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Chancen mit dem Anwaltspostfach beA in der Corona-Krise nutzen

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Corona hat unser aller Leben verändert

Was bisher unmöglich schien, musste kurzerhand, ohne langes Zögern, einfach getan werden.

Home-Office, Mandantenkontakte per Video, neue Mandate durch neue Geschäftsfelder, die sich durch Corona ergeben.

Auch das Anwaltspostfach beA kann dazu beitragen, dass die Kanzlei Schritt für Schritt digitaler wird, wenn auch vielerorts probiert und improvisiert wird.

A) beA Update am 28. März 2020

Nachdem beA auch im März mit technischen Problemen und Nichterreichbarkeit des Servers zu kämpfen hatte, wurde auf die Version 2.3.5 upgedatet.

Die beA Client Security wurde auf die Version 3.34.2 aktualisiert. Auf der Startseite des beA weist die BRAK im blauen Balken darauf hin:

Hinter „hier“ verbirgt sich ein Link zum BRAK-Newsletter 35/2019. Dort wird erklärt, wie man das Problem löst, wenn sich die Client Security immer wieder neu lädt.

Dass beim erstmaligen Laden einer neuen Client Security die Ladezeit von 0 auf 100 % hochgezählt wird, ist normal. Wenn dieses Hochladen jedoch täglich erfolgt, muss nachgebessert werden.

Täglich grüßt das Murmeltier… Leider kommt es nach einem Update immer wieder zu Anmeldeproblemen.

Die BRAK hatte ebenfalls im Newsletter 35/2019 am 12. Dezember 2019 angekündigt, dass die Übernahme durch die neuen Dienstleister Westernacher Solutions und rockenstein AG „voraussichtlich im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden wird“. Hoffen wir, dass das also in den nächsten zwei Monaten erfolgreich passiert :-)

B) Behörden nutzen immer mehr beBPo

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) nimmt mehr und mehr Fahrt auf. So können Behörden das besondere elektronische Behördenpostfach beBPo für ihre Behörde einrichten und dann über das beA adressiert werden.

Achtung: Bei der Kommunikation mit einem beBPo ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zwingend erforderlich!

Seit 6. April 2020 führt die Bundesagentur für Arbeit (BA) schrittweise den ERV mit der Anwendung E-JUSTIZ-BA deutschlandweit ein und freut sich auf die Kommunikation über diesen Kanal. Die BRAK hat in Ihrem Newsletter Nr. 7/2020 vom 2. April 2020 ausführlich beschrieben, ab wann welche Dienststellen erreichbar sind.

Des Weiteren besteht ab 18. Mai 2020 die Möglichkeit, im Rahmen einer 11-wöchigen Pilotphase die Funktionalität Aktenversand mit 15 Gerichten zu testen.

C) beA Verweigerer zu 3.000 EUR Bußgeld verurteilt

Etwa 10 % aller Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben ihr beA nicht eröffnet und sind daher nicht in der Lage, Nachrichten und Empfangsbekenntnisse zur Kenntnis zu nehmen. Am 6. März 2020 wurde eine Rechtsanwältin vom Anwaltsgericht Nürnberg zu einer Geldbuße von 3.000 EUR verurteilt, weil sie der Erfüllung ihrer passiven Nutzungspflicht nicht nachgekommen war. Martin Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, hat bei LTO die Entscheidung kommentiert. Die Richter sahen einen Berufsrechtsverstoß und begründeten: „Diese fehlende Erstregistrierung führt zu einer erheblichen Gefährdung der Mandanten der Betroffenen, da die Betroffene nicht feststellen kann, ob ihr über das beA etwas zugestellt wird. Derartige Zustellungen können Fristen enthalten, deren Versäumung zu Lasten der Mandanten gehen, so dass ein erhebliches Gefährdungspotential vorliegt.“

D) Digital-Konferenzen

Erstmals wird der 71. Deutsche Anwaltstag 2020 vom 15. bis 19. Juni 2020 als Virtueller Anwaltstag stattfinden.

Bereits vom 25. bis 29. Mai 2020 wird die erste virtuelle Kanzlei-Expo vom FFi-Verlag veranstaltet.

Und auch der Anwaltszukunftskongress wird am 1. Oktober 2020 als Digitalkongress ausgerichtet.

E) Corona-Links

Das Netz ist voll von Informationen. Nachstehend für Anwälte eine Auswahl:

BRAK: Die BRAK stellt auf dieser Seite aktuelle Hinweise für Justiz und Anwaltschaft ein.

Umfrage: Die BRAK hat am 22. April 2020 die Ergebnisse einer Umfrage über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die deutsche Anwaltschaft veröffentlicht.

Ein PDF mit dem Gesamtergebnis findet sich hier. Die Umfrage soll in einigen Wochen erneut durchgeführt werden.

DAV: Der DAV hat FAQ’s ins Netz gestellt.

Weiterhin gibt es ein digitales Austauschforum nur für Anwältinnen und Anwälte.

KAV: Der Kölner Anwaltverein bietet mit #JURANOTALONE Hilfe für Kollegen und Referendare an.

Auch andere Anwaltvereine folgen diesem Beispiel und bieten für ihre Mitglieder Unterstützung an.

RAK München: Als bislang einzige RAK bietet die RAK München ihren Mitgliedern eine Soforthilfe an.

LTO: Die Legal Tribune Online bietet eine Vielzahl an Informationen für Anwälte und darüber hinaus zu Corona an.

Bleiben Sie optimistisch und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!

 

 

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

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Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?

A) Vertretung

Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:

a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.

Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass  keine Fristen verpasst werden.

B) Kanzlei-Quarantäne

Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.

Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.

C) Home-Office

Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.

Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.

D) Notfallkoffer

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.

Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.

Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.

E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an

beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.

 

Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.

beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.

Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!