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Bahn frei für die digitale Post: Interview mit Richter Dr. Henning Müller

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Bahn frei für die digitale Post

Stichtag 1. Januar 2018:

Was die Elektromobilität für die Autobranche, ist der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) für die Gerichtspost: Nahe Zukunft – Und die Zeit wird knapp.

Interview mit Richter am LSG Dr. Henning Müller*

Richter am LSG Dr. Henning Müller

*Dr. Henning Müller ist Richter am Hessischen Landessozialgericht in Darmstadt und als Präsidialrichter für IT und Organisation zuständig. Er betreibt den Blog ervjustiz.de und ist unter anderem Autor des eJustice – Praxishandbuchs.

Ilona Cosack hat Dr. Müller im Landessozialgericht getroffen und die neue Kommunikation mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA aus Sicht der Justiz hinterfragt.

170821 beA – Interview mit Richter Dr. Henning Müller

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, Hessen ist neben Berlin, Brandenburg, Bremen und Sachsen eines von fünf Bundesländern, das mit dem ERV schon vor vielen Jahren mit dem Vorgänger des beA, dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), begonnen und Erfahrungen gesammelt hat.

Dr. Henning Müller:

Ja, seit 2007 ist die Justiz in Hessen in der Lage, elektronische Dokumente zu empfangen, seit 2012 auch zu versenden. Die hessischen Sozialgerichte waren hierbei Vorreiter.  2015 kamen auch die Verwaltungs- und Finanzgerichte dazu. Das Landesarbeitsgericht übernahm die Funktion eines Pilotgerichts für die Arbeitsgerichtsbarkeit in Hessen.

Ilona Cosack:

Ich sehe, dass Sie trotz einer beeindruckenden Technik (Anmerkung: zwei Monitore, einer hochkant ausgerichtet, zusätzliches Laptop und weiteres Tablet, großer Monitor für Konferenzen) auch noch Papierakten führen.

Dr. Henning Müller:

Seit 2014 führen wir eine digitale Doppelakte, noch ist die Papierakte führend. Die elektronische Akte bietet gerade für Richter, die lange Anfahrtswege haben oder für junge Richterinnen einen gravierenden Vorteil. Jeder Richter kann mit einem Boot-Stick auf sein richterliches Dezernat zugreifen ohne eine Papierakte zu benötigen. Diese flexible Arbeitsweise erleichtert den Arbeitsalltag sehr.

Ilona Cosack:

In den Sitzungssälen gibt es schon Touchscreen-Technik, hier kann der Richter mit den Parteien die Vorteile der elektronischen Akte nutzen und sich z.B. die Unterschrift eines Beteiligten auf dem Screen ansehen. Ein mobiler Riesenmonitor kann nach Bedarf in die einzelnen Sitzungssäle gefahren werden. Das klingt nach Zukunft, die bei Ihnen schon heute Gegenwart ist. Wo gibt es denn noch Baustellen, die für einen reibungslosen Ablauf beseitigt werden müssen?

Dr. Henning Müller:

Noch ist die Hardware nicht überall eingebunden. Die landesweiten Dienstleister setzen hier mehr auf Standardisierung, als auf die spezifischen Anforderungen der Sozialgerichtsbarkeit. Die hausinterne IT-Stelle des Landessozialgerichts hat daher eine Mammutaufgabe zu bewältigen. Derzeit sind auch die hausinternen Leitungsnetze überfordert. Auch Mobilfunkanbindungen sind nicht überall eine Lösung, beispielsweise gibt es beim Sozialgericht in Fulda einen sehr schlechten Empfang.

Ilona Cosack:

Ja, schlechte Internetgeschwindigkeit ist ein großes Handicap. Auch in der Innenstadt von Hessens Landeshauptstadt Wiesbaden habe ich erlebt, dass der Up- und Download den von der BRAK als Minimum angenommenen Wert von 2 M/bit pro Sekunde nicht immer erreicht.

Dr. Henning Müller:

Neben der Technik ist es wichtig, dass die IT-Kompetenz nicht zu sehr zentralisiert wird und in den einzelnen Geschäftsbereichen IT-Kompetenz vorhanden bleibt, um die fachspezifischen Anforderungen besser und flexibler abbilden zu können. Landesweite Software wird teilweise zu teuer eingekauft. Die Kosten für die Einführung elektronischer Akten sind dadurch immens.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, Ihr Buch „eJustice – Praxishandbuch: Ein Kompendium zum beA, EGVP und zur eAkte für Rechtsanwälte, Behörden und Gerichte“ war das erste aktuelle Buch, das nach dem Start des beA am 28.11.2016 Anfang Januar 2017 erschienen ist. Es ist in der Tat ein Praxishandbuch auch für Rechtsanwälte, alles wird anschaulich erklärt und auf den Punkt gebracht. Nun gibt es das Buch zeitgemäß auch als eBook und schon in einer 2. Auflage. Mit Ihrem Blog ervjustiz.de informieren Sie aktuell über die neuesten Informationen, z.B. darüber, dass das Sozialgericht Berlin Rechtsanwälte zur Teilnehme am elektronischen Rechtsverkehr aufruft.

