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Aufgepasst bei der Adressauswahl im besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

Nicht jeder, der im beA als Empfänger adressierbar ist, ist darüber zu erreichen!

 

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat ein beBPo, ein besonderes elektronisches Behördenpostfach. Ebenso wie die 15 regionalen Deutschen Rentenversicherungen und die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Ein beBPo erhält man, im Gegensatz zum beA, nur auf Antrag. Es muss eingerichtet werden. Auf der Homepage des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (egvp.de) finden sich die Informationen dazu:

Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sind aufgrund der neuen gesetzlichen Regelungen ab 1. Januar 2018 verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen.

Als sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten sieht das Gesetz unter anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor. Die Justiz empfiehlt die Verwendung des beBPo, da es alle fachlichen Anforderungen abbildet und auf die Anbringung von qualifizierten elektronischen Signaturen verzichtet werden kann. Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), die sich für den Elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt hat.

Alle für das beBPo erforderlichen Komponenten sind Teil der bereits erprobten EGVP-Infrastruktur und stehen den Behörden bereits jetzt zur Verfügung.

Leider reagiert die Deutsche Rentenversicherung auf Nachrichten, die über das beA eingereicht werden, nicht.

Auf Nachfrage teilte die DRV mit, dass der Absender vermutlich eine „Return-To-Sender“-Nachricht (RTS-Nachricht) erhalten habe, mit der er über einen nicht vorhandenen Datenanhang informiert wurde.

Als Begründung wurde angegeben, dass eingehende Nachrichten nur verarbeitet und auch innerhalb der Behörde weitergeleitet werden können, wenn ein XJustiz-Datensatz (Strukturdatensatz) beigefügt wird. Seit der Version 3.4 ist beim Erstellen einer Nachricht das Häkchen beim Strukturdatensatz automatisch gesetzt. Im Gegensatz zu den Gerichten wird allerdings der Empfänger des Strukturdatensatzes im Feld „Justizbehörde“ nicht angegeben. Angefangen bei A, dem „Ambulanten Justizsozialdienst Niedersachsen“ über die Amtsanwaltschaften Berlin und Frankfurt am Main, finden sich alle Amtsgerichte von Aachen bis Zwickau (Achtung: danach kommen noch die Amtsgerichte Öhringen und Überlingen), die Anwaltsgerichte, die Arbeitsgerichte (Achtung: die Auswärtigen Kammern haben eigene Adressen), die Bayerischen Gerichte, das Berufungsgericht für Heilberufe in Sachsen-Anhalt, Berufungsgerichtshöfe der Ingenieurkammern und viele mehr. Schlusslicht bildet mit Z das Zentrale Elektronische Schutzschriftenregister und danach folgen noch diverse als „aufgelöst“ bezeichnete Postfachadressen.

beA weist darauf hin, dass für die Justizbehörde ein Strukturdatensatz ausgewählt werden muss:

In der Listbox findet sich weder über die Suche noch über das Alphabet der richtige Empfänger:

Die DRV schreibt:

„Die Wichtigkeit dieses „XJustiz“-Datensatzes“ für die elektronische Zuordnung innerhalb der Behörden ist der Bundesrechtsanwaltskammer unter Umständen nicht bekannt. Nach unserer Kenntnis wird dort nur von einer Relevanz dieses Datensatzes für Gerichte und Staatsanwaltschaften ausgegangen, weil nach den uns vorliegenden Veröffentlichungen mit dem beA bisher ausschließlich Gerichte bzw. Staatsanwaltschaften adressiert werden sollen und müssen.“ Und weiter: „Umgekehrt sind wir zur Zeit (noch) nicht verpflichtet, die elektronische Kommunikation mit der Anwaltschaft über unsere beBPos zu gewährleisten. Die Veröffentlichung der sogenannten Safe-IDs der Rentenversicherungsträger im „offiziellen“ Adressverzeichnis dient (bisher) vor allem dem Zweck der Sicherstellung der elektronischen Kommunikation mit Gerichten und anderen Behörden, damit diese die Adressen der jeweiligen Rentenversicherungsträger finden und sie adressieren können.“

