Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-FördG) ist am 16.10.2013 verkündet worden (BGBl I 13, 3786).

Verhasst, bekämpft, nicht unterzukriegen: Rückblick und Ausblick zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

5-jähriges Jubiläum: Das Portal zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA bea-abc.de

 

Erinnern Sie sich noch: Im Juli 2015 startete

bea-ABC – Informationsportal zum Elektronischen Rechtsverkehr, zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA und zur digitalen Kanzlei

mit den ersten Beiträgen. So interviewte mich Ralf Zosel zu den Besonderheiten und Erwartungen, die das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) erfüllen sollte.

Zum 1. Januar 2016 sollte es eigentlich losgehen. Im November 2015 teilte die BRAK dann mit, dass die Qualität des beA noch nicht den Erwartungen der BRAK entspreche und daher der Starttermin verschoben werde.

Zwischenzeitlich wehrten Anwälte sich mit allen zur Verfügung stehenden Rechtsmitteln und versuchten, den Start des beA zu verhindern.

Der ursprunglich ins Auge gefasste Starttermin zum 29. September 2016 wurde auf den 28. November 2016 verschoben.

Gut ein Jahr später geriet das beA erneut in die Schlagzeilen: Markus Drenger vom Chaos Computer Club (CCC) wurde von einem Bekannter, seines Zeichens Rechtsanwalt, gebeten, sich das beA einmal näher anzusehen.

Was danach kam, ist hinlänglich bekannt: beA wurde am 22. Dezember 2017 von der BRAK wegen Sicherheitsmängeln vom Netz genommen.

Am 8. August 2018 teilte die BRAK mit, dass das besondere elektronische Anwaltspostfach zum 3. September 2018 wieder startet.

Es gab Höhen und Tiefen, die Geduld der Anwender wurde auf eine harte Probe gestellt. Im Netz kursierten böse Beschimpfungen.
Verschiedene Gerichte, bis hin zum BGH, wurden mit dem beA befasst: So klagte ein Rechtsanwalt gegen die BRAK mit dem Ziel, die Einführung des beA zu unterlassen. Auch gegen die Kosten der Kammerumlage für das beA wurde geklagt. Die Arbeitsgerichte in Schleswig-Holstein, wo das beA seit dem 1. Januar 2020 aktiv genutzt werden muss, wiesen bereits Ende 2018 auf die Stolperfallen bei der Klageübermittlung per beA hin. Dass ein Anwalt seine beA-Karte nebst PIN nicht an seinen Vertreter weitergeben darf, musste im Juni 2019 ein Rechtsanwalt leidvoll erfahren. Die Liste ließe sich fortsetzen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Was bleibt: Die Gewissheit, dass die aktive Nutzungspflicht des beA spätestens zum 1. Januar 2022 für alle Bundesländer beginnt.
Ebenso kann es sein, dass weitere Bundesländer dem Beispiel von Schleswig-Holstein folgen und bereits zum 1. Januar 2021 die aktive Nutzungspflicht anordnen.
Es bleibt also nicht mehr viel Zeit, um das beA (mit all seinen Fettnäpfchen) kennenzulernen, denn, so der Leitsatz des Beschlusses des LAG Schleswig-Holstein vom 19. September 2019:
„Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.“
Danke für Ihr Interesse.
Gutes Gelingen mit beA wünscht Ilona Cosack.

 

Übernahme Anwaltspostfach beA ab 12. Juni 2020

Wesroc GbR übernimmt das Anwaltspostfach beA

Downtime von Freitag, 12. Juni 2020, 12 Uhr bis Montag, 15. Juni 2020, 8 Uhr

Mit Newsletter 9/2020 vom 4. Juni 2020 gibt die BRAK bekannt, dass ab Freitag, 12. Juni 2020, 12.00 Uhr bis Montag, 15. Juni 2020, 8 Uhr die Übernahme des beA durch die neuen Dienstleister Wesroc GbR (Gesellschafter: Westernacher Solutions GmbH, Rockenstein AG) erfolgt.

Unter https://portal.beasupport.de/ gibt es ein neues Serviceportal für die Nutzer des beA:

Man kann sich dort einfach registrieren und Fragen und Verbesserungsvorschläge per Ticketsystem einstellen. Ich habe das gleich mal ausprobiert und neben einer Frage auch meinen Weihnachtswunsch aus 2018 angebracht:

Offenbar wird das Ticketsystem auch nachts fleißig genutzt: Zwischen meiner ersten Frage und den beiden weiteren Tickets waren 27 Nummern. Auf die Reaktionszeiten und Antworten bin ich gespannt.

Das ist ein guter Anfang und wir wünschen Wesroc viel Erfolg bei der Betreuung der beA-Nutzer. Hoffen wir, dass viele Verbesserungsvorschläge bald umgesetzt werden.