Dr. Henning Müller:

Leider ist die Teilnahmebereitschaft bei der Anwaltschaft noch gering. Nur siebzig Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nutzen die sichere elektronische Kommunikation mit den hessischen Sozialgerichten. Beide Seiten, Justiz und Anwaltschaft müssen Erfahrungen sammeln, damit die Vorteile des ERV greifen. Der Blog ist wie eine Loseblatt-Sammlung, alle Neuigkeiten können direkt aufgegriffen und veröffentlicht werden.

Ilona Cosack:

Welche Wünsche haben Sie an die Anwaltschaft, damit die Kommunikation zwischen Justiz und Rechtsanwälten mit dem beA gut gelingt?

Dr. Henning Müller:

Die Justiz freut sich über klare, strukturierte Information. Trennen Sie z.B. Klage und PKH-Antrag. Senden Sie keine Office-Dateien. Achten Sie auf eine gute Scanqualität bei möglichst geringen Dateigrößen und vor allem auf einen aktiven Virenschutz.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Müller, besten Dank für unser Gespräch. Es ist wichtig, auch aus der Sicht der Justiz den ERV zu beleuchten, damit die digitale Kommunikation auf beiden Seiten in Fahrt kommt.

 

 

 

 

beA hält ihn auf Trab: Interview mit Rechtsanwalt und Notar Andreas Kühnelt

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Anwaltspostfach beA im Test

Testen, testen, testen: beA hält ihn auf Trab

Interview mit Rechtsanwalt und Notar Andreas Kühnelt*

Rechtsanwalt und Notar Andreas Kühnelt

Rechtsanwalt und Notar Andreas Kühnelt

*Rechtsanwalt seit 1989 und Notar seit 1996, Fachanwalt für Erbrecht und Mediator, ist von Beginn an Mitglied im Ausschuss der BRAK für den Elektronischen Rechtsverkehr. Bereits 2006 hat er die Einführung des EGVP bei den Notaren begleitet ist. Als Pionier und Referent hat er Zugang zum beA-Testsystem und verrät Ilona Cosack, worauf die Kollegen sich einstellen müssen.

160429 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Andreas Kühnelt

Screenshot beA Rechte-Vergabe an Mitarbeiter

Screenshot beA Rechte-Vergabe an Mitarbeiter

Ilona Cosack:

Herr Kühnelt, Sie hatten schon vor dem Boxenstopp Zugang zum beA-Testsystem und sind den Kollegen mehr als eine Nasenlänge voraus. Jetzt konnten Sie in Berlin das Ergebnis der Nachbesserung in Augenschein nehmen. Wie hat beA sich verändert?

Andreas Kühnelt:

beA ist etwas runder geworden und hat an Stabilität gewonnen. Einige Funktionalitäten sind von der Bedienbarkeit geändert, auch die Performance hat sich deutlich verbessert. Ich bin positiv gestimmt, dass es technisch funktioniert.

Ilona Cosack:

Wie sieht es mit der Integration des beA in die Anwaltssoftware aus? Ein Großteil der Kollegen will das beA aus der Anwaltssoftware heraus nutzen, man hört jedoch, dass hier immer noch Informationen fehlen.

Andreas Kühnelt:

Die Anwaltssoftware-Hersteller wissen noch nicht, welche Daten geliefert werden, daher wird sich die Integration des beA in die Softwareumgebung verzögern, es sind noch technische Fragen der Verschlüsselung und der Signatur zu klären.

Ilona Cosack:

Sie nutzen in Ihrer Kanzlei seit vielen Jahren auch das EGVP. Zum 1. Oktober 2016 soll das EGVP nach derzeitigem Kenntnisstand endgültig abgeschaltet werden. Schafft beA einen nahtlosen Übergang?

Andreas Kühnelt:

Man munkelt, dass das EGVP verlängert werden soll. Krisenthema ist der Mahnbescheid. Hier will sicher keine Kanzlei mehr den Rückschritt zum Barcode-Mahnverfahren gehen. Als Alternative kann bereits jetzt der Communicator genutzt werden, der auch über den 1. Oktober 2016 hinaus verwendet werden kann.

Ilona Cosack:

Herr Kühnelt, in Ihrer Kanzlei sind über zwanzig Berufsträger tätig. Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Andreas Kühnelt:

Es ist gemischt. Wir versuchen, die Papierakten auf ein Minimum zu reduzieren. Alle Inhalte liegen elektronisch vor, aber den Prozessrechtlern fällt es schwer, sich vom Papier zu trennen. Wir arbeiten mit zwei Bildschirmen, das erleichtert die Umgewöhnung.

Ilona Cosack:

Viele Anwälte stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Andreas Kühnelt:

Der Druck kommt von den Mitarbeitern. In zehn Jahren wird beA so selbstverständlich sein, wie heutzutage Fax. Als wir 1995 in meiner Kanzlei einen elektronischen Kalender eingeführt haben, gab es einen Aufschrei bei den Kollegen und Misstrauen gegenüber der Technik. Können wir immer darauf vertrauen, dass Papier bei Gericht ankommt? Letztlich muss man auch der Technik vertrauen.

