Quo vadis beA?

Quo vadis beA?

Vergabeverfahren, Updates, Lastspitzen und ein Kanzleipostfach

1. Vergabeverfahren

Am 2. September 2019 hat die BRAK bekanntgegeben, dass im Vergabeverfahren über die Übernahme, die Weiterentwicklung, den Betrieb und den Support der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (beA) der Bietergemeinschaft Westernacher/rockenstein der Zuschlag erteilt wurde.

Die Westernacher Solutions mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in Heidelberg und Bad Kreuznach ist vielen Nutzern des „Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses“ (BRAV) in guter Erinnerung, wurde dieses doch vor der Integration des BRAV in das beA von Westernacher verantwortet. Westernacher hat das SAFE Identitätsmanagement der Justiz (jeder zugelassene Rechtsanwalt wird über seine SAFE-ID im beA identifiziert) und für die Notare den Standard XNotar entwickelt. Mit gefa soll das gemeinsame Fachverfahren für die Justiz vereinheitlicht werden. Darüber hinaus arbeitet Westernacher mit der Governikus KG zusammen, die mit dem Governikus Communikator als Nachfolger des EGVP-Clients eine  Alternative zum sicheren elektronischen Versenden (Anleitung von Peter @schwindling von kanzleirechner.de) bietet. Und mit dem Governikus Signer wird eine Software zur Verfügung gestellt, mit denen exportierte Nachrichten verifiziert werden können.

Die rockenstein AG ist ein Internet-Service-Provider mit Sitz in Würzburg. Seit 1992 hat sich das Unternehmen auf die Kernkompetenzen Rechenzentren, Globale Netzwerke, Cloud as a Service und IT-Management, die sich aus den Geschäftsfeldern Datenfernübertragung und Datenkommunikation entwickelt haben, spezialisiert. Mit eigenen Netzen, schnellen und sicheren Internetanbindungen sowie dem Ausbau der firmeneigenen TÜViT-zertifizierten Rechenzentren am Standort Deutschland wird größten Wert auf einen umfassenden Service sowie höchste Sicherheit und Verfügbarkeit gelegt. Die Firmen-Broschüre gibt weitere Informationen.

Das sind gute Aussichten, damit beA auch 2020 und in den Folgejahren weiterentwickelt wird.

Wir wünschen gutes Gelingen!

 

2. Updates

Gleich zwei Mal wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) aktualisiert:

Am 3. August 2019 erfolgte das Update auf die Version 2.2:

Damit ist das beA jetzt – wie lange erwartet – auch in einer Terminalserver-Umgebung einsetzbar.

Des Weiteren wurden Härtungsmaßnahmen hinsichtlich der Hardware Security Module umgesetzt.

Änderungen an der Kanzleisoftware-Schnittstelle bezüglich der Rechteverwaltung wurden realisiert, jedoch noch nicht die dringend erwarteten Änderungen hinsichtlich der Exportfunktion über die Kanzleisoftware-Schnittstelle.

Am 24. August 2019 ist dann das Update auf die Version 2.3 erfolgt:

Erfreulicherweise wurde der Button „Nachrichtenentwurf signieren“, der sich auf die seit 1.1.2018 im ERV verbotene Containersignatur bezieht, entfernt. Damit ist eine große Fehlerquelle beseitigt.

Die Felder „Eigenes Aktenzeichen“ und „Gerichtliches Aktenzeichen“ wurden umbenannt in „Aktenzeichen Sender“ und „Aktenzeichen Empfänger“.

Erfreulich auch, dass damit der seit langem bestehende Fehler, dass die Inhalte dieser beiden Felder beim Senden vertauscht wurden, beseitigt wurde.

Bleibt zu wünschen, dass die beiden Felder „dringend“ und „zu prüfen“ bei einer nächsten Update-Version auch verschwinden, denn diese internen Felder führen bei den Nutzern zu mehr Verwirrung als Nutzen. Setzt man Häkchen, verschwinden diese beim Versand. Die Felder mit „dringend“ und „zu prüfen“ werden dann ohne Inhalt an den Empfänger übertragen. Als Kommunikationsmittel zwischen Anwalt und Mitarbeiter gedacht, ist diese Funktion in der Praxis wenig hilfreich.