 

 

Neuer Support für das Anwaltspostfach beA ab 2. Juni 2020

Neuer Support für das Anwaltspostfach beA ab 2. Juni 2020

Mit Sondernewsletter 1/2020 vom 20. Mai 2020 gibt die BRAK bekannt, dass ab Dienstag, 2. Juni 2020, 8.00 Uhr, die Ansprechpartner für beA wechseln.

Der neue beA-Service Desk, die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das beA, wird unter folgenden Kontaktdaten erreichbar sein:

Telefon:               030-217 87 017

E-Mail:                 servicedesk@beasupport.de

Service-Portal:
portal.beasupport.de

Weiterhin teilt die BRAK mit:

„Ab dem 2.6.2020 erhält wie bisher jeder Hinterleger einer Störungsmeldung automatisch eine E-Mail, die über Zugriffsmöglichkeiten auf das neue Service-Portal informiert, um den Bearbeitungsstand einsehen zu können. Zugriffsdaten zum bisherigen Service-Portal werden nicht übernommen.

Jeder Hinterleger einer Support-Anfrage erhält weiterhin automatisch eine E-Mail, die über die Zugriffsmöglichkeiten auf das neue Service-Portal informiert, damit der Bearbeitungsstand verfolgt werden kann. Die Zugriffsdaten zum bisherigen Service-Portal werden nicht übernommen.

Alle Nutzer des beA, die eine Support-Anfrage bis zum Stichtag beim bisherigen Dienstleister platziert haben, die noch nicht abschließend bearbeitet wurde, werden per E-Mail über das weitere Vorgehen informiert werden.“

 

Unter https://portal.beasupport.de/ findet sich derzeit folgende Hinweisseite:

Neuer beA-Support

 

Über das lange Pfingstwochenende werden bereits die Schulungspostfächer auf die neue Plattform durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG migriert, so dass nach erfolgreicher Übernahme optimistisch davon ausgegangen werden kann, dass dann auch demnächst die Anwalts-beA-Umgebung von den neuen Dienstleistern übernommen wird.

Wir freuen uns und wünschen gutes Gelingen.

 

 

Chancen mit dem Anwaltspostfach beA in der Corona-Krise nutzen

Corona hat unser aller Leben verändert

Was bisher unmöglich schien, musste kurzerhand, ohne langes Zögern, einfach getan werden.

Home-Office, Mandantenkontakte per Video, neue Mandate durch neue Geschäftsfelder, die sich durch Corona ergeben.

Auch das Anwaltspostfach beA kann dazu beitragen, dass die Kanzlei Schritt für Schritt digitaler wird, wenn auch vielerorts probiert und improvisiert wird.

A) beA Update am 28. März 2020

Nachdem beA auch im März mit technischen Problemen und Nichterreichbarkeit des Servers zu kämpfen hatte, wurde auf die Version 2.3.5 upgedatet.

Die beA Client Security wurde auf die Version 3.34.2 aktualisiert. Auf der Startseite des beA weist die BRAK im blauen Balken darauf hin:

Hinter „hier“ verbirgt sich ein Link zum BRAK-Newsletter 35/2019. Dort wird erklärt, wie man das Problem löst, wenn sich die Client Security immer wieder neu lädt.

Dass beim erstmaligen Laden einer neuen Client Security die Ladezeit von 0 auf 100 % hochgezählt wird, ist normal. Wenn dieses Hochladen jedoch täglich erfolgt, muss nachgebessert werden.

Täglich grüßt das Murmeltier… Leider kommt es nach einem Update immer wieder zu Anmeldeproblemen.

Die BRAK hatte ebenfalls im Newsletter 35/2019 am 12. Dezember 2019 angekündigt, dass die Übernahme durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG „voraussichtlich im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden wird“. Hoffen wir, dass das also in den nächsten zwei Monaten erfolgreich passiert :-)

B) Behörden nutzen immer mehr beBPo

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) nimmt mehr und mehr Fahrt auf. So können Behörden das besondere elektronische Behördenpostfach beBPo für ihre Behörde einrichten und dann über das beA adressiert werden.

Achtung: Bei der Kommunikation mit einem beBPo ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zwingend erforderlich!

Seit 6. April 2020 führt die Bundesagentur für Arbeit (BA) schrittweise den ERV mit der Anwendung E-JUSTIZ-BA deutschlandweit ein und freut sich auf die Kommunikation über diesen Kanal. Die BRAK hat in Ihrem Newsletter Nr. 7/2020 vom 2. April 2020 ausführlich beschrieben, ab wann welche Dienststellen erreichbar sind.

Des Weiteren besteht ab 18. Mai 2020 die Möglichkeit, im Rahmen einer 11-wöchigen Pilotphase die Funktionalität Aktenversand mit 15 Gerichten zu testen.

