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Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Corona-Notfallplan für Anwaltskanzleien

Die Corona-Pandemie macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. Haben Sie einen Notfallplan aufgestellt?

A) Vertretung

Der BGH hat mit Beschluss vom 19. Februar 2019 – VI ZB 43/18 entschieden:

a) Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Ist er als Einzelanwalt ohne eigenes Personal tätig, muss er ihm zumutbare Vorkehrungen für einen Verhinderungsfall, z.B. durch Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen treffen. Durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall muss sich der Rechtsanwalt allerdings nur dann vorbereiten, wenn er einen solchen konkreten Ausfall vorhersehen kann.
b) Ein Rechtsanwalt muss, wenn er unvorhergesehen erkrankt, nur das, aber auch alles zur Fristwahrung unternehmen, was ihm dann möglich und zumutbar ist. Die fristwahrenden Maßnahmen eines unvorhergesehen erkrankten Einzelanwalts ohne eigenes Personal können sich darin erschöpfen, die Vertretung, für die er zuvor im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen für Verhinderungsfälle Vorsorge zu treffen hatte, zu kontaktieren und um die Beantragung einer Fristverlängerung zu bitten. Für die Begründung eines Wiedereinsetzungsantrags ist deshalb die Darlegung und Glaubhaftmachung notwendig, dass aufgrund der Erkrankung selbst diese Maßnahme nicht möglich oder zumutbar war bzw. – bei pflichtgemäßem Treffen der allgemeinen Vorkehrungen – gewesen wäre.

Für das besondere elektronische Anwaltspostfach beA bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall einem Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren sollten, damit im Falle einer Erkrankung, die im Rahmen des Coronavirus ggf. unvorhersehbar ist, gewährleisten, dass  keine Fristen verpasst werden.

B) Kanzlei-Quarantäne

Müssen Anwälte oder Mitarbeiter in Quarantäne geschickt werden ist es hilfreich, im Rahmen eines Organigramms die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelungen schriftlich zu definieren. Welche Aufgaben sind von wem bis wann zu erledigen? Neben Notfristen und richterlichen Fristen sind z.B. die steuerlichen Fristen und die Fristen für die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, sofern diese Aufgaben nicht an den Steuerberater ausgelagert wurden.

Wie kann die Kanzleikommunikation auf digitale Wege (Videokonferenzen, Telefonmeetings etc.) umgestellt werden, um Mandantenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden? Rechtsanwalt Ralf Zosel gibt in seinem Blog Tipps für die Online-Abwicklung von Mandantenterminen. Dabei gibt er einen Hinweis auf das neue Tool von e-consult e.syOffice, das ohne Installation eine Online-Beratung ermöglicht.

C) Home-Office

Ermöglichen Sie Anwälten und Mitarbeitern, vor allem wenn die Kinderbetreuung sichergestellt werden muss und die technischen Voraussetzungen gegeben sind, die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Damit können Sie, soweit es gesundheitlich möglich ist, auf die Arbeitskraft zugreifen und bleiben digital in Verbindung.

Wie Sie Ihr beA im Home-Office einrichten, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.

D) Notfallkoffer

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe von beA-Karte und PIN an weitere Personen. Ungeachtet dessen werden in vielen Kanzleien die beA-Karten der Anwälte von Mitarbeitern benutzt, häufig gibt es keine beA-Mitarbeiterkarten. Bereits im Juni 2019 hat das Arbeitsgericht Lübeck (Entscheidung vom 19.06.2019 – 6 Ca 679/19) festgestellt, dass die persönliche beA-Karte nicht weitergegeben werden darf und daher bis zur Änderung der PIN durch den Karteninhaber kompromittiert und dieser daher nicht mehr in der Lage ist, auf sicherem Übermittlungsweg über sein beA wirksam Schriftsätze einzureichen.

Bestellen Sie daher für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Karte (EUR 12,90 p.a.). Diese kann entweder mit dem Namen des Mitarbeiters personalisiert oder auch allgemein (z.B. Dezernat Rechtsanwalt Mustermann) gehalten werden. Damit wird im beA dokumentiert, wer wann was im beA veranlasst hat. So wird beispielsweise ggf. eine Wiedereinsetzung möglich.

Vermerken Sie sämtliche Benutzernamen, SAFE-ID-Nummern der Mitarbeiter (diese sind nicht öffentlich und daher nicht zu recherchieren), PIN und PUK in einem digitalen Notfallkoffer. So kann bei einem Mitarbeiterwechsel die Karte weiterverwendet werden.

E) So kommen Ihre Schriftsätze korrekt bei Gericht an

beA kann bei der flexiblen Arbeit helfen. Voraussetzung ist, dass die Formalitäten korrekt eingehalten werden. Wie Sie Ihre Schriftsätze korrekt erstellen und überprüfen habe ich in diesem Beitrag geschrieben.

