Workshop: Das beA in der anwaltlichen Praxis

Nachdem wir uns in der ersten Folge mit den Voraussetzungen für die Bearbeitung des elektronischen Dokuments durch das Gericht beschäftigt haben, geht es heute um die Unterschrift.

Im Elektronischen Rechtsverkehr wird die händische Unterschrift durch die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ersetzt.

Dazu benötigt der Anwalt eine beA-Signaturkarte oder eine beA-Basiskarte mit Nachladesignatur und ein Kartenlesegerät. Alternativ kann auch eine gesonderte Signaturkarte eingesetzt werden. Allerdings sind die Kosten für reine Signaturkarten in der Regel höher als bei einer beA-Karte.

Einfache Signatur, qualifizierte elektronische Signatur, Stapelsignatur, Containersignatur, externe Signatur, es gibt viele Varianten.

Werfen wir zunächst einen Blick auf § 126 BGB (Schriftform). Absatz 3 besagt:

„Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“

§ 126a BGB (Elektronische Form) ergänzt:

„(1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“

Dann kommt § 130a ZPO (Elektronisches Dokument) ins Spiel:

„(1) Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter können nach Maßgabe der folgenden Absätze als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht werden.“

„(2) Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein. Die Bundesregierung bestimmt durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die für die Übermittlung und Bearbeitung geeigneten technischen Rahmenbedingungen.“

„(3) Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Satz 1 gilt nicht für Anlagen, die vorbereitenden Schriftsätzen beigefügt sind.

„(4) Sichere Übermittlungswege sind …

2. der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts, …“

Das beA ist also als sicherer Übermittlungsweg geeignet. Je nachdem, wer den Schriftsatz einreicht (versendet), ist es wichtig, die Unterschiede zu beachten:

• Immer, wenn Schriftform erforderlich ist, muss mit einer qeS signiert werden.
• Immer, wenn der Mitarbeiter versendet, muss mit einer qeS signiert werden.
• Immer, wenn der Vertreter aus dem beA des Vertretenen einreicht, muss mit einer qeS signiert werden.

Zusätzlich zur qeS muss immer die einfache Signatur unterhalb des Schriftsatzes stehen.

Erstmals hat das BAG (5 AZB 23/20, Beschluss vom 14.09.2020) als oberstes Gericht definiert, was als einfache Signatur zu verstehen ist:

„Die einfache Signatur iSd. § 130a Abs. 3 Satz 1 Alt. 2 ZPO meint die einfache Wiedergabe des Namens
am Ende des Textes, beispielsweise bestehend aus einem maschinenschriftlichen Namenszug unter
dem Schriftsatz oder einer eingescannten Unterschrift.“

Das BAG führt aus, dass es ausreicht, wenn der Nachname auch ohne Berufsbezeichnung angegeben ist. Gleichwohl ist meine Empfehlung, immer den Vornamen und den Nachnamen aufzuführen, denn der Vorname gehört zur Person und kann im Falle einer Namensgleichheit auch zur Unterscheidung beitragen.

Wenn der Anwalt ohne eine qeS einreicht und selbst versendet, ist in jedem Fall eine einfache Signatur erforderlich.

Fazit: Die Berufung wurde ohne qeS eingelegt. Es fehlte die einfache Signatur, der Schriftsatz endete nur mit „Rechtsanwalt“.  Bei der Berufungsbegründung ist eine einfache Signatur erfolgt. Das LAG teilte mit, dass Bedenken an der formgerechten Einlegung der Berufung bestünden, es fehle an einer einfachen Signatur der Berufungsschrift. Nunmehr betrantragte der Beklagtenvertreter Wiedereinsetzung in den vorigen Stand mittels qualifiziert signiertem Schriftsatz. In der sehr lesenswerten Entscheidung wird klar, dass es, letztlich nur, weil das Gericht innerhalb der Berufungsfrist erkennen konnte, dass die Berufung nicht formgerecht eingereicht wurde, der Revisionsbeschwerde stattgegeben hat.

Praxistipp: Verwenden Sie immer eine einfache Signatur (Namenszug) und eine qeS. Dann kann auch der Mitarbeiter den Schriftsatz kontrollieren (4-Augen-Prinzip) und versenden, es kann aber auch der Anwalt selbst aus seinem beA senden. Achten Sie beim Vertreter darauf, dass dieser mit seiner einfachen Signatur (ohne Zusätze wie i.V., pro abs., etc.) und einer qeS signiert. Dann kann wiederum der Mitarbeiter aus dem beA des Vertretenen senden.