C) beA Verweigerer zu 3.000 EUR Bußgeld verurteilt

Etwa 10 % aller Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben ihr beA nicht eröffnet und sind daher nicht in der Lage, Nachrichten und Empfangsbekenntnisse zur Kenntnis zu nehmen. Am 6. März 2020 wurde eine Rechtsanwältin vom Anwaltsgericht Nürnberg zu einer Geldbuße von 3.000 EUR verurteilt, weil sie der Erfüllung ihrer passiven Nutzungspflicht nicht nachgekommen war. Martin Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, hat bei LTO die Entscheidung kommentiert. Die Richter sahen einen Berufsrechtsverstoß und begründeten: „Diese fehlende Erstregistrierung führt zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten der Betroffenen, da die Betroffene nicht feststellen kann, ob ihr über das beA etwas zugestellt wird. Derartige Zustellungen können Fristen enthalten, deren Versäumung zu Lasten der Mandanten gehen, so dass ein erhebliches Gefährdungspotential vorliegt.“

D) Digital-Konferenzen

Erstmals wird der 71. Deutsche Anwaltstag 2020 vom 15. bis 19. Juni 2020 als Virtueller Anwaltstag stattfinden.

Bereits vom 25. bis 29. Mai 2020 wird die erste virtuelle Kanzlei-Expo vom FFi-Verlag veranstaltet.

Und auch der Anwaltszukunftskongress wird am 1. Oktober 2020 als Digitalkongress ausgerichtet.

E) Corona-Links

Das Netz ist voll von Informationen. Nachstehend für Anwälte eine Auswahl:

BRAK: Die BRAK stellt auf dieser Seite aktuelle Hinweise für Justiz und Anwaltschaft ein.

Umfrage: Die BRAK hat am 22. April 2020 die Ergebnisse einer Umfrage über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die deutsche Anwaltschaft veröffentlicht.

Ein PDF mit dem Gesamtergebnis findet sich hier. Die Umfrage soll in einigen Wochen erneut durchgeführt werden.

DAV: Der DAV hat FAQ’s ins Netz gestellt.

Weiterhin gibt es ein digitales Austauschforum nur für Anwältinnen und Anwälte.

KAV: Der Kölner Anwaltverein bietet mit #JURANOTALONE Hilfe für Kollegen und Referendare an.

Auch andere Anwaltvereine folgen diesem Beispiel und bieten für ihre Mitglieder Unterstützung an.

RAK München: Als bislang einzige RAK bietet die RAK München ihren Mitgliedern eine Soforthilfe an.

LTO: Die Legal Tribune Online bietet eine Vielzahl an Informationen für Anwälte und darüber hinaus zu Corona an.

Bleiben Sie optimistisch und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!

 

 

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?

A) Vertretung

Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:

a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.

Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass  keine Fristen verpasst werden.

B) Kanzlei-Quarantäne

Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.

Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.

C) Home-Office

Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.

Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.

D) Notfallkoffer

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.

Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.

Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.

E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an

beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.

 

Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.

beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.

Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!

 

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

A) Wo ist sichtbar, ob beA funktionsfähig ist?

Auf der Startseite des beA https://www.bea-brak.de ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob beA funktionsfähig ist.

Sollte sich z.B. beim Klick auf „Anmelden“ das Fenster für den Sicherheitstoken nicht öffnen, so können Sie im blauen Balken unterhalb des Logos der BRAK bei „Weitere Informationen zu beA unter beA.brak.de“ auf beA.brak.de klicken. Dahinter verbirgt sich ein Link auf die Informationsseite der BRAK https://bea.brak.de/

Auf der linken Spalte bei den „Aktuellen Meldungen“ werden die derzeit bekannten Störungen aufgeführt:

B) Ist die beA Client Security aktiv?

Starten Sie die beA Client Security vor dem Einloggen in beA manuell. Es öffnet sich ein weißes Fenster, das nach dem Laden im Hintergrund aktiv bleibt. Die Client Security aktualisiert sich automatisch, ein manuelles Update ist nicht erforderlich. Sollte ein Einloggen nicht möglich sein, beenden Sie die beA Client Security mit einem Rechtsklick auf „Beenden“. Ein erneuter Start hilft dann schon oft weiter.

C) Sicherheitstoken (=beA-Karte) wird nicht erkannt

Es kann vorkommen, dass die im Kartenlesegerät eingesteckte Karte nicht erkannt wird. Das System zeigt dann an, dass kein Sicherheitstoken vorhanden ist, obwohl die Karte im Lesegerät steckt. Manchmal ist es hilfreich, zuerst die Karte ins Lesegerät zu stecken und dann erst die beA Client Security zu starten. Prüfen Sie, ob die Karte richtig (Chip nach unten, Schrift nach oben) und tief genug im Lesegerät (Beispielbild: REINER SCT cyberJack secoder (= der „kleine“ Reiner) steckt.

