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Eilmeldung am 26. November 2015: beA verspätet sich!

Die BRAK hat per Pressemitteilung am 26.11.2015 mitgeteilt, dass das beA später kommt:

„In den Tests der letzten Wochen hat sich gezeigt, dass die Qualität des beA noch nicht den Erwartungen der BRAK entspricht. Das Präsidium der BRAK hat deshalb beschlossen, den Start des beA zu verschieben und die Postfächer erst dann zur Verfügung zu stellen, wenn sichergestellt ist, dass alle vorgesehenen Funktionen verlässlich zur Verfügung stehen.“

Die gewaltige Herausforderung war wohl doch anspruchsvoller als erwartet. Nachdem die Schnittstellen für die Anwaltssoftwarehersteller nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden konnten, können jetzt alle aufatmen und hoffen, dass die Zeit bis zur Bekanntgabe des neuen Starttermins von den Programmierern genutzt wird, um beA so zu gestalten, dass eine einfache Handhabung in den Kanzleien gewährleistet ist. Eine Einbindung der zukünftigen Nutzer wäre sehr zu begrüßen, damit  beA zukünftig die Arbeit in den Kanzleien erleichtert.

Wir halten Sie auf der Seite www.bea-abc.de selbstverständlich auf dem Laufenden und informieren Sie, sobald es Neuigkeiten in Sachen beA gibt.

Start des beA: Aufbruch in eine neue Ära

Interview mit Dr. Wolfram Viefhues*

Ilona Cosack hat den Fachmann befragt, welche Tipps zum Start
des beA für die Anwaltschaft aus Justizsicht wichtig sind.

151029 beA – Interview mit Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

Dr. Wolfram Viefhues

*Dr. Wolfram Viefhues, von 1976 bis 31. Juli 2015 Richter in Nordrhein-Westfalen,
zuletzt Aufsicht führender Richter am Amtsgericht Oberhausen. Pionier im Bereich
der EDV-Entwicklung, Gründungs- und Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstages,
promovierte 1993 zur „Methodik der vergleichenden Untersuchung von
Justizsoftware“.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, Sie sind im Bereich der Justiz Vorreiter der EDV und des Elektronischen Rechtsverkehrs. Als Pionier mit Insidererfahrung haben Sie selbst programmiert und wurden von Ihren Kollegen als „Richterjournalist“ kritisiert, weil Sie Ihren eigenen Computer mit ins Gericht nahmen.

Wo sehen Sie die Chancen des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) für die Justiz und auch die Anwaltschaft?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die digitale Welt unterscheidet sich von der analogen Welt und bietet viele Vorteile. Allerdings muss man bereit sein, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen. Das ist lästig. Unsere hergebrachten Arbeitsabläufe orientieren sich noch immer sehr stark am Papier und damit an der Bürotechnik von anno dazumal. Die moderne Technik, die wir ja gerne im privaten Bereich nutzen, bietet aber schon vielfältige neue Möglichkeiten, auch unsere berufliche Arbeit anders zu gestalten. Neue Arbeitsabläufe bieten Chancen zum Umdenken. Justiz und Anwaltschaft sollten den ERV gemeinsam angehen und miteinander reden. Der Blick auf die andere Seite hilft, die Abläufe zu verstehen; Zusammenarbeit hilft, gemeinsam Lösungen zu finden und sich die Arbeit zu erleichtern.