Ilona Cosack:

Zeitgleich mit beA kommt ja auch beN, das besondere elektronische Notarpostfach. Was erwartet die Anwaltsnotare und Notare in dieser Hinsicht?

Andreas Kühnelt:

beN schleicht sich langsam ein, quasi durch die Hintertür. Es nutzt eine andere Verschlüsselungstechnik und anders als bislang beim beA geplant, kann auch die Beteiligtenkommunikation über beN geführt werden.

Ilona Cosack:

Das ist ein gutes Stichwort. Bislang ist die Mandantenkommunikation bei beA außen vor, so dass Anwälte zwar mit den Gerichten und Kollegen und auch der RAK kommunizieren können, für die Information an den Mandanten entweder wieder auf die unsichere E-Mail oder andere, zusätzliche, Möglichkeiten angewiesen sind.

Andreas Kühnelt:

Es gibt auch Überlegungen, das beA mandantentauglich zu machen. Zum beA-Start am 29. September 2016 wird diese Version noch nicht zur Verfügung stehen.

Ilona Cosack:

Welche Tipps geben Sie Ihren Kollegen, damit die Einführung des beA gelingt?

Andreas Kühnelt:

Einfach üben. Jeder, der mit einem Computer umgehen kann, kann auch mit beA umgehen. Legen Sie fest, wer welche Rechte besitzen soll. Wie revisionssicher wollen Sie Ihre Kanzlei organisieren? Ein Softwarezertifikat ist beliebig kopierbar, die PIN kann ausgespäht werden. Wer beim Hardwarezertifikat drei Mal eine falsche PIN eingibt, kann die Karte entsorgen. Es gibt keine Super-PIN zum Entsperren.

Ilona Cosack:

Herr Kühnelt, besten Dank für Ihre Insidertipps. Wir sind gespannt auf beA.

 

 

 

 

 

 

 

 

beA Start zum 1.7.17 ?

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Wann startet beA?

Der Deutsche Anwaltverein (DAV) hat sich über seinen Ausschuss Elektronischer Rechtsverkehr jetzt mit einer umfangreichen Stellungnahme zu Wort gemeldet und will den Prozess der Einführung und Ausgestaltung des beA konstruktiv begleiten.

Bereits am 15. September 2015 hat Ilona Cosack den Vorsitzenden des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr, Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk,  zum beA interviewt.

Nutzungspflicht und Erstregistrierung

Kontrovers wird derzeit über die Pflicht zur Kontrolle des Posteingangs im beA diskutiert.

Der DAV ist der Ansicht, dass auch eine passive Nutzungspflicht (Verpflichtung zur Kontrolle auf eingehende Nachrichten) nach der derzeitigen Rechtslage nicht besteht.

Derzeit sind mehrere Eilverfahren vor dem Anwaltsgerichtshof Berlin anhängig, um diese Frage zu klären.

Rechtsanwalt Martin Delhey aus Berlin hat eine Stellungnahme des Justizministeriums (BMJV) eingeholt.

Dort heißt es in einem Schreiben vom 12. Januar 2016:

„Das BMJV strebt eine ausdrückliche gesetzliche Verankerung einer berufsrechtlichen Pflicht zur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ab dem 1. Januar 2018 an. Ob die bis Ende 2017 bestehende Rechtslage u.a. durch Regelungen im Verordnungsweg oder technische Vorkehrungen noch verdeutlicht oder unterstützt werden könnte, wird vom BMJV derzeit geprüft und mit der BRAK erörtert.“

Umstellung zur Jahresmitte

Der DAV plädiert dafür, dass die Umstellung auf das beA nicht zum Jahresende sondern zur Jahresmitte erfolgen soll, „um eine kontrollierte Umstellung außerhalb des auch ansonsten für Anwälte regelmäßig fristenkritischen Jahreswechsels zu ermöglichen.“

Verlängerung der Laufzeit des EGVP über den 30. September 2016 hinaus

Die Laufzeit des EGVP, derzeit bis 30. September 2016, solle verlängert werden, „um einen reibungslosen Übergang zum beA sicherzustellen.“

⇒ Damit käme als Starttermin der 1. Juli 2017 in Sichtweite.

 

Integration in Kanzleisoftware immer noch nicht gewährleistet

Nach wie vor fehlten ausreichende Schnittstellenbeschreibungen, die für die Integration in Kanzleisoftware nötig sind.

Im ungünstigsten Fall müssten für Nutzer von Kanzleisoftware drei Migrationsschritte durchgeführt werden:

Von EGVP auf Drittprodukt, von Drittprodukt auf beA-Weboberfläche, von beA-Weboberfläche auf beA-Schnittstelle der Kanzleisoftware.

Zusätzlich: besondere elektronische Kanzleipostfächer

Neben dem persönlichen beA für den Anwalt sollte es nach Sicht des DAV auch die Möglichkeit geben, besondere elektronische Kanzleipostfächer auf Wunsch der Kanzleien einzurichten.

Hierzu hat sich der BRAK-Präsident, Rechtsanwalt Ekkehart Schäfer, im Interview mit Ilona Cosack bereits geäußert:

Es gäbe derzeit nur personengebundene Einzelverzeichnisse, keine Kanzleiverzeichnisse, so dass deshalb nicht gesichert wäre, dass über ein Kanzleipostfach tatsächlich jeder Rechtsanwalt auch erreichbar ist, ein Ziel, dass mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auf jeden Fall verwirklicht werden soll.