 

Diese Situation stellt uns alle vor besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Bleiben Sie gesund und finden Sie für Ihre Kanzlei die beste Lösung.

beA und digitales Arbeiten können dazu beitragen, dass wir in dieser Ausnahmesituation arbeitsfähig bleiben.

Die Corona-Krise wird für Rechtsanwälte auch neue Mandate generieren, machen Sie das Beste daraus!

 

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

Hilfe, mein beA funktioniert nicht mehr!

A) Wo ist sichtbar, ob beA funktionsfähig ist?

Auf der Startseite des beA https://www.bea-brak.de ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob beA funktionsfähig ist.

Sollte sich z.B. beim Klick auf „Anmelden“ das Fenster für den Sicherheitstoken nicht öffnen, so können Sie im blauen Balken unterhalb des Logos der BRAK bei „Weitere Informationen zu beA unter beA.brak.de“ auf beA.brak.de klicken. Dahinter verbirgt sich ein Link auf die Informationsseite der BRAK https://bea.brak.de/

Auf der linken Spalte bei den „Aktuellen Meldungen“ werden die derzeit bekannten Störungen aufgeführt:

B) Ist die beA Client Security aktiv?

Starten Sie die beA Client Security vor dem Einloggen in beA manuell. Es öffnet sich ein weißes Fenster, das nach dem Laden im Hintergrund aktiv bleibt. Die Client Security aktualisiert sich automatisch, ein manuelles Update ist nicht erforderlich. Sollte ein Einloggen nicht möglich sein, beenden Sie die beA Client Security mit einem Rechtsklick auf „Beenden“. Ein erneuter Start hilft dann schon oft weiter.

C) Sicherheitstoken (=beA-Karte) wird nicht erkannt

Es kann vorkommen, dass die im Kartenlesegerät eingesteckte Karte nicht erkannt wird. Das System zeigt dann an, dass kein Sicherheitstoken vorhanden ist, obwohl die Karte im Lesegerät steckt. Manchmal ist es hilfreich, zuerst die Karte ins Lesegerät zu stecken und dann erst die beA Client Security zu starten. Prüfen Sie, ob die Karte richtig (Chip nach unten, Schrift nach oben) und tief genug im Lesegerät (Beispielbild: REINER SCT cyberJack secoder (= der „kleine“ Reiner) steckt.

 

D) Das Display des Lesegeräts zeigt nichts mehr an

Wenn das Display des Lesegeräts nichts mehr anzeigt, ist das Lesegerät in der Regel nicht kaputt, sondern es braucht ein Update.

Am Beispiel des REINER CyberJack Gerätemanagers (für den cyberJack RFID komfort = der „große“ Reiner) können Sie prüfen, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update benötigt. Die derzeit aktuelle Version ist 7.8.1

 

Sie können auch über die Seite des Herstellers, z.B. https://www.reiner-sct.com/support/support-anfrage/ unter Treiber-Downloads das jeweilige Betriebssystem auswählen und dann den Download (als Administrator) starten:

E) Behalten Sie die Zeit im Blick

beA ist kein E-Mail-Programm, das Sie den ganzen Tag geöffnet halten. Es ist eher mit einem Banking-Programm vergleichbar: Dort ist ein vorgegebenes Zeitfenster zu beachten. Führen Sie innerhalb des Zeitfensters keine Transaktionen aus, meldet sich das Programm (nach Hinweis) automatisch ab. Auch beA bringt nach 27 Minuten einen Warnhinweis und loggt sich nach 29 Minuten und 59 Sekunden automatisch aus, sofern keine aktive Verlängerung durch den Benutzer erfolgt.

Achtung: Wenn Sie in einem Nachrichtenfenster arbeiten (Nachrichtentwurf erstellen), läuft die Zeit trotz Bearbeitung weiterhin ab. Sichern Sie daher immer wieder mit einem Klick oben links auf „Speichern“ die bereits hochgeladenen Anhänge und Eintragungen. Stellen Sie die Zeit mit einem Klick auf den Reiter des Hauptfensters zurück oder legen Sie das Hauptfenster und den Nachrichtentwurf auf zwei verschiedene Monitore, um die Zeit im Blick zu behalten.

 

Fazit:

Heute ist der 29. Februar 2020, ein besonderer Tag, in 306 Tagen endet das Jahr 2020. Bereits zum 1.1.2021 können weitere Gerichte mit der aktiven Nutzungspflicht vorziehen. Spätestens jedoch in 671 Tagen wird der Elektronische Rechtsverkehr für alle Anwältinnen und Anwälte zum verpflichtenden Alltag gehören. Sind Sie darauf vorbereitet?