Ilona Cosack:

Sie haben als Herausgeber bereits drei eBroschüren im Deutschen Anwaltverlag veröffentlicht und die Zukunft des ERV skizziert. Jedes Bundesland hat hier ja seinen eigenen Zeitplan. Wie wird der ERV in der Justiz umgesetzt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die intensiven Diskussionen auf dem EDV-Gerichtstag bereits 2003 haben gezeigt, dass der ERV nicht isoliert bei den Gerichten eingeführt werden kann, sondern als eine übergreifende Aufgabe zu begreifen ist, die Gesetzgeber, Justiz und Anwaltschaft nur durch gemeinsame Anstrengungen bewältigen können. Wegen der vielfältigen Auswirkungen nicht nur in technischer Hinsicht, sondern speziell auf Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen wird diese Aufgabe alle Beteiligten noch auf lange Zeit beschäftigen. ERV ist zwar zunächst nur die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten. Die Zielrichtung geht aber weit darüber hinaus und umfasst auch die interne elektronische Sachbehandlung (den sog. Workflow), die elektronische Aktenführung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Ilona Cosack:

In Ausgabe 3 der eBroschüre berichten Sie von Ihrem Besuch bei Rechtsanwalt Carsten R. Hoenig, der als Strafverteidiger in Berlin bereits eine elektronische Aktenführung in seiner Kanzlei eingeführt hat, obwohl ja gerade der ERV in Strafsachen wegen verschiedener Akteneinsichtsrechte und anderer Probleme erst 2024 realisiert werden soll. Welche Erkenntnisse können Sie anderen Anwälten hier mit auf den Weg geben?

Dr. Wolfram Viefhues:

Beeindruckend war, dass Rechtsanwalt Hoenig tatsächlich einen „leeren Schreibtisch“ ohne Papierakten hat.

Schreibtisch RA Carsten R. Hoenig

Foto: Dieter Kesper

Zwei Bildschirme, eine Tastatur, eine Dockingstation für den Laptop, Telefon, Lampe und Kaffeetasse – mehr nicht.

Unsere Erkenntnis war, dass Organisationsänderungen am besten im Team – also gemeinsam von Anwalt und Mitarbeitern – angegangen wird. Die Kreativität und die Ideen der Mitarbeiterinnen sollte man nicht ungenutzt lassen.

Als besonderer „Flaschenhals“ stellt sich offenbar das Einscannen von Papier-dokumenten heraus. Hierbei muss dafür Sorge getragen werden, dass beim Einscannen einheitliche Regeln festgelegt werden, wie das Dokument benannt wird. Andernfalls geht sehr schnell die Übersicht verloren. Klar geregelt werden muss bei der elektronischen Mandantenakte auch, was zur Veröffentlichung, d.h. zur Kenntnis des Mandanten freigegeben wird.

Auch bei diesen Organisationsänderungen ist es wie in der Fahrschule: Man muss üben, um Routine zu bekommen. Daher sollte man so früh wie möglich damit anfangen.

Ilona Cosack:

Ähnlich wie bei der Justizsoftware sind auch bei Anwaltskanzleien unterschiedliche Softwareprogramme im Einsatz. Die Schnittstelle zum beA wird im Laufe des Jahres 2016 zur Verfügung gestellt. Warum sollte eine Anwaltskanzlei schon zu Beginn des Jahres 2016 anfangen, sich mit dem beA vertraut zu machen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Gegenfrage: Warum nicht? Auch wenn die Anwaltssoftware das beA nicht bereits ab 1.1.2016 unterstützt, kann man mit dem beA der BRAK doch schon mal anfangen, sich mit der Technik vertraut machen und die Abläufe kennenlernen, anpassen und üben.

Man sollte sich nicht mit unnötigen Abwehrkämpfen verzetteln. Wer gegen das beA zu Felde ziehen will, mag den Weg bis zum Bundesverfassungsgericht gehen. Er mag auch das Risiko eingehen, den Blick in sein beA zu verweigern. Mag sein, dass ihm der Haftungssenat des BGH dann in einigen Jahren Recht geben wird. Es kann aber auch sein, dass die Sache anders ausgeht.

Viel einfacher ist es doch, jeden Tag einmal in das beA zu schauen, ob Post eingegangen ist.