 

D) Das Display des Lesegeräts zeigt nichts mehr an

Wenn das Display des Lesegeräts nichts mehr anzeigt, ist das Lesegerät in der Regel nicht kaputt, sondern es braucht ein Update.

Am Beispiel des REINER CyberJack Gerätemanagers (für den cyberJack RFID komfort = der „große“ Reiner) können Sie prüfen, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update benötigt. Die derzeit aktuelle Version ist 7.8.1

 

Sie können auch über die Seite des Herstellers, z.B. https://www.reiner-sct.com/support/support-anfrage/ unter Treiber-Downloads das jeweilige Betriebssystem auswählen und dann den Download (als Administrator) starten:

E) Behalten Sie die Zeit im Blick

beA ist kein E-Mail-Programm, das Sie den ganzen Tag geöffnet halten. Es ist eher mit einem Banking-Programm vergleichbar: Dort ist ein vorgegebenes Zeitfenster zu beachten. Führen Sie innerhalb des Zeitfensters keine Transaktionen aus, meldet sich das Programm (nach Hinweis) automatisch ab. Auch beA bringt nach 27 Minuten einen Warnhinweis und loggt sich nach 29 Minuten und 59 Sekunden automatisch aus, sofern keine aktive Verlängerung durch den Benutzer erfolgt.

Achtung: Wenn Sie in einem Nachrichtenfenster arbeiten (Nachrichtentwurf erstellen), läuft die Zeit trotz Bearbeitung weiterhin ab. Sichern Sie daher immer wieder mit einem Klick oben links auf „Speichern“ die bereits hochgeladenen Anhänge und Eintragungen. Stellen Sie die Zeit mit einem Klick auf den Reiter des Hauptfensters zurück oder legen Sie das Hauptfenster und den Nachrichtentwurf auf zwei verschiedene Monitore, um die Zeit im Blick zu behalten.

 

Fazit:

Heute ist der 29. Februar 2020, ein besonderer Tag, in 306 Tagen endet das Jahr 2020. Bereits zum 1.1.2021 können weitere Gerichte mit der aktiven Nutzungspflicht vorziehen. Spätestens jedoch in 671 Tagen wird der Elektronische Rechtsverkehr für alle Anwältinnen und Anwälte zum verpflichtenden Alltag gehören. Sind Sie darauf vorbereitet?

 

Praxistipps zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

Praxistipps zur rechtssicheren Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

A) Einbettung von Schriften – PDF/A

Mit Beginn der aktiven Nutzungspflicht zum Jahresbeginn 2020 hat sich herauskristallisiert, dass bei der Einreichung von „normalen“ PDF-Dateien ggf. nicht alle enthaltenen Schriften vom Gericht gelesen werden können. Dies könnte bedeuten, dass dieser Schriftsatz als nicht eingereicht gilt. Nach § 130a IV ZPO besteht jedoch die Möglichkeit, ein geeignetes Dokument nachzureichen. Die BRAK empfiehlt daher, direkt PDF/A zu verwenden. Zum einen ist dies ein Format, das zur Langzeitarchivierung empfohlen wird, zum anderen erspart man sich evt. Nachbesserungen.

Prüfen Sie, auch bei eingescannten Dokumenten und Dokumenten, die Ihnen der Mandant zur Verfügung stellt, dass diese vor der Übersendung in das PDF/A Format umgewandelt sind.

B) Fehler bei der Unterschrift

Die bisher zum beA ergangene Rechtsprechung zeigt, dass die meisten Fehler bei der Erstellung und Versendung von Schriftsätzen im Rahmen der Unterschrift passieren. Daher nachfolgend die wichtigsten Punkte:

  • Der Schriftsatz muss immer die einfache Signatur enthalten. Dies ist der Namenszug des Rechtsanwalts, z.B. Fritz Müller. Die Berufsbezeichnung kann, wie üblich, hinzugesetzt werden.
  • Versendet der Anwalt das Dokument selbst aus seinem eigenen beA, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) entbehrlich. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen zwingend eine qeS erforderlich ist. Des Weiteren ist eine Arbeitsteilung zwischen Anwalt und Mitarbeiter dann nicht mehr möglich, da der Anwalt in diesem Fall immer selbst versenden muss. Hinzu kommt, dass die Option, eine Wiedereinsetzung zu erlangen, damit nicht mehr gegeben ist.
  • Die klare Empfehlung: Verwenden Sie immer die qeS (PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät), dann können Sie den Versand, die Kontrolle und den Export der Nachrichten an Mitarbeiter delegieren. Dies entspricht der bisherigen Übung, eine Unterschriftsmappe vorzulegen, die vom Anwalt geprüft und danach unterzeichnet wird. Das Einpacken (=Versenden) wird sodann vom Mitarbeiter erledigt.
  • Für den Fall, dass ein Vertreter den Schriftsatz einreicht, ist es zwingend erforderlich, dass der Schriftsatz sowohl die einfache Signatur des Vertreters (ohne Zusätze wie z.B. i.V., i.A., pro abs., etc.) als auch eine qeS des Vertreters enthält. Erst dann darf der Schriftsatz, im Idealfall durch den Mitarbeiter aus dem Postfach des Sachbearbeiters, eingereicht werden.