Qualitätskontrolle und Audit

Der DAV schlägt vor, die Funktionsfähigkeit des beA durch unabhängige Qualitätskontrollen zu überprüfen.

Bislang sei über die tatsächliche Ausgestaltung, Funktionsweise und Qualität des beA wenig bekannt. Es stehen keine Testzugänge o.ä. zur Verfügung.

Es solle ein unabhängiges Gremium zur Qualitätskontrolle geschaffen werden.

Der DAV regt an, die Funktionsfähigkeit des beA regelmäßig durch unabhängige Auditoren überprüfen zu lassen.

beA nicht für die Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant

Das beA sollte nach Meinung des DAV nicht für die Kommunikation zwischen Bürgern und Rechtsanwälten offenstehen.

Aufgrund der Konzeption der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann das beA keinen Spamfilter und keinen Virenschutz beinhalten.

Die vertrauliche Kommunikation zwischen Rechtsanwalt und Mandant könne, so der DAV, auch auf anderen Wegen gewährleistet werden.

Löschfristen

Die bisherige Regelung in § 31a Abs. 3 BRAO sieht das Löschen von im beA gespeicherten Nachrichten „nach angemessener Zeit“ vor.

Der DAV fordert, Löschfristen in der Rechtsverordnung nach § 31c Nr. 3 BRAO festzulegen.

Es sollte ferner vorgesehen werden, dass das Löschen der Nachrichten im beA angekündigt wird.

Fazit:

Ein beA Start zum 1.7.17 wäre vor Beginn des elektronischen Rechtsverkehrs 2018 wünschenswert.

 

Einführung verschoben, aber: Das beA wird Realität!

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Dr. Wolfram Viefhues, mein Interviewpartner am 29.10.2015, hat die neue eBroschüre (Ausgabe 4) zum Elektronischen Rechtsverkehr im Deutschen Anwaltverlag herausgegeben.

Neben dem Interview (ab Seite 15) werden verschiedene Fragen beantwortet, berichtet wird über Neues vom Gesetzgeber zum elektronischen Schutzschriftenregister, über die Arbeit der Gemeinsamen Kommission elektronischer Rechtsverkehr, vom IT-Tag der Justiz Baden-Württemberg am 5.11.2015 und von der (fast) unbekannten Erfolgsgeschichte des „Elektronischen Versorgungsausgleichs“.

Es gibt einen Blick in die öffentliche Verwaltung in Deutschland, einen kurzen Blick in Ausland und einen Rechtsprechungsüberblick Elektronischer Rechtsverkehr (Teil III). Bei „Dies und das“ erfährt man, dass im Justizzentrum Gera wegen der vielen Akten die Standsicherheit des Gebäudes gefährdet ist (vgl. auch https://twitter.com/ABCANWALT: Bericht von der #digitalconference am 2.12.2015) und wie ein Betrüger sich mit E-Mail selbst aus dem britischen Gefängnis entlässt.

Die Ausgabe 4 endet mit einer Vorschau auf die nächsten Ausgaben, u.a. Fragen der Sicherheit, Wie sieht die E-Akte bei Gericht konkret aus?, Rechtsfragen (Formalien bei der Kommunikation zu den Gerichten, Wiedereinsetzung, Einscannen von Unterlagen, Vorlage von Originalurkunden in elektronisch geführten Gerichtsverfahren) und der Ausgestaltung der Akteneinsicht beim neuen Akteneinsichtsportal der Justiz, das Mitte 2016 realisiert werden soll.

Die kostenlose Broschüre ist beim Anwaltverlag (Suche: Viefhues Elektronischer Rechtsverkehr) oder bei juris zum Download erhältlich.

BRAK-Präsident RA Ekkehart Schäfer im Interview: beA steht nicht in Frage

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Interview mit Rechtsanwalt Ekkehart Schäfer

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seit 2007 Vizepräsident und seit 18. September 2015 neuer Präsident der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK).

151228 beA – Interview mit RA Ekkehart Schaefer

Ilona Cosack hat den Präsidenten befragt, worauf die Anwaltschaft sich nach der Verzögerung des Starttermins einstellen muss.

Ilona Cosack:

Herr Schäfer, vielen Dank, dass Sie sich zwischen den Jahren Zeit für unser Interview nehmen. Nach 68 Tagen im neuen Amt mussten Sie die Fristverlängerung für das beA verkünden.

In den aktuellen BRAK Mitteilungen haben Sie bereits Akzente gesetzt und erklärt, warum das beA nicht pünktlich an den Start gehen konnte. Viele Skeptiker sehen sich jetzt bestätigt. Was ist zu tun, damit die Anwaltschaft das beA und den Elektronischen Rechtsverkehr akzeptiert und sich nicht verweigert?