Ilona Cosack:

Aufgrund des „Flickenteppichs“ in den einzelnen Bundesländern befürchten viele Anwälte ein erhöhtes Haftungsrisiko. Wie sollte die Anwaltschaft hier vorbeugen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Zunächst muss ja nur empfangen werden, das ist nicht unzumutbar und beinhaltet kein Risiko aufgrund des Flickenteppichs. Beim Senden muss man aufpassen, aber das ist nicht anders als auch beim Fax. Dort muss ja auch gewährleistet sein, dass man die richtige Nummer des Gerichts auswählt. Wichtig ist bei der Organisation des Sendens, dass geklärt wird, wann man qualifiziert elektronisch signieren muss und wann nicht.

Ilona Cosack:

Schon 1994 haben Sie ein Buch „Winword für Juristen“ im Beck-Verlag veröffentlicht. Wie nutzen Sie die EDV für Ihre vielfältigen Aufgaben? Arbeiten Sie vollständig elektronisch oder gibt es auch bei Ihnen noch Papier?

Dr. Wolfram Viefhues:

Es ist auch bei mir ein Gewöhnungsprozess. Am Anfang habe ich auch alles ausgedruckt zum Korrigieren. Dann stellt man fest, dass man nach zwei Seiten Lesen auf Papier doch die Fehler gleich am Bildschirm korriert und dann nur noch auf dem Bildschirm weiter liest. Leider sieht sieht man den Fehler in jedem Fall manchmal erst, wenn das Schreiben schon weg ist.

Ilona Cosack:

Welche Tipps können Sie denjenigen geben, denen der Umstieg vom Papier auf die elektronische Akte schwerfällt?

Dr. Wolfram Viefhues:

Die elektronische Akte bietet viele Vorteile, die das Papier nicht hat. Man kann nach Stichworten suchen und genau wie bei Papier mit Markierungen und Klebezetteln arbeiten. Vor allem für die vergleichende Darstellung von Argumenten der Kläger- und Beklagtenseite ist die elektronische Akte hilfreich.

Auch das muss man lernen und üben; das klappt nicht von Anfang an. Aber das ist wie beim Anfänger, der eine dicke Akte vorgelegt bekommt: Er liest die Akte von vorne bis hinten. Der erfahrene Praktiker schaut erst mal die letzte Seite an: Vielleicht kann dann die Akte schon abgelegt werden!

Ilona Cosack:

Was sind die nächsten Schritte, die Sie Anwälten in den nächsten knapp zwei Monaten bis zum 1.1.2016 empfehlen?

Dr. Wolfram Viefhues:

Fangen Sie jetzt an. Lösen Sie sich von alten Abläufen und sind Sie aufgeschlossen für Veränderungen. Machen Sie sich mit der neuen Technik vertraut. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein. Legen Sie fest, wer und wie im Vertretungsfall auf Ihr beA zugreifen soll. Die beA-Signatur-Karte wird in Zukunft Ihre Unterschrift ersetzen, denn wer aus dem beA versendet, versendet ab 1.1.2018 rechtsverbindlich. Daher: Geben Sie „Ihre Unterschriftshand“ nicht weg.

Ilona Cosack:

Herr Dr. Viefhues, herzlichen Dank für Ihren Input. Wir freuen uns schon auf die nächsten eBroschüren und danken Ihnen für Ihre fachkundige Einschätzung. Gerne greifen wir Ihren Optimismus auf und hoffen, dass viele Anwälte Ihrer Empfehlung folgen.

Es ist 5 vor 12 – beA kommt zum 01.01.2016

so lautete der Titel der Einladung zum 4. e-Justice Symposium – Fit für den Elektronischen Rechtsverkehr – am 30. September 2015 in Kassel, zu dem das hessische Ministerium der Justiz, die Rechtsanwalts- und Notarkammern Frankfurt a.M. und Kassel sowie der Landesverband Hessen im Deutschen AnwaltVerein e.V. eingeladen hatten.

Dr. Thomas Lapp, Rechtsanwalt und Vorsitzender des Fachausschusses IT-Recht und Mitglied des Ausschusses IT-Recht der BRAK beleuchtete die Aspekte der Datensicherheit im Anwaltsbüro: Smartphone, Tablet und Co. im Anwaltsbüro – Ist Datensicherheit möglich?