„Wir empfehlen Ihnen, für eine Übergangszeit andere sichere elektronische Kommunikationswege zu verwenden, ggf. ist für Ihr Anliegen die Bundesrechtsanwaltskammer der zutreffende Ansprechpartner.“

Die darüber informierte BRAK teilt mit:

„Die Kommunikation mit der Deutschen Rentenversicherung stellt sich tatsächlich als etwas schwierig dar. Wir sind der Auffassung, dass die Deutsche Rentenversicherung gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 2 ERVV verpflichtet ist, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen, wenn sie für die Inhaber anderer besonderer elektronischer Postfächer adressierbar sind. Dies sind sie über die Einrichtung eines beBPOs. Dass die Deutsche Rentenversicherung die Weiterverarbeitung eingehender Nachrichten an besondere zusätzliche Voraussetzungen, hier also einen XJustiz-Datensatz, knüpft, ergibt sich weder aus dem Gesetz noch aus der Verordnung. Sie hat bislang auch nicht kommuniziert, dass Nachrichten nur dann weiterverarbeitet werden können, wenn dieser XJustiz-Datensatz beigefügt ist. Dass ein sogenannter RTS-Vermerk zurückgesandt werde, ist uns ebenfalls neu. Falsch ist jedenfalls, dass mit dem beA ausschließlich Gerichte bzw. Staatsanwaltschaften adressiert werden sollen. Im Gegenteil ist es so, dass die BRAK gemäß § 19 Abs. 3 RAVPV den Inhabern von beAs zum Zweck des Versendens von Nachrichten über das beA die elektronische Suche nach allen Personen und Stellen zu ermöglichen hat, die über das Postfach erreichbar sind. § 19 Abs. 2 RAVPV regelt, dass das beA auch der elektronischen Kommunikation mit anderen Personen oder Stellen als den Gerichten, den Mitgliedern der Rechtsanwaltskammern, den Rechtsanwaltskammern und der Bundesrechtsanwaltskammer dienen kann. Wie die Deutsche Rentenversicherung ihre Behauptung begründet, dass mit dem beA bisher ausschließlich Gerichte bzw. Staatsanwaltschaften adressiert werden sollen und müssen, ist uns nicht bekannt.

Um aber eine Lösung in dieser Sache zu erreichen, haben wir bereits vor einiger Zeit Kontakt zu der entsprechenden Arbeitsgruppe der Bund-Länder-Kommission aufgenommen und um einen gemeinsamen Termin mit der Deutschen Rentenversicherung gebeten, um das weitere Vorgehen zu klären. Parallele Diskussionen finden bereits mit der Finanzverwaltung statt.“

„Vor diesem Hintergrund sollte von einer Kommunikation über das beA mit der Deutschen Rentenversicherung Abstand genommen werden, da es natürlich wenig zielführend ist, einen Kommunikationsweg zu wählen, der vom Empfänger nicht beachtet wird. In der Sache selbst kommt man für den Mandanten nicht weiter, die Erhebung einer Untätigkeitsklage bringt nur geringe Gebühren und wiegt das Haftungsrisiko keinesfalls auf.“

 

In den Vorgaben zur Teilnahme von Drittanwendungen (dazu gehört auch das beA) am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ der Bund-Länder-Kommission werden in A21 die Informationen genannt, die als Anlage im Format „xml“ übertragen werden müssen. Bis spätestens zum 1.11.2021 müssen die Anforderungen umgesetzt werden.

Es gibt also noch einiges zu tun, damit die Kommunikation mit dem beA und den beBPos der Deutschen Rentenversicherung zukünftig klappt. Vielleicht ist das dann auch eine Mitteilung im beA-Newsletter wert.

beA – Update auf Version 3.4

beA – Update auf Version 3.4

Mit Sondernewsletter 1/2021 vom 20.04.2021 hat die BRAK über das Update auf die neue beA-Version 3.4 informiert.

