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beA Update 3.17: Bedienungserleichterungen zum Frühlingsanfang

Mit Newsletter Ausgabe 2/2023 v. 15.3.2023 hat die BRAK das Update auf die Version 3.17 für „voraussichtlich“ 23.3.23 angekündigt. Nachstehend die wichtigsten Änderungen:

  • Die Frist zur Umstellung auf 64-Bit-System läuft ab

Mit dem Update 3.17 muss zwingend das Update der Basiskomponente der beA Client Security auf die Version 3.3 erfolgen. Wir hatten bereits im November 2022 darüber berichtet.

  • Die Barrierefreiheit wird verbessert

Die BRAK informiert, dass ab der beA-Version 3.17 die Oberfläche mit einer angepassten Farbgebung und mit verbessertem Kontrast dargestellt wird, um den Anforderungen an die Barrierefreiheit besser gerecht zu werden.

  • NEU: Signaturstatus wird angezeigt

Nunmehr wird der Signaturstatus in der Nachrichtenübersicht angezeigt, sofern vorher die Einstellung in der Spaltenauswahl erfolgt ist. Die Rechtsprechung zeigt, dass viele Wiedereinsetzungsanträge an fehlenden oder falschen Signaturen scheitern. Hier soll im Rahmen eines Ampelsystems mit der Einstellung der neuen Option „Signaturstatus“ im Ordner „Posteingang“ und „Gesendet“ eine einfache Kontrollmöglichkeit gegeben sein.

Die BRAK schreibt hierzu:

„Die Spalte Signaturstatus zeigt mittels eines Symbols in Ampelfarben das Prüfergebnis der Signaturprüfung der Nachricht an:

kein Symbol (leer) = Für die Nachricht wurde noch keine Prüfung durchgeführt.

    gelbes Symbol = Das Prüfergebnis ist unbestimmt.

    grünes Symbol = Alle Prüfungen sind positiv verlaufen. Die Signaturen sind gültig.

    rotes Symbol = Mindestens eine Prüfung ist fehlgeschlagen.

Die Anzeige des Signaturstatus erfolgt automatisch, wenn die Benutzerin oder der Benutzer eine Nachricht selbst gesendet hat. Bei eingehenden Nachrichten oder bei von anderen Nutzerinnen und Nutzern versendeten Nachrichten muss die Nachricht zunächst geöffnet werden, damit die Signaturprüfung erfolgt und der Signaturstatus angezeigt wird.“

Aus Nutzersicht würde ich mir wünschen, dass bereits im Ordner „Entwürfe“ diese Möglichkeit realisiert wird. Denn bei Arbeitsteilung zwischen Anwält:in und Mitarbeitenden wandert jede Nachricht nach dem Signieren in den Entwürfe-Ordner und kann dann von den Mitarbeitenden nach Überprüfung versendet werden. Und noch bedienerfreundlicher wäre es, wenn die Anzeige immer automatisch erfolgen würde, ohne dass die Nachricht erst geöffnet werden muss. Und wenn die Nachricht bereits versandt wurde und danach der Fehler angezeigt wird, muss repariert werden, einfacher wäre es andersherum.

  • Änderungen bei der eEB-Ansicht

Seit der beA-Version 3.15 verlockte die Schaltfläche „Erstelle PDF – Dokument“ die Nutzer, war allerdings ohne Funktion. Nachdem die Justiz ein neues Stylesheet ohne diese Schaltfläche zur Verfügung gestellt hat, verschwindet diese wieder. Wünschenswert wäre aus Nutzer:innensicht, dass die Felder „Typ“ und „Datum des Schreibens“ vom System auch ausgefüllt werden. Hier hat der Anwender keine Möglichkeit, Eingaben vorzugeben.

  • Fehlermeldungen werden eindeutiger

Nunmehr zeigt das System bei fehlenden Berechtigungen konkret an, welche Hindernisse vorliegen, damit eine Nachricht versendet werden kann.