Er schreibt in seinem Blog:

Der 01.01.2016 kommt bestimmt und wird einen Umbruch für viele Rechtsanwälte mit sich bringen. Nach aktueller Planung will die Bundesrechtsanwaltskammer entsprechend der gesetzlichen Vorgabe ab diesem Tag das besondere elektronische Anwaltspostfach für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verfügung stellen.

Zunächst nur Web Client

Langfristig soll das Anwaltspostfach in die in vielen Kanzleien bereits vorhandene Anwaltssoftware nahtlos integriert werden, sodass Anwälte nicht mehrere Postfächer überwachen müssen. Zum Start im Januar wird allerdings nur die Benutzung über die Weboberfläche zur Verfügung stehen, da die Bundesrechtsanwaltskammer die Hersteller von Anwaltssoftware noch nicht rechtzeitig mit den für die Integration in die Software erforderlichen Informationen versorgt hat. Es wird wohl ca. neun Monate dauern, bis die Hersteller ihre Software entsprechend angepasst haben.

Keine Schonfrist für den Start des beA

Noch 93 Tage, dann startet das besondere elektronische Anwaltspostfach, liebevoll beA genannt, für alle zugelassenen Rechtsanwälte. Es gibt keine Übergangsfrist, das bedeutet, dass bereits am ersten Arbeitstag des neuen Jahres 2016, Montag, 4. Januar, die ersten Eingänge im beA eintreffen können. Neben den Anwaltskollegen sind auch die Rechtsanwaltskammern und alle Gerichte, die bereits mit dem EGVP arbeiten, mögliche Absender. Bei den Gerichten beliebt ist vor allem die Übersendung von Gerichtskostenrechnungen auf elektronischem Weg. Interessant ist in diesem Zusammenhang das Urteil des OLG Frankfurt vom 14. Juli 2014 – 23 U 261/13. Die Berufung wurde zurückgewiesen. Streitwert: 145.158,29 Euro. Es besteht eine Erkundigungspflicht des Klägers, der die Gerichtskostenrechnung über sein -von ihm nicht benutztes EGVP-Postfach- erhalten hat. Auch wenn die Geschäftsführerin der BRAK, Friederike Lummel, auf dem 24. EDV-Gerichtstag in Saarbrücken darauf hingewiesen hat, dass man die Justiz gebeten habe, nicht gleich am ersten Arbeitstag über das beA Post zu versenden, gibt es keine Gewähr, dass die Justiz dieser Bitte folgt. Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen für den rechtzeitigen Start von beA notwendig sind.

Kann der Anwalt es sich leisten, auf beA „zu verzichten“?

Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk*     

150908 beA – Interview mit Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk

*Ulrich Volk, Jahrgang 1953, ist ein erfahrener Anwalt. Er leistet es sich, kein Smartphone zu besitzen, ist stolz auf sein Personal. Auf seinem Schreibtisch stehen zwei große Monitore, die braucht er, um optimal zu arbeiten. Ilona Cosack hat den Pionier befragt, welche Tipps zum Start des beA wichtig sind.

Ilona Cosack:

Herr Volk, Sie sind seit bereits seit 1980 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2010 auch als Notar bestellt. Seit 2013 sind Sie Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr im DAV.

Seit wann nutzen Sie persönlich schon den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und was war der Anlass?

Ulrich Volk:

Zum ERV bin ich gekommen wie die Jungfrau zum Kind. Eine Mandantin von mir, eine große Versicherung, war der Grund. Seit nunmehr fünf Jahren ist der ERV aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken, im Laufe dieser Zeit habe ich mehr als dreitausend Schriftsätze über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) verschickt.

Ilona Cosack:

Welche Vorteile bietet der ERV? Sie sitzen ja in einem sogenannten Leuchtturmland, in Hessen, dort ist der Zugang zum ERV bei fast allen Gerichten eröffnet.