Damit Sie die neue beA-Version 3.4 nutzen können, ist zwangsläufig eine Aktualisierung der beA Client Security erforderlich.
Durch einen vermehrten Zugriff war zeitweise der Server überlastet, der beA-Support dokumentierte die Störungen:

Nachfolgend stellen wir Ihnen die wichtigsten Änderungen der Version 3.4 vor:

  • Dateinamen

Dateinamen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Unterstrich „_“ und Minus „-“ dürfen verwendet werden. Alle Buchstaben des deutschen Alphabets und alle Ziffern sind möglich. Zulässig ist nunmehr auch die Verwendung von Umlauten. Die maximale Dateinamenlänge beträgt 84 Zeichen inklusive der Dateiendung (.pdf). Bei Signaturdateien (.p7s = Signatur im beA) oder (.pkcs7 = externe Signatur) darf die Länge maximal 90 Zeichen betragen. beA weist mit einer Fehlermeldung darauf hin und verhindert das Hochladen von Dateien, die nicht diesen Vorgaben entsprechen.

Praxistipp: Stellen Sie Regeln auf, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei abgespeichert werden. Achten Sie auf eine einheitliche Speicherung. Überprüfen Sie vor dem Hochladen ins beA, ob die Dateinamen den nunmehr geltenden Vorgaben entsprechen.

Sollte versehentlich eine Datei doppelt hochgeladen werden, so weist auch hier das System auf den Fehler hin:

  • Signaturdatei wird verborgen

Bislang erschien die Signaturdatei unterhalb der Datei, die signiert wurde. Nunmehr weist ein kleiner Pfeil vor dem Dateinamen darauf hin, dass es sich um eine signierte Datei handelt. Klickt man auf diesen Pfeil, wird die Signaturdatei angezeigt:

  • Rangfolge ändern

Jetzt besteht die Möglichkeit, die Rangfolge der hochgeladenen Dateien mit den rechts neu hinzugekommenen Pfeilen unter der Überschrift „Rang“ zu verändern:

  • Strukturdatensatz

Der Strukturdatensatz ist eine maschinenlesbare Datei, die im Dateiformat XML bei Versand an das Gericht beigefügt werden und mindestens folgende Informationen enthalten soll:

  1. die Bezeichnung des Gerichts;
  2. sofern bekannt, das Aktenzeichen des Verfahrens;
  3. die Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten;
  4. die Angabe des Verfahrensgegenstandes;
  5. sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle.

Nunmehr ist das Häkchen bei Strukturdatensatz automatisch gesetzt. Es kann entfernt werden, wenn eine Nachricht an mehrere Empfänger versendet werden soll. Derzeit ist im beA nur pro Empfänger ein eigener Strukturdatensatz möglich.

Praxistipp: Beim Versand an Kollegen ist das Häkchen nicht erforderlich, es sei denn, Sie fordern ein elektronisches Empfangsbekenntnis an (das eEB ist ebenfalls ein Strukturdatensatz).

Darauf sollten Sie achten:

  • Schutzschriftenregister

Der beA-Support weist am 29.04.2021 darauf hin, dass beim Versand an das Schutzschriftenregister der Haken beim Strukturdatensatz deaktiviert werden muss: „da ansonsten beim Speichern bzw. Versenden der Nachricht die von Ihnen manuell angefügte Datei „xjustiz_nachricht.xml“, welche Sie unter https://www.zssr.justiz.de generiert haben, gelöscht und mit einer gleichnamigen Datei aus der beA Webanwendung überschrieben wird.“

  • Fehler bei der Signaturprüfung

Der beA-Support weist am 29.04.2021 darauf hin: „Beim Signieren eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) aus einem zuvor unter Abgabe eEB (Datum eintragen) gespeicherten Entwurfs entstehen Fehler, die dazu führen, dass die Signatur des eEB ungültig geprüft wird. Der Fehler tritt nicht auf, wenn das eEB vor dem Signieren NICHT gespeichert wurde. Bitte beachten Sie: Die Signatur des eEB ist nicht notwendig, wenn es der Postfachinhaber persönlich verschickt. Auch ohne Signatur kann ein Fehler entstehen, wenn nach dem Speichern der eEB-Abgabe als Entwurf das Datum noch einmal korrigiert wird. Der Fehler wird derzeit analysiert, wir informieren hier, sobald er behoben ist.“

  • Dringende Wartungsarbeiten

Der beA-Support teilt am 30.04.2021 mit: „Am 01.05.2021 finden Wartungsarbeiten am beA-System statt, durch die die derzeit auftretenden Performance-Einbußen im beA behoben werden sollen. Hierbei ist zwischen 00:30 Uhr und 02:30 Uhr mit Session-Abbrüchen zu rechnen.“