Wichtig: Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte. Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten überlassen, sei es Mitarbeiter oder Vertreter (§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

C) Erledigung von Fristen

Das Phänomen, dass Anwälte zur kreativen Höchstform auflaufen, je näher der Fristablauf droht, ist hinreichend bekannt. Es birgt im elektronischen Rechtsverkehr jedoch vermeidbare Gefahren. Die bisherige Rechtsprechung zur Versendung von Faxen kann auch als Maßstab für das beA gelten.

Danach gilt: Fangen Sie rechtzeitig an!

Wer fristwahrende Schriftsätze über das beA versendet, sollte rechtzeitig beginnen. So hat der BGH (23.10.18, III ZB 54/18,) entschieden, dass bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von 20 Minuten einzuplanen ist, damit ggf. durch Wiederholung ein Zugang bis zum Fristablauf gewährleistet ist. Diese Rechtsprechung wird sicher als Maßstab für zukünftige Rechtsprechung zum beA angelegt.

Wichtig zu wissen:

beA hat bereits vor Mitternacht eine Blockade eingebaut. So konnte ich bei einem Test um 23.54 Uhr die Nachricht nicht mehr versenden, da beA den Hinweis brachte:

„Warnung. Aufgrund der aktuellen Uhrzeit kann die Übertragung vor 24.00 Uhr womöglich nicht sichergestellt werden.“

Ein Klick auf Ok führte leider nicht zum Hochladen der Anlagen. Erst nach 24.00 Uhr konnten die Anhänge hochgeladen werden, die Frist wäre verpasst.

Deshalb: Beginnen Sie rechtzeitig vor Fristablauf!

Auch für diejenigen, die ihr beA derzeit nur passiv nutzen, legt die Rechtsprechung die Latte hoch:

Das OLG Dresden und das LG Krefeld sind der Auffassung, dass Rechtsanwälte, um Fristen zu wahren, schon vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht einen Versand über das beA vornehmen müssen, falls eine Versendung per Telefax nicht möglich ist.

beA-Kenntnisse sind Pflicht für jeden Rechtsanwalt

Dass Anwälte sich nicht darauf berufen können, wegen Problemen in der beA-Bedienung gerichtliche Dokumente nicht zur Kenntnis zu nehmen, hat das LAG Schleswig-Holstein mit seinem Beschluss am 19. September 2019 entschieden:

Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.

Fazit:

Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Anwälte sollten sich mit den Besonderheiten des beA befassen. Auch wenn die aktive Nutzungspflicht noch in vermeintlich weiter Ferne liegt, gibt es gute Gründe, sich jetzt mit dem elektronischen Rechtsverkehr und beA vertraut zu machen.

 

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

A) Betreiberwechsel

Zum 1.1.2020 übernehmen „Wesroc“ den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA.

Die BRAK hat im Newsletter 35/2019 vom 12.12.2019 angekündigt:
„Der Wechsel von der bisherigen Betreiberin des beA-Systems auf die neue Vertragspartnerin der BRAK wird nicht zum Stichtag 1.1.2020 stattfinden. Die BRAK hat mit der Beauftragung der neuen Dienstleisterin eine Übergangsphase vereinbart, in der die alte Betreiberin den Betrieb noch so lange fortführt, bis die neue Betreiberin ihre Systeme soweit aufgebaut hat, dass eine risikofreie Übernahme des Echtbetriebs erfolgen kann. Der genaue Zeitpunkt, wann das geschehen wird, steht derzeit noch nicht fest. Voraussichtlich wird der Übergang im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden. Wir werden darüber und über mögliche temporäre Nichterreichbarkeiten rechtzeitig im beA-Newsletter sowie auf der beA-Website unter „Aktuelle Meldungen“ informieren.“

Es wird daher zum Jahresbeginn 2020 keine gravierenden Änderungen geben.

B) Neue beA-Version 2.3.4

Mitte Januar 2020 wird eine neue beA-Version 2.3.4.xx veröffentlicht. Mit dieser Version wird die aktuelle Version von MacOS unterstützt, darüber hinaus werden bekannte Fehler abgestellt, neue Funktionen sind nicht vorgesehen.