Ekkehart Schäfer:

Ich gehe nicht davon aus, dass sich die deutsche Anwaltschaft dem elektronischen Rechtsverkehr verweigert, schließlich basiert er auf einer gesetzlichen Grundlage. Aber es ist vielleicht schwieriger als bei anderen Berufsgruppen, Juristen für technische digitale Konzepte zu begeistern. Die BRAK kann die Kolleginnen und Kollegen nur ermutigen, sich mit dem beA zu beschäftigen, weil die Verzögerung des Starttermins das Projekt als solches nicht in Frage stellt. Sich zu verweigern, bedeutete also, sich der zukünftigen Entwicklung zu verschließen. Das ist sicher nicht vernünftig.

Ilona Cosack:

Viele Kollegen haben Vorbehalte und sicher auch Ängste. Wie können Sie den Kollegen hier Hoffnung und Zuversicht geben, dass das beA – wie in der Öffentlichkeitsarbeit angepriesen – einfach, digital und sicher ist?

Ekkehart Schäfer:

Die BRAK kann immer nur wiederholen, dass das beA digital, einfach und sicher sein wird. Überprüfen wird das der einzelne Kollege erst, wenn es zur Verfügung steht. Gerade weil die Nutzerfreundlichkeit augenblicklich nicht unseren Anforderungen und Erwartungen an das System entspricht, haben wir uns ja entschlossen, den Starttermin zu verschieben. Daraus kann gefolgert werden, dass wir uns nach besten Kräften bemühen, unsere Ansprüche auch zu realisieren. Das gilt insbesondere für die Sicherheit des Systems. Wir setzen ein Konzept um, dass allen bisher zur Verfügung stehenden weit überlegen ist, wobei allen bewusst sein sollte, dass es absolute Sicherheit nicht gibt und auch nicht geben kann. Aber wer heute bedenkenlos ein Telefax versendet – und wer tut das nicht -, der wird mit dem beA ein System zur elektronischen Kommunikation erhalten, dass sicherheitstechnisch dem bisher eingesetzten weit überlegen ist.

Ilona Cosack:

Die BNotK hat den Versand der Karten derzeit eingestellt. Warum sollten die Kollegen trotzdem weiterhin Karten bestellen, obwohl der neue Starttermin des beA noch nicht feststeht?

Ekkehart Schäfer:

Wie gesagt, steht das Projekt beA als solches nicht in Frage. Es verschiebt sich nur nach hinten. Wer jetzt handelt, hat genügend Zeit, um sich und seine Kanzlei auf die Änderungen vorzubereiten.

Ilona Cosack:

Wie lange wird es dauern, bis der Projektplan steht? Die Softwareanbieter monieren, dass noch nicht alle Informationen vollständig vorliegen, um die Schnittstellen zu programmieren. Zum 30. September 2016 ist das EGVP abgekündigt. Worauf müssen sich die Nutzer einstellen?

Ekkehart Schäfer:

Wir haben noch vor Weihnachten Gespräche mit Atos begonnen, um einen konkreten Plan zu entwickeln, der auch alle zeitlichen Risiken, die sich im Rahmen der Realisierung des beA noch verwirklichen können, angemessen berücksichtigt. Sobald er endverhandelt und von uns abschließend geprüft ist, werden wir einen Starttermin nennen können.

Atos Werbung im Squaire am Flughafen Frankfurt

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Ilona Cosack:

Sie selbst sind mit Ihrer Kanzlei in der Form einer PartGmbB organisiert. Diese bekommt nach den bisherigen Planungen kein eigenes Postfach. Wird sich hieran etwas ändern?

Ekkehart Schäfer:

Zur Zeit nicht. Wie Sie wissen, erhält entsprechend der gesetzlichen Vorgabe jeder Rechtsanwalt persönlich ein beA. Das deshalb, weil die Rechtsanwaltskammern nur personenbezogene Einzelverzeichnisse führen, aber keine Kanzleiverzeichnisse. Für sie ist deshalb augenblicklich nicht sicher feststellbar, welche Kollegin oder welcher Kollege mit wem in einer Berufsausübungsgemeinschaft verbunden ist. Es wäre deshalb nicht gesichert, dass über ein Kanzleipostfach tatsächlich jeder Rechtsanwalt auch erreichbar ist, ein Ziel, dass mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auf jeden Fall verwirklicht werden soll.

Ilona Cosack:

Es kursieren immer wieder Gerüchte, dass die sogenannte SAFE-ID-Nummer, die Nummer, die jedem Rechtsanwalt persönlich mitgeteilt wird, auf dem Anwaltsbriefkopf veröffentlicht werden soll?

Ekkehart Schäfer:

Das Gerücht hat keinen realen Hintergrund. Es ist zwar richtig, dass jeder Kollege eine SAFE-ID-Nummer erhält, also seine Postfachnummer. Sie ist aber nur maschinenlesbar, kann also von einem Dritten nirgendwo eingegeben werden, um so Kontakt zu einem Rechtsanwalt aufzubauen. Wozu also eine solche Angabe auf einem Briefkopf?

Ilona Cosack:

Das beA wird also kommen, hier haben Sie alle Zweifel ausgeräumt. Was sind die nächsten Schritte, die Sie Ihren Kollegen bis zum neuen Starttermin empfehlen?