 

Praxistipps zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

Praxistipps zur rechtssicheren Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA

A) Einbettung von Schriften – PDF/A

Mit Beginn der aktiven Nutzungspflicht zum Jahresbeginn 2020 hat sich herauskristallisiert, dass bei der Einreichung von „normalen“ PDF-Dateien ggf. nicht alle enthaltenen Schriften vom Gericht gelesen werden können. Dies könnte bedeuten, dass dieser Schriftsatz als nicht eingereicht gilt. Nach § 130a IV ZPO besteht jedoch die Möglichkeit, ein geeignetes Dokument nachzureichen. Die BRAK empfiehlt daher, direkt PDF/A zu verwenden. Zum einen ist dies ein Format, das zur Langzeitarchivierung empfohlen wird, zum anderen erspart man sich evt. Nachbesserungen.

Prüfen Sie, auch bei eingescannten Dokumenten und Dokumenten, die Ihnen der Mandant zur Verfügung stellt, dass diese vor der Übersendung in das PDF/A Format umgewandelt sind.

B) Fehler bei der Unterschrift

Die bisher zum beA ergangene Rechtsprechung zeigt, dass die meisten Fehler bei der Erstellung und Versendung von Schriftsätzen im Rahmen der Unterschrift passieren. Daher nachfolgend die wichtigsten Punkte:

  • Der Schriftsatz muss immer die einfache Signatur enthalten. Dies ist der Namenszug des Rechtsanwalts, z.B. Fritz Müller. Die Berufsbezeichnung kann, wie üblich, hinzugesetzt werden.
  • Versendet der Anwalt das Dokument selbst aus seinem eigenen beA, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) entbehrlich. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen zwingend eine qeS erforderlich ist. Des Weiteren ist eine Arbeitsteilung zwischen Anwalt und Mitarbeiter dann nicht mehr möglich, da der Anwalt in diesem Fall immer selbst versenden muss. Hinzu kommt, dass die Option, eine Wiedereinsetzung zu erlangen, damit nicht mehr gegeben ist.
  • Die klare Empfehlung: Verwenden Sie immer die qeS (PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät), dann können Sie den Versand, die Kontrolle und den Export der Nachrichten an Mitarbeiter delegieren. Dies entspricht der bisherigen Übung, eine Unterschriftsmappe vorzulegen, die vom Anwalt geprüft und danach unterzeichnet wird. Das Einpacken (=Versenden) wird sodann vom Mitarbeiter erledigt.
  • Für den Fall, dass ein Vertreter den Schriftsatz einreicht, ist es zwingend erforderlich, dass der Schriftsatz sowohl die einfache Signatur des Vertreters (ohne Zusätze wie z.B. i.V., i.A., pro abs., etc.) als auch eine qeS des Vertreters enthält. Erst dann darf der Schriftsatz, im Idealfall durch den Mitarbeiter aus dem Postfach des Sachbearbeiters, eingereicht werden.

Wichtig: Der Rechtsanwalt behält immer seine beA-Karte. Er darf diese Karte und seine PIN keinem Dritten überlassen, sei es Mitarbeiter oder Vertreter (§ 26 RAVPV).

Der Vertreter nutzt immer seine eigene beA-Karte. Der Mitarbeiter nutzt immer seine beA-Mitarbeiterkarte.

C) Erledigung von Fristen

Das Phänomen, dass Anwälte zur kreativen Höchstform auflaufen, je näher der Fristablauf droht, ist hinreichend bekannt. Es birgt im elektronischen Rechtsverkehr jedoch vermeidbare Gefahren. Die bisherige Rechtsprechung zur Versendung von Faxen kann auch als Maßstab für das beA gelten.

Danach gilt: Fangen Sie rechtzeitig an!

Wer fristwahrende Schriftsätze über das beA versendet, sollte rechtzeitig beginnen. So hat der BGH (23.10.18, III ZB 54/18,) entschieden, dass bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von 20 Minuten einzuplanen ist, damit ggf. durch Wiederholung ein Zugang bis zum Fristablauf gewährleistet ist. Diese Rechtsprechung wird sicher als Maßstab für zukünftige Rechtsprechung zum beA angelegt.

Wichtig zu wissen:

beA hat bereits vor Mitternacht eine Blockade eingebaut. So konnte ich bei einem Test um 23.54 Uhr die Nachricht nicht mehr versenden, da beA den Hinweis brachte:

„Warnung. Aufgrund der aktuellen Uhrzeit kann die Übertragung vor 24.00 Uhr womöglich nicht sichergestellt werden.“

Ein Klick auf Ok führte leider nicht zum Hochladen der Anlagen. Erst nach 24.00 Uhr konnten die Anhänge hochgeladen werden, die Frist wäre verpasst.