C) Aktive Nutzungspflicht ab 2020

Schleswig-Holstein zieht als erstes Bundesland die aktive Nutzungspflicht für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit vor. Lesen Sie ausführlich hierzu meinen Blogbeitrag aus November 2019.

Für die anderen Bundesländer werden verschiedene Änderungen eintreten. Lesen Sie hierzu meinen Artikel beA – Die Schonzeit ist vorbei, der beim IWW-Institut in AK Anwalt und Kanzlei, Ausgabe 1/2020, veröffentlicht ist.

D) Digitalisierung

Aus unterschiedlichen Gesprächen mit Rechtsanwälten und Mitarbeitern ist mir bekannt, dass in vielen Kanzleien mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei noch nicht begonnen wurde oder diese nur in Teilbereichen stattfindet. Um hier eine praktische Hilfestellung zu geben, ist im Deutschen Anwaltverlag soeben mein neues Buch Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei erschienen. Mit Kanzleien aller Größenordnungen habe ich Interviews geführt und hinterfragt, wie weit dort die Digitalisierung fortgeschritten ist und welche Tipps man Kollegen mit auf den Weg geben kann, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Aus verschiedenen Perspektiven habe ich sehr interessante Antworten erhalten. Eine Leseprobe und einige Statements meiner Interviewpartner finden Sie hier: https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/

Einer meiner Interviewpartner, Rechtsanwalt Professor Stephan Ory, betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“

Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2020.

Denken Sie daran, dass in 731 Tagen in jedem Fall bundesweit die aktive Nutzungspflicht beginnt, es aber durchaus sein kann, dass weitere Bundesländer bereits zum 1.1.2021, also in 366 Tagen, diese Pflicht vorziehen.

Aktive Nutzungspflicht ab 1.1.2020 beim beA

Schleswig-Holstein führt ab 1. Januar 2020 die aktive Nutzungspflicht für das Anwaltspostfach beA in der Arbeitsgerichtsbarkeit ein

In 35 Tagen beginnt die aktive Nutzungspflicht (und noch 19 Arbeitstage bis Heiligabend)

Noch ist es nicht in der Landesverordnung von Schleswig-Holstein veröffentlicht.

Aber das Ministerium für Justiz, Europa, Verbraucherschutz und Gleichstellung in Schleswig-Holstein hat mit Medien-Information vom 26. November 2019 bekannt gegeben:

Verpflichtende elektronische Einreichung in Arbeitsgerichtssachen kommt zum Jahreswechsel

„KIEL. Schleswig-Holstein wird zum 1. Januar 2020 in der Arbeitsgerichtsbarkeit vorzeitig eine Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs in Kraft setzen. Eine entsprechende Landesverordnung wird von Justizministerin Sabine Sütterlin-Waack im Dezember ausgefertigt und im Gesetz- und Verordnungsblatt verkündet werden. Damit sind ab 1. Januar 2020 alle sogenannten professionellen Einreicher – also Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts einschließlich der zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse – verpflichtet, vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen bei den Arbeitsgerichten Kiel, Flensburg, Neumünster, Elmshorn und Lübeck sowie bei dem Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein ausschließlich elektronisch einzureichen.“

Die entsprechende Norm des Arbeitsgerichtsgesetzes lautet:
§ 46g Nutzungspflicht für Rechtsanwälte, Behörden und vertretungsberechtigte Personen

Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse eingereicht werden, sind als elektronisches Dokument zu übermitteln. Gleiches gilt für die nach diesem Gesetz  vertretungsberechtigten Personen, für die ein sicherer Übermittlungsweg nach § 46c Absatz 4 Nummer 2 zur Verfügung steht.
Ist eine Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

#TeamArbeitsrecht

Alle Rechtsanwälte, die Klagen bei den Arbeitsgerichten Kiel, Flensburg, Neumünster, Elmshorn, Lübeck und dem LAG Schleswig-Holstein einreichen, müssen dies ab dem 1.1.2020 ausschließlich über das Anwaltspostfach beA erledigen.

Achten Sie darauf, dass der unterzeichnende Rechtsanwalt mit einfacher Signatur (=Namenszug) und bei Einreichung durch Mitarbeiter oder Vertreter (ohne Zusätze wie i.A., i.V., pro abs., etc.) mit zusätzlicher qualifizierter elektronischer Signatur den Schriftsatz unterzeichnet (signiert).

Bereits am 08.04.2019 hat das OLG Braunschweig (11 U 146/18) entschieden, dass nur dann ohne qeS versendet werden kann, wenn die einfache Signatur (Namenszug des Rechtsanwalts) unter dem Schriftsatz mit dem Absender des Anwaltspostfachs identisch ist (§ 130a Abs. 3 ZPO).