Ekkehart Schäfer:

Bemühen Sie sich um die technische Ausstattung Ihrer Kanzlei. Und überlegen Sie sich ein Konzept, wie Sie die Rechtevergabe in Ihrer Kanzlei gestalten wollen. Beantworten Sie also die Frage, wer außer Ihnen das beA öffnen, seinen Inhalt lesen, Verfügungen erlassen, Texte weiterleiten oder bearbeiten dürfen soll? Orientieren Sie sich dabei daran, wie Sie das bisher in Ihrer Kanzlei gehandhabt haben, und legen Sie die Regeln dafür fest.

Das beA steht nicht in Frage, es ist nicht auf Eis gelegt, es ändert sich nichts am Konzept. Sie haben jetzt ausreichend Zeit, um seinen Einsatz in Ihrer Kanzlei und seine Integration in Ihren Arbeitsalltag vorzubereiten.

Ilona Cosack:

Herr Schäfer, besten Dank für unser Gespräch.

 

 

 

 

 

 

Start des beA: Aufbruch in eine neue Ära

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Interview mit Dr. Wolfram Viefhues*

Ilona Cosack hat den Fachmann befragt, welche Tipps zum Start
des beA für die Anwaltschaft aus Justizsicht wichtig sind.

151029 beA – Interview mit Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

*Dr. Wolfram Viefhues, von 1976 bis 31. Juli 2015 Richter in Nordrhein-Westfalen,
zuletzt Aufsicht führender Richter am Amtsgericht Oberhausen. Pionier im Bereich
der EDV-Entwicklung, Gründungs- und Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstages,
promovierte 1993 zur „Methodik der vergleichenden Untersuchung von
Justizsoftware“.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, Sie sind im Bereich der Justiz Vorreiter der EDV und des Elektronischen Rechtsverkehrs. Als Pionier mit Insidererfahrung haben Sie selbst programmiert und wurden von Ihren Kollegen als „Richterjournalist“ kritisiert, weil Sie Ihren eigenen Computer mit ins Gericht nahmen.

Wo sehen Sie die Chancen des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) für die Justiz und auch die Anwaltschaft?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die digitale Welt unterscheidet sich von der analogen Welt und bietet viele Vorteile. Allerdings muss man bereit sein, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen. Das ist lästig. Unsere hergebrachten Arbeitsabläufe orientieren sich noch immer sehr stark am Papier und damit an der Bürotechnik von anno dazumal. Die moderne Technik, die wir ja gerne im privaten Bereich nutzen, bietet aber schon vielfältige neue Möglichkeiten, auch unsere berufliche Arbeit anders zu gestalten. Neue Arbeitsabläufe bieten Chancen zum Umdenken. Justiz und Anwaltschaft sollten den ERV gemeinsam angehen und miteinander reden. Der Blick auf die andere Seite hilft, die Abläufe zu verstehen; Zusammenarbeit hilft, gemeinsam Lösungen zu finden und sich die Arbeit zu erleichtern.

Ilona Cosack:

Sie haben als Herausgeber bereits drei eBroschüren im Deutschen Anwaltverlag veröffentlicht und die Zukunft des ERV skizziert. Jedes Bundesland hat hier ja seinen eigenen Zeitplan. Wie wird der ERV in der Justiz umgesetzt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die intensiven Diskussionen auf dem EDV-Gerichtstag bereits 2003 haben gezeigt, dass der ERV nicht isoliert bei den Gerichten eingeführt werden kann, sondern als eine übergreifende Aufgabe zu begreifen ist, die Gesetzgeber, Justiz und Anwaltschaft nur durch gemeinsame Anstrengungen bewältigen können. Wegen der vielfältigen Auswirkungen nicht nur in technischer Hinsicht, sondern speziell auf Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen wird diese Aufgabe alle Beteiligten noch auf lange Zeit beschäftigen. ERV ist zwar zunächst nur die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten. Die Zielrichtung geht aber weit darüber hinaus und umfasst auch die interne elektronische Sachbehandlung (den sog. Workflow), die elektronische Aktenführung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Ilona Cosack:

In Ausgabe 3 der eBroschüre berichten Sie von Ihrem Besuch bei Rechtsanwalt Carsten R. Hoenig, der als Strafverteidiger in Berlin bereits eine elektronische Aktenführung in seiner Kanzlei eingeführt hat, obwohl ja gerade der ERV in Strafsachen wegen verschiedener Akteneinsichtsrechte und anderer Probleme erst 2024 realisiert werden soll. Welche Erkenntnisse können Sie anderen Anwälten hier mit auf den Weg geben?

Dr. Wolfram Viefhues:

Beeindruckend war, dass Rechtsanwalt Hoenig tatsächlich einen „leeren Schreibtisch“ ohne Papierakten hat.

Schreibtisch RA Carsten R. Hoenig

Foto: Dieter Kesper

Zwei Bildschirme, eine Tastatur, eine Dockingstation für den Laptop, Telefon, Lampe und Kaffeetasse – mehr nicht.

Unsere Erkenntnis war, dass Organisationsänderungen am besten im Team – also gemeinsam von Anwalt und Mitarbeitern – angegangen wird. Die Kreativität und die Ideen der Mitarbeiterinnen sollte man nicht ungenutzt lassen.

