Keine Schonfrist für den Start des beA

Noch 93 Tage, dann startet das besondere elektronische Anwaltspostfach, liebevoll beA genannt, für alle zugelassenen Rechtsanwälte. Es gibt keine Übergangsfrist, das bedeutet, dass bereits am ersten Arbeitstag des neuen Jahres 2016, Montag, 4. Januar, die ersten Eingänge im beA eintreffen können. Neben den Anwaltskollegen sind auch die Rechtsanwaltskammern und alle Gerichte, die bereits mit dem EGVP arbeiten, mögliche Absender. Bei den Gerichten beliebt ist vor allem die Übersendung von Gerichtskostenrechnungen auf elektronischem Weg. Interessant ist in diesem Zusammenhang das Urteil des OLG Frankfurt vom 14. Juli 2014 – 23 U 261/13. Die Berufung wurde zurückgewiesen. Streitwert: 145.158,29 Euro. Es besteht eine Erkundigungspflicht des Klägers, der die Gerichtskostenrechnung über sein -von ihm nicht benutztes EGVP-Postfach- erhalten hat. Auch wenn die Geschäftsführerin der BRAK, Friederike Lummel, auf dem 24. EDV-Gerichtstag in Saarbrücken darauf hingewiesen hat, dass man die Justiz gebeten habe, nicht gleich am ersten Arbeitstag über das beA Post zu versenden, gibt es keine Gewähr, dass die Justiz dieser Bitte folgt. Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen für den rechtzeitigen Start von beA notwendig sind.

Kann der Anwalt es sich leisten, auf beA „zu verzichten“?

Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk*     

150908 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

*Ulrich Volk, Jahrgang 1953, ist ein erfahrener Anwalt. Er leistet es sich, kein Smartphone zu besitzen, ist stolz auf sein Personal. Auf seinem Schreibtisch stehen zwei große Monitore, die braucht er, um optimal zu arbeiten. Ilona Cosack hat den Pionier befragt, welche Tipps zum Start des beA wichtig sind.

Ilona Cosack:

Herr Volk, Sie sind seit bereits seit 1980 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2010 auch als Notar bestellt. Seit 2013 sind Sie Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr im DAV.

Seit wann nutzen Sie persönlich schon den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und was war der Anlass?

Ulrich Volk:

Zum ERV bin ich gekommen wie die Jungfrau zum Kind. Eine Mandantin von mir, eine große Versicherung, war der Grund. Seit nunmehr fünf Jahren ist der ERV aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken, im Laufe dieser Zeit habe ich mehr als dreitausend Schriftsätze über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) verschickt.

Ilona Cosack:

Welche Vorteile bietet der ERV? Sie sitzen ja in einem sogenannten Leuchtturmland, in Hessen, dort ist der Zugang zum ERV bei fast allen Gerichten eröffnet.

Ulrich Volk:

Der ERV hat große Vorteile. Er bietet eine Entzerrung der Abläufe. Wenn ich nur beispielsweise an eine Streitverkündung in einer komplexen Bausache denke, mit 150 Anlagen, da werden die Vorteile schnell deutlich. Aber auch in allen anderen Bereichen gibt es Einsparpotentiale, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gemeinsam mit den Mitarbeitern überdacht werden und z.B. die Portokosten sich halbieren.

Ilona Cosack:

Herr Volk, welche Tipps und Ratschläge geben Sie Ihren Kollegen für die Umsetzung des ERV in der Praxis?

Ulrich Volk:

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal des derzeitigen EGVP und des neuen besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist die Besonderheit, dass beA kein Archiv ist. Das EGVP ist ein hervorragendes Archiv, man kann nach allen Kriterien selektieren. Das beA ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und wie bei einem Briefkasten „leert“ man das beA und archiviert die Post – je nach Kanzleiorganisation – entweder nach eigenen Kriterien oder in einer Anwaltssoftware. Die Softwarehersteller werden Schnittstellen zum beA anbieten, so dass man in seiner gewohnten Umgebung in der elektronischen Akte weiterarbeiten kann.

Ilona Cosack:

Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei auch die Vorteile einer „elektronischen Akte“?

Ulrich Volk:

Ja, wir nutzen die elektronische Akte und legen in der Historie Unterordner an, damit man schnell die passenden Vorgänge findet: So gibt es Unterordner für die Gerichtskorrespondenz, für die Korrespondenz mit dem Mandanten, für die Abrechnungen und auch einen Unterordner für die EGVP-Protokolle, dort werden die Eingangsbestätigungen gesammelt. Auch die Wiedervorlagen werden hier nur noch elektronisch bearbeitet. Mein Tipp: das digitale Diktat bringt ebenfalls Erleichterung für den Anwalt und die Mitarbeiter.