Und zum 2. September 2019 wurde die Umstellung auf den Strukturdatensatz Version 2.4 vorgenommen. Gemäß § 2 Satz 3 der „Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV)“ soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden. Diesen Strukturdatensatz erstellt beA automatisch, wenn das entsprechende Häkchen angeklickt wird.

Nun wird dem Nutzer nach der Empfängerauswahl und dem Klick auf das Häkchen „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ ein Auswahlfeld mit der Justizbehörde vorgeschlagen. Dieses ist als Pflichtfeld konzipiert.

Nachfolgend ein Beispiel mit der Auswahl des Arbeitsgerichts in Mainz:

3. Lastspitzen

Sorgen macht den Anwendern die schlechte Performance, die beA derzeit abliefert. Die BRAK meldete am Dienstag, 27. August 2019:

Aber auch an den Folgetagen und heute erneut treten nicht nur Anmeldeprobleme, sondern auch die „Unerwarteten Fehler“ wieder auf:

Diese werden begleitet von den Hinweisen „Der Server bearbeitet Ihre Anforderung, die nicht abgebrochen werden kann.“

Leider weist die aktuelle Störungsdokumentation der BRAK (per 2.9.2019) nicht auf aktuelle Fehler hin:

In der letzten Woche habe ich an zwei Standorten interne beA-Schulungen für Anwälte und Mitarbeiter durchgeführt. Die praktische Arbeit mit dem beA wird durch solche Fehler extrem behindert, eine Begeisterung für beA zu entfachen und die Motivation zur Arbeit und Nutzung mit dem Anwaltspostfach zu fördern, fällt sehr schwer.

Verständlicherweise bekommt man im Alltag von den Mitarbeitern zu hören: „Wir haben nicht die Zeit, die Fehler an die BRAK zu melden“. Damit wird nach außen der Eindruck erweckt, dass alles in bester Ordnung ist. Das ist leider mitnichten der Fall!

4. Kanzleipostfach

Bereits auf dem Anwaltstag in Leipzig wurde das Kanzleipostfach thematisiert. Nun wurde letzte Woche vom Bundesjustizministerium das lang erwartete Programm „Eckpunkte für eine Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen Berufsausübungsgesellschaften“ vorgelegt. Mit den Änderungen der Berufsausübungsgesellschaften soll auch ein optionales Kanzleipostfach für den elektronischen Rechtsverkehr kommen. Die Neuerungen sollen noch in dieser Legislaturperiode umgesetzt werden. Bis zum 9. Oktober 2019 können die Anwaltsverbände Stellung nehmen.

 

 

 

 

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

Wie geht es beim Anwaltspostfach beA weiter?

1. Erreichbarkeit

Während viele sich schon auf den Vatertag freuen, ist beA immer wieder unpässlich.

Am 28. Mai 2019 twitterte Rechtsanwältin Ulrike Meising:

Am 29. Mai um 17.52 Uhr kam der Hinweis auf eine beA-Störung über das EGVP.

Um 21.03 Uhr kam die Mitteilung, dass die Anmeldung wieder möglich sei.

Die BRAK dokumentiert wie folgt:

Und Rechtsanwalt Malte Greisner ärgerte sich bei Twitter bereits am 24. Mai 2019, dass beA ihm den Freitagnachmittag „versaut“:

2. Kanzleipostfach

Während am 16. Mai 2019 auf dem 70. Deutschen Anwaltstag in Leipzig Staats­sekretärin Chris­tiane Wirtz noch für diese Legis­la­tur­pe­riode  eine rechts­for­m­neu­trale Regulierung der Berufsausübungs­ge­sell­schaft, eine Öffnung des Kreises der sozietätsfähigen Berufe und ein optio­nales Kanzlei­postfach ankündigte, bespricht Dr. Henning Müller auf seinem Blog die Auswirkungen des die Berufung zurückweisenden Urteils des BGH vom 6. Mai 2019 zum beA für eine Rechtsanwalts GmbH. Danach würde die Praxis vieler Gerichte, an den Vorstand bzw. Geschäftsführer Zustellungen für die gesamte Gesellschaft zu bewirken, legitimiert.