Als besonderer „Flaschenhals“ stellt sich offenbar das Einscannen von Papier-dokumenten heraus. Hierbei muss dafür Sorge getragen werden, dass beim Einscannen einheitliche Regeln festgelegt werden, wie das Dokument benannt wird. Andernfalls geht sehr schnell die Übersicht verloren. Klar geregelt werden muss bei der elektronischen Mandantenakte auch, was zur Veröffentlichung, d.h. zur Kenntnis des Mandanten freigegeben wird.

Auch bei diesen Organisationsänderungen ist es wie in der Fahrschule: Man muss üben, um Routine zu bekommen. Daher sollte man so früh wie möglich damit anfangen.

Ilona Cosack:

Ähnlich wie bei der Justizsoftware sind auch bei Anwaltskanzleien unterschiedliche Softwareprogramme im Einsatz. Die Schnittstelle zum beA wird im Laufe des Jahres 2016 zur Verfügung gestellt. Warum sollte eine Anwaltskanzlei schon zu Beginn des Jahres 2016 anfangen, sich mit dem beA vertraut zu machen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Gegenfrage: Warum nicht? Auch wenn die Anwaltssoftware das beA nicht bereits ab 1.1.2016 unterstützt, kann man mit dem beA der BRAK doch schon mal anfangen, sich mit der Technik vertraut machen und die Abläufe kennenlernen, anpassen und üben.

Man sollte sich nicht mit unnötigen Abwehrkämpfen verzetteln. Wer gegen das beA zu Felde ziehen will, mag den Weg bis zum Bundesverfassungsgericht gehen. Er mag auch das Risiko eingehen, den Blick in sein beA zu verweigern. Mag sein, dass ihm der Haftungssenat des BGH dann in einigen Jahren Recht geben wird. Es kann aber auch sein, dass die Sache anders ausgeht.

Viel einfacher ist es doch, jeden Tag einmal in das beA zu schauen, ob Post eingegangen ist.

Ilona Cosack:

Aufgrund des „Flickenteppichs“ in den einzelnen Bundesländern befürchten viele Anwälte ein erhöhtes Haftungsrisiko. Wie sollte die Anwaltschaft hier vorbeugen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Zunächst muss ja nur empfangen werden, das ist nicht unzumutbar und beinhaltet kein Risiko aufgrund des Flickenteppichs. Beim Senden muss man aufpassen, aber das ist nicht anders als auch beim Fax. Dort muss ja auch gewährleistet sein, dass man die richtige Nummer des Gerichts auswählt. Wichtig ist bei der Organisation des Sendens, dass geklärt wird, wann man qualifiziert elektronisch signieren muss und wann nicht.

Ilona Cosack:

Schon 1994 haben Sie ein Buch „Winword für Juristen“ im Beck-Verlag veröffentlicht. Wie nutzen Sie die EDV für Ihre vielfältigen Aufgaben? Arbeiten Sie vollständig elektronisch oder gibt es auch bei Ihnen noch Papier?

Dr. Wolfram Viefhues:

Es ist auch bei mir ein Gewöhnungsprozess. Am Anfang habe ich auch alles ausgedruckt zum Korrigieren. Dann stellt man fest, dass man nach zwei Seiten Lesen auf Papier doch die Fehler gleich am Bildschirm korriert und dann nur noch auf dem Bildschirm weiter liest. Leider sieht sieht man den Fehler in jedem Fall manchmal erst, wenn das Schreiben schon weg ist.

Ilona Cosack:

Welche Tipps können Sie denjenigen geben, denen der Umstieg vom Papier auf die elektronische Akte schwerfällt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die elektronische Akte bietet viele Vorteile, die das Papier nicht hat. Man kann nach Stichworten suchen und genau wie bei Papier mit Markierungen und Klebezetteln arbeiten. Vor allem für die vergleichende Darstellung von Argumenten der Kläger- und Beklagtenseite ist die elektronische Akte hilfreich.

Auch das muss man lernen und üben; das klappt nicht von Anfang an. Aber das ist wie beim Anfänger, der eine dicke Akte vorgelegt bekommt: Er liest die Akte von vorne bis hinten. Der erfahrene Praktiker schaut erst mal die letzte Seite an: Vielleicht kann dann die Akte schon abgelegt werden!

Ilona Cosack:

Was sind die nächsten Schritte, die Sie Anwälten in den nächsten knapp zwei Monaten bis zum 1.1.2016 empfehlen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Fangen Sie jetzt an. Lösen Sie sich von alten Abläufen und sind Sie aufgeschlossen für Veränderungen. Machen Sie sich mit der neuen Technik vertraut. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein. Legen Sie fest, wer und wie im Vertretungsfall auf Ihr beA zugreifen soll. Die beA-Signatur-Karte wird in Zukunft Ihre Unterschrift ersetzen, denn wer aus dem beA versendet, versendet ab 1.1.2018 rechtsverbindlich. Daher: Geben Sie „Ihre Unterschriftshand“ nicht weg.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, herzlichen Dank für Ihren Input. Wir freuen uns schon auf die nächsten eBroschüren und danken Ihnen für Ihre fachkundige Einschätzung. Gerne greifen wir Ihren Optimismus auf und hoffen, dass viele Anwälte Ihrer Empfehlung folgen.