  • Sicherheitstoken einfacher freischalten

Häufig werden Sicherheitstoken (beA-Karten (Hardwarezertifikat) / beA-Softwarezertifikate) nicht sofort freigeschaltet und Nutzer:in wundern sich, dass manche Funktionen nicht verfügbar sind. Hier wird mit der Version 3.17 Abhilfe geschaffen.

Die BRAK schreibt: „Stellt das System fest, dass Mitarbeitendenkarten oder Softwarezertifikate noch freigeschaltet werden müssen, so erscheint unmittelbar nach der Anmeldung ein Hinweisfenster mit der Liste aller noch freizuschaltenden Sicherheits-Token. Wenn Sie eine Freischaltung der vorausgewählten oder von Ihnen ausgewählten Sicherheits-Token auslösen möchten, dann wählen Sie bitte die Schaltfläche „Sicherheits-Token freischalten“ aus.“

Achtung: Das geht nur, wenn der Postfachinhaber mit einem Hardwarezertifikat (beA-Karte) am Postfach angemeldet ist oder ein Mitarbeitender mit seiner beA-Mitarbeiterkarte über das Recht Nr. 19 „Berechtigungen verwalten“ verfügt. Mit einem beA-Softwarezertifikat sind diese Einstellungen nicht möglich.

  • Unzulässige Zeichen einfacher identifizieren

Unzulässige Zeichen wurden schon manchem Nutzer zum Verhängnis. Maßgeblich sind die Vorgaben der Justiz zu erlaubten Zeichen in dem mit der Nachricht verpflichtend zu übermitteltenden Strukturdatensatz in den Feldern Aktenzeichen Absender, Aktenzeichen Empfänger, Betreff und im Nachrichtentext (den man tunlichst ohnehin nicht verwenden sollte, da die Justiz ihn nicht maschinell auslesen kann). Nunmehr werden die unzulässigen Zeichen mit Anführungszeichen versehen und schwarz markiert. In der Anwenderhilfe sollen die erlaubten Zeichen im Detail aufgelistet werden.

  • Das Anredefeld nicht mehr verpflichtend

Die Möglichkeit, „Frau“ oder „Herr“ auszuwählen, ist ab der Version 3.17 nicht mehr als Pflichtfeld ausgestaltet.

  • Der Nachrichtenexport wird verkleinert

Ab Inbetriebnahme der beA-Version 3.17 erfolgt der Nachrichtenexport verkleinert, indem innerhalb der Datei <Nachrichten-ID>.xml keine Base-64-kodierten Inhaltsdaten zu den Anhängen mehr ausgegeben werden.

  • Die Anwenderhilfe bekommt ein neues Aussehen

Angepasst an die Optik des beA Support Portals wird die Anwenderhilfe der beA-Webanwendung mit dem Update auf die Version 3.17 auf eine neue technologische Basis umgestellt.

  • Muss Ihre beA-Karte entkoppelt werden?

Zum 18.3.23 ist die verlängerte Frist zum Hinzufügen der beA-Karte der neuen Kartengeneration (Kartennummer beginnt mit 7xxx) abgelaufen. Nunmehr wurde diese Frist jetzt nochmals verlängert bis zum 2.4.23.

Wer danach seine neue Karte noch nicht in seinem Postfach hinzugefügt hat, muss beim beA Support einen Entkopplungsantrag mittels Formular stellen: https://portal.beasupport.de/formulare/entkopplungsantrag

Pflichtfelder sind Vor- und Nachname des Karteninhabers, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die SAFE-ID-Nummer (wer die SAFE-ID nicht parat hat, kann im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis danach suchen und speichert diese dann am besten in einem virtuellen Notfallkoffer ab).