Ulrich Volk:

Der ERV hat große Vorteile. Er bietet eine Entzerrung der Abläufe. Wenn ich nur beispielsweise an eine Streitverkündung in einer komplexen Bausache denke, mit 150 Anlagen, da werden die Vorteile schnell deutlich. Aber auch in allen anderen Bereichen gibt es Einsparpotentiale, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gemeinsam mit den Mitarbeitern überdacht werden und z.B. die Portokosten sich halbieren.

Ilona Cosack:

Herr Volk, welche Tipps und Ratschläge geben Sie Ihren Kollegen für die Umsetzung des ERV in der Praxis?

Ulrich Volk:

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal des derzeitigen EGVP und des neuen besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist die Besonderheit, dass beA kein Archiv ist. Das EGVP ist ein hervorragendes Archiv, man kann nach allen Kriterien selektieren. Das beA ist ein elektronischer Briefkasten, dort geht Post ein und wie bei einem Briefkasten „leert“ man das beA und archiviert die Post – je nach Kanzleiorganisation – entweder nach eigenen Kriterien oder in einer Anwaltssoftware. Die Softwarehersteller werden Schnittstellen zum beA anbieten, so dass man in seiner gewohnten Umgebung in der elektronischen Akte weiterarbeiten kann.

Ilona Cosack:

Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei auch die Vorteile einer „elektronischen Akte“?

Ulrich Volk:

Ja, wir nutzen die elektronische Akte und legen in der Historie Unterordner an, damit man schnell die passenden Vorgänge findet: So gibt es Unterordner für die Gerichtskorrespondenz, für die Korrespondenz mit dem Mandanten, für die Abrechnungen und auch einen Unterordner für die EGVP-Protokolle, dort werden die Eingangsbestätigungen gesammelt. Auch die Wiedervorlagen werden hier nur noch elektronisch bearbeitet. Mein Tipp: das digitale Diktat bringt ebenfalls Erleichterung für den Anwalt und die Mitarbeiter.

Ilona Cosack:

Gibt es in Ihrer Kanzlei noch Papier und Papierakten?

Ulrich Volk:

Ja, derzeit führen wir die Akten noch parallel. Der Anwalt entscheidet, was eingescannt wird. Dabei gehen wir schon einen Schritt weiter: Eingangspost vom Gericht ohne Nutzen (…zur Kenntnisnahme…) wird vernichtet, die Anlage dann mit einem Verfügungsstempel versehen (scannen + zdA = auch in die Papierakte), (scannen = nur in die elektronische Akte). Zu Gericht gehe ich mit der Papierakte.

Ilona Cosack:

Viele Ihrer Kollegen stehen dem ERV und beA ja eher skeptisch gegenüber. Mit welchen Argumenten überzeugen Sie Ihre Kollegen?

Ulrich Volk:

Neben der deutlichen Kostenersparnis sollten die Kollegen die Chance nutzen, den Teambildungsprozess in der Kanzlei zu fördern. Man rückt enger zusammen. Dabei kommen gute Ideen: Meine 16-jährige Auszubildende hat vorgeschlagen, die zusammengeklammerten Unterlagen, die ja beim Scannen einzeln benötigt werden, einfach an der Ecke abzuschneiden. So sparen wir Zeit und machen uns das Leben etwas leichter.

Ilona Cosack:

Herr Volk, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns gewährt haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude bei der Nutzung des ERV und geben Ihr Versprechen gerne weiter: Ab 1.1.2016 werden Sie die Korrespondenz mit allen Anwaltskollegen nur noch über das beA führen!

beA live in Augenschein nehmen

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird immer konkreter. Beim EDV-Gerichtstag in Saarbrücken am 25. September 2015 gewährt Rechtsanwalt Christoph Sandkühler, Vorsitzender des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr, Augenschein in sein beA und wird eine Nachricht versenden.