Auch die sporadisch noch auftretenden Störungen im Adressbuch stehen noch auf der To-Do-Liste:

  • Sporadische Störung bei der Suche im Adressbuch

„Die Suche nach beA-Adressen im EGVP-Adressbuch ist derzeit weiterhin sporadisch gestört, sodass es hierbei zur Fehlermeldung kommen kann, dass die Suchergebnisse unvollständig seien. In den Suchergebnissen ist dementsprechend anschließend kein beA-Eintrag enthalten. Eine Wiederholung der Suche führt in den häufigsten Fällen zu einem dann vollständigen Ergebnis inklusive beA-Adressen.

Umgekehrt kann es im beA zu Fehlermeldungen bei der Suche nach Justiz-Adressen kommen. Im beA erscheint somit eine Fehlermeldung die besagt, dass das gewählte Postfach möglicherweise nicht empfangsbereit ist. Es ist in einem solchen Fall empfohlen, das gewählte Gericht über „Empfänger hinzufügen“ → „Gesamtes Verzeichnis“ erneut als Empfänger hinzuzufügen. 

Wir arbeiten weiterhin gemeinsam mit der BNotK mit Hochdruck an der Behebung.“

  • Wartungsarbeiten am Serviceportal des beA-Anwendersupportes
    zwischen 01.05.2021 ab 14:00 Uhr und 02.05.2021 bis 22:00 Uhr

Der beA-Support informiert: „Zwischen Samstag, dem 01.05.2021 ab 14:00 Uhr und Sonntag, dem 02.05.2021 bis 22:00 Uhr sind Wartungsarbeiten am Serviceportal des beA-Anwendersupportes vorgesehen. In diesem Zeitraum wird das Serviceportal des beA-Anwendersupportes für ca. 4 Stunden nicht erreichbar sein. Anfragen an den beA-Anwendersupport können alternativ per E-Mail übermittelt werden: servicedesk@beasupport.de

 

Genießen Sie das erste Maiwochenende ohne beA und hoffen wir gemeinsam, dass alle derzeit vorhandenen Störungen und Performanceprobleme durch die nächtliche und Wochenendarbeit des beA-Support beseitigt werden. Wir wünschen hierzu gutes Gelingen!

 

 

Anwaltspostfach beA – Zeitplan für die Wiederinbetriebnahme

Anwaltspostfach beA – Zeitplan für die Wiederinbetriebnahme

Presseerklärung der BRAK

Nach der Präsidentensitzung am 18. Januar 2018 gab die BRAK direkt eine Presseerklärung heraus.

Das beA soll möglichst schnell wieder zur Verfügung gestellt werden. Wichtig sei jedoch, dass alle relevanten Fragen zur Sicherheit des Systems zweifelsfrei geklärt sind. Dazu wird die BRAK die vom BSI empfohlene Gesellschaft secunet Security Networks AG mit der Erstellung eines Sicherheitsgutachtens beauftragen. Dieses soll sich insbesondere auf die Frage fokussieren, ob es weiterhin mögliche Sicherheitsrisiken in der Verbindung zwischen Browser und Client Security des beA-Systems gibt.

Weiterhin soll gemeinsam mit externen Entwicklern und Kritikern der Lösungsvorschlag in einem sogenannten beAhton diskutiert werden. Danach wird die BRAK über weitere Schritte bis zur Inbetriebnahme des beA entscheiden. Erst dann kann die BRAK einen Termin nennen, zu dem das beA wieder starten soll.

Information der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer

Der Präsident der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer Hamburg, Otmar Kury, hat unmittelbar im Anschluß an die Präsidentensitzung eine deutlich umfangreichere Information herausgegeben mit dem Hinweis, dass der diese Informationen technisch weder überprüfen noch kommentieren könne.