Zusätzlich weist die BRAK darauf hin:

„Bitte lesen Sie folgende Hinweise sorgfältig, bevor Sie die Entkopplung beauftragen und aktivieren nach Kenntnisnahme die zugehörige Checkbox. Nach dem Absenden des Entkoppplungsantrags wird die Entkopplung durchgeführt. Hierbei werden sämtliche Sicherheits-Token, die derzeit den Zugriff auf Ihr Postfach ermöglichen, vom Postfach gelöst (auch bspw. Mitarbeiter und Vertreter). Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Erst die erneute Erstregistrierung mit der neuen beA-Karte ermöglicht Ihnen, das beA wieder vollumfänglich zu nutzen und die Sicherheits-Token ggf. weiterer berechtigter Personen wieder freizuschalten.“

Des Weiteren sind die nachfolgenden Pflichtfelder anzuklicken:

Fazit:

Mit dem Update auf die beA Version 3.17 werden viele Änderungen umgesetzt, die peu á peu das beA einfacher bedienbar machen. Die Rechtsprechung legt strenge Maßstäbe an die Handhabung des beA seitens der Anwaltschaft und deren Mitarbeitenden. Jede Kanzlei ist gehalten, den Umgang mit beA zu dokumentieren. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zum beA-Führerschein für Anwälte

Zweierlei Maß? Brauchen Anwältinnen und Anwälte einen beA-Führerschein?

Aus dem Workshop: Anwaltspostfach beA: Fettnäpfchen – Folge 3: BGH: Kontrolle der Eingangsbestätigung

Workshop: Das beA in der anwaltlichen Praxis

Noch 122 Tage bis zur aktiven Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA).

Nachdem wir uns in der ersten Folge mit den Voraussetzungen für die Bearbeitung des elektronischen Dokuments durch das Gericht beschäftigt haben, ging es in der zweiten Folge um die Unterschrift.

Heute befassen wir uns mit der Kontrolle der Eingangsbestätigung und der Pflicht des Anwalts zur Kontrolle und zumindest stichprobenartigen Überprüfung der Mitarbeiter.

Viele Kanzleien nutzen beA schon eifrig, während andere noch zögern oder gerade jetzt erst die beA-Mitarbeiterkarten bestellen.

Aber auch eine Kanzlei, die das beA nach eigener Aussage schon intensiv genutzt hat, musste sich nun vom BGH belehren lassen:

Es begann bereits 2019. Die Berufungseinlegung erfolgte noch rechtzeitig. Dann musste das Berufungsgericht die Prozeßbevollmächtigten (PB) der Klägerin darauf hinweisen, dass eine Berufungsbegründungsschrift bis zum Ablauf der Frist zur Berufungsbegründung nicht eingegangen sei und deshalb von der Unzulässigkeit der Berufung ausgegangen werde. Daraufhin hat die Klägerin wegen Versäumung der Berufungsbegründungsfrist Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt und die Berufung zugleich begründet.

Aus der Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 11. Mai 2021 – VIII ZB 9/20 – ergibt sich nicht, ob die PB das Wiedereinsetzungsverfahren auch per beA geführt haben. Jedenfalls wurde der Wiedereinsetzungsantrag wie folgt begründet:

„Zur Begründung des Antrags auf Wiedereinsetzung hat sie – unter Beifügung verschiedener Auszüge aus dem Protokoll des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (im Folgenden beA) ihrer Prozessbevollmächtigten – ausgeführt, die bei letzterer seit vier Jahren beschäftigte Rechtsanwaltsfachangestellte habe die Berufungsbegründung am 10. September 2019 fristgerecht per beA an das Berufungsgericht versandt. An diesem Tag seien vier weitere Übermittlungen erfolgt, die ohne Beanstandung geblieben seien. Alle Nachrichten seien laut Protokoll an das beA übermittelt worden. Ihre Prozessbevollmächtigte nutze das beA seit März 2019 täglich, ohne dass es bei der Übersendung von bisher 170 Nachrichten zu Beanstandungen gekommen sei. Für das Büropersonal gebe es die Arbeitsanweisung, dass eine Frist aus dem Fristenkalender „erst nach Überprüfung der Erledigung und Anweisung durch die“ Prozessbevollmächtigte der Klägerin gestrichen werden dürfe. Beim Versand von Nachrichten über das beA erfolge eine Überprüfung „insbesondere hinsichtlich Versand und Fehlermeldungen“. Diese Voraussetzungen seien im vorliegenden Fall erfüllt worden. Fehler seien hierbei nicht zu erkennen gewesen.

