbright

betreut Unternehmen und Syndikusanwälte auch bei der Risikoanalyse und Umsetzungskonzepten zum beA. Dort sei es eine enorme Herausforderung, das beA in die IT-Landschaft von Unternehmen zu implementieren. Er fragte, warum es keine App-Lösung auf Tablets gebe. Das BMJ müsse Rechtssicherheit schaffen. Welche Pflichten und Risiken sind zu beachten? Der Nutzer müsse ernst genommen werden. Er berichtete aus seiner Kanzlei mit 150 Berufsträgern, dass Botschafter ausgewählt wurden, die das beA als Vorreiter genutzt haben und dann ein eigenes Schulungskonzept erstellt wurde. Auch wurden die Arbeitsverträge angepasst, um ausscheidende Anwälte in die Pflicht zu nehmen.

Nicolas Bös, CTO bei Nolte & Lauth, ehemals Product Manager bei Atos Worldline

stellte die Arbeitsweise bei IT-Großprojekten dar. Sein Vergleich mit dem Berliner Flughafen BER: 2012 waren es nur die Rauchmelder, jetzt wäre es am besten, man würde BER abreißen. Software sei nie perfekt. Beim beA seien es wahrscheinlich nicht nur die Rauchmelder. Man solle sich jetzt auf das Minimalprojekt konzentrieren. Er wünschte den Anwälten Gelassenheit und Ruhe, das durchzustehen. Mit frohem Mut und einer positiven Grundstimmung würde es viel besser klappen.

Moderator Markus Hartung wies zum Schluss noch darauf hin, dass es für den Waldbestand wahrscheinlich ganz gut sei, dass beA derzeit offline sei. Denn die Gerichte wären zum großen Teil noch nicht in der Lage, elektronisch eingehende Schriftsätze auch elektronisch weiterzuleiten. Da erst 2026 bei Gericht eine digitale Aktenführung erfolgen soll, wird als Folge der Papierakte alles ausgedruckt.

Dazu hat das Anwaltsblatt am 24. Januar 2018 einen Ortsbesuch beim OLG Celle durchgeführt. Mit 9.000 Seiten pro Tag rechnet das OLG Celle, 200 Millionen Blatt Papier im Jahr werden allein für das Land Niedersachsen benötigt. Aber die Drucker seien nicht gekauft, sondern lediglich für ein paar Jahre gemietet. Die Mitarbeiter sollen sich Schritt für Schritt an die Umstellung gewöhnen. Der Autor des Artikels, Henning Zander, freier Journalist in Hannover schreibt: „Selbst wenn das beA funktionieren würde, ist es derzeit im Grunde immer noch einfacher, dem Gericht ein Fax zu schicken. Denn beim beA machen die Nutzer immer noch viele Fehler. Sind die notwendigen Daten nicht vollständig, hat das Gericht ein Problem, das Schreiben richtig zuzuordnen. Das müssen dann die Wachtmeister machen, und die Nachricht zum richtigen Richter bringen. Wie in den guten alten Zeiten.“

 

Bahn frei für die digitale Post: Interview mit Richter Dr. Henning Müller

Bahn frei für die digitale Post

Stichtag 1. Januar 2018:

Was die Elektromobilität für die Autobranche, ist der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) für die Gerichtspost: Nahe Zukunft – Und die Zeit wird knapp.

Interview mit Richter am LSG Dr. Henning Müller*

Richter am LSG Dr. Henning Müller

*Dr. Henning Müller ist Richter am Hessischen Landessozialgericht in Darmstadt und als Präsidialrichter für IT und Organisation zuständig. Er betreibt den Blog ervjustiz.de und ist unter anderem Autor des eJustice – Praxishandbuchs.

Ilona Cosack hat Dr. Müller im Landessozialgericht getroffen und die neue Kommunikation mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA aus Sicht der Justiz hinterfragt.

170821 beA – Interview mit Richter Dr. Henning Müller

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, Hessen ist neben Berlin, Brandenburg, Bremen und Sachsen eines von fünf Bundesländern, das mit dem ERV schon vor vielen Jahren mit dem Vorgänger des beA, dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), begonnen und Erfahrungen gesammelt hat.

Dr. Henning Müller:

Ja, seit 2007 ist die Justiz in Hessen in der Lage, elektronische Dokumente zu empfangen, seit 2012 auch zu versenden. Die hessischen Sozialgerichte waren hierbei Vorreiter.  2015 kamen auch die Verwaltungs- und Finanzgerichte dazu. Das Landesarbeitsgericht übernahm die Funktion eines Pilotgerichts für die Arbeitsgerichtsbarkeit in Hessen.