Ilona Cosack:

Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Ulrich Volk:

Ja, derzeit führen wir die Akten noch parallel. Der Anwalt entscheidet, was eingescannt wird. Dabei gehen wir schon einen Schritt weiter: Eingangspost vom Gericht ohne Nutzen (…zur Kenntnisnahme…) wird vernichtet, die Anlage dann mit einem Verfügungsstempel versehen (scannen + zdA = auch in die Papierakte), (scannen = nur in die elektronische Akte). Zu Gericht gehe ich mit der Papierakte.

Ilona Cosack:

Viele Ihrer Kollegen stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Ulrich Volk:

Neben der deutlichen Kostenersparnis sollten die Kollegen die Chance nutzen, den Teambildungsprozess in der Kanzlei zu fördern. Man rückt enger zusammen. Dabei kommen gute Ideen: Meine 16-jährige Auszubildende hat vorgeschlagen, die zusammengeklammerten Unterlagen, die ja beim Scannen einzeln benötigt werden, einfach an der Ecke abzuschneiden. So sparen wir Zeit und machen uns das Leben etwas leichter.

Ilona Cosack:

Herr Volk, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns gewährt haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude bei der Nutzung des ERV und geben Ihr Versprechen gerne weiter: Ab 1.1.2016 werden Sie die Korrespondenz mit allen Anwaltskollegen nur noch über das beA führen!

beA live in Augenschein nehmen

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird immer konkreter. Beim EDV-Gerichtstag in Saarbrücken am 25. September 2015 gewährt Rechtsanwalt Christoph Sandkühler, Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr, Augenschein in sein beA und wird eine Nachricht versenden.

Unter der Moderation von Rechtsanwalt Alfred Gass, Geschäftsführer der Europäischen EDV-Akademie des Rechts gGmbH, gibt der Arbeitskreis Ausblicke und Einblicke in die Zukunft des beA.

Ilona Cosack, Beraterin und Autorin, ABC AnwaltsBeratung Cosack, wird die praktischen Auswirkungen für die Kanzleien transparent machen und Tipps geben, um den Einstieg zu erleichtern.

Ole Bertram, Vorsitzender des Software Industrieverbandes Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV) e.V.,  berichtet über die Möglichkeiten der Integration und der Nutzung des beA in Anwaltssoftware.

Schließlich wird Frau Daniela Freiheit, Koordinatorin BLK-AG IT-Standards in der Justiz, beweisen, dass beA – Nachrichten auch bei der Justiz ankommen – jedenfalls im Testsystem (;-).

Die Teilnahme am 24. EDV-Gerichtstag ist nach Anmeldung möglich und lohnt sich, nicht nur wegen des Arbeitskreises zum beA. Sie finden die Daten zum Arbeitskreis beA in der Terminsübersicht.

Je später der Abend…

Früher oder später (wer bis Ende September 2015 das Schreiben noch nicht erhalten hat, soll sich bei der BRAK melden) werden Sie auch Ihren Abend in den Händen halten:

Dr. Martin Abend, Vizepräsident der BRAK, hat das vom Präsidenten der BRAK, Axel C. Filges, angekündigte Schreiben, das die persönliche Antragsnummer enthält, unterzeichnet. Hierin wird erläutert, wie die Erstregistrierung der beA-Karte funktioniert. 150831 Anschreiben beA_Karte

Ohne die Antragsnummer kann nicht bestellt werden: 150903 Bestellvorgang beA-Karte

Ansonsten lässt sich der Warenkorb, wie von jedem Online-Shop gewohnt, befüllen. Wenn Sie sich im Klaren sind, welche Karten und welche Kartenlesegeräte Sie in welcher Stückzahl benötigen, können Sie bestellen. Neben einer gültigen E-Mail-Adresse ist hierbei auch eine SEPA-Einzugsermächtigung zu erteilen, dann werden die Kosten abgebucht und Sie erhalten direkt eine 150902 beA_Bestellbestaetigung.

Mit der Auslieferung wird es allerdings noch dauern: Die beA-Karten für Anwälte werden ab Oktober erstellt und verschickt, die beA-Karten für Mitarbeiter sollen erst „in den ersten Monaten des kommenden Jahres“ zur Verfügung gestellt werden. Hier ist also Organisationstalent gefragt, um die Übergangszeit zu bewältigen.

beA-Video: Erklärung als Film

Update: 17. Dezember 2015:

Das Video ist auf der Seite der BNotK verschwunden 🙁

(Wenn Sie den Link „beA-Video“ anklicken, können Sie den Film trotzdem hören und sehen 🙂

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Langsam aber sicher nimmt das beA Fahrt auf.

Hier gibt es das beA-Video für alle, Weiterlesen