Weiter heißt es:

„Das Berufungsgericht hat daraufhin eine dienstliche Stellungnahme der Berufungseingangsgeschäftsstelle eingeholt. Darin hat die zuständige Mitarbeiterin dieser Geschäftsstelle erklärt, sie habe gemeinsam mit einer Mitarbeiterin des I. Fachzentrums das Programm der elektronischen Akte („eAkte“) nach der Berufungsbegründung durchsucht. Für den 10. September 2019 sei jedes eingegangene Datenpaket überprüft worden. Ein Eingang aus der Kanzlei der Prozessbevollmächtigten der Klägerin habe nicht aufgefunden werden können.

Ohne der Klägerin diese dienstliche Stellungnahme zur Kenntnis zu geben, hat das Berufungsgericht danach die automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs der Berufungsbegründung (§ 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO) bei der Prozessbevollmächtigten der Klägerin angefordert.“

Zum Nachlesen nachfolgend der Wortlaut des § 130a Abs. 5:

(5) Ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen.

Der PB der Klägerin übersandte sodann das Übermittlungsprotokoll:

„In dem von dieser sodann übersandten Übermittlungsprotokoll befindet sich unter dem Abschnitt „Zusammenfassung Prüfprotokoll“, Unterpunkt „Meldungstext“, die Angabe: „Die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers übermittelt werden.“
und unter dem Unterpunkt „Übermittlungsstatus“ außerdem die Angabe: „Fehlerhaft“.“

Nicht nachzuvollziehen ist, wie der PB dem Irrtum unterliegen konnte, mit diesem Übermittlungsprotokoll den Nachweis eines ordnungsgemäßen Eingangs führen zu können.

Der BGH weist darauf hin, dass der Rechtsanwalt bei der Übermittlung fristgerechter Schriftsätze im elektronischen Rechtsverkehr kontrollieren müsse, ob er die elektronische Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erhalten habe. Bei Ausbleiben dieser Eingangsbestätigung müsse er eine Überprüfung und ggf. eine erneute Übermittlung veranlassen. Insoweit sei die automatisierte Eingangsbestätigung mit dem Sendeprotokoll eines Telefaxes vergleichbar.

Weiterhin stellt der BGH fest:

„Aus dem Vorbringen der Klägerin ergebe sich, dass weder ihrer Prozessbevollmächtigten noch deren Personal bewusst gewesen sei, dass es auf die automatisierte Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO entscheidend ankomme. Dementsprechend genüge auch die oben genannte Arbeitsanweisung der Prozessbevollmächtigten der Klägerin diesen Anforderungen nicht.“

…Denn bei pflichtgemäßer Überprüfung hätte, da die Übermittlung bereits gegen Mittag versucht worden sei, noch ausreichend Zeit zur Verfügung gestanden, um die Berufungsbegründung bei erneutem Fehlschlagen der elektronischen Übermittlung stattdessen per Telefax fristwahrend an das Berufungsgericht zu übermitteln.“

Der BGH geht davon aus, dass die Rechtsfrage, wann ein elektronisches Dokument nach § 130a Abs. 5 Satz 1 ZPO eingegangen ist, bereits höchstrichterlich geklärt ist: „sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist.“
(BGH, Urteil vom 14. Mai 2020 – X ZR 119/18).