Ilona Cosack:

Ich sehe, dass Sie trotz einer beeindruckenden Technik (Anmerkung: zwei Monitore, einer hochkant ausgerichtet, zusätzliches Laptop und weiteres Tablet, großer Monitor für Konferenzen) auch noch Papierakten führen.

Dr. Henning Müller:

Seit 2014 führen wir eine digitale Doppelakte, noch ist die Papierakte führend. Die elektronische Akte bietet gerade für Richter, die lange Anfahrtswege haben oder für junge Richterinnen einen gravierenden Vorteil. Jeder Richter kann mit einem Boot-Stick auf sein richterliches Dezernat zugreifen ohne eine Papierakte zu benötigen. Diese flexible Arbeitsweise erleichtert den Arbeitsalltag sehr.

Ilona Cosack:

In den Sitzungssälen gibt es schon Touchscreen-Technik, hier kann der Richter mit den Parteien die Vorteile der elektronischen Akte nutzen und sich z.B. die Unterschrift eines Beteiligten auf dem Screen ansehen. Ein mobiler Riesenmonitor kann nach Bedarf in die einzelnen Sitzungssäle gefahren werden. Das klingt nach Zukunft, die bei Ihnen schon heute Gegenwart ist. Wo gibt es denn noch Baustellen, die für einen reibungslosen Ablauf beseitigt werden müssen?

Dr. Henning Müller:

Noch ist die Hardware nicht überall eingebunden. Die landesweiten Dienstleister setzen hier mehr auf Standardisierung, als auf die spezifischen Anforderungen der Sozialgerichtsbarkeit. Die hausinterne IT-Stelle des Landessozialgerichts hat daher eine Mammutaufgabe zu bewältigen. Derzeit sind auch die hausinternen Leitungsnetze überfordert. Auch Mobilfunkanbindungen sind nicht überall eine Lösung, beispielsweise gibt es beim Sozialgericht in Fulda einen sehr schlechten Empfang.

Ilona Cosack:

Ja, schlechte Internetgeschwindigkeit ist ein großes Handicap. Auch in der Innenstadt von Hessens Landeshauptstadt Wiesbaden habe ich erlebt, dass der Up- und Download den von der BRAK als Minimum angenommenen Wert von 2 M/bit pro Sekunde nicht immer erreicht.

Dr. Henning Müller:

Neben der Technik ist es wichtig, dass die IT-Kompetenz nicht zu sehr zentralisiert wird und in den einzelnen Geschäftsbereichen IT-Kompetenz vorhanden bleibt, um die fachspezifischen Anforderungen besser und flexibler abbilden zu können. Landesweite Software wird teilweise zu teuer eingekauft. Die Kosten für die Einführung elektronischer Akten sind dadurch immens.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, Ihr Buch eJustice – Praxishandbuch: Ein Kompendium zum beA, EGVP und zur eAkte für Rechtsanwälte, Behörden und Gerichtewar das erste aktuelle Buch, das nach dem Start des beA am 28.11.2016 Anfang Januar 2017 erschienen ist. Es ist in der Tat ein Praxishandbuch auch für Rechtsanwälte, alles wird anschaulich erklärt und auf den Punkt gebracht. Nun gibt es das Buch zeitgemäß auch als eBook und schon in einer 2. Auflage. Mit Ihrem Blog ervjustiz.de informieren Sie aktuell über die neuesten Informationen, z.B. darüber, dass das Sozialgericht Berlin Rechtsanwälte zur Teilnehme am elektronischen Rechtsverkehr aufruft.

Dr. Henning Müller:

Leider ist die Teilnahmebereitschaft bei der Anwaltschaft noch gering. Nur siebzig Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nutzen die sichere elektronische Kommunikation mit den hessischen Sozialgerichten. Beide Seiten, Justiz und Anwaltschaft müssen Erfahrungen sammeln, damit die Vorteile des ERV greifen. Der Blog ist wie eine Loseblatt-Sammlung, alle Neuigkeiten können direkt aufgegriffen und veröffentlicht werden.

Ilona Cosack:

Welche Wünsche haben Sie an die Anwaltschaft, damit die Kommunikation zwischen Justiz und Rechtsanwälten mit dem beA gut gelingt?

Dr. Henning Müller:

Die Justiz freut sich über klare, strukturierte Information. Trennen Sie z.B. Klage und PKH-Antrag. Senden Sie keine Office-Dateien. Achten Sie auf eine gute Scanqualität bei möglichst geringen Dateigrößen und vor allem auf einen aktiven Virenschutz.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, besten Dank für unser Gespräch. Es ist wichtig, auch aus der Sicht der Justiz den ERV zu beleuchten, damit die digitale Kommunikation auf beiden Seiten in Fahrt kommt.