Unter der Moderation von Rechtsanwalt Alfred Gass, Geschäftsführer der Europäischen EDV-Akademie des Rechts gGmbH, gibt der Arbeitskreis Ausblicke und Einblicke in die Zukunft des beA.

Ilona Cosack, Beraterin und Autorin, ABC AnwaltsBeratung Cosack, wird die praktischen Auswirkungen für die Kanzleien transparent machen und Tipps geben, um den Einstieg zu erleichtern.

Ole Bertram, Vorsitzender des Software Industrieverbandes Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV) e.V.,  berichtet über die Möglichkeiten der Integration und der Nutzung des beA in Anwaltssoftware.

Schließlich wird Frau Daniela Freiheit, Koordinatorin BLK-AG IT-Standards in der Justiz, beweisen, dass beA – Nachrichten auch bei der Justiz ankommen – jedenfalls im Testsystem (;-).

Die Teilnahme am 24. EDV-Gerichtstag ist nach Anmeldung möglich und lohnt sich, nicht nur wegen des Arbeitskreises zum beA. Sie finden die Daten zum Arbeitskreis beA in der Terminsübersicht.

Je später der Abend…

Früher oder später (wer bis Ende September 2015 das Schreiben noch nicht erhalten hat, soll sich bei der BRAK melden) werden Sie auch Ihren Abend in den Händen halten:

Dr. Martin Abend, Vizepräsident der BRAK, hat das vom Präsidenten der BRAK, Axel C. Filges, angekündigte Schreiben, das die persönliche Antragsnummer enthält, unterzeichnet. Hierin wird erläutert, wie die Erstregistrierung der beA-Karte funktioniert. 150831 Anschreiben beA_Karte

Ohne die Antragsnummer kann nicht bestellt werden: 150903 Bestellvorgang beA-Karte

Ansonsten lässt sich der Warenkorb, wie von jedem Online-Shop gewohnt, befüllen. Wenn Sie sich im Klaren sind, welche Karten und welche Kartenlesegeräte Sie in welcher Stückzahl benötigen, können Sie bestellen. Neben einer gültigen E-Mail-Adresse ist hierbei auch eine SEPA-Einzugsermächtigung zu erteilen, dann werden die Kosten abgebucht und Sie erhalten direkt eine 150902 beA_Bestellbestaetigung.

Mit der Auslieferung wird es allerdings noch dauern: Die beA-Karten für Anwälte werden ab Oktober erstellt und verschickt, die beA-Karten für Mitarbeiter sollen erst „in den ersten Monaten des kommenden Jahres“ zur Verfügung gestellt werden. Hier ist also Organisationstalent gefragt, um die Übergangszeit zu bewältigen.

beA-Video: Erklärung als Film

Update: 17. Dezember 2015:

Das Video ist auf der Seite der BNotK verschwunden :-(

(Wenn Sie den Link „beA-Video“ anklicken, können Sie den Film trotzdem hören und sehen :-)

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Langsam aber sicher nimmt das beA Fahrt auf.

Hier gibt es das beA-Video für alle, Weiterlesen

Was braucht der Anwalt zum Einstieg in den ERV und für das beA?

A. Welche beA-Karte brauche ich?

B. Was kostet die beA-Karte?

C. Welches Kartenlesegerät brauche ich?

D. Welche Datenübertragungsrate ist notwendig?

Lesen Sie mehr: 150831 beA Info Karte und Lesegeraet

 

Der Präsident bittet: Bestellen Sie die beA-Karte so bald als möglich

Per Infopost hat der Präsident der BRAK, Axel C. Filges, alle Rechtsanwälte über beA informiert und die Bitte formuliert, man möge die beA-Karte so bald als möglich bestellen.

In den nächsten Tagen wird das Schreiben der BNotK erwartet, das die persönliche Antragsnummer (SAFE-ID-Nummer) enthält.

Post vom Präsidenten

Post vom Präsidenten