Deshalb: Beginnen Sie rechtzeitig vor Fristablauf!

Auch für diejenigen, die ihr beA derzeit nur passiv nutzen, legt die Rechtsprechung die Latte hoch:

Das OLG Dresden und das LG Krefeld sind der Auffassung, dass Rechtsanwälte, um Fristen zu wahren, schon vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht einen Versand über das beA vornehmen müssen, falls eine Versendung per Telefax nicht möglich ist.

beA-Kenntnisse sind Pflicht für jeden Rechtsanwalt

Dass Anwälte sich nicht darauf berufen können, wegen Problemen in der beA-Bedienung gerichtliche Dokumente nicht zur Kenntnis zu nehmen, hat das LAG Schleswig-Holstein mit seinem Beschluss am 19. September 2019 entschieden:

Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er die über beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a Abs. 6 BRAO zur Kenntnis nehmen kann. Die Gerichte sind nicht verpflichtet, den Rechtsanwälten Handlungsanweisungen zum Öffnen der über beA zugesandten Dokumente zu erteilen.

Fazit:

Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Anwälte sollten sich mit den Besonderheiten des beA befassen. Auch wenn die aktive Nutzungspflicht noch in vermeintlich weiter Ferne liegt, gibt es gute Gründe, sich jetzt mit dem elektronischen Rechtsverkehr und beA vertraut zu machen.

 

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

Änderungen beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA ab 2020

A) Betreiberwechsel

Zum 1.1.2020 übernehmen „WestRock“ den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA.

Die BRAK hat im Newsletter 35/2019 vom 12.12.2019 angekündigt:
„Der Wechsel von der bisherigen Betreiberin des beA-Systems auf die neue Vertragspartnerin der BRAK wird nicht zum Stichtag 1.1.2020 stattfinden. Die BRAK hat mit der Beauftragung der neuen Dienstleisterin eine Übergangsphase vereinbart, in der die alte Betreiberin den Betrieb noch so lange fortführt, bis die neue Betreiberin ihre Systeme soweit aufgebaut hat, dass eine risikofreie Übernahme des Echtbetriebs erfolgen kann. Der genaue Zeitpunkt, wann das geschehen wird, steht derzeit noch nicht fest. Voraussichtlich wird der Übergang im zweiten Quartal des Jahres 2020 stattfinden. Wir werden darüber und über mögliche temporäre Nichterreichbarkeiten rechtzeitig im beA-Newsletter sowie auf der beA-Website unter „Aktuelle Meldungen“ informieren.“

Es wird daher zum Jahresbeginn 2020 keine gravierenden Änderungen geben.

B) Neue beA-Version 2.3.4

Mitte Januar 2020 wird eine neue beA-Version 2.3.4.xx veröffentlicht. Mit dieser Version wird die aktuelle Version von MacOS unterstützt, darüber hinaus werden bekannte Fehler abgestellt, neue Funktionen sind nicht vorgesehen.

C) Aktive Nutzungspflicht ab 2020

Schleswig-Holstein zieht als erstes Bundesland die aktive Nutzungspflicht für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit vor. Lesen Sie ausführlich hierzu meinen Blogbeitrag aus November 2019.

Für die anderen Bundesländer werden verschiedene Änderungen eintreten. Lesen Sie hierzu meinen Artikel beA – Die Schonzeit ist vorbei, der beim IWW-Institut in AK Anwalt und Kanzlei, Ausgabe 1/2020, veröffentlicht ist.

D) Digitalisierung

Aus unterschiedlichen Gesprächen mit Rechtsanwälten und Mitarbeitern ist mir bekannt, dass in vielen Kanzleien mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei noch nicht begonnen wurde oder diese nur in Teilbereichen stattfindet. Um hier eine praktische Hilfestellung zu geben, ist im Deutschen Anwaltverlag soeben mein neues Buch Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei erschienen. Mit Kanzleien aller Größenordnungen habe ich Interviews geführt und hinterfragt, wie weit dort die Digitalisierung fortgeschritten ist und welche Tipps man Kollegen mit auf den Weg geben kann, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Aus verschiedenen Perspektiven habe ich sehr interessante Antworten erhalten. Eine Leseprobe und einige Statements meiner Interviewpartner finden Sie hier: https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/

Einer meiner Interviewpartner, Rechtsanwalt Professor Stephan Ory, betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“

Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich ein gutes und erfolgreiches Jahr 2020.

Denken Sie daran, dass in 731 Tagen in jedem Fall bundesweit die aktive Nutzungspflicht beginnt, es aber durchaus sein kann, dass weitere Bundesländer bereits zum 1.1.2021, also in 366 Tagen, diese Pflicht vorziehen.

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