Wichtig daraus erscheint der Hinweis, dass kein Nutzer im normalen Betrieb des HSM Zugriff auf die Schlüssel hat. Es sei sichergestellt, dass kein Anwender im Falle eines Angriffs auf das HSM (etwa das gewaltsame Öffnen und den Versuch des Auslesens des Speichers) Zugriff auf das Klartext-Schlüsselmaterial erhalten kann. Zu den Details fügt Herr Kury die Präsentation des Dienstleisters Atos zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im beA vom 8. Juli 2015 bei.

Am 26. Januar 2018 soll der beAthon stattfinden. Wegen der zwischen dem 1. und 15. Dezember 2017 aufgetretenen Kapazitätsproblemen, die an fünf Tagen zu einer Nicht-Erreichbarkeit des Systems zwischen 30 Minuten und 2 1/2 Stunden führten, hat Atos Konfigurationsanpassungen vorgenommen und mehr Systemressourcen zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen wird die Hanseatische Rechtsanwaltskammer zu Beginn nächster Woche übermitteln.

Informationsveranstaltungen zum Anwaltspostfach beA

Am Montag, 22. Januar 2018, wird der DAV in Berlin und im Rahmen eines Live-Streams ab 14 Uhr über „beA – Wie geht es weiter?“ diskutieren. Frau Rechtsanwältin Katrin Kirchert, die auch im Datenschutzrecht berät, wird für ABC ANWALT in Berlin dabei sein und im Anschluß berichten.

Am Donnerstag, 25. Januar 2018, findet in Frankfurt ab 19.30 Uhr an der Goethe Universität eine Panel-Diskussion zum beA statt. Auch hier wird es einen Live-Stream geben und ich werde selbst vor Ort sein und berichten.

Am Donnerstag, 1. Februar 2018, findet in Berlin ab 18 Uhr im bbw-Haus, Am Schillertheater 2 eine Veranstaltung der Berliner Anwaltsvereins gemeinsam mit der Arbeitsgemeinschaft IT-Recht im DAV (davit), statt. Auch hier bin ich vor Ort und werde berichten.

Die gute Nachricht zum Schluß:

Das Anwaltsblatt berichtet, dass der EGVP-Client, den viele Kanzleien noch für das Mahnverfahren nutzen, bis 31. Mai 2018 verlängert wird. So bleibt genügend Zeit, um den Neustart des beA zu überbrücken. Allerdings muss die Arbeitsweise geändert werden, da zum 1.1.10218 wichtige Neuerungen gelten.

Wichtig ist, die zum 1. Januar 2018 in Kraft getretene Bekanntmachung zu § 5 der ERVB zu beachten:

1. Zulässige Dateiversionen gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 der ERVV sind bis mindestens 31. Dezember 2020:
a. PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PFD/UA und
b. TIFF Version 6
2. gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 3 der ERVV wird bis mindestens 31. Dezember 2018
a. die Anzahl elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 100 Dateien begrenzt und
b. das Volumen elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 60 Megabyte begrenzt;
3. zulässige pysische Datenträger gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 4 der ERVV sind bis mindestens 31. Dezember 2020
a. DVD und
b. CD
4. qualifizierte elektronische Signaturen sind gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 5 der ERVV bis mindestens 31. Dezember 2020 nach folgenden Vorgaben anzubringen:
1. Nach dem Standard CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) als angefügte Signatur („detached signature“),

Zu beachten ist, dass die sogenannte Container-Signatur seit 1.1.2018 nicht mehr zulässig ist. Dr. Henning Müller, Autor des eJustice-Praxishandbuches, hat in seinem Blog die Erforderlichkeiten der Signatur beschrieben. Danach ist es im EGVP-Client erforderlich, mit einem externen Signaturprogramm, z.B. SecSigner von SecCommerce, die qeS anzubringen. Darüberhinaus soll der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten (§ 2 (2) ERVV). Das Justizportal NRW hat hierzu Beispiele veröffentlicht. Das eJustice-Portal Baden-Württemberg stellt die Erfordernisse anhand einer Grafik dar.

Alternativen zum EGVP-Client und für das Schutzschriftenregister haben wir hier im Blog beschrieben.

Nutzen Sie die unerwartete Fristverlängerung, um jetzt die Weichen für eine Digitalisierung Ihrer Kanzlei zu stellen.  Die Tage bis zur aktiven Teilnahme am Elektronischen Rechtsverkehr sind gezählt.

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