„Ob es von dort aus rechtzeitig an andere Rechner innerhalb des Gerichtsnetzes weitergeleitet oder von solchen Rechnern abgeholt werden konnte, ist demgegenüber unerheblich (ebenso BGH, Beschluss vom 25. August 2020 -VI ZB 79/19).

Dass der PB einer Partei verpflichtet ist, den Eingang eines per beA versandten Schriftsatzes bei Gericht anhand der Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO zu überprüfen, sei bereits durch den Beschluss des Bundearbeitsgerichts vom 7. August 2019 (BAGE 167, 221) in dem vom Berufungsgericht angenommenen Sinne höchstrichterlich geklärt.

Der Senat weist darauf hin:

„a) Nach dieser Rechtsprechung, die der Senat für überzeugend erachtet, entsprechen die anwaltlichen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Übermittlung von fristgebundenen Schriftsätzen im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs per beA denen bei Übersendung von Schriftsätzen per Telefax.“

„b) Die Überprüfung der ordnungsgemäßen Übermittlung erfordert dabei die Kontrolle, ob die Bestätigung des Eingangs des elektronischen Dokuments bei Gericht nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erteilt wurde.“

„Hat der Rechtsanwalt eine Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO erhalten, besteht Sicherheit darüber, dass der Sendevorgang erfolgreich war. Bleibt sie dagegen aus, muss dies den Rechtsanwalt zur Überprüfung und gegebenenfalls erneuten Übermittlung veranlassen.“

„c) Weiter ist durch die vorgenannte höchstrichterliche Rechtsprechung, die der Senat auch insoweit für überzeugend erachtet, geklärt, dass ein Rechtsanwalt, wenn er fristwahrende Schriftsätze über das beA an das Gericht versendet, in seiner Kanzlei das zuständige Personal dahingehend anzuweisen hat, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO zu kontrollieren ist. Er hat zudem diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.“

Dann erteilt der BGH dem PB eine Lektion, wie man kontrolliert, ob die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde:

„Wäre eine Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO an die Prozessbevollmächtigte der Klägerin übermittelt worden, hätte das beA an den hier in Rede stehenden Stellen des von ihr vorgelegten Übermittlungsprotokolls unter dem Abschnitt „Zusammenfassung Prüfprotokoll“, Unterpunkt „Meldungstext“, statt der vorliegend erfolgten Meldung „die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers übermittelt werden“ die Meldung „request executed“ und unter dem Unterpunkt „Übermittlungsstatus“ statt der Meldung „fehlerhaft“ die Meldung „erfolgreich“ angezeigt.“

Und verweist auf den beA-Newsletter der BRAK vom 17.10.2019 Nr. 31/2019.

Fazit: Prüfen Sie immer im Ordner „Gesendet“ in der geöffneten Nachricht, ob das Dokument auf dem Intermediär des Gerichts erfolgreich eingegangen ist:

Eingangsbestätigung Amtsgericht

Lassen Sie sich dabei nicht irritieren, mal kommt die Meldung auf Deutsch: „Auftrag ausgeführt, Dialog beendet“, mal auf Englisch: „Request executed, dialog closed“. Erfolgreich ist der Übermittlungsstatus in beiden Fällen;-)


Und wenn Sie die Nachrichten exportieren, so heißt es in der Zusammenfassung des Prüfprotokolls beide Male:
Status „kein Fehler“

Es bedarf also mehr, als Schriftsätze über das beA „einfach nur“ zu versenden.
Nehmen Sie den aktiven beA-Versand zum Anlass, Ihre Arbeitsanweisungen auf den Prüfstand zu stellen. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wer wann welche Überprüfungen vornimmt.
Und auch die Chefin und der Chef sollten wissen, an welcher Stelle im beA die Überprüfung erfolgt, damit die vom BGH geforderten Stichproben durchgeführt werden können. Wer leichtfertig darauf verzichtet, geht ein vermeidbares Haftungsrisiko ein.