 

 

 

 

Kann der Anwalt es sich leisten, auf beA „zu verzichten“?

Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk*     

150908 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

*Ulrich Volk, Jahrgang 1953, ist ein erfahrener Anwalt. Er leistet es sich, kein Smartphone zu besitzen, ist stolz auf sein Personal. Auf seinem Schreibtisch stehen zwei große Monitore, die braucht er, um optimal zu arbeiten. Ilona Cosack hat den Pionier befragt, welche Tipps zum Start des beA wichtig sind.

Ilona Cosack:

Herr Volk, Sie sind seit bereits seit 1980 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2010 auch als Notar bestellt. Seit 2013 sind Sie Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr im DAV.

Seit wann nutzen Sie persönlich schon den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und was war der Anlass?

Ulrich Volk:

Zum ERV bin ich gekommen wie die Jungfrau zum Kind. Eine Mandantin von mir, eine große Versicherung, war der Grund. Seit nunmehr fünf Jahren ist der ERV aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken, im Laufe dieser Zeit habe ich mehr als dreitausend Schriftsätze über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) verschickt.

Ilona Cosack:

Welche Vorteile bietet der ERV? Sie sitzen ja in einem sogenannten Leuchtturmland, in Hessen, dort ist der Zugang zum ERV bei fast allen Gerichten eröffnet.

Ulrich Volk:

Der ERV hat große Vorteile. Er bietet eine Entzerrung der Abläufe. Wenn ich nur beispielsweise an eine Streitverkündung in einer komplexen Bausache denke, mit 150 Anlagen, da werden die Vorteile schnell deutlich. Aber auch in allen anderen Bereichen gibt es Einsparpotentiale, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gemeinsam mit den Mitarbeitern überdacht werden und z.B. die Portokosten sich halbieren.

Ilona Cosack:

Herr Volk, welche Tipps und Ratschläge geben Sie Ihren Kollegen für die Umsetzung des ERV in der Praxis?

Ulrich Volk:

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal des derzeitigen EGVP und des neuen besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist die Besonderheit, dass beA kein Archiv ist. Das EGVP ist ein hervorragendes Archiv, man kann nach allen Kriterien selektieren. Das beA ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und wie bei einem Briefkasten „leert“ man das beA und archiviert die Post – je nach Kanzleiorganisation – entweder nach eigenen Kriterien oder in einer Anwaltssoftware. Die Softwarehersteller werden Schnittstellen zum beA anbieten, so dass man in seiner gewohnten Umgebung in der elektronischen Akte weiterarbeiten kann.

Ilona Cosack:

Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei auch die Vorteile einer „elektronischen Akte“?

Ulrich Volk:

Ja, wir nutzen die elektronische Akte und legen in der Historie Unterordner an, damit man schnell die passenden Vorgänge findet: So gibt es Unterordner für die Gerichtskorrespondenz, für die Korrespondenz mit dem Mandanten, für die Abrechnungen und auch einen Unterordner für die EGVP-Protokolle, dort werden die Eingangsbestätigungen gesammelt. Auch die Wiedervorlagen werden hier nur noch elektronisch bearbeitet. Mein Tipp: das digitale Diktat bringt ebenfalls Erleichterung für den Anwalt und die Mitarbeiter.

Ilona Cosack:

Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Ulrich Volk:

Ja, derzeit führen wir die Akten noch parallel. Der Anwalt entscheidet, was eingescannt wird. Dabei gehen wir schon einen Schritt weiter: Eingangspost vom Gericht ohne Nutzen (…zur Kenntnisnahme…) wird vernichtet, die Anlage dann mit einem Verfügungsstempel versehen (scannen + zdA = auch in die Papierakte), (scannen = nur in die elektronische Akte). Zu Gericht gehe ich mit der Papierakte.

Ilona Cosack:

Viele Ihrer Kollegen stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Ulrich Volk:

Neben der deutlichen Kostenersparnis sollten die Kollegen die Chance nutzen, den Teambildungsprozess in der Kanzlei zu fördern. Man rückt enger zusammen. Dabei kommen gute Ideen: Meine 16-jährige Auszubildende hat vorgeschlagen, die zusammengeklammerten Unterlagen, die ja beim Scannen einzeln benötigt werden, einfach an der Ecke abzuschneiden. So sparen wir Zeit und machen uns das Leben etwas leichter.

Ilona Cosack:

Herr Volk, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns gewährt haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude bei der Nutzung des ERV und geben Ihr Versprechen gerne weiter: Ab 1.1.2016 werden Sie die Korrespondenz mit allen Anwaltskollegen nur noch über das beA führen!