Kann der Anwalt es sich leisten, auf beA „zu verzichten“?

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Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk*     

150908 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

*Ulrich Volk, Jahrgang 1953, ist ein erfahrener Anwalt. Er leistet es sich, kein Smartphone zu besitzen, ist stolz auf sein Personal. Auf seinem Schreibtisch stehen zwei große Monitore, die braucht er, um optimal zu arbeiten. Ilona Cosack hat den Pionier befragt, welche Tipps zum Start des beA wichtig sind.

Ilona Cosack:

Herr Volk, Sie sind seit bereits seit 1980 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2010 auch als Notar bestellt. Seit 2013 sind Sie Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr im DAV.

Seit wann nutzen Sie persönlich schon den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und was war der Anlass?

Ulrich Volk:

Zum ERV bin ich gekommen wie die Jungfrau zum Kind. Eine Mandantin von mir, eine große Versicherung, war der Grund. Seit nunmehr fünf Jahren ist der ERV aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken, im Laufe dieser Zeit habe ich mehr als dreitausend Schriftsätze über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) verschickt.

Ilona Cosack:

Welche Vorteile bietet der ERV? Sie sitzen ja in einem sogenannten Leuchtturmland, in Hessen, dort ist der Zugang zum ERV bei fast allen Gerichten eröffnet.

Ulrich Volk:

Der ERV hat große Vorteile. Er bietet eine Entzerrung der Abläufe. Wenn ich nur beispielsweise an eine Streitverkündung in einer komplexen Bausache denke, mit 150 Anlagen, da werden die Vorteile schnell deutlich. Aber auch in allen anderen Bereichen gibt es Einsparpotentiale, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gemeinsam mit den Mitarbeitern überdacht werden und z.B. die Portokosten sich halbieren.

Ilona Cosack:

Herr Volk, welche Tipps und Ratschläge geben Sie Ihren Kollegen für die Umsetzung des ERV in der Praxis?

Ulrich Volk:

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal des derzeitigen EGVP und des neuen besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist die Besonderheit, dass beA kein Archiv ist. Das EGVP ist ein hervorragendes Archiv, man kann nach allen Kriterien selektieren. Das beA ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und wie bei einem Briefkasten „leert“ man das beA und archiviert die Post – je nach Kanzleiorganisation – entweder nach eigenen Kriterien oder in einer Anwaltssoftware. Die Softwarehersteller werden Schnittstellen zum beA anbieten, so dass man in seiner gewohnten Umgebung in der elektronischen Akte weiterarbeiten kann.

Ilona Cosack:

Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei auch die Vorteile einer „elektronischen Akte“?

Ulrich Volk:

Ja, wir nutzen die elektronische Akte und legen in der Historie Unterordner an, damit man schnell die passenden Vorgänge findet: So gibt es Unterordner für die Gerichtskorrespondenz, für die Korrespondenz mit dem Mandanten, für die Abrechnungen und auch einen Unterordner für die EGVP-Protokolle, dort werden die Eingangsbestätigungen gesammelt. Auch die Wiedervorlagen werden hier nur noch elektronisch bearbeitet. Mein Tipp: das digitale Diktat bringt ebenfalls Erleichterung für den Anwalt und die Mitarbeiter.

Ilona Cosack:

Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Ulrich Volk:

Ja, derzeit führen wir die Akten noch parallel. Der Anwalt entscheidet, was eingescannt wird. Dabei gehen wir schon einen Schritt weiter: Eingangspost vom Gericht ohne Nutzen (…zur Kenntnisnahme…) wird vernichtet, die Anlage dann mit einem Verfügungsstempel versehen (scannen + zdA = auch in die Papierakte), (scannen = nur in die elektronische Akte). Zu Gericht gehe ich mit der Papierakte.

Ilona Cosack:

Viele Ihrer Kollegen stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Ulrich Volk:

Neben der deutlichen Kostenersparnis sollten die Kollegen die Chance nutzen, den Teambildungsprozess in der Kanzlei zu fördern. Man rückt enger zusammen. Dabei kommen gute Ideen: Meine 16-jährige Auszubildende hat vorgeschlagen, die zusammengeklammerten Unterlagen, die ja beim Scannen einzeln benötigt werden, einfach an der Ecke abzuschneiden. So sparen wir Zeit und machen uns das Leben etwas leichter.

Ilona Cosack:

Herr Volk, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns gewährt haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude bei der Nutzung des ERV und geben Ihr Versprechen gerne weiter: Ab 1.1.2016 werden Sie die Korrespondenz mit allen Anwaltskollegen nur noch über das beA führen!

Interview mit Ilona Cosack zum beA

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Zum 01.01.2016 wird jedem Rechtsanwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zur Verfügung gestellt. Das Institut für Wissen in der Wirtschaft, IWW, gibt in einem Sonderheft “AK Anwalt und Kanzlei“ Impulse, wie sich die neue Technik gewinnbringend einsetzen lässt.

Ralf Zosel sprach mit der Autorin des Sonderheftes, Ilona Cosack,

Ilona Cosack

Ilona Cosack

Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack in Mainz: Lesen Sie hier das Interview.