Stapelsignatur:

beA schlägt die Unterschriftenmappe um Längen, genauer gesagt um 50 Dokumente, die mittels Stapelsignatur mit einer PIN-Eingabe signiert werden können. Dazu kann man in der Nachrichtenübersicht im Ordner Entwürfe alle dort befindlichen Schriftsätze signieren:

Bitte überprüfen Sie vor dem Versand in der einzelnen Nachricht, ob die Unterschrift ordnungsgemäß, d.h. die qeS „erfolgreich“ war:

Das OLG Braunschweig hat in seinem Beschluß vom 18.11.2020 (11 U 315/20) darauf hingewiesen:

„Anforderungen an die Prüfung einer qualifizierten elektronischen Signatur
Wenn bei der Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ein Warnsymbol aufleuchtet, hat
der Prozessbevollmächtigte sich über die Bedeutung des Symbols zu informieren oder durch
Kontrolle der Signatur im besonderen elektronischen Anwaltspostfach zu vergewissern, dass eine
ordnungsgemäße Signatur vorliegt. Andernfalls trifft ihn ein Verschulden am Vorliegen einer
ungültigen Signatur.
Soll seitens des Büropersonals eine Prüfung der elektronischen Signatur erfolgen, bedarf es einer
eindeutigen Anweisung seitens des Prozessbevollmächtigten. Die Anweisung, den ordnungsgemäßen
Versand zu kontrollieren, reicht nicht aus.“

In diesem Fall wurde der Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gegen die Versäumung der Berufungsfrist zurückgewiesen.

Vorsicht bei Versand aus einem Anwaltsprogramm:

Hinzu kommt, dass in dieser Sache die Bearbeitung und Versendung nicht über die beA-Webanwendung, sondern mit einem Anwaltsprogramm erfolgt ist:

„Die Klägerseite hat … zunächst erläutert, wie das von ihm in seiner Kanzlei eingesetzte Programm R. verwendet wird. …
Im Hinblick auf die Einreichung der hier gegenständlichen Berufungsbegründung habe der Klägervertreter den Schriftsatz in den Postausgang von R. geladen und per Knopfdruck signiert. Die Signatur sei als erfolgreich mit einer roten „Schleife“ angezeigt worden.
Es habe keine Fehlermeldung oder Warnmeldung oder sonstige Auffälligkeiten gegeben.
…Der R. Zustellnachweis habe eine fehlerfreie Zustellung mit zutreffender Signaturdatei dokumentiert.
…habe der Klägervertreter im Webportal des beA-Postfachs nachgesehen, ob dort eine Fehlermeldung zu sehen gewesen sei. Auch dies sei nicht der Fall gewesen. Der Klägervertreter habe mittels gesonderter Prüfmöglichkeit die Signatur geprüft, woraufhin ihm diese tatsächlich als unzutreffend angezeigt worden sei. Eine solche Meldung habe der Klägervertreter bislang noch nie gesehen gehabt,…
Da keinerlei Fehlermeldungen von R. angezeigt worden seien, sondern im Gegenteil der ordnungsgemäße Versand mitgeteilt worden sei, habe sie eine zusätzliche Prüfung im beA-Postfach auf der Website unterlassen,…“

Fazit: Prüfen Sie auch bei Versand durch ein Anwaltsprogramm, in der beA-Webanwendung, ob die qeS erfolgreich angebracht wurde und ob das Dokument beim Empfänger erfolgreich eingegangen ist (vgl. § 130 a ZPO „(5) Ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen.“)

Containersignatur:

Hier hat das BAG am 15. August 2018 (2 AZN 269/18) die Nichtzulassungsbeschwerde verworfen, da die Beschwerdeschrift nicht mit einer qeS, sondern nur im Rahmen einer Containersignatur angebracht war. Diese ist seit 1.1.2018 nicht mehr zulässig. Die Gefahr, heute im beA eine Containersignatur zu verwenden, ist allerdings gebannt, da die BRAK mit der Version 2.3 im August 2019 den Button im beA entfernt hat.

Externe Signatur:

Alternativ zur qeS im beA kann auch mit einer externen Signatur gearbeitet werden. Diese bietet den Vorteil, dass der Anwalt außerhalb des beA mit qeS signieren kann und der Mitarbeiter dann die bereits erfolgte qeS hochladen kann. Hierzu wird beim Hochladen mit der Auswahl „Externe Signatur“ die bereits signierte Datei verwendet, beA erkennt dies und nimmt die Signaturdatei direkt mit. Eine externe qeS unterscheidet sich mit der Endung „pkcs7“ von der qes im beA mit der Endung „p7s“.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der SecSigner ist ein kostenloses Programm, mit dem Governikus Signer wird auch die Verschlüsselungssignatur des ZIP-Containers beim Export angezeigt:

Bei meinem letzten Workshop waren:

60 % der Teilnehmer Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, 40 % Mitarbeiter*innen.

Davon nutzten 13 % das beA nur passiv, 27 % passiv mit elektronischem Empfangsbekenntnis, 60 % nutzen das beA bereits aktiv.

Ein Feedback: “ …vielen Dank für das guten informative Seminar am gestrigen Tage. Wir haben gleich ein paar Veränderungen innerhalb der Kanzlei durchgeführt. Darüber hinaus habe ich auch bei mir auch gleich ein Update beim Cyberjack Manager vorgenommen.
Problematisch ist allerdings jetzt, dass beim Anmelden kein Sicherheitsschlüssel (mehr) erkannt wird. Ist das ein Problem, das Sie vielleicht schon kennen? Für einen kleinen Tipp wäre ich dankbar.“

Dem Teilnehmer habe ich die Lösungsmöglichkeiten schon mitgeteilt. Aufmerksame Leser meines Blogs kennen die Antwort auch schon;-)