 

3. Vergabeverfahren

Zum 1. Januar 2020 laufen die Dienstleistungsverträge mit Atos aus. Zwar sind die Ausschreibungsunterlagen nicht mehr auf der Website der BRAK verfügbar, potentielle Bewerber mussten sich jedoch bis zum 2. Mai 2019 um 12 Uhr elektronisch bei der BRAK bewerben.

Den weiteren Zeitablauf gibt die BRAK wie folgt bekannt:

· bis 12.06.2019 Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen
· bis 19.06.2019, 13:00 Uhr, Eingang der ersten indikativen Angebote
· KW 27/2019 Verhandlungen (erste Juliwoche)
· bis 12.07.2019 Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebots
· bis 03.08.2019, 13:00 Uhr, Eingang der finalen Angebote
· bis 30.09.2019 Bindefrist der finalen Angebote
Die BRAK weist darauf hin: „Diese Daten sind keinesfalls final verbindlich gesetzt. Eine Änderung im Laufe des Verfahrens ist möglich.“

 

4. Achtung bei Adressierung Arbeitsgericht Würzburg

Rechtsanwalt Eckehard Bruns aus Lingen macht uns auf folgenden Umstand aufmerksam:

„Erfahrungstipp bzgl. Adressierung des „Arbeitsgerichts Würzburg“:
dieses hat offenbar unterschiedliche elektronische Eingänge, nämlich je nachdem, ob etwas bestimmt ist für „Kammer Würzburg“., „Kammer Aschaffenburg“ oder „Kammer Schweinfurt“: Das beA-Adressverzeichnis nennt mir jedoch nur „Arbeitsgericht Würzburg“. Erst wenn man ausdrücklich eingibt „Arbeitsgericht“ und „Aschaffenburg“, erhält man die Adressierung für ArbG Würzburg/Kammer Aschaffenburg. Das ist am Anfang irritierend. Aufmerksam wurde ich durch die Rückmeldung der Geschäftsstelle des „Arbeitsgerichts Würzburg“, das mir per Fax mitteilte, es habe unsere Klage, die übrigens im Schriftsatz gerichtet war an „ArbG Würzburg/ Kammer Aschaffenburg“ „auf dem Postweg dorthin weitergeleitet“ – was in diesem Fall zum Glück im selben Haus vor sich geht…“

Alle drei Gerichte / Kammern haben unterschiedliche SAFE-ID-Nr. Die Postanschriften sind ebenfalls unterschiedlich.

Gut, dass die Geschäftsstelle weitergeleitet hat.

Es empfiehlt sich, die drei Adressen im Adressbuch des jeweiligen Sachbearbeiters (Anwalts) abzuspeichern.

Bitte prüfen Sie, ob das auch bei Ihren Arbeitsgerichten, die unterschiedliche Kammern haben, so gehandhabt wird.

Gerne können Sie mir Ihre Erfahrungen dazu mitteilen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatisches Löschen von Nachrichten beim Anwaltspostfach beA

Zum 1. April 2019 beginnt die BRAK mit dem automatischen Löschen von Nachrichten im Anwaltspostfach beA

Nein, es ist kein Aprilscherz. Die BRAK bezeichnet es als Frühjahrsputz.

Bislang sind alle Nachrichten, die im beA eingegangen und gesendet wurden, im Anwaltspostfach verblieben, es sei denn, sie wurden vom Nutzer selbst in den Papierkorb geschoben oder gelöscht.

Jetzt aktiviert die BRAK § 27 RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden.
Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Das bedeutet, dass alle Nachrichten, dies betrifft sowohl empfangene und gesendete, und auch elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB),  die ab 1. Januar 2019 und älter sind, vom System automatisch in den Papierkorb verschoben und zum 1. Mai 2019 automatisch gelöscht werden.

Nachrichten, die sich seit dem 1. März 2019 schon im Papierkorb befinden, werden bereits zum 1. April 2019 endgültig gelöscht.

Nutzer sollen vor dem endgültigen Löschen einer Nachricht per E-Mail informiert werden.

Praxistipp: Um permanente Löschhinweise per E-Mail zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine eigene Löschregel zu definieren und umzusetzen.

Alle Nachrichten sind zu exportieren. Drucken allein genügt nicht! Nur mit dem Export werden alle erforderlichen Nachweise über Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht gesichert.