Reicht ein Vertreter das Dokument ein, muss es zwingend mit einer qeS und der einfachen Signatur des Vertreters ohne weitere Zusätze wie i.A. versehen sein.

Das ArbG Lübeck (6 Ca 679/19) hat am 19.06.2019 klargestellt:

Rechtsanwalt darf beA-Karte samt PIN nicht an seinen Vertreter übergeben.

Hier hatte der Rechtsanwalt seiner Vertreterin seine beA-Karte nebst PIN übergeben. Die Vertreterin unterzeichnete den vom Rechtsanwalt vorbereiteten Schriftsatz mit „…in seiner Abwesenheit unterzeichnet von B, Rechtsanwältin“. Der Schriftsatz wurde sodann über den beA-Zugang des vertretenen Rechtsanwalts mittels dessen PIN ohne qeS von der vertretenden Rechtsanwältin an das Gericht übersandt. Auch hier bemängelte das Gericht, dass keine Identität zwischen dem Übersender (beA-Account des Vertretenen) und der einfach Signierenden (Vertreterin) bestanden habe.

Gravierender sei jedoch die Weitergabe der persönlichen beA-Karte des Rechtsanwalts samt PIN an eine andere Person. Daher sei zumindest bis zur Änderung der PIN der betroffene Rechtsanwalt wegen Kompromittierung seiner Karte nicht in der Lage, über seinen beA-Zugang auf sicherem Übermittlungsweg wirksam Schriftsätze einzureichen.

Fazit:

  1. Auch wenn der Anwalt selbst über sein beA versendet, ist es sinnvoll, den Schriftsatz mit einer qeS zu versehen.
  2. Der Vertreter muss immer mit qeS versenden und ohne Zusatz i.A., i.V., pro abs., etc.
  3. Der Rechtsanwalt darf seine beA-Karte keiner weiteren Person (Vertreter, Mitarbeiter etc.) aushändigen und hat seine PIN geheim zu halten (§ 26 RAVPV).

Es ist zu begrüßen, das Schleswig-Holstein als Vorreiter mit dem Elektronischen Rechtsverkehr zum 1. Januar 2020 aktiv startet und wir wünschen allen Beteiligten gutes Gelingen.

Gute Karten, schlechte Karten? Performance und mehr Transparenz beim beA

Gute Karten, schlechte Karten?

1. Nicht mehr unterstützte Signaturkarten im beA

Ab 20. November 2019 werden gewisse Signaturkarten nicht mehr für das beA eingesetzt werden können. Die BRAK berichtet im beA-Newsletter Ausgabe 32/2019 vom 31. Oktober 2019, dass aufgrund der Anpassung von kryptographischen Algorithmen von im beA zum Einsatz kommenden Verschlüsselungsverfahren diese Karten nicht mehr für eine Anmeldung (Authentisierung) am beA verwendet werden können:

  • D-Trust GmbH (Bundesdruckerei)
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz GmbH

Nach dem Einloggen im beA mit einer anderen Karte können diese Karten weiterhin für das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) im beA genutzt werden. Mit diesen Karten kann auch außerhalb des beA extern signiert werden, z.B. mit dem Sec Signer oder dem Governikus Signer.

Die Signaturkarte von

  • T-Systems International GmbH

kann allerdings zukünftig weder für die Anmeldung am beA noch für die Anbringung einer qeS im beA verwendet werden.

2. beA-Karten sehen anders aus

beA-Karten sind ausschließlich bei der BNotK zu bestellen. Allerdings sind dort für die Hardware-Zertifikate die Karten mit dem beA-Logo ausgegangen, so dass jetzt grüne Karten der BNotK als beA-Karten versendet werden. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Abgesehen von der Optik ist die Funktion identisch mit den bisherigen beA-Karten mit dem blauen Logo.

Bisher:   

Blaues beA-Logo

 

 

Neu:

Grünes Logo der BNotK
(der Aufdruck lautet dann:
besonderes elektronisches
Anwaltspostfach)

 

3. Verwendung der beA-Karten

Obwohl es bereits Rechtsprechung für die Verwendung und den Einsatz von beA-Karten gibt, erlebe ich in der Praxis immer wieder den allzu sorglosen Umgang mit den beA-Karten. Jeder Rechtsanwalt muss wissen, dass er seine beA-Karte keiner weiteren Person, weder Mitarbeiter noch Kollegen, überlassen darf und die dazugehörige PIN geheim zu halten hat (§ 26 RAVPV).