Nachrichten können nur einzeln exportiert werden. Die Exportfunktion verbirgt sich in einer geöffneten Nachricht unter dem Button „Sonstige Funktionen“. Das System erstellt eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese komplett mit einem sprechenden Dateinamen (was ist Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID auf dem eigenen Rechner. Lassen Sie die ZIP-Datei unversehrt. Kopieren Sie benötigte Informationen, z.B. die export.html, in die elektronische Akte.

Auch die Nachrichten- und Postfachjournale werden nach 90 Tagen gelöscht, beim Postfachjournal werden ohnehin nur die letzten 100 Treffer angezeigt. Es empfiehlt sich, auch diese regelmäßig zu exportieren.

Umstieg auf die elektronische Aktenführung

Auch die BRAK regt an, zu überlegen, ob mit der Nutzung des beA der Umstieg auf eine nur elektronisch geführte Akte realisiert werden kann, um Medienbrüche zu vermeiden.

Nach meiner Erfahrung nutzen immer noch viele Kanzleien „Gürtel und Hosenträger“, führen also eine Papierakte und eine elektronische Akte parallel mit einem entsprechenden Mehraufwand.

2026 will die Justiz die elektronische Akte einführen. In allen Bundesländern haben Pilotgerichte bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt.

Das beA produziert allein für den Empfang eines eEB sieben Dateien, die gesichert werden müssen:

Beim Empfang von Nachrichten mit Schriftsatz und Anlagen erhöht sich diese Zahl noch um die Dokumente und entsprechenden Signaturdateien:

XML-Dateien sind maschinenlesbar und nur in elektronischer Form aufzubewahren. Auch Signatur-Dateien und Prüfprotokolle können nur in elektronischer Form als Nachweis dienen.

Es ist daher an der Zeit, eine Digitalstrategie für die Aktenführung und -bearbeitung zu entwickeln.

Anwaltspostfach noch nicht freigeschaltet?

Das automatisierte Löschen von Nachrichten betrifft auch Postfächer, die noch nicht freigeschaltet sind. Diese erkennt man daran, dass sie als „vorbereitet aktiv“ im beA geführt werden.

Meine Recherche in Mainz ergab, dass ca. 15 % aller Anwälte bislang nicht nicht registriert sind, in Frankfurt sind es 24 %.  Die BRAK informiert: „Vom automatischen Löschen sind auch Nachrichten betroffen, die ungelesen in noch nicht aktivierten Postfächern liegen. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Daher nutzen Sie den Schwung des noch jungen Jahres und beginnen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz!“

Erneute Störung bei der Anmeldung am beA und ein weiteres Update

Derzeit ist der digitale Frühjahrsputz nur eingeschränkt möglich.

War schon am 18. Februar 2019 beA von 11.52 bis 12.42 Uhr nicht erreichbar, gab es am 19. Februar 2019 um 17.17 Uhr die Fehlermeldung im EGVP:

Um 19.15 Uhr fand sich bereits die bis 19.30 Uhr datierte Störung als erledigt:

Die „Aktuellen Meldungen“ auf der BRAK-Seite häufen sich:

Die Störungsdokumentation hinkt hinterher:

Neues Update am Mittwoch, 20. Februar 2019 – kurzzeitig Sessionabbrüche

„Am Mittwoch, 20.02.2019, wird eine neue beA-Version (2.1.5) installiert. Aufgrund der Installationsarbeiten kommt es zwischen 0.30 und 1.00 Uhr sowie zwischen 6.00 und 7.00 Uhr zu Sessionabbrüchen. Wir bedauern entstehende Unannehmlichkeiten.

Die neue Version ermöglicht Vertretern und Zustellungsbevollmächtigten die Nachrichtenübersicht auch eines nicht registrierten Postfachs einzusehen. Ferner unterstützt die beA-Webanwendung nun macOS Mojave 10.14. Zudem umfasst die neue Version Aktualisierungen eingesetzter Drittbibliotheken und Fehlerbehebungen insbesondere die KSW-Schnittstelle betreffend.“

Hoffen wir, dass damit dann auch die Störungen dauerhaft beseitigt werden.