Im Kanzleialltag verlassen sich viele Anwälte darauf, dass die Mitarbeiter „es schon richten“ werden. Das kann in der Praxis schwerwiegende Folgen haben: Der Mitarbeiter, der sich mit der beA-Anwaltskarte und der PIN des Anwalts einloggt und hierüber Schriftsätze einreicht, macht sich strafbar. Der Rechtsanwalt, der den Mitarbeiter zu dieser Vorgehensweise „nötigt“, macht sich darüber hinaus auch erpressbar und seine Karte wird dadurch kompromitiert. Darüber hinaus gilt der Schriftsatz als nicht wirksam eingereicht.

Daraus folgt, dass der Mandant erfolgreich Regress nehmen kann. Die Berufshaftpflichtversicherung ist für solche Verstöße nicht eintrittspflichtig, so dass die Folgen gravierend sein können. Kein Anwalt sollte dies auf die leichte Schulter nehmen!

Mit etwas gutem Willen ist das beA für jeden Anwalt händelbar. Wer mit Mitarbeitern arbeitet, braucht im beA nur zu signieren und kann alle anderen Aufgaben delegieren. Die gute Nachricht: beA-Signaturkarten sind stapelsignaturfähig, d.h. mit einer einzigen PIN-Eingabe können 50 Dokumente auf einen Schlag signiert werden. So schnell ist die Unterschrift in der Papierwelt nicht möglich! Ein Grund mehr, eine Signaturkarte zu bestellen und die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs zu nutzen.

4. Neue Client Security

Immer noch leidet das beA unter Einschränkungen durch Performance-Probleme, die nach Updates auftreten. So kam es nach dem Update auf die Version 2.3.2 am Samstag, 12. Oktober 2019, am Dienstag, 15.10.2019, zu Performance-Problemen, die erst nach knapp einer Woche behoben wurden. Daraufhin wurde am Mittwoch, 30. Oktober 2019 die beA Client Security erneuert, dies führte wiederum zu Einschränkungen. Aktuell ist jetzt die Version 3.3.3.3

Diese lädt sich automatisch, sobald man sie startet, ein spezielles Updateverfahren ist nicht erforderlich.

5. Störungsdokumentation

Leider ist die Störungsdokumentation der BRAK (per 31.10.2019) nicht auf dem neuesten Stand:

6. Neues BRAK-Präsidium am 25.10.2019 gewählt

Die Rechtsanwaltskammer Berlin teilte am 28.10.2019 in einer Presseinformation mit:

BRAK kündigt Veröffentlichung der beA-Verträge an“

„Presseinformation der Rechtsanwaltskammer Berlin vom 28.10.2019 zur Hauptversammlung der BRAK in Düsseldorf:

Dr. Christian Lemke neuer Vizepräsident der BRAK

Am 25.10.2019 trat in Düsseldorf die Herbst-Hauptversammlung (HV) der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zusammen. In einem Bericht über die aktuellen Entwicklungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ging Vizepräsident Dr. Abend u.a. auf die Neuvergabe des beA-Projektes ein. Ab 01.01.2020 wird eine Bietergruppe aus Westernacher/Rockenstein für die Entwicklung und den Betrieb des beA verantwortlich sein. Zugleich kündigte das BRAK-Präsidium eine Kehrtwende in der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit an: die mit der Bietergruppe geschlossenen Verträge sollen weitestgehend veröffentlicht werden. Der Präsident der RAK Berlin, Dr.Marcus Mollnau, äußerte sich darüber sehr erfreut: „Berlin fordert seit langem die Offenlegung der Verträge und hat sich nach harten Auseinandersetzungen endlich durchgesetzt; Transparenz ist eine wesentliche Voraussetzung für das Vertrauen in die anwaltliche Selbstverwaltung.“ Positiv bewertete Dr. Mollnau auch die Prognose der weiteren Kosten für das beA, die unter Einrechnung der Ersatzansprüche gegenüber dem früheren Anbieter Atos im Jahr 2020 mit ca. 60,- EUR pro Rechtsanwältin / Rechtsanwalt stabil bleiben sollen.

Turnusmäßig wurde auf der HV das BRAK-Präsidium neu gewählt. Präsident Dr. Ulrich Wessels (Hamm), Vizepräsidentin Ulrike Paul (Stuttgart), die Vizepräsidenten Dr. Thomas Remmers (Celle), André Haug (Karlsruhe) und Schatzmeister Michael Then (München) wurden für weitere vier Jahre wiedergewählt. Für den früheren Vizepräsidenten Dr. Martin Abend, der für eine Wiederwahl nicht zur Verfügung stand, wählte die Hauptversammlung Dr. Christian Lemke zum neuen Vizepräsidenten. Lemke, seit 2018 Jahr Präsident der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer Hamburg, ist beruflich im IT-Recht sowie im gewerblichen Rechtsschutz tätig und wird im BRAK-Präsidium vermutlich vor allem das Aufgabengebiet des